外贸及定牌加工业务操作程序20060625

1、Q/TD003-A.1-04 文件发布（更改）申请/通知单文 件 摘 要文件名称外贸及定牌加工业务操作程序归档（）受控（）非受控（）文件代号Q/TD2CONG-79P002发放编号发布方式新版（）划改（）换页（）改版（X）相关项目SZ000发放日期发布日期2006-07-05生效日期2006-07-10页数 11版本 03持有者历 史 版 本版本文件名称发布日期生效日期02外贸业务操作程序2003-11-252003-11-30更 改 内 容章节栏目前版内容现版内容改动文件名称外贸业务操作程序外贸及定牌业务操作程序改动范围商务部经办的外贸业 务商务部经办的外贸和定牌加工业务，包括江苏 爱家公司

2、委托和定牌加工业务增加定牌产品加工方案确疋-（在业务洽谈过程中或结束后，商务部或市场部组织确定定牌产品是内部生产、还是委外生产）增加疋牌产品结构方案确疋-（除非是已投产的产品，决定生产前市场部或商务部均应发布产品结构方案）改动业务操作流程中的新产品开发过程（详细叙述过程）（用“按新产品开发程序执行”表示）增加业务操作过程中需要的样品提供流程-（以约2页的篇幅予以详细规定 ）发 布 理 由1前版只规定了商务部如何接洽并展开外贸业务，对于其他定牌加工业务，如何展开，前版以及公 司其他规范中均未有规定。随着今年初江苏冋大被定位为OEM代工商，建议扩大本程序的范围、修改文件名称，以覆盖所有的定牌加工业

3、务。2前版按“接到定牌业务-自己开发-自己生产”这种单线程的思路进行拟写，而事实上，公司接 到的定牌业务，有不少被委外加工或开发。冋时，在公司现有的管理规范体系中，对委外生产的输 入方式未有明确的规定。为此，建议增加“定牌产品加工方案确定”一节，以弥补规范体系的漏洞。3 前版规疋对于外贸产品，以产品结构方案1的形式确疋产品结构，且一直执行较好：而对于内销的产品，现行新产品开发程序规定以产品开发建议书1的形式确定产品结构，但执行情况不好。为统一相同业务的操作形式，在对新产品开发程序作相应修改的同时，本版规定一律采用产品结构方案1的形式。4前版中详细描述了定牌业务中涉及的新产品开发手续，这一方面难

4、以保证与现行的新产品开发 程序不相一致，另方面使本程序篇幅过大，故改以“引用”方式规定需要的新产品开发过程。5定牌业务操作中，经常需要向客户提供样品，而样品的正确性和及时性对定牌业务成功与否影响 极大，但公司现有规范中对这一过程的要求未有规定。故在商务部目前实际执行的一则形式不正规 的样品提供流程基础上，在本版中增加相应的章节。替 代 文 件文件代号文件名称版本生效日期Q/TD2CONG-79P002外贸业务操作程序042003-11-30发文件代号文件名称编制部门编制日期布 依 据发布前会签人员备 注编制签名审核签名批准签名编制日期2006年7月4日审核日期2006年7月4日批准日期2006

5、年7月4日Q/TD003-A.1-02文件发放回收登记表NO.文件名称外贸及定牌加工业务操作程序发布日期2006-07-05文件代号Q/TD2C0NG-79P002生效日期2006-07-10发放部门管理部编制人孙崇敏页数10版本号03发放 编号接收部门接收人接收日期归 档受 控纸张 形式IOA邮件附件其他电 子文档回收日期01（管理部）档案室所有人员因区凶凶図总经理室总经理及副总经理凶冈管理部所有极限OA用户因区1内部审核人员共32人因因市场部所有极限OA用户凶因商务部所有极限OA用户凶因工厂所有极限OA用户因因研发部所有极限OA用户因因采购部所有极限OA用户図n匚匚匚匚CC江苏同大股份有限

