水利工程勘测设计项目管理中的沟通与协调

1、水利工程勘测设计项目管理中的沟通与协调2010年6月第3期水利工程勘测设计项目管理中的沟通与协调总第155期水利工程勘测设计项目管理中的沟通与协调钱挹清(中水珠江规划勘测设计有限公司,广东广州510610)摘要:为研究深化水利工程勘测设计项目管理中沟通与协调的途径,在分析项目沟通与协凋的作用及特点的基础上,探讨项目沟通与协调的原则,对象和方式,方法,提出加强项目管理中沟通与协调的有关思想,制度,组织,信息化建设等方面的主要保障措施.关键词:水利工程;勘测设计;项目管理;沟通与协调工程项目管理是以项目为对象的系统管理.对项目进行全过程的动态管理和项目目标的综合协调优化.以实现顾客和社会利益的最大

2、化.工程项目管理作为现代管理学的一个重要分支学科,在20世纪8O年代初引进我国.水利工程项目管理继鲁布革水电站首次应用成功后,相继在二滩水电站,三峡水利枢纽建设和其他大型水利工程建设中,都取得了良好的效果,于是项目管理逐步在我国水利工程项目中推广.近年来中水珠江设计公司推进的水利工程勘测设计项目管理,加强了对项目产品质量,设计进度和生产费用控制的动态管理,对提高勘测设计的生产效率,产品质量和降低生产成本具有重要作用.随着建设市场的发展,面对新的挑战,还需不断深化项目管理,以实现提升设计公司的核心竞争力,打造行业设计品牌的目标.项目管理中的沟通与协调对工程项目的成功建设极为重要.分析许多失败项目

3、的原因可以看出,这些项目不是因为计划不周,也不是控制不到位,而是因为项目某些资源无法及时,充分利用,而这些直接与各有关方面的沟通不力有关.因此,在项目管理中,根据水利工程勘测设计工作的特点,结合项目管理组织形式.针对生产管理流程的关键环节.开展有关推进项目沟通与协调管理的研究是十分必要和紧迫的.1水利工程勘测设计项目管理的组织形式及生产管理流程1.1项目管理的组织结构形式项目管理是指在一定的约束条件下(在规定的时间和预算费用内),为达到项目预定目标而对项目所实施的计划,组织,指挥,协调和控制的过程.项目团队组织是指为了完成某个特定的项目任务而由不同部门,不同专业人员所组成的一个特别工作组织,这

4、个组织既具有相对独立性,又不能完全脱离母体公司,且处于一种不断变化,流动和改变的动态环境之中,强调的是临时组织内的临时成员的”自我管理”,属于价值共享型组织,这就是目前应用最为广泛的矩阵式组织结构形式.项目组的组织架构由项目经理(副经理,必要时增设项目助理岗位),项目总工,专业室(专业负责人,审查人,校核人,设计人)等组成.项目管理与传统组织管理的最大区别之处在于项目管理内外环境的不确定性.因此.更需要强调团队的协作精神,其组织形式需具有更大的灵活性和柔性.1-2项目生产管理流程分析项目管理中的沟通与协调,应贯穿于项目生产管理流程的始终.需要对项目生产管理流程进行全面分析.才能有针对性的进行沟

5、通与协调.对于工程设计公司,其主要生产管理流程如下:a)设计输人.设计输入主要形式为项目设计工作大纲,专业设计大纲和其他文件.各类文件由项目总工,专业负责人组织有关人员编写,并办理相关审批手续.b)设计输出.设计输出文件在交付前,须完成规定的设计验证和设计评审过程.并经批准签署后按交付程序交付.c)设计验证.项目过程常规的设计验证从勘测设计,校核,审查均由各专业室完成:项目成果的核定一般由项目总工,副总工负责,项目总工,292010年6月第3期球江现代连设总第155期副总工本身专业以外的成果,由公司副总工,专业总工,教授级高工或其他具有核定资格的人员承担.d)设计评审.设计方案阶段性成果,关键

