泛迅政府OA协同办公平台解决方案

1、 泛迅政府oa协同办公平台建设规划方案南昌致泰科技有限公司2010年6月目 录第 1 章 系统概述41.1 引述41.2 应用背景及现状分析41.3 oa系统的作用61.3.1 节约运营成本71.3.2 增强领导监控能力71.3.3 实现工作流程的自动化71.3.4 实现文档管理的自动化8第 2 章 特点及性能92.1 系统特点92.1.1 快速安装，便捷维护92.1.2 多样的政府单位信息交流方式92.1.3 强大的文档编辑和处理功能92.1.4 智能的流程定义和操作102.1.5 安全机制认证102.2 性能指标11第 3 章 功能介绍133.1 核心功能133.1.1 流程定制133.1

2、.2 流程监控143.1.3 工作流技术153.1.4 动态表单153.1.5 手写签名173.1.6 手写批注173.1.7 痕迹保留173.1.8 公文加密183.2 功能模块183.2.1 待办事宜183.2.2 日程安排193.2.3 政务信息193.2.4 内部论坛223.2.5 手机短信233.2.6 工作日志233.2.7 公文流转243.2.8 会议管理303.2.9 日常办公323.2.10 卷宗与档案353.2.11 个人资料363.2.12 系统管理373.3 扩展功能393.3.1 手机短信393.3.2 即时通讯393.3.3 移动oa393.3.4 网络传真40第

3、4 章 系统服务内容41第 1 章 系统概述1.1 引述oa是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式，是信息化社会的产物。 通过网络，组织机构内部的人员可跨越时间、地点协同工作。通过oa系统所实施的交换式网络应用，使信息的传递 更加快捷和方便，从而极大地扩展了办公手段，实现了办公的高效率。计算机所带来的办公自动化仅仅是提高了个人工作的效率，帮助文字处理、电子报表，以及进行简单的人事管理、财务管理等。现在的办公自动化，是经历了文字处理工具、mis系统、网络协同系统等各阶段，不断发展和完善起来的协同办公平台，是以网络为依托， 在单位内部实现顺畅的信息交流。各业务部门成为政府单位信

4、息流中的一个环节，不再是一个一个的信息孤岛。单位的组织结构得到简化，各个部门在信息共享的基础上 进行协作，决策层可以迅速收集、综合来自各个方面的信息，并以此为依据制定战略决策，提高执行力和团队的整体工作效率。1.2 应用背景及现状分析电子政务的概念即是指政府机构在其管理和服务职能中运用现代信息技术，实现政府组织结构和工作流程的重组优化，超越时间、空间和部门分隔的制约，建成一个精简、高效、廉洁、公平的政府运作模式。 在办公自动化阶段，各级政府机关开展了办公自动化工程，政府机构的一些部门开始使用计算机进行办公，而且建立了一些信息中心。从二十世纪九十年代开始，通过重点建设金税、金关、金卡等三金系统，

5、我国电子政务发展取得了长足的进步。到了政府上网阶段，各级政府已经初步建成标准统一、功能完善、安全可靠的政务信息网络平台。自中国加入wto以后，对政府行政能力提出了更高的要求，具体包括对办公自动化的纵深应用、政府信息资源的进一步开发、纵向网络体系的完整建设和高效高质的为民服务等方面。现状分析：l 信息传递不流畅，员工与员工之间、领导与员工之间不能高效地进行工作交流。l 行政办公室文件纸张满天飞，资料柜爆满，造成大量资源的浪费。l 协同工作能力差，特别是一些需要多部门协作完成的工作，不能及时沟通或者协调力度不够，导致工作不能很好地完成。l 单位领导不知道各部门每天在忙什么，所安排的事情完成的准确进

6、度无法有效的监督。泛迅政府机关行政办公解决方案通过自主开发的泛迅oa协同管理系统，为用户快速搭建协同电子政务系统综合管理平台，以协同办公系统为管理基础，实现行政办公的电子化协作，同时通过互联网门户，面向公众快速提供政务信息公开、网上业务审批以及在线咨询服务。 1.3 oa系统的作用对于政府单位的领导来说oa系统是决策支持系统，能够为领导提供决策参考和依据；对于中层管理者它是信息管理系统；而对于普通管理者它又是事物/业务处理系统。泛迅oa能够为单位管理人员、工作人员提供良好的办公手段和环境，使之准确、高效、愉快的工作。帮助政府单位实现信息资源的共享；增强员工协同工作的能力；强化领导的监控管理；有