6、公司企业规范Q/TD2CONG-79P002外贸及定牌加工业务操作程序Procedure of operati ng foreig n trade & OEM bus in ess2006-07-10 实施2006-07-05 发布丿 江苏同大股份有限公司 发布文件代号：Q/TD2CONG-79P002 目次与引言共I页第I页发布日期：2006-07-05生效日期：2006-07-10第03版目 次1 范围 12 定牌业务流程的说明 13定牌业务流程 23.1 业务洽谈 23.2 定牌产品加工方案确定 23.3 新产品开发及委外加工方评选 23.4 定牌产品结构方案确定 23.5 与客户的合同

7、签订 23.6 内部订单签订 23.7 生产 33.8 产品发运 34样品提供程序 34.1 样品要求确定 34.2 样品制作所需原材料准备 34.3 样品制作 34.4 样品编号 44.5 样品质量检验 44.6 样品交付 44.7 内部留样和样品制作记录保存 44.8 样品寄送 44.9 样品寄出后跟踪 5附录A产品结构方案的基本式样 A附录B内部订货合同的基本式样 B附录C产品发货通知单的基本式样 C附录D产品货柜装载记录的基本式样 D附录E样品制作要求及交付记录的基本式样 E外贸及定牌加工业务操作程序文件代号：Q/TD2CONG-79P002共5页第1页发布日期：2006-07-05生

8、效日期：2006-07-10第03版1范围本程序规定了外贸及客户定牌加工业务 （以下简称定牌业务）处理过程中，从客户洽谈开 始，到产品发运之前应进行的各项活动的内容和要求。本程序还规定了定牌业务处理过程中，客户所需样品的制作、交付等活动的要求。 本程序适用于江苏爱家委托的定牌业务，以及由江苏同大商务部接洽的其他定牌业务。 本程序中的术语“新产品”采用 Q/TD2CONG-73P001新产品开发程序中的定义。 为方便表达，本程序将定牌业务中，客户（包括江苏爱家，下同）所想订购的产品称为“定 牌产品”。2定牌业务流程的说明本程序第3章规定了定牌业务处理过程中，所有可能需要进行的活动。对于具体的定牌

9、 业务，有些活动并不需要进行，具体如表 1所示。表1定牌业务处理中的活动以及针对具体业务的取舍活动（即章节标题）主要工作内容可省略该活动的情形3.1业务洽谈江苏同大为发现、赢得定牌业务而与 客户进行交流、谈判定牌业务来自江苏爱家时3.2定牌产品加工方案 确定确定定牌产品哪些部件的设计、加工 由公司研发部、工厂完成，哪些部件 的设计、加工将委托外部单位完成定牌产品为公司现有产品（即 已投产产品，下同），且无相 关方提议改变其加工方案时3.3新产品开发及委外 加工方评选确定新产品的生产工艺，每种原材料 的化学或物理结构、标签文案；或寻 找、评价并确定合适的委外加工方定牌产品为公司已投产产品 或者开

10、发已经元成的新产品 时，以及不考虑委外加工时3.4定牌产品结构方案 确定以清单形式列出每只产品中所需材 料的名称和数量、生产所需的工艺技 术文件，并测算产品的制造成本。定牌产品为公司现有产品时3.5与客户的合同签订江苏同大与客户签订订货合同3.6内部订单签订商务部与工厂签订订货协议来自江苏爱家的业务3.7生产江苏同大组织、或委托外部加工方进 行定牌产品的生产3.8产品发运江苏同大按照与客户约定的方式交 付产品本程序第3章的章节顺序只是按照定牌业务通常的处理流程而编排，实际操作时，只要 某项活动的输入条件已具备，即可进行，而无需等到章节标题在前的活动完成后再进行；特 别地，在（江苏同大）总经理表

