[企业流程优化]采购订单异常管理规定

1、 企业流程优化 采购订单异常管理规定文件代码 : 拟制 :发布日期 : 审核 : 采购订单异常管理规定版本 :A0 页次:1/3 批准:文件修,制, 订履历一览表版 管理文件审查单 N0. 发布日期 修,制, 订说明 拟制 审核 批准 备注 次 编号070206003 1 A0 新发行 文件发放范围及份数 ,在“( ) ”中打“ ?”表示需分 发的单位在“”中填写该单位发放文件份数，：(?) 总裁办() 财务中心 ( ) 管理者代表 ( ) 人力资源中心 (?) 研发项目中心 ( ) 蓝牙事业部 ( ) 营销中心 ( ) 精密模具事业部 (?) 品质中心 ( ) 精密塑胶事 业部()电池事业部

2、,制造部,() 其他：(?)电池事业部，PMC,(?) 物流中心, 采购, ( ) 物流中心, 仓库, ( ) 信息中心 文控员备注唯盖有红色的DCC正本受控章方为正式有效文件。文件代码 ： 拟制 ：发布日期 ： 审核 ： 采购订单异常管理规定版本:A0页次:2/3批准：1 目的规范采购订单异常的处理过程对采购订单异常进行及时、有效地处理2 适用范围适用于电池事业部的采购订单异常处理。3 定义交期异常：指物料交期延后或交货数量变更无法满足生产。品质异常 : 本规定中特指供应商生产过程发现的品质异常。弹性处理 ： 指原订单客户要求提前交期或交付计划变更等。突发异常：指发生不可抗拒的外力因素 ,例

3、如：火灾、地震等 ,或市场原材料严重 紧缺等突发的情况。4 职责4.1 供应商： 及时将订单异常的信息有效地传递给相应的采购员并积极配合我司解决异常。4.2物流中心采购：负责及时、有效地将异常信息传递给PM并与供应商、我司相关部门协商处理。 4.3 品质中心：4.3.1 SQE:协助处理物料,包括产品原材料、外协SMT贴片半成品,品质异常。4.3.2 QAE： 协助处理外协电池成品品质异常。4.4 研发项目中心 ： 提供物料/产品技术支持。4.5 PMC:负责及时反馈异常信息给营销中心及时调整生产计划。5 工作内容5.1 交期异常:5.1.1 发现异常:A 采购员一般通过以下两种途径得知订单异

4、常信息 :? 供应商电话通知 ,? 物料交期自行排查时。5.1.2采购员获知交期异常信息后以邮件形式及时向PMC部门主管反馈及汇报 , 如情况紧急可先电话通知，一般采取的积极措施包含但不限于以下：A跟催法包括现场跟进。B 判断物料生产周期依具体情况变更采购订单或替代供应商并将此信息通 知相应采购开发工程师具体流程按样品评审及物料承认流程、供应商开发流程执行。5.1.3综上所述采购员将最新交期回复 PM以调整生产计划。5.1.4 评估损失采购部组织相关部门评估产生的损失费用 ：A 经确认如属发生重大事故 , 例如： 严重火灾、地震等不可抗拒的因素 , 及市 场原材料严重短缺可视情况追究供应商部分

5、责任或不追究责任。B 如属供应商可控制的范围内造成我司停工待料、浪费工时采购员以供 应商扣款通知单的形式通知供应商进行相应的索赔。5.2 下单异常5.2.1 采购员如确认物料规格书、物料承认书、单价没有及时发放、 定价汇总交给采购文员以未下单物料跟踪反馈表邮件形式每天下午反馈给相应的研发项目中心工程师、 采购开发工程师及 PMC：A工程资料问题由研发项目中心工程师在 2H内回复解决方案，B单价问题则由采购开发工程师在 2H内回复解决方案。5.2.2如发生采购员/PMC下错物料或研发项目中心发布的工程资料错误导致错 买物料一般可采取的措施包含但不限于以下 ：A采购员与供应商协商能否撤单尽可能避免

6、造成呆废料 ，同时下达正确订购单。B如不能撤单采购员/PMC/研发项中心工程师应与相关人员沟通能否将该订 单进行内部消化 , 并将异常信息向部门主管及相关部门汇报。文件代码 : 拟制 :发布日期 : 审核 : 采购订单异常管理规定版本 :A0 页次:3/3 批准:5.2.3 如不能撤单又无法内部消化产生损失费用则由责任部门承担并按公 司相应管理规章制度追究责任人的责任并进行相应的惩罚。5.3 品质异常5.3.1 在生产过程供应商发现品质异常而无法自行解决或判断时先以书面 形式及时将问题反馈给相应的采购员由采购员交由SQE/QAE研发项目中心工程师协助处理。5.3.2 由相关部门判断能否进行特采

7、并协助供应商后续改善可参照供应 商评估与监控管理规定执行。5.3.3 必要时由采购员召集相关部门到供应商生产现场协助解决异常。5.3.2 相关部门评估供应商的品质解决能力如因此而影响交期则按 5.1 处 理。5.4 弹性处理5.4.1 我司客户要求交期提前或交付计划变更采购员接到变更信息后及时 与供应商协商解决对策。5.4.2 如因此而引起交期异常则按 5.1 处理5.5 突发异常5.5.1经确认确属发生重大事故，例如：严重火灾、地震等，造成供应商短期 内无法恢复生产采购员应第一时间通知PM由相关部门调整生产计划及通知客户。因此而造成的交期 异常具体按 5.1 处理。5.5.2如市场发生原材料严重短缺采购员应第一时间通知PM（同时可采取以下措施 ：A 通过多种渠道了解市场行情短缺周期等是否能满足生产需求。B 如不能满足生产需求采购员可向相关部门确认成本能否高价调拨现货。C 及时通知相应采购开发工程师如确认技术可行则向研发项目中心提出申 请更改物料具体按设计更改管理流程执行。更改确认 0K后采购员跟进落实新订单交期回 复 PMC。