7、效管理起有形（设备等）、无形(业务信息、知识)资产，避免流失；实现公文流转、审核、签批等行政事务的自动处理，促进管理电子化、规范化，完美整合了组织内部的信息流。1.3.1 节约运营成本不用拿着各种文件、申请、单据在各部门跑来跑去，等候审批、签字、盖章，而是利用快速而廉价的网络传递手段，发挥信息共享功能来协调单位内各部门的工作，减少工作中复杂环节，同时将传统的表格填写过程电子化，大大降低了、打印、传真、复印的费用，帮助用户能够更快地、准确地完成相关工作节约不仅是纸张还有时间。网络远程办公节约纸张、差旅、会议、通讯等方面的费用。1.3.2 增强领导监控能力强化领导的监控管理，增强管理层对组织的控制

8、力，及时有效监控各部门、各个人员的工作进度情况；实时、全面掌控各部门的工作办理状态，及时发现问题及时解决，从而减少差错、防止低效办公。1.3.3 实现工作流程的自动化变革了单位传统纸质公文办公模式，政府单位内外部的收发文、呈批件、文件管理、档案管理、报表传递、会议通知等均采用电子起草、传阅、审批、会签、签发、归档等电子化流转方式，提高办公效率，实现无纸化办公。不用拿着各种文件、申请、单据在各部门跑来跑去，等候审批、签字、盖章，而是利用快速而廉价的网络传递手段，发挥信息共享功能来协调单位内各部门的工作，减少工作中复杂环节。1.3.4 实现文档管理的自动化可使各类文档（包括各种文件、知识、信息）能

9、够按权限进行保存、共享和使用，并有一个方便的查找手段。文档管理自动化使各种文档实现电子化，通过电子文件柜的形式实现文档的保管，按权限进行使用和共享。实现文档管理自动化以后，如政府单位来了一个新员工，只要管理员给他注册一个身份文件，给他一个口令，他自己进入系统就可以看到这个单位积累下来的东西，规章制度、各种技术文件等等，只要他的身份符合权限可以阅览的范围，他自然而然都能看到，这样就减少了很多培训环节。第 2 章 特点及性能2.1 系统特点2.1.1 快速安装，便捷维护l 服务器、数据库和应用程序全部自动傻瓜安装，建立政府单位信息中枢只需2 分钟l 后续维护异常简单，无需专业技术即可进行数据备份恢

10、复2.1.2 多样的政府单位信息交流方式l 集成公告通知、内部邮件短信、即时信息、网络会议，提供信息交流的多种方式l 即时通讯工具，实现即时消息、文件发送与共享、消息广播等l 灵活的邮件管理组件，支持内部邮件和internet外部邮件l 与手机短信集成，重要信息可直接发送到手机，支持群发短信2.1.3 强大的文档编辑和处理功能l 内置office文档控件，实现word、excel、ppt等文档在线编辑、自动上传等操作l 支持痕迹保留、文件套红、全文批注、手写签名、电子印章、打印等功能l 实现公文数据的上传下达在系统内实现公文电子化，节约了大笔公文印发费用。2.1.4 智能的流程定义和操作l 智

11、能流程设定工具，无需专门技术便可迅速定义表单、步骤、流转条件等l 独创智能表单设计器，支持各类宏控件、日期控件、公式计算控件等l 可实现流程跳转，流程监控，流程委办，流程到达提醒，流程图形化，流程查询、归档和数据导出等多种操作2.1.5 安全机制认证系统从不同使用角度出发对不同类型数据进行不同类型的加密系统用户数据加密存储，同时可根据用户要求扩展基于硬件手段的安全身份认证模块(登录安全图示)动态校验方式，动态密码卡/动态口令牌kingkey是一种基于双因素动态密码生成的手持终端，该终端根据硬件密码种子、时间和事件，每分钟随机生成一个新密码，具有很强的随机性，不可猜测性。 动态口令卡2.2 性能

