电子文件归档与管理

1、 电子文件归档与管理 青岛市档案局监督指导一处 2011.8 主要内容 l1.电子文件的定义 ； l2.电子文件的收集 ； l3.电子文件的归档 ； l4.电子文件的存储 ； l5.电子文件的保管与利用 ； l6.制度建设 。 一、电子文件的定义 指在计算机及网络环境中生成的社会活 动记录，即以数码形式存储于磁带、磁盘、 光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理， 并可在通信网络上传送的文件。 二 、 电子文件的收集 l （一）收集范围 l 凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值 的电子文件及相关软件均应收集保存。主要有如 下几种信息类型： l 1.文本文件：用文字处理技术形成的文字文件、 表格

2、文件。类别代码为T。 l 2.图像文件：用扫描仪、数码相机等设备获得的 二位点阵图文件。目前收文的数字化大多采用扫 描形式转化成图像文件。类别代码为I。 二 、 电子文件的收集 l 3.图形文件：由CAD系统或其他制图软件形成的二 维、三维图形文件。类别代码为G。 l 4.影像文件：用视频设备获得并经计算机处理的 文件。类别代码为V。 l 5.声音文件：用音频设备获得并经计算机处理的 文件。类别代码为A。 l 6.多媒体文件：用计算机多媒体技术制作的文件， 其中包含文字、图像、图形、声音、影像等两种 以上的复合信息形式。类别代码为M。 二 、 电子文件的收集 7.计算机程序：计算机使用的在某一

3、软件平台上自 主开发的系统软件、应用软件以及相关的资源、 支撑软件。计算机在各行各业被广泛应用，其关 键在于各行各业根据自己的需要开发了自己的软 件，指挥计算机完成各项任务，因而各单位都会 产生命令文件，应注意收集保存。类别代码为P。 8.数据文件：用计算机软硬件系统进行信息处理等 过程中形成的各种分析、计算、测试、设计参数 及管理数据等文件。类别代码为D。 二 、 电子文件的收集 l 收集要求 l 1.健全制度，落实责任，确保电子文件完整系统。 l 2.完善技术，加强管理，确保电子文件的原始、 有效。 l 各单位的电子文件应按照统一要求的格式进 行存储，确保电子文件的有效读取。文本文件收 集

4、时应统一将其转换为TXT、WORD97、WPS格式文 档；静态图像文件收集时应统一将其转换为TIFF、 PDF、JPEG、S2格式文档；影像文件收集时应按 MPEG2方式压缩；声音文件收集时应统一转换为 MP3格式。 二 、 电子文件的收集 l3.电子文件在我国尚未取得法律效力，所 以归档电子文件与相应的纸质或其他载体 形式的文件会长期共存。收集的电子文件 与相应的纸质或其他载体形式的文件应在 内容及相关描述上保持一致。 l4.在“无纸化”办公系统中产生的电子文 件，应采取严格的安全措施，随时备份， 存储在能够脱机保存的载体上，保证电子 文件的安全性。 三、电子文件的归档 l 电子文件的归档与

5、纸质文件的归档性质 一样，都是由文件的形成部门向档案部门 移交应归档的文件，并履行交接手续，形 成具有法律效力的文件及交接文据的过程。 具体包括两个过程： 三、电子文件的归档 l归档检验过程 l1、审查是否在规定时间内归档； l2、是不是应归档的文件材料全部归档； l3、电子文件的登记是否齐全、准确； l4、检测电子文件是否原始有效； l5、能否在指定的软硬件平台中准确读出； 三、电子文件的归档 l6、检测电子文件是否受病毒感染； l7、检查载体有无扭曲、划痕以及霉变等。 l8、将检验结果填入归档电子文件移交、 接收检验登记表。 l9、检验发现有不符合要求的，应要求有关 部门予以改正。 三、电

6、子文件的归档 l履行手续过程 l 经审查，归档电子文件完全符合归档要 求，归档双方应履行交接手续，记录审查 结果和交接过程，明确双方责任。归档手 续履行完毕后，电子文件的保管权利和责 任就转到档案部门了。 l 检验项目移交单位接收单位 载体外观检验 病毒检验 真实性检验 完整性检验 有效性检验 填表人（签字） 年 月 日 年 月 日 审核人（签字） 年 月 日 年 月 日 单位（印章） 年 月 日 年 月 日 归档电子文件移交、接收检验登记表归档电子文件移交、接收检验登记表 四、电子文件的存储 l(一)电子文件的存储载体 l目前，数字信息记录载体主要有磁带、硬 磁盘、软磁盘、光盘等类型。 l光

7、盘采用激光技术存储数据，现阶段光盘 有只读光盘、WORM光盘、可擦写光盘。光 盘的特点是存储容量大，数据传输率高， 存取速度快，成本低，保存寿命长。 l根据几种存储载体的比较，目前采用光盘 作为电子文件的载体比较合适。 四、电子文件的存储 l（二）电子文件的信息组织结构 l 一个归档年度的电子文件应拷贝至一张 或多张光盘中，几个归档年度的电子文件 不应存储在一张光盘中。每张光盘的根目 录中应包含如下内容： 四、电子文件的存储 l1.说明文件 l 文件名为README.TXT。 l 一张光盘只有一个说明文件，存放有 关本张光盘的各种信息。包括全宗号、全 宗名称、归档年度、盘号、制作人、检查 人、

8、制作时间等。说明文件为字符文件。 每行的左边为标题，右边为说明内容，中 间用冒号分开。 全宗号:66 全宗名称:青岛市档案局 归档年度:2002 盘号:1 制作人:张三 检查人:李四 制作时间:2003.3.18 四、电子文件的存储 l2.著录文件 l文件名：DESCRIPT.XML l文件内容：用易初档案管理系统自动 生成 四、电子文件的存储 l 3.电子文件子目录 l 子目录的名称为DATA。存放应归档的电子文 件。 l 在DATA目录下，一件归档电子文件存放在一 个子目录中，子目录名为全宗号+“文书档案”+ 归档年度+保管期限+件号+件内序号，如“00001 文书档案2002100001

9、01” ，其中第15位为全宗 号，第613位为门类，第1417为归档年度，第 18位为保管期限（永久为1，长期为2，短期为3）， 第1923位为件号，第2425位为件内序号。 根目录 电子文件子目录 一件电子文件子目录 电子文件 存储载体结构图 说明文件 一件电子文件子目录 著录文件 五、电子文件的保管与利用 l 1.保持良好的保管条件 l 环境温度保持在1720，相对湿度保持在 35%45%。 l 存放时应远离强磁场，并与有害气体隔离。 l 归档载体应作防写处理。不得擦洗、刻划、触 摸记录涂层，不得弯曲、挤压、摔打盘片，防止 盘片沾染灰尘和污垢，避免阳光直射。 l 2.注意检测和维护 l 对磁性载体每满2年，光盘每满4年转存一次， 原载体同时保留时间不少于4年。 五、电子文件的保管与利用 l3.建立多套备份制度 l电子文件应制作三套，一套封存，一套提 供利用，一套异地保存。套别用符号表示 分别为：A、B、C。 4.对需要控制使用的电子文件用密码技术、 用户身份验证技术等方法进行加密管理。 5.尽可能地借助计算机网络提供档案信息，