外贸业务员管理规章制度 规范

1、外贸业务员管理1. 管理如要做到公正，公开，需要员工的配合！A. 要做到公平公正，员工之间，员工与主管之间需要互相监督。B. 要做到完全公开， 管理者必须有实权审核及审批各种单据， 并 对各种单据进行存档及公共管理，以方便后来的员工查阅参考。2. 如要建立一个好的团队及竞争机制， 管理者必须对业务员的薪 资有一定影响。 管理者每月应对部门业务员进行各项考核， 包括 销售技巧， 付费平台发布信息数量， 免费平台广告发布的网站数 量，所签订的销售合同数量， 达成订单金额 。公司应针对这些考 核数据给员工发放奖金， 而不是仅仅与底薪挂钩， 因为底薪原本 相差也不大， 员工积极性并不能得到很大提升。

2、通过考核制度发 放奖金既能调动业务员工作的积极性， 也能为公司赢得更多的客 户及销售额。3. 关于销售区域的划分的，要尽量做到公平和平等 考虑到总有区域相对好的和一般的。划分区域的时候要全面考 虑。一是免费平台的划分。关于业务员的管理工作， 如果要做到完善制度， 必须严格按以下 制度 执行，以确保公司的利益最大化。） 日常工作1. 查看邮件询盘邮信息，合理报价。兼顾其他规划当日工作。做好一天的 规划和计划，安排好主次工作，划分紧急，重要，日常和临时要做的工 作2. 和在线的客户进行及时沟通，聊天记录要进行文档保存。重要信息要摘 出来存入备忘录。3. 工作结束之前心里盘算和思考一天的工作结果，将

3、重要和要完成的或者 未完成的工作做好纪律一边及时正确处理4. 适当时间开会和整理一周或者半月的主要工作内容，业务进展，以便领 导掌握业务情况和做出决断总结内容应包括：（ 1） 所有在跟踪的客户名称，国家，感兴趣产品，当前工作计划。（ 2） 总结遇到的一些业务问题和技术性问题。5. 每月对自己的订单进行总结，列明合同号，合同金额，合同数量，价格 条款，交货期，目前进行状态，下一步该怎么进行，对本月签单量，款项 回收情况进行总结。6 对客户进行总结，对于每一个客户的要求，对产品，单据，包装的要求作 总结，进行客户评价分析。7.定期对自己的整体业务进行汇总，做自我分析评价，制订半年的工作目标 和计划

4、。做出汇报二）客户开发前期工作1. 收到询盘及报价时，要 及时跟部门经理确认是否已有同事联系 ，如没有， 及时跟踪和处理。2. 在与客户商谈过程中，有涉及到技术指标的问题，即时与 部门经理或研 发部门沟通，并记录该信息。如有客户要求公司没有的证书，需要跟公 司及办证机构联系，进行办理。3. 业务员在邮寄样品前，必须向客户收取样品费用，快递费或取得客户到 付帐号。不能取得样品费又不能到付， 须经部门经理及总经理批准 才可 邮寄。并将邮寄信息，快递单据整理存档。确认客户收到样品后一个星 期，须跟踪样品测试结果。三）报价及合同签定1. 收到客户询盘及报价时，原则上按报价单报价，如最终报价低于报价单，

5、 应与部门经理确认相关信息后 在给客户报价2. 收到客户确认形式发票后， 做好后期的收款和催款工作 。需支付佣金需 与客户签定佣金协议。3. 将填写完整的 发票或者合同 ，佣金协议等 递交部门经理审核，总经理审 批。并做好备案四）安排生产（备货 ） 非常重要：应安排专门的跟单员安排生产订单及报关发货！部门配备一个专门的跟单员，归部门经理管理。业务员一条龙操作如果订单很多的话，容易跟不上，有个销售助理最好，可以做做跟单工作和适当的 内勤工作。）1. 业务员在收到财务确认预付款已收到或信用证原件已收到通知后， 通知 跟单员制作 订单，或者业务员自己制作身产蛋 ，经部门经理签字 后，安 排生产。2.

6、 业务员需要和生产部计划好生产包装，发货和单据制作的时间表。3. 业务员应每天与跟单员沟通生产状况和相关商检，保险，定船定航班情 况。4. 业务员需要根据合同内容提前准备发票箱单给 跟单员安排发货 。5. 跟单员负责统计每天的发货记录，并公布在部门白板统计本上。五）发货1. FOB 条款下，客户如指定货代，及时与客户确认货代信息，如果是 CIF 条款，或 FOB 条款但由我公司负责确认货代公司，须及时联系货代，确 认合适的轮班和发货时间。2. 货物报关出口后，把 所有单据 包括商业发票，箱单，原产地证，提单等 扫描存档 ，并发给客户，进行确认。六）文件资料管理 业务人员正在处理的合同订单， 以

7、及已经完成的订单 （合同，发票，箱单等）， 必须保留纸质复印件 ，并分类归档到桌面不同的文件夹中，文件夹应注明标 识已完成订单，待处理订单。以便当事人不在场的情况下，其他人能尽快帮 助处理紧急事件。（七） 电脑管理1. 电脑密码一律在部门经理，总经理处备案2. 业务人员定期要 进行数据备份 。（八）文件管理1. 所有与客户往来及与发货有关文件，必须保留扫描件 。扫描文件与往来电子 文件，定期保存和复制客户邮件 ，2. 文件存放说明： 要做好分类，以便方便查阅九）邮件管理统一使用软件管理，定期保存，（十）产品报价程序 业务人员报价时要综合考虑各种因素，价格，竞争，客户需求， 如有特殊情 况低于底价时，需要向总经理，主管，提出书面或邮件申请，审批单价后才可对 外报价。（十一）合同号登记本业务员签订合同后