12、指标l 稳定性：软件能够长期稳定运行于操作系统平台上。成立专门的项目小组，组织高水平的项目经理、系统分析员、程序员、测试员在需求调研、系统分析、程序设计、软件测试、现场实施、后期服务等各环节严格把关，从管理者、使用者的角度保证每一道程序、每一行代码的严谨性，确保质量达到优秀。l 兼容性：能够稳定运行于windows、linux等多种操作系统，兼容oracle、sql server、mysql等数据库。系统和硬件及软件防火墙不冲突。l 易用性：软件具有简洁的、友好的操作界面，充分考虑到不同用户的操作习惯与需要，用户可以按照自己的办公习惯设置系统界面。在系统首页，公告通知、待办工作、电子邮件、新闻

13、、文件等信息一目了然，可以快速处理事务、浏览信息或查找文件，使不同计算机应用水平的人员可以快速掌握实际应用。同时，管理员无需专业知识即可方便的进行权限、栏目设置，维护系统。l 延续性：软件具有可升级性且某些模块具有二次开发性。提供平滑的升级能力，在不影响原系统的数据及使用的前提下，实现系统整体性能的持续提升。提供数据集成支持能力，便于与其它的信息管理系统和工具进行数据交换。l 适用性：软件对硬件的要求较低，可以充分利用现有的硬件资源，保护已有投资。l 安全性：软件具有良好的防病毒和防攻击性能。提供科学、严密的安全机制，从应用层上提供了独特的访问和执行权限控制。充分应用了身份识别与验证、访问权限

14、控制、数字签名、加密等技术，确保系统数据的安全与完整。第 3 章 功能介绍泛迅oa协同办公系统主要是以工作流引擎为基础，为政府办公人员提供事务处理、公文流转、信息发布、资源共享等应用服务。3.1 核心功能协同办公核心技术主要包括：流程定制、流程监控、工作流技术、动态表单、电子签名、电子签章、手写批注、痕迹保留、公文加密、公文督办、公文催办、公文查询、公文打印等组成。3.1.1 流程定制直观化定义各种业务流程，以适应各种流程定制需要，功能包括：1、图形化流程定制可通过鼠标拖曳的方式定义流程；2、支持各种正常流转l 直流：从一个处理节点到另外一个处理节点；l 分流：从一个处理节点到多个处理节点；l

15、 汇流：从多个处理节点到一个处理节点；l 条件流：根据条件选择数据的流向；l 子流：流程中嵌套子流程的处理。3、支持各种异常流程处理l 撤销：流程启动者可以要求对正在处理的流程进行撤销办理；l 转办：当前办理者可以把工作转给同一权限的人员办理；l 授权代理：当办理人员无法及时处理业务，可以授权给他人代理其职责；l 跳转：在特殊情况下，允许用户对流程做跳转处理，直接发送到某个节点上。4、支持自由流程对于现实工作中无法规范化的流程运转，可以只定义各个工作环节，在运行过程中由办理人根据实际情况决定下一步流程的流向，方便自由流转。图3-1 流程定制图3.1.2 流程监控流程监控包括发文监控和收文监控两

16、大功能。1、发文监控：发文监控主要是对正在进行中的发文进行监控，有权限的人员可以查看到发文流转中的每一个步骤，同时，也可以对发文进行锁定、解锁、取消等处理。2、收文监控：收文监控主要是对正在进行中的收文进行监控，有权限的人员可以查看到收文流转中的每一个步骤，同时，也可以对收文进行锁定、解锁、取消等处理。3.1.3 工作流技术采用工作流技术和动态表单技术，可以有效地适应业务应用变化，主要体现在以下几个方面：1、如果公文流转流程或者项目审批流程变动，管理员可以通过可视化定制工具修改相关流程，在对流程进行升级后无需程序的修改就可以采用新的流程运转，这种流程的升级对直接用户而言是透明的，他甚至不需要知

17、道流程的变动照样可以完成好工作，而且这样也有利于将部门内部的业务流程规范化，不会出现一件审批有多种渠道办理的情况。2、如果公文或者审批项目的相关信息需要增加或者减少，管理员只需要修改参数配置文件就可以实现，也无需程序的升级，这使系统维护变得很方便。3.1.4 动态表单动态表单定制系统主要可供设计大量的公文、红头文件、各种单据、凭证，可定义公文结构、信息类结构，设置表单字段。凡是在系统中用到的各种文件形式的信息都可以用此系统进行绘制。这样，当文件的形式发生改变后，并不需要改变程序，只须用此系统打开模板进行修改即可，这样就可以实现业务的变化。系统提供可视化设计界面，可实现用户拖放等复杂的设计动作，