6、性专业技术,重大的设计更改和最终成果必须提交总工办进行内部评审.内部评审由总工办组织进行,评审会由对口专业总工(或副总工,顾问总工)主持,评审会议纪要由总工办负责编写,主持人核定;外部审查一般由项目经理负责组织落实,重要一级项目的审查会由项目处组织.e)产品验收出版.勘测设计最终成果根据评审意见完成修改后,由总工办组织对产品进行验收,验收合格并经生产主管批准后由项目处组织出版.f)成果交付与归档.所有成果交付均由经营处管理,经营处将根据项目的具体情况确定成果是否可以提交.在按合同要求完成生产任务或重大阶段性的设计成果通过审查验收后.项目经理组织各专业提交归档资料.2水利工程勘测设计项目管理沟通

7、与协调的作用及特点沟通是工程项目管理的重要内容,它包括为了确保工程项目信息合理收集和传输以及保证相互动作的一系列过程,所以沟通的实质就是信息交流.在项目的实施过程中,信息交流是人际(或组织)之间的交流,它贯穿于项目整个生命周期之中,在工程项目管理中,工程项目相关各方通过信息的交流和传递进行沟通,建立人的思想和信息之间的联系.2.1沟通与协调的作用沟通与协调是管理活动中不可缺少的组成部分.也是管理者最重要的职责之一.沟通与协调不可分.沟通是项目协调的手段,是解决组织之间,成员之间障碍的前提和基本方法.协调可使矛盾的各方趋于统一,使项目实施过程顺利.因此组织协调的程度和效果常常依赖于参加者之间的沟

8、通程度,沟通与协调其作用有3方面:a)是项目组织与外部联系的基本前提和重要手段.由于水利工程勘测设计具有界面多,与环境接口复杂,各利益相关者多等特点,与外部的沟通与协调尤其重要,及时有效的沟通与协调,可为项目创造一个和谐的外部环境,为工程项目的完成打下基础.30b)是项目组织实现内部有效管理的基本保证.项目组织是f1不同部门,成员构成的一个整体,为了达到组织的目标,各部门,各成员之间必须形成良好的沟通意识和行为.各部门及成员之间才能彼此了解,相互协作,进而促进团队意识的形成.增强组织的导向性和凝聚力,提高管理绩效.c)是项目管理者实施有效激励的基本保证.由于项目具有单件性,一次性,临时I生,组

9、织多变性等特点,使项目组织的激励措施受到限制.除物质激励外,一般项目组织无调整职务的权利.只有采取多沟通.才能带来理解与合作.才能最大限度地调动项目组成员参与项目管理的积极性.增强主人翁意识,增强项目组织内部的凝聚力和战斗力,保证项目的顺利完成.2.2沟通与协调的特点结合水利工程勘测设计工作来分析.项目管理中沟通与协调具有多项特点.a)沟通与协调的范围广,层次多.项目沟通的范围既包括项目团队内部的沟通,也包括与业主,上级组织,公司职能部门,各分包商,质监安监部门以及当地有关政府部门,组织等多个与项目相关的部门和人员的沟通与协调,其范围之广是一般企业管理无法比拟的.项目沟通层次复杂.对项目组而言

10、,既有对上级领导,下级组织的沟通,也有与同级部门,平行团体的沟通.同时.项目组成员之间有不同的利益,目标和愿望,构成了各不相同的沟通层次.b)沟通的内容多.为创造出最有利于项目实施的和谐环境,工程项目沟通的内容很多.包括保证有关项目实施和各类信息能够为相关人员获得;项目组内部成员的沟通:项目组与公司上级及有关职能部门的沟通:项目组与业主,监理,地方政府等的情感沟通.c)沟通的始终性.水利工程项目的沟通与协调管理将贯穿于项目始终,从工程设计开始,就需到当地去收集水文气象,国民经济,规划,电力发展等相关资料:开工时,施工用地的租用,进场道路的使用,水电等当地资源的利用,开工许可证的办理等:施工期间

