喜之郎秘书与助理培训

1、喜之郎秘书与助理培训 秘书、助理培训秘书、助理培训 For Secretaries & Assistants 欢迎参加欢迎参加 2021-7-1 喜之郎秘书与助理培训 2 培训日程培训日程AgendaAgenda z自我职业认知与发展前景规划 z时间管理与工作效率的提高 z提升沟通技巧，建立共同的沟通平台 z行动计划 2021-7-1 喜之郎秘书与助理培训 3 自我介绍自我介绍 zWho am I? zWhats my job? zMy expectation/challenge? 2021-7-1 喜之郎秘书与助理培训 4 男女性别的差异男女性别的差异 z男性：攻击性，独立性，竞争性，喜欢冒

2、 险 z女性：喜欢聊天，机敏圆滑，温和，善解 人意，安静 2021-7-1 喜之郎秘书与助理培训 5 男女性别的差异男女性别的差异 z男性：情绪稳定，自信，善决断，临危不 惧 z女性：推理能力较差，好嫉妒. 2021-7-1 喜之郎秘书与助理培训 6 种豆得豆，种瓜得瓜种豆得豆，种瓜得瓜 z种下思想，收获行动 z种下行动，收获习惯 z种下习惯，收获性格 z种下性格，收获前途 2021-7-1 喜之郎秘书与助理培训 7 把握机会，发展自己把握机会，发展自己 z全面了解你的企业 z提高你的技能 z抓住变革机会 2021-7-1 喜之郎秘书与助理培训 8 人才发展所需的三种能力人才发展所需的三种能力

3、 z专业技能 z策略技能 z行为技能 策略技能 行为技能 专业技能 职职 务务 技技 能能 要要 求求 2021-7-1 喜之郎秘书与助理培训 9 案例分析案例分析 一天，某公司经理突然收到一封非常无礼的信， 信是由一位与公司交往很深的代理商写来的。 经理怒气冲冲地把秘书叫到自己的办公室，让 秘书记录自己口述的回信：我没有想到会收到你这 样的来信，尽管我们之间已有那么长时间的往来， 但事到如今，我不得不中止我们之间的一切交易， 并且按照惯例，我要将这件事公之于众！ 2021-7-1 喜之郎秘书与助理培训 10 秘书的角色定位秘书的角色定位 z地位的从属性 z作用的辅助性 2021-7-1 喜之

4、郎秘书与助理培训 11 If you are General Manager,If you are General Manager, 你认为作为秘书五点最重要的要求是什么？ 2021-7-1 喜之郎秘书与助理培训 12 计划与时间的管理计划与时间的管理 zFail to plan is planning to fail 不做计划就等于为失败做计划 z“仅仅忙碌是不够的，问题在于我们在忙 些什么？” 梭 罗 2021-7-1 喜之郎秘书与助理培训 13 计划与时间管理 z理解时间管理的意义 z了解紧要与重要的概念 z向文件管理要时间 z收集与处理信息 2021-7-1 喜之郎秘书与助理培训 14

5、 时钟罗盘时钟罗盘 N 2021-7-1 喜之郎秘书与助理培训 15 紧要与重要紧要与重要 重重 要要 紧紧 要要 % OF TIME 2021-7-1 喜之郎秘书与助理培训 16 影响时间的十项因素！影响时间的十项因素！ z 桌面杂乱无章/找不到东西 z 缺乏优先/目标 z 优先顺序不明确/危机管理 z 贪多嚼不烂 z 无效授权 z 缺乏自律/拖延 z 电话打扰 z 不速之客 z 不会说“不” z 会议 2021-7-1 喜之郎秘书与助理培训 17 4原则原则 z Do it now马上就做 z Do it later以后再做 z Delegate授权 z Dont do it 不做 202

6、1-7-1 喜之郎秘书与助理培训 18 整理你的办公室整理你的办公室 y保持你的办公桌整洁，仅把正在处理的工作放 在手边。 y注意每天整理，而不要留到明天早上。 y建立一套文件系统，适应你自已、你的经理和 你的业务；每过几个月就回顾这个系统。 y定期检查你的文件，仅仅保留你需要的文件， 扔掉你不再需要的文件。 y为无法正确归档的文件，设立一个“其它”文 件夹。 2021-7-1 喜之郎秘书与助理培训 19 计划的杠杆原理计划的杠杆原理 z帕累托原理 z巅峰期 z每天十五分钟 2021-7-1 喜之郎秘书与助理培训 20 大脑图大脑图 2021-7-1 喜之郎秘书与助理培训 21 接听接听/ /