18、只须设计一次即可在所有权限范围内的所有部门访问，各机关单位可以做出适应于本单位特色的文档。动态表单逻辑上由字段组成，字段之间可以包含子字段，其逻辑结构用xml文件描述。表单定制工具生成的表单模板既可以文件的形式保存在本地脱机使用，也可通过表单定制接口上传到服务器集中维护，或以b/s、c/s的方式由后台服务器直接生成、存储。随着业务流程的推进，动态表单在各任务之间进行流转、修改。通过动态表单与工作流结合，可以很好的适应各单位中业务流程的变化，同时也可支持流程中业务数据范围的变动，简单的说，就是针对于一个新增的业务，系统管理员可以使用工作流和表单定制工具制定流程和展示表单，无需编程实现一个新增业务

19、功能；在应用过程中，也可以根据业务变更的需要进行修改或更换，两者结合完成一个业务的大致过程如下：l 根据业务定制符合业务流程的工作流，并装载到工作流引擎；l 根据业务的数据定制动态表单，表单表示了界面的显示情况、界面元素与业务数据表的关联关系等，且建立表单和工作流的关联关系；l 动态表单引擎根据用户的请求动态生成功能界面；l 用户通过界面的流程操作（启动、提交、完成工作任务等）和数据操作（增删改）与工作流引擎和数据引擎交互；l 工作流引擎根据用户的请求实现业务流程的自动流转和动态调度，给下一个用户分配工作任务；l 数据引擎执行用户的增删改查操作，并返回结果。3.1.5 手写签名支持通过公文的手

20、写输入，可以对公文进行个性化电子签名。3.1.6 手写批注全文手写批注功能，能够在电子文档上保留批注痕迹，采用压感技术、反走样技术，以及独有的数字滤波技术，让用户的笔迹和笔锋在电子文档中完美再现，体现用户的个性和权威。不同人的批注，其他人无法移动、修改、删除。3.1.7 痕迹保留完善的痕迹保留技术，可以完整记录文档的各种修改痕迹，并且可以记录痕迹的修改人信息。用户信息的保留和显示：在批注中，每一笔数据自动保留批注人的信息和批注时间，后续用户可以方便的看到这些信息。3.1.8 公文加密对公文进行了严格的权限和加密控制，可以根据需要对文档进行加密，加密采用国际数据加密算法，密钥为128位。同时，电

21、子图章和红头文件模板都有严格的权限控制，保证公文的权威性。3.2 功能模块基于上述核心功能，协同办公系统实现的主要功能模块如下：3.2.1 待办事宜提供统一的工作处理入口，统一处理各种工作流程。工作人员所有待办的主要工作在这里都可以详细的显示出来，方便各级工作人员及时了解需办的工作，防止漏办，耽误工作。对日常的待办工作需一目了然，仅需简单操作即可完成公文、申请、活动、会议等各项批阅、审核工作。能大大缓解工作人员（尤其是领导）的日常工作负担，充分体现办公自动化系统的方便、快捷及高效。具备待办公文，待阅公文，待办工作，待批请示、待办日程等功能。图3-2 待办事宜3.2.2 日程安排用于安排个人的工

22、作、活动、会议、计划等事项。提供给用户时间与工作的紧密结合的工作台，用户可以充分的安排工作时间表，设置可重复的会议、约会、提醒信息，把各项工作与时间紧密联系起来，同时可在单个窗口中显示按月查看、按周查看、按日查看的日程安排，如下图：图3-3 日程安排示意图3.2.3 政务信息1、信息发布通过内容管理平台的信息发布模块实现市府办的政务信息、通知公告、政务简报、单位新闻、大事记、法律法规、政策学习的信息发布。信息发布功能包括：信息编辑、信息审核、信息发布等功能。a、信息编辑l 可视化编辑器，要求支持activex控件，可从word中自动粘贴图片和表格，并保持word格式信息（字体、字号、颜色）;l