11、,与业主,监理,质量安全监察及受工程施工造成的污染,噪音等影响的地区,都需要去沟通,协调.d)主体与客体的多变性.由于水利工程勘测设计的特点,一个工程一个地点,一个项目一个业2010年6月第3期水利工程勘测设计项目管理中的沟通与协调总第155期主和监理单位.每个地点,每个业主各不相同,这种主体与客体的多变性增加了项目管理的难度,要求沟通与协调注重针对性,根据不同项目的特点来采用相应的沟通与协调方法.3水利工程勘测设计项目管理沟通与协调的基本原则根据沟通与协调的作用和特点,为了达到有效沟通的目的.必须遵循以下基本原则:a)沟通与协调应以诚实守信为基本要求,以诚信获得对方的信任.b)内部沟通以项目

12、管理目标责任书及相关规章制度为依据.外部沟通以有关合同,相关法律为依据.c)实施项目沟通应以整体利益为重,局部工作服从整体安排,整体部署兼顾局部条件.d)选择合适的沟通渠道,方式,环境与氛围.e)沟通以促进双方相互理解,相互支持为出发点.在上述原则中以诚实守信最为重要.在项目管理体制中,由于项目管理的特殊性,项目管理者在复杂多变的环境中面对各种各样的沟通对象.往往处于被动,居于劣势地位,要在极短的时间内树立良好的形象,关键在诚信.中水珠江设计公司承担的北盘江某水电站的设计任务具有时间紧,任务重,交通困难,经费少等特点.特别是在高山峡谷开展勘察,外业任务十分艰巨.勘察方已于9月中旬进场,但由于种

13、种原因,”勘察协议书”迟迟没签下,加之本项目业主的预付款一直没到位,公司也无法按合同要求为对方支付预付款,因此引起对方担心,使勘探进度缓慢,直接影响了设计进度.项目管理单位发现问题后,及时与勘察方沟通,协调,首先为勘察协议书和预付款问题向对方作出口头承诺,答应尽快跟踪,以诚实守信及工作热情感动了对方,为不影响设计进度,勘察方同意提前预先垫资增加钻机,以加快勘探工作的进度.以上事例说明,诚信是获得对方理解,信任和支持的关键.4水利工程勘测设计项目管理沟通与协调的对象及方式,方法4.1沟通与协调的主要对象4.1.1项目管理矩阵式组织的内部协调矩阵式的组织结构是目前应用最为广泛的组织形式.它既兼有职

14、能式和项目式组织的优点,又能避免它们的缺点.应用矩阵式组织形式,项目成员可以从不同的职能部门来支持项目经理,这些人同样可以支持参与别的项目,可以同时为几个项目服务.矩阵组织中的职权以纵向,横向和斜向在一个公司里流动.矩阵组织是一种混合形式,它在常规的职能层级结构之上”加载”了一种水平的项目管理结构.在矩阵系统中,通常存在两条命令链.一条顺着职能线下达,另一条是根据项目线下达.项目参与者需要同时向职能处室和项目经理汇报工作.针对矩阵式组织,内部需经常对以下几方面内容进行协调:a)为实现全局性目标,项目组之间需进行协调.每一个单位,每一阶段都有多个项目在进行,每个项目经理都更关心自己项目的成功,因

15、此需对公司各个项目之间的人力资源配置等进行协调,确保企业总体目标的实现.b)项目经理与职能处室领导之间需进行协调.因每个项目参与者都有两个上司,即项目经理和职能处室领导,当他们的意见有分歧时,会令人左右为难.无所适从,项目的一些工作会受到影响,有时还会造成二者之间的对立,因此发现矛盾及时沟通与协调显得特别重要.c)项目管理与业主及监理的沟通与协调.这是每个工程项目必须面对的沟通对象.业主代表项目的所有者.对项目有特殊的权利;监理受业主的委托,对工程实施进度,质量,投资,安全等控制.项目要取得百分之百的成功,仅仅完成业主的期望目标是不够的,还必须与业主及代表业主行使职权的监理建立坦诚相待,互相信