11、示愿意承担风险的情况下，“与客户的合同签订”可以在定牌 业务处理的任何阶段进行。Q/TD2CONG-79P002 正文发布日期：2006-07-05共5页第7页第03版生效日期：2006-07-103定牌业务程序 3.1业务洽谈商务部业务经办人员应与客户就定牌产品的价格、付款方式、质量要求、交付时间和交 付方式等进行洽谈。洽谈中，经办人员可要求相关部门提供其认为需要的产品成本、质量性 能等数据；并且在必要时，商务部可召集相关人员对公司承接该定牌业务的可行性进行讨论。业务洽谈过程中，业务经办人员若认为需要向客户提供样品， 业务经办人员应首先（向工 厂、研发部等部门）调查公司现有库存的情况。若库存

12、中存在肯定符合客户需求的产品， 则由 业务经办人员凭商务部经理签字的单据， 直接领出提供给客户；否则，按本程序第4章执行。 3.2定牌产品加工方案确定在业务洽谈过程中或结束后，市场部（对于来自江苏爱家的定牌业务）或商务部（对于其他 定牌业务）若认为有必要，可召集工厂、研发部、采购部等部门进行讨论，以确定定牌产品的 哪些部件由我司进行设计、加工，哪些部件将委托外部单位进行设计、加工。讨论中，不同 部门间的分歧由总经理裁决。市场部或商务部以会议记录的形式发布上述讨论的结果。注：对于已经确定、甚至已经实施的加工方案，若有相关方认为需作改变，应向市场部或商务 部提出，市场部或商务部按本节要求召集讨论后

13、形成决定。3.3新产品开发及委外加工方评选有下列情形之一时，应按 Q/TD2CONG-73P001新产品开发程序进行新产品开发。决定由公司加工定牌产品的全部或部分部件，而这些部件此前未曾投产、且未按 Q/TD2CONG-73P001新产品开发程序完成开发；决定由公司完成定牌产品的全部或部分部件 （包括标签文案）的开发，而这些开发此 前未按Q/TD2CONG-73P001新产品开发程序开展并完成。当按3.2节决定将定牌产品全部或部分委托外部单位加工时，应按Q/TD2CONG-41P001供方控制程序进行加工方的评选。3.4定牌产品结构方案确定在定牌产品的产品结构、生产方案确定后，市场部（对于来自

14、江苏爱家的定牌业务）或商务部（对于其他定牌业务）应以产品结构方案（基本式样见附录A）的形式编写、组织评审、提 交审批定牌产品的结构方案，经批准后并发给研发部、工厂、采购部等部门。3.5与客户的合同签订对于来自江苏爱家的定牌业务，由工厂与销售部签订定牌业务的定制加工协议;对于其他定牌业务，由商务部在与客户应合作意向达成一致后，组织研发部、工厂等部门进行必 要的评审，并征得公司分管领导的审批同意后，与客户签订订货合同。3.6内部订单签订商务部根据客户的要货计划，编制并与工厂签订内部订货合同（基本式样见附录B）3.7生产及委外加工工厂根据定牌产品的定制加工协议、内部订货合同，通过ERP软件等方式形成

15、原材 料采购订单、委托加工产品的委外订单以及自制产品的生产订单，分别由采购部组织原 材料采购、委外加工，由工厂组织生产。注：采购和委外加工前，研发部应提供采购质量要求，具体按Q/TD2CONG-75P001采购程序。以托盘（含纸垫）形式包装的定牌产品，如果在公司内部进行托盘化包装作业，应按Q/TD003-YFNJG199.01产品托盘化包装作业操作规程执行。3.8产品发运对于来自江苏爱家的定牌业务，加工完成、运入成品库后，即表明已向客户交付。对于其他的定牌业务，商务部联系好运输工具后，填写 产品发货通知单（基本式样见附 录D），交工厂仓储组。仓储组将应发产品装入集装箱等运输工具。如果系采用货柜

