展览公司档案管理办法

1、广东某展览有限公司档案管理办法为了建立健全公司的档案工作， 加强对公司档案的科学管理， 有效地保护和利用档案，结合本公司实际情况，特制定本办法。一、档案分类、存放部门 （注：领导：集团公司领导。文档 =行政人事部文档管理员 经办 =各部业务经办人。人事 =行政人事部人事经办人。 财务 =财务部业务经办人。 ）分 类内容存放部门原件备份业 务 档 案业务可研报告、请示及批复文件。文档经办各类补贴申请及批复文件。工作计划、方案和批示。与合作单位签约文件（包括协议及承诺性信函） 。在琶洲国际采购中心外租馆合同。请国家领导人、省、市领导人和其它重要人物出席或参观展览会 的请示和安排；国家领导人、省、市

2、领导人的题词和讲话。出访报批件等。总结（简报）或统计数据。业务照片。新闻报道汇总。行 政 档 案公司同外单位签订的各种协议、合同及其审批件。文档经办公司中层以上领导参加的各类会议纪要、简报。各主管部门下达的企业必须执行的文件及其他重要文件。公司行政性规章制度。公司及其分支机构设立、变更决策和审批文件。公司及其分支机构设立、变更工商文件。注册商标、域名知识产权。合资公司协议、股东会决议、董事会纪要、工商文件。人 事 档 案公司人事、工资、福利、培训制度。文档人事公司自管档案人员的人事档案。人事人事人 事 档 案公司负责发放工资、福利人员的工资、福利发放情况。人事财务公司员工奖惩、培训、考勤和休假

3、情况。资 产 档 案房产、土地证。文档财务2000 元以上办公家具资料。财务文档信息、通讯、电子办公设备。人事车辆。财务文档财务制度。文档财务收、支款合同。经办财务财务凭证。财务基 建 档 案基建项目立项、预算请示及批件。文档经办咨询、设计、施工招、投标文件。文档经办与咨询、设计、施工单位签订的协议或合同。规划、用地、施工许可。工程图纸和工程竣工验收资料。其他重要文件。二、档案建立程序1. 档案交存时限：机密文件、员工档案、财务凭证、集团公司会议纪要、 合同文件和资产文件要随时送文档管理人员签收保管； 其它文件在相关工作完 成后 14 天内立卷后，送交档案管理员。其它单独事项文件，需存档备查的

4、， 分类立卷后，每年 12 月份内交档案管理员。2. 档案建立要求： 员工档案和财务凭证档案按行政人事部和财务部规定的 方式建档； 其它文件经办人按文件的时间顺序将重要文件整理成卷， 填写卷宗 夹，并打印如下卷内目录 ，一式两份，经本部门负责人签字确认后，同电子 版一并交行政人事部档案管理人员确认签收后，由公司保管，交卷人留一份 卷内目录作凭证3. 档案管理人员要将存档文件建立检索目录卷内目录卷宗名称：序 号文件 / 合同经办人文件/ 合同编号编制日期文件/ 合同题目份数 / 张数是否原件1立卷人： 立卷部门负责人： 档案管理员：三、档案密级和保存期1. 密级：有机密文件的档案卷按其中最高密级

5、文件定密级。2. 保存期限：文件保存期要按文件内容来确定。一般配情况如下：涉及国家领导人、省、市领导人的档案永久基建档案永久产权文件档案产权消失后第 10 年权利义务文件的档案权利义务有效期后第 10 年业务资料业务结束后第 10 年财务档案由财务部定人事档案由行政人事部定四、档案保管1. 各部门和机要交换送交的档案， 在已立卷的基础上， 由档案室统一进行分 类、合并、装订和保管。2. 档案管理员要记录档案的收进和移出、卷宗和案卷数量、查阅情况。3. 档案室必须严格注意防盗、防火、防虫、防潮，确保档案的安全。经常检 查档案保管情况，对破损和变质档案，及时修复。每年年终进行一次全面检查，发现问题

6、，立即解决4.根据需要与可能，努力更新收集、保存方式，逐步实现档案管理的信息化。五、档案借阅1. 公司所有档案资料的密级分为绝密、机密、秘密、一般。集团公司内部 人员非因公需要，一律不得查阅或借阅本公司档案。因工作需要， 员工可以借阅 一般性的档案资料；部门经理（含）以上职务可借阅除绝密级以外的档案资料； 绝密级档案资料只有公司副总经理（含）以上职务者方可借阅。 特殊情况须经主 管公司领导批准可特殊处理。2. 员工借阅档案资料，需经本部门负责人批准，按规定办理登记手续，才 能借阅。 借阅人员应与档案管理员当面点清， 借阅档案后须及时退还， 并办理归 还手续。3. 凡外单位人员借阅档案资料，须持

7、有关单位证明或介绍信，并经我公司 副总经理 （含）以上领导批准，方可查阅，但不能借用。4. 档案资料原则上不向外借出， 只限在档案室查阅。如工作需要借出，借用 期最长不超过一周，如工作需要延期使用， 须向档案管理员说明理由， 并办理续 借手续，每次续借不超过五天。归还要点清和检查，如发现遗失或损坏，要及时 报告和处理。5. 查阅档案材料，不得在档案材料上划圈、涂改、更不得拆散、折叠损坏 档案。6. 借用档案应注意保密，妥善保管，不得损坏遗失，不准拆卷、剪裁或抽张 取页，不准涂改、增删内容、画标记或自行复制。如工作需要，须经主管公司领 导同意后方可复制、复印、登记。不准带出集团公司或转借他人。7. 有复印件卷的档案，一般只查阅或借阅复印件卷。8. 借阅档案的人员调离，离开公司前，必须将借阅的档案资料还给档案室， 并办理注销手续。否则将视具体情况予以处罚并罚款。9. 档案室档案管理人员办公室严禁吸烟。六、档案的鉴定、销毁1. 档案室应会同公司内有关部门， 根据本公司档案材料保管期限表， 对档案 定期进行鉴定。鉴定工作结束后，对逾期应该销毁的档案要作书面鉴定报告。2. 对销毁的档案应造具清册经有关部门领导签注意见， 报公司主管领导批准 后销毁