23、 支持长文章分页，支持扩展字段。l 可发布外部链接和外部文件(即可直接链接相应的url地址或下载附件)l 网页发布时可即时在正文中插入图片或多媒体附件实现图文混排，图片/多媒体/链接也可作为文档附件上传，以实现灵活的应用效果。l 提供二次开发工具，根据应用的不同可自动生成数据库创建脚本，生成相应的增/删/改/检索应用程序，以实现不同应用。l 支持文章手动排序，支持重要文档置顶功能，且置顶与时间关联（即达到一定时间后，按默认方式排序）。l 支持栏目间文档复制、引用、移动。l 文档正文内容的关键词可自动生成超链接。l 同一栏目的文档，允许使用不同模板用户可对站点、频道、文档在发布前进行预览。l 图

24、片处理功能：上传的文档附件图片可自动生成大图、中图、小图，系统中的查看方式可为小图+标题，中图和大图采用网页发布。l 信息发布须支持可定制的多级审核流程，可以由各级管理员针对不同的栏目定制不同的审批流程，只有经过审核确认（由工作流确定）的内容才会真正发布到网站上。图3-4 政务信息发布界面b、信息审核信息发布须支持可定制的多级审核流程，可以由各级管理员针对不同的栏目定制不同的审批流程，只有经过审核确认（由工作流确定）的内容才会真正发布到网站上。c、信息发布l 不同站点可发布到不同的web服务器，图片、附件由系统自动ftp至web服务器（包括模板中的图片），无需人工干预，网站发布以后台方式运行，

25、系统提供监控功能，对待发、执行、完成、错误队列实现全方位监控。l 支持定时、自动发布，并以后台方式运行。l 手工发布方式支持增量发布、完全发布、单篇文档、即时发布等多种发布方式。2、信息查询通过统一权限管理平台，对每个用户和用户组的权限进行严格的定制，没有权限的用户无法看到对应的信息。根据各类信息的属性，提供多条件、单条件的综合模糊查询。包括作者、时间、主题、内容、关键字等查询条件。3、权限管理应用支撑平台中的统一权限管理平台支持多种方式授权，包括按栏目、类型、文件、部门等分类授权。权限授予方式可以分为对角色、用户组和单个用户授予权限。3.2.4 内部论坛 内部论坛是单位内部人员信息沟通、交流

26、、学习的空间。每个人可以发表自己对工作、时事等问题的观点，也可以对他人观点回复个人见解（可匿名）。图3-5 论坛管理界面3.2.5 手机短信各类信息快速传递中心，能够达到实时发送、接收内部的各类实时信息，并以图像、声音等多媒体方式提示信息。图3-6 手机短信提醒界面3.2.6 工作日志记录一定周期内的工作情况和进度，使领导层对员工工作进行指导。并可根据每段周期的工作情况的总结，制定下一段周期的日程任务， 使各项工作完满完成。图3-7 工作日志管理3.2.7 公文流转公文流转由发文管理和收文管理两部门功能组成：一、发文管理发文管理可对公文制发中的发文拟稿、核稿、签发、归档等环节进行处理。发文管理

27、基本流程：登记人员对拟办公文进行登记，登记的主要内容为：来文单位、拟稿人、收文时间、文件标题、密级、紧急程度、正文（以电子文件上载，纸质来文扫描和磁盘拷贝方式加载）等，登记人员登记后交处室有关人员审核、拟办、审核拟办完毕后交有关人员报批并负责跟踪催办，领导签批后，送机要室付印、分发、归档。整个过程由相关人员登记到发文处理单。图3-8 发文流程图1. 发文拟稿发文拟稿功能：填写信息、作废、附件维护、校对、修订功能、意见呈现；l 由需要发文的拟稿人开始拟稿；l 拟好的稿件交给本部门相关人员进行核稿，核稿人可以直接在发文上进行意见修改，本系统会进行痕迹保留，经过本部门主要负责人审核过的稿件，交回给拟