16、（集装箱）运输，则在装柜过程中，仓储组应填写产品货柜装载记录（基本式样见附录D）。4样品提供程序4.1样品要求确定商务部需要向客户提供样品、而库存中无可用产品时，应填写样品制作要求及交付记录（基本式样见附录E）,发给研发部。商务部应按“填写日期（YYYYMMDD格式）序号（01, 02,）一版本号（A，B，）”的规则为每则样品制作要求及交付记录确定一唯一性的文档 代号（以下称简称样品制作单号），形如“ 20060505-02-A”。注：产品结构基本相同、个别特征（比如香型、内容物颜色、净含量等）不同的样品要求，可合并填写一则样品制作要求及交付记录 。特别地，如果希望在包装物外额外地标注样品批

17、号/编号等信息，则应在样品制作要求及交付记录标明其内容和格式要求。商务部在填写样品制作要求及交付记录中的“样品需要量”时，应考虑本部门的留样 需要量，并询问研发部的留样需要量。4.2样品制作所需原材料准备研发部、商务部应根据样品制作要求及交付记录中注明的样品需要量，按以下规则准 备、提供样品制作所需的原材料。通用原材料（化工原料、气雾剂阀门、外表无印刷的气雾罐等）。由研发部从现有库存中寻找、或自行向供方索要、或由研发部提供书面质量要求（形式不限）后向采购部请购；特别造型包装物（未发现公模的塑料瓶等）。由研发部根据今后的需求量，或者按 Q/TD3CONG-53P010塑件及其成型模具控制程序开制

18、模具、加工出所需的包装 物；或者经分管研发部的公司领导批准后，自行采购以快速成形方式制作的包装物。印有标签文案的包装物（气雾罐、纸箱等）。由商务部从现有库存中寻找，或提供记 载有标签文案的实样或电子文档、必要时同时提供由研发部制定的书面质量要求 后，向采购部请购。然后，由商务部对标签文案进行验收后交给研发部。4.3样品制作研发部应根据对公司总体而言经济快速的原则，自行完成适宜在实验室进行的样品制作 工序；对于更适合在车间完成的工序，研发部应提供记载有制作步骤和要求的文件（形式不限）、以及涉及的原材料和在制品，交工厂完成这些工序。注：工厂和研发部对样品制作适宜完成部门有异议时，由总经理裁决；此外

19、，样品制作过程中 应格外注意按样品制作要求及交付记录中的要求在包装物外标注额外的信息。4.4样品编号样品制作过程中或制作完成后，研发部应按“样品制作单号-样品工艺/结构特征区别号 （01, 02,）”的规则对样品（小包装）进行编号，并通过适当的方式（包括但不限于在包装外 标注编号）将产品的包装特征与编号建立一一对应关系。注：应同一则样品制作要求及交付记录 而制作的样品，其每一只小包装并不需要各不相同的样品编号，对于结构和工序均相同的样品，具有同一个样品编号。4.5样品质量检验商务部应对样品各部件（特别是标签）的颜色、外观以及标签文案内容进行检验；研发部 应自行对样品的其他质量特性（包括但不限于

20、样品制作要求及交付记录中规定的质量要求） 进行检验：或者提供质量标准后向工厂质检组请检。注：发果按商务部要求的样品交付时间，来不及完成质量检验，则研发部应将商务部书面说明 此时交付样品的质量风险。商务部在该书面说明上签名表示能接受这些风险后，研发部方 可将样品交付商务部。4.6样品交付研发部将检验合格的样品交给商务部， 并在样品制作要求及交付记录中登记相关栏目。4.7内部留样和样品制作记录保存商务部应按填写样品制作要求及交付记录的规划，从研发部交付的样品中留下适当数 量长期保存，并至少保存到定牌产品正式投产或定牌业务正式取消。研发部根据原材料准备时的规划，取适当数量的、不同编号的样品，在其包装