16、任的关系.以求得业主为施工方着想.为施工方排忧解难.变”治”为”帮”,通过与业主及监理的沟通与协调达到双方的互相理解与支持.项目管理才能克服困难.取得圆满的成功.d)项目管理与远外层(地方)关系的沟通与协调.由于地方政府与工程没有直接的利益关系,工程项目对原来系统的打破容易使其产生对抗情绪.因此,地方关系的沟通与协调,是工程管理沟通中难度最大的,处理的好坏将直接影响工程项目的成败.应采用以情感为主的沟通方312010年6月第3期球江现代遣设总第155期法,并灵活运用各种沟通技能,技巧来达到对方的理解和支持.4.2沟通与协调的方式,方法4.2.1沟通与协调的方式在沟通方式上.宜采用深层次的沟通.

17、侧重非正式的沟通,人际沟通等方式.a)根据沟通内容的特点进行选择.如果所要沟通的内容是上级的意见,决策等重要事宜,宜选择正式和书面沟通的方式;如属于地方关系的沟通及项目组织内部的琐碎小事等,则选择非正式和口头沟通的方式.b)根据沟通双方的特点进行选择.在工程项目管理中与地方关系方面的沟通.因涉及的对象对专业术语了解不多.并且许多沟通问题的对与错没有明显的界线.往往只归于感情的倾向,可选择非正式沟通渠道.其方式以非正式的口头沟通为主.或者先进行非正式及口头沟通.再进行正式和书面的沟通效果会比较好.中水珠江设计公司在北江某水利枢纽工程开展坝址选择外业地质钻探工作时,需在北江主航道上布孔进行钻探.为

18、保证北江航道航行安全,根据航道部门的有关规定,需委托清远市航道局在钻船附近设置临时航标及加强维护航道管理等工作.由于属跨行业之间的委托,选择适宜的沟通与协调方式很重要.首先请业主出面与航道部门挂钩联系,阐明工程建设的紧迫性;再开展以情感为主的非正式的121头沟通方式.介绍水下钻探的必要性,坦诚相待,取得了对方的支持,为钻探方排忧解难;最后以合理的费用签定了”临时航标设置及维护协议书”.及时解除了开钻的障碍.此事例可充分说明根据沟通双方的特点选择适合的沟通方式非常重要.c)根据沟通方式本身的特点进行选择.不同的沟通方式,沟通速度差异很大,一般情况下,非正式沟通和口头沟通的速度要快于正式沟通和书面

19、沟通.利用不同的沟通方式,得到反馈的速度也有差别,一般情况下,口头沟通,面对面的沟通可以很快得知对方的反应和理解.当沟通一方认为事情很重要,需要做到责任分明,最好选择正式沟通或先非正式后补以正式和书面的沟通.4.2.2沟通与协调的方法a)运用灵活的沟通技巧.沟通与协调在项目32管理体制中起到非常重要的作用.由于各种因素的影响和制约,在人们的沟通中本来就存在许多障碍.而在项目管理中.由于水利工程项目的一次性,露天性,界面复杂性等特点,面对复杂的沟通环境,繁杂的沟通任务,众多的沟通对象,项目管理者常常处于被动的沟通地位.项目沟通管理面临着更多的困难和障碍,需要一些特殊的方法和技巧来解决:要提高信任

20、度.项目群体中的成员,要做到言必信,行必果;要使用通俗易懂的语言,沟通语言要直接,简明,避免含糊其词,产生误解;要学会积极倾听,在口头沟通,尤其是面对面的沟通中,积极倾听对方的讲话对沟通效果非常重要,使自己精神集中.减少分心,恰当的提出问题,尽量避免中间打断说话者.b)注意信息反馈.在沟通过程中,要尽量多听取信息接收者的反馈意见,以搞清楚接收者对传递的信息是否真正了解.以便及时调整信息发送的速度,方式,使接收者完全,准确地了解所传递的信息.反馈可以是语言的,也可以是非语言的.在项目管理组织中,这种反馈要求是双向的,即下级主管部门经常给上级领导提供信息,同时接受上级领导的信息查询;上级领导也要经

