合同办理、审批及存档规范范文

1、合同办理、审批及存档规范范文适用范围：除房地产买卖合同外所有对外经济合同。 规范目的：明确程序，分清责任；便于付款审核和日常查询；提高合 同审批效率；确保合同资料完整。规范内容：合同办理原则第 一 条： 1、应事先签定合同的情形：1）金额 5000 元以上且属于非即时清结 （指双方承担的权利义务不能 同时即刻完成的情况）的经济业务；2）金额 5000 元以下，但根据以往经验或业务自身特殊性（如特别需 要强调保修或质量保证责任的）必须签署合同的。2、无需签定合同的情形：1）即时清结的零星经济业务；2）和施工单位签有合同后增补工程的业务（由项目部专业人员通过 增补签证并附报预算或估算书的方式操作）

2、 ；3）视具体情况掌握的其他情形。第 二 条：具体办理时，应按照公司规定采用统一的格式化标准合同。 关于格式化合同，详见格式化标准合同管理规范 。第 三 条：严禁工程类业务未签合同即先行施工， 杜绝后补合同现象， 有正当理由的特殊情况除外。其他类别合同参照执行。合同审批 第 四 条：经办部门应按照公司有关规范就合同的全部条款和对方充 分协商、达成一致（ 300 万元以上合同需财务部、成本管理部、工程 管理部及办公室法律组等相关的专业部门参加） ，待对方盖章确认后， 再进入公司审批程序、报请公司领导批准。合同至少一式四份，其他 原因需增加份数的，视具体情况而定。第 五 条：经办人申报合同时，应根

3、据不同的经济业务，填制相应的 合同审批表。包括以下五类：工程类、材料及设备采购类、室外环境 类、公司管理类、 营销类。其中前三类适用于项目直接投资的经济业 务，营销类适用于销售部办理广告、包装、策划等业务，公司管理类 适用于和项目开发无关的、 属于公司管理方面的零星业务。 表格格式 见附件。第 六 条：经办人必须认真、完整填写合同审批表的项目内容，真实 反映实际情况。通过招投标确定的，必须填写相应的招投标资料编号， 同时将定标书原件作为其必要附件一并附报。 有其他附件的， 如预算 书、报价单、方案、效果图等，应在合同审批表 “备注”栏加以说明。第 七 条：工程类合同应事先编制预算或估算 （有正

4、当理由的特殊情 况除外），作为合同报批时的必要附件。第 八 条：合同审批按照审批表所反映的审批环节进行。 除了采用公 司格式化文本的情况外， 其他均需公司法律顾问审阅并签字认可， 具 体情况判断由成本管理部在审核时掌握。第 九 条：特殊情况外， 成本管理部对转来的待审合同应在一天内审 核完毕并每天分两次汇总交财务总监审批。合同存档管理第十条：档案管理按照办公室和相关部门两级管理的原则进行第十一条：办公室是公司所有档案的管理中心， 必须完整保存所有合冋。第十二条：为保证合同的顺利执行和便于监控合同执行过程，在合同没有彻底履行完毕之前，经办部门、财务部以及成本管理部也应各自 保存已签合同的原件或复

5、印件，并指定专人负责部门内部编号和归档 管理。在项目结束后将相关重要档案移交办公室。 各部门应自行制订 相应的档案管理制度，交办公室备案。第十三条：财务部归档保存公司所有与付款有关的合同，成本管理部 对有关项目开发投资的合同进行归档管理。第十四条：在合同审批通过、经签字盖章后，办公室应按照档案编号规范规定，对公司留存的合同及审批表进行统一编号。第十五条：办公室档案管理员编号完毕后，应将合同审批表通过扫描 存入电脑，通过办公自动化系统实现共享，以方便有关人员在付款办 理和审核时查阅，合同审批表原件由办公室连同一份合同原件以及定 标书原件一并归档保存。第十六条：档案管理员负责在合同签署完毕第一时间将一份合同原件 交财务部存档，同时复印两份分别交于经办部门和成本管理部。第十七条：属于合同报批时的除定标书以外的其他附件， 由经办部门 妥善保存，并在合同结束后移交公司办公室统一管理。其他第十八条：财务部负责所有