21、上醒目地 注明样品编号后，按上述保存期限保存，并在 样品制作要求及交付记录的相关栏目中填写 留样的包装特征等，以便今后易于查找。研发部负责制作样品的实验室应妥善保存填写完整的、纸张形式的样品制作要求及交付 记录以及样品制备过程的记录、样品的测试报告；研发部包装开发组还应妥善保存记载样品 所用包装物质量要求的文件，如果包装物的特征难以用文字准确描述，还应妥善保存这些包 装的照片或实物。无论是记录、报告、文件，还是实物和照片，均应注明所对应的样品制作 单号，并至少保存到定牌产品正式投产或定牌业务正式取消之时，以便于今后检索。4.8样品寄送商务部应针对拟寄送给客户的样品填写样品清单，并对样品作合适的

22、防泄漏处理（用塑料袋包裹瓶口部位等），然后将样品、样品清单以及其他必要的资料，用合适的纸箱和填充 物盛装，并在包装箱外注明样品编号以及必要的警示标记。如果恰有同事可以将样品携带至客户办公场所（或者其他更方便寄送的地方），则商务部 应对上述盛装好的样品作必要的捆扎后，（必要时）连同拟呈交海关的、针对样品无害性的说 明文书，交给该同事；否则，应在（商务部业务经办人员通知的）可以寄出的半天前，由商务 部内勤根据样品化学危险特性，通知收费合适的快递公司，然后样品外包装上，写明收件人 名址等，交给快递公司。4.9样品寄出后跟踪在将样品交给快递公司的12小时后，商务部内勤应向快递公司索要样品跟踪号，并将

23、该跟踪号连同样品清单以电子邮件提供给客户。如果客户在预计寄达的时间未能收到样品，或者证实样品已被扣押，则商务部内勤应及 时与快递公司联系，尽可能督促其按我司的期望解决问题；如果未能成功解决，则应通知商 务部业务经办人员，并由其决定是否需要重新制作样品。样品送达客户后，商务部应及时询问、了解客户对样品质量（尤其是产品功能以及客户是 否认可样品）等方面的意见，并将这些意见书面转告研发部及其他相关部门。编制:审核:批准:2006年7月4日Q/TD2CONG-79P002 附录共 E 页第 B 页发布日期：2006-07-05生效日期：2006-07-10第03版附录A产品结构方案的基本式样（本附录在

24、正文第3.4节中被引用）本记录文档代号： 版本:品牌（标签）品名这种颜色的单位格由商务/市场部填写公司内部 俗称品名产 品 结 构层 次部件 ERP 物料代码部件名称装配方式以及从顾客需求角度对部件的技术/外观要求（特别要注明各类包装物外应额外标注的批号/编号信息）各层次包装单 元含部件数量小 包 装内容物350g标签不干胶/78g单面铜版纸/大小冋爱豕简香1张其他部件冋代号为*的产品结构方案（2004-03-15发第01版）中 包 装小包装每只中包装内只放1种香型/其他摆放方式无要求6只纸盒175gB级白板瓦楞+175gB级白板纸/式样见实样1只大 包 装中包装每只大包装内放1种香型/其他摆

25、放方式无要求2只纸箱材质无特别要求/对是否使用附件无要求1只封箱胶带透明/表面无印刷计算确定货 运 包 装大包装按18层每层10箱堆垛180箱托盘纸质/无特别要求1只缠绕膜PE/每托盘绕五圈计算确定产品加 工万案将由委外加工方完成的工序：将由委外加工方负责开发的部件： 将由委外加工方采购的部件 /原材料：样品质 量及其 他要求经办人：日期：商务/市场部经理：日期：生产及 销售所 需文件文件代号文件名称预计发布时间Q/TD003-YFNJC101 等原材料质量标准-盐酸、TX-10、吐温-80已经发布Q/TD003-YFNJF101固体清香剂成品内控质量标准2004-04-10这种颜色的单位格由