28、稿人；l 拟稿人根据部门主要负责人的批示中是否需要其他部门会签，如果需要，由拟稿人将文件发送到其它部门主要负责人，（会签发送又分两种形式：顺序发送和同时发送，当顺序发送时，稿件的正文可以修改，当同时发送时，稿件是不能修改，但二种情况都能填写会签意见）；图3-9 发文拟搞2. 核稿在审核环节包括办公室主要负责人、其它部门主要负责人、领导环节的审核或签发。具有的功能：批注正文、痕迹保留、支持手写笔和电子签名签发意见、提供常用的可供选择的批示意见、如果不能对正文进行修改时，有提示功能；意见在意见栏中批注；拟好的稿件交给本部门相关人员进行核稿，核稿人可以直接在发文上进行意见修改，本系统会进行痕迹保留，

29、经过本部门主要负责人审核过的稿件，交回给拟稿人；3. 签发在办公室核稿完成后，进入公文签发环节1）发成文处理环节：文件编号：文件编号能按规范自动生成，所有文件编号按流水号生成。应具有的功能：文件流水号、生成正文、生成发文稿纸、公文打印2）分发环节：分发对象选择、分发登记。图3-10 发文签发图3-11电子公文传输系统的结构二、收文管理实现对拟办公文的登记、拟办、传阅、跟踪催办、批示、办理结果、整理归档、统计、查询打印等操作。系统可以通过不同的方式接收各种类型的公文，如利用扫描仪接收纸质公文，通过接口自动转换接收远程传输系统的公文等。1、收文管理流程收文管理流程：登记人员对拟办公文进行登记，登记

30、的主要内容包括：来文单位、文号、编号、标题、密级和紧急程度等。登记完毕后交由处室相关负责人提出拟办意见，处室相关负责人提出拟办意见，处室相关负责提出拟办意见后，交有关人员报送并负责跟踪催办、报批完毕后，将领导的批示和办理结果进行登记并及时归档。归档完成后，公文就自动流转到了档案管理中，成为待立卷档案。图3-12 收文流程图图3-13 收文登记管理图3-14收文承办管理3.2.8 会议管理会议管理由会议申请、一周会议安排、会议室管理和会议资料管理组成。会议申请通过后，由会议管理员进行会议安排，形成一周会议安排表。针对每个会议，系统向每位与会者发送会议详细安排及主题通知。实现相关会议文件的保存、查

31、询统计等功能。图3-15 会议管理流程1) 会议申请会议申请包含会议申请流程、部门级会议申请流程和不需审批流程的会议通知的发布功能。对内部会议室的申请将在办理环节进行。即当会议申请被相关领导批准后，由会议经办人发起会议室申请流程，待会议室确定后，再发送会议通知给与会人员。不需审批流程的会议在起草会议通知后由会议经办人发起会议室申请流程，待会议室确定后发送会议通知。2) 会议室管理l 会议室配置：记录所有会议室的情况，包括物理位置、可容纳人数、设备配置等。l 会议室状态：按日期、每天的时间段显示所有会议室的安排情况（空闲、占用）。3) 会议审批会议起草后，相关部门的领导需要对会议进行审批，审批通

32、过后，会议才能被发布到各个参会人员。4) 会议发布l 会议发布：会议审批通过后，系统自动把会议的相关安排发给每个参会人员。l 发布方式：支持手机短信息发布、邮件发布和发布到个人管理的会议通知安排事项。l 一周会议安排：以周为单位排列显示会议安排情况。5) 会议纪要、会后管理l 会后资料管理：实现对会议产生的各种资料（包括纸质文档、电子文档、手工方式录入、原文扫描、图片、录音、影像等）保存、检索功能。l 会议纪要：会议纪要的发布分为两种情况：一种情况是在会议纪要整理完毕后经会议主持人或相应的授权人予以签发；l 会议查询：有权限的用户可以对自己参会的会议历史纪录进行查询。3.2.9 日常办公实现考

33、勤管理、日常请假、出差、派遣、用车、调研等事项的申请和批示功能。其中车辆管理的功能较为复杂，实现如下：车辆管理从车辆的基本信息登记与维护、车辆使用申请、领导审批、车辆使用状态查询、驾驶员信息管理、车辆档案管理等相关功能。申请流程车辆档案车辆状态 车辆管理驾驶员档案查询统计图3-16 车辆管理内容1) 车辆使用申请流程车辆申请人填写车辆申请表，部门主要负责人审核车辆申请表，车辆调度员安排车辆，返回车辆申请人。根据车辆申请流程业务的分析，车辆申请流程可分车辆使用申请、领导批示、派车几个功能模块。l 填写申请：车辆申请人填写车辆申请表，说明申请车辆的原因，乘坐的人数，使用的时间、出车的路径，发送给领