21、常向下级提供信息,同时对下级提供的信息进行反馈,从而形成一种信息环流.以下事例说明,充分利用信息反馈是消除沟通障碍的重要方法.中水珠江设计公司承担的北盘江某水电站设计项目,在开展坝址和库区测量的过程中.当坝址澳4量任务即将完成时,发现原计划利用测区附近的f临时水准点精度不高,需增加2O多km的水准测量到测区外进行水准接测,因此不能按原计划向规划专业提交测量成果,这将影响整体设计任务的如期完成.项目管理单位及时将信息反馈给相关各方,通过研究对策,沟通与协调.测量队同意先安排接测水准,提早为规划专业提供高程资料后,再返回库区补测库区地形.贝0量队顾全大局的行动,为顺利推进设计工作赢得了有利时机.5

22、加强沟通与协调的保障措施a)广泛开展宣传教育.提高全员思想水平.广泛开展宣传教育,明确协调是现代管理的必要手段,是发挥团队整体作用的重要保证,在项目2010年6月第3期水利工程勘测设计项目管理中的沟通与协调一-155期管理中具有不可替代的作用.以提高全员对项目沟通与协调重要性的思想认识.最大限度地调动广大职工参与管理的积极性.加强主人翁意识,从而增强团队的凝聚力和战斗力,提高管理绩效.对项目管理人员要加强现代管理理论的学习,建立柔性管理的理念.实行外在管理和内在管理相结合的管理方式,进一步明确对人的管理既要凭借制度约束,纪律监督,处罚和强制等手段的刚性管理,也要依靠说服教育,激励,心理沟通,协

23、调等方式的柔性管理,推动人性化管理思想的普及和应用.b)促进沟通管理的规范化,制度化建设.有序推进沟通与协调.为了不断完善沟通管理的内容,需要在动态管理中,及时加以总结,形成规范或制度性的文件,使沟通管理的理念和方法得到进一步的推广,完善和发展.标准的项目沟通管理包含沟通计划,信息传递,实施情况报告,管理收尾等过程.对各过程需建立和健全相关制度和规定.包括沟通计划管理制度,信息反馈机制,报告制度,总结归档制度等.,c)加强项目经理和管理人员的培训和交流,不断提高协调能力.积极采取培训,交流等措施,不断提高项目经理和管理人员的协调能力,是促进沟通与协调的重要保障,是促进项目组和谐地进行团队协作,

24、决定项目能否成功的关键.团队内部自发的相互沟通往往会遇到各种障碍,为实现成员间有效的沟通,形成开放,坦诚的沟通气氛,项目经理和管理人员需发挥协调作用:首先是协调各成员所负责的具体工作,使之可以得到顺利的衔接,得到有机整合:其次是协调各成员彼此间的人际关系,从而促进合作的积极性,使得整个团队可以更紧密协作.d)完善信息管理体系,促进项目管理信息化.项目管理是一个复杂,艰巨的系统工程,涉及多方面和众多的参与者.所以沟通和协j寺J工作的难度较大.大量的信息需要有效的管理.根据项目沟通管理要求,项目组织应运用各种手段,特别是计算机,互联网平台等信息技术,对项目全过程所产生的各种信息进行收集,汇总,处理,传输和应用,进行沟通和协调并形成完整的档案资料.为此需要完善项目信息管理体系,促进项目管理信息化.建设项目管理信息化是指在建设项目管理涉及的各方主体及各个阶段广泛应用信息技术,开发信息资源,以促进建设项目管理水平不断提高的过程.实施建设项目管理信息化,应重点做好以下几方面工作:编制信息管理手册,建立健全信息管理制度;明确信息管理工作流程,充分利用信息资源:建立基于网络的信息处理平台,实现项目信息的共享.为了保证项目管理信息化的实施.还需要制订项目管理规划.主要内容包括:与项目组织相适应的信息流通系统;信息中心的建立