26、研发部填写暂不能预计每小包 装成本成本要求预计自购原料成本预计自购包材成本预计委外加工单价预计内部制造费用元()元()元()元()元评 审 记 录部门存在困难及对结构方案的改进建议评审人签名评审日期研 发 部产品开发实验室包装开发组ERP参数维护员部门经理工 厂生产车间厂长采购部审对最终的产品结构作以下调整：批结论分管（市场部或商务部）公司领导：日期：年 月日附录B 内部订货合同的基本式样（本附录在正文第3.6节中被引用）编号：06OSCAR001江苏同大内部订货合同需方：商务部供方：工厂需方经过市场调查和需求统计，供方经过资源调查和实施筹划，决定签署本合同。1合同订定的产品甲方向乙方按约定价

27、格正式订定如下符合质量标准的产品:产品名称香型小包装 规格单 位大包装 容量交货总量产品结构方案编号Aspe n Power Chute PXEB0455English Ivy（英国绿藤）70g只32只14600020060106-01Orchard Blossom（果园花开）70g只32只146000小计9125 箱2产品特殊要求：3产品必须在2006年2月20日前将成品检验合格入库4供方的主要责任4.1保证按有效质量标准完成合同约定产品的生产总量，并保证按合同约定的日期交货。4.2保证在提供合格产品的同时，提供产品出口所必备的全部证明资料，保证产品包装标识完全符合出 口要求5合同的变更与仲

28、裁5.1需方对合同品种、数量和包装的调整要求，必须提前五天以上（视调整幅度）书面通知供方。对合同产品规格、包装的调整要求应通过总经理或其授权人批准，再交供方实施。5.2供方对合同无法按约履行的任何信息必须在本合同到期日前十天书面通知需方。5.3遇有因外界不可抗力影响订单执行时的处理及供需双方无法统一的问题，由总经理仲裁确定。需方制单人：需方审核人：需方审批人:日期：2006-01-06日期：日期:供方责任人：Q/TD2CONG-79P002 附录共E页第C页发布日期：2006-07-05生效日期：2006-07-10第03版日期:Q/TD3Y2CONG-79P002 附录发布日期：2006-0

29、7-05共E页第D页第03版生效日期：2006-07-10附录C 产品发货通知单的基本式样(本附录在正文第3.8节中被引用)发货单位常州市机械设备进出口有限公司单位地址常州市飞北路1号仓库地址新区仓库联系人张娟娟联系电求到货时间2006-02-27产品名称大包装 容量各香型要货件数产品名称单价要货件数备注：1、第一个柜装21个托Aspen 室温清香剂-花香；2、第二个柜装21个托Aspen 室温清香剂-柑桔柠檬辰露套装NB家庭装(05OSCAR060)12PXEB05572.7284104Aspen室温清香剂 (05OSCAR061)12PXEJ0106PXEJ01

30、073.7847820NB按飘香-薰衣草(06OSCAR003)12PXEA01054.3121344Aspen室温清香剂-花 香(06OSCAR002)12PXEJ01113.7845796处理意见：批准人：Aspen季节香(06OSCAR001)32PXEB04551.6724080A.V.除臭按飘香 (06OSCAR005)12PXEA01064.3122688合计件数(大写)贰万伍仟捌佰叁拾贰相整审核人:制单人:填单日期:Q/TD3Y2CONG-79P002 附录发布日期：2006-07-05共E页第E页第03版生效日期：2006-07-#附录D产品货柜装载记录的基本式样（本附录在正文第3.8节中被引用）货柜号：货柜规格：匚120，匚140，匚140HQ发运（离厂）日期：年 月曰发 知单 要求 实际 运情货通：产品 代号品牌/品名/香型每箱内装 小包装数对应订单号要求装载 总量，箱实际装载 总量，箱左1中 衣及A示装B青况C内 装 托 盘 清 单序号托盘号托盘中内装物概况整托盘外表面是 否整洁没有杂物产品代号托盘表面标注