34、导审核。l 领导审批：领导审批包括本部门主要负责人、车辆管理部门主要负责人对申请人提出的用车申请批示同意、不同意的意见。l 派车：车辆管理员根据领导的批示意见、安排车辆、司机、时间，将结果返回给申请人。图3-17 派车单界面2) 车辆状态：按日期、每天的时间段显示所有车辆的安排情况（空闲、占用）。3) 车辆档案：车辆建立档案，记录车辆的信息，包括购买日期、购置原值、折旧、车型、颜色、牌号、性能、各种技术指标、使用情况、故障情况等。l 车辆维修：维修登记、维修结果、维修查询、维修费用l 燃油登记：领卡（票）登记、加油登记、加油查询l 车辆保险：车险内容、保险金额、保险单号、入/出保日期、保险公司

35、等信息；4) 驾驶员档案：包括个人基本情况、联系方式、健康状况等。5) 查询统计：查询统计车辆的使用情况、目前状况等信息。系统除上述日常管理功能之外，还提供办公资产管理的功能，包括以下模块：资产登记、资产领用、资产调配、库存调整、资产查询、类型设置等。1) 资产登记图3-18 资产登记界面2) 资产管理图3-19 资产管理界面3.2.10 卷宗与档案卷宗与档案管理主要是对政务文件进行统一的管理，具体包括文件的录入和文件的查看。文件的录入主要是将需要保存的文件录入到系统中，同时，对于自己录入的文件可以进行修改和删除。文件查看是对系统中存在的文件进行查看，同时，支持查询的功能，文件查看不但可以看到

36、自己录入的文件，也可以看到别人共享的文件。对于文件的查阅权限，可以根据用户的级别，将该文件或者是文件夹授予给不同的用户或者是不同的用户级别，不同的用户级别能够看到的文件的多少是不同的。图3-20 卷宗及档案管理界面文件管理有如下特点：l 文件的组织结构采用树状的结构。l 对文件的操作和查看采用类似windows的资源管理器，界面友好，操作简单而且方便。l 文件可以共享给其他人。 l 可以新建文件，也可以新建文件夹。l 支持文件的上传和下载。3.2.11 个人资料提供我的电话本，可以编辑自己的通讯录信息，添加通讯录分组管理。包括：记录每个部门、办公电话，电子邮箱，部门传真，移动电话等信息。个人可

37、以在出差的时候设置代理人，将自己的工作委托给代理人进行处理。个人的密码进行维护和修改。电子邮件系统是我们日常办事中不可缺少的沟通工具，将电子邮件的功能集成到我的个人办公事项中来，方便大家的日常工作处理，具体包括接收邮件、发送邮件、邮件群发、定时发送、可以按部门、群组、我的通讯录等方式发送电子邮件。图3-21 发布电子邮件界面3.2.12 系统管理系统管理主要进行对系统配置管理，数据库管理功能，为操作人员提供在线帮助及系统操作的支持平台，能够实现分级的系统管理，对每个不同的机构既可以作为一个大的协同办公系统也可以作为本机构一个小的协同办公系统。l 组织机构管理对组织机构进行设置，包括部门设置、岗

38、位设置和职员设置，以及各部门、各岗位职能的描述。组织机构可以按照不同单位的情况分级设置，最多可分5级，采用树形的结构，即一个部门下可以有子部门，子部门又可以有子部门，以此类推，当然可以根据情况使用3级或2级，其中组织中的级别、领导、序号、简称、内勤等信息将共同定义完成。图3-22 组织机构管理界面l 用户管理 用户是使用本系统的操作员，在系统中应当确定他的权限和各种属性，具体应当包括：姓名、所属部门、序号、职务、级别、办公角色（如发文管理员等）、特殊群组角色（如属于领导组）l 角色管理角色是人员办公时所能处理的工作，系统中提供如下角色部门级别：用于定义组织结构的级数和级别名称，如3级：局处科级别：用于人员级别的定义，如局级、副处级等文件角色：用于设置人员在系统各个模块处理的工作，分为