7、拔打电话拔打电话 zTaking Phone Calls y学会使用“转接”功能 y学会说“是”，当对方 问及“现在是否不方便 接听” y记住自己的承诺，给对 方回电话 y不要问一些细节性的问 题，除非你真的需要 y运用4D原则 zMaking Phone Calls y确认你已经准备好了， 把要讨论的事写下来， 很清楚、简洁地表达自 己的意图 y集中起来拔打电话 y不要把困难或紧急的电 话放在最后 y介绍你自己 y利用等待的时间 2021-7-1 喜之郎秘书与助理培训 22 管理其他人的时间管理其他人的时间 z同事 y珍惜、尊重他人的时间 y团队工作，确定合理的 工作期限及跟进方法 y遵守对

8、时间的承诺 y有效地管理项目进展 y确保你明确地表达了你 的目的 y到他的办公室去 y有效地沟通 z经理 y熟悉经理的工作习惯并 努力适应 y让经理了解你的工作状 况 y让经理授权给你 y守时 y一次带几件事找经理 y时间是最民主的 y有效地沟通 2021-7-1 喜之郎秘书与助理培训 23 信息的收集与处理 z时间上4D原则 z形式上二次加工 z内容上收与放 z渠道上多元化 2021-7-1 喜之郎秘书与助理培训 24 沟通沟通?!?! 管理就是沟通 销售就是沟通的过程 生活就是沟通的艺术 . 秘书就是经理与外界沟通的纽带 2021-7-1 喜之郎秘书与助理培训 25 沟通模式沟通模式 Th

9、e Communication ModelThe Communication Model 发送者发送者Sender 接收者接收者Receiver 沟通渠道沟通渠道 Channel of Communication 过滤过滤 Filters 2021-7-1 喜之郎秘书与助理培训 26 The Spoken WordThe Spoken Word “I know that you think you understood what I said to you, but what you think you heard me say is not what I was actually sayin

10、g, and what I actually said is not quite what I meant to say.” “我知道你以为你理解我对你说的话，但你认 为你听到的我说的话并不是我实际说的话，其实， 我实际说的并不是我真正想说的.” 2021-7-1 喜之郎秘书与助理培训 27 这是什么？这是什么？ What is this?What is this? 2021-7-1 喜之郎秘书与助理培训 28 凹？凸？凹？凸？ Concave? or Convex?Concave? or Convex? 2021-7-1 喜之郎秘书与助理培训 29 沟通有什么用沟通有什么用 z对个人的好处

11、z对企业的好处 2021-7-1 喜之郎秘书与助理培训 30 沟通对个人的好处 z能理解他人、善解人意 z沟通能力是个人能力的体现 z是创造和谐的人际关系环境的前提条件 z从旁人的经验与习惯中吸取智慧 z减少重复劳动，提高效率 z避免无胃的争执 z激发他人对你的理念与建议产生兴趣 2021-7-1 喜之郎秘书与助理培训 31 沟通对企业的好处 z是企业顺利运行的前条件 z企业生产效率的提高 z创造良好的人际关系气氛，对企业的生存 和发展是相当重要的 z有助于化解随着企业的扩张而带来企业内 多文化并存而引发的人际冲突 2021-7-1 喜之郎秘书与助理培训 32 沟通之道 z有意识地使用身体语言

12、 z避免使用别人听不懂的术语 z坦白承认自己的感受，传情达理 z观察对方的举止的时候头脑要开放 2021-7-1 喜之郎秘书与助理培训 33 身体语言身体语言 z身体姿势 z目光接触 z面部表情 z手势动作 z接触 z人体空间 2021-7-1 喜之郎秘书与助理培训 34 倾听技术倾听技术 z倾听的意义 z有效的倾听 z听好的技巧 2021-7-1 喜之郎秘书与助理培训 35 询问技术：问题询问技术：问题 z封闭式问题： yDid you? yAre you? yCan you? z开放式问题： yHow many? yWhen are you? yWhere are you? 2021-7-

13、1 喜之郎秘书与助理培训 36 建议与要求建议与要求 认可反对 建议 4218 要求 2539 2021-7-1 喜之郎秘书与助理培训 37 聆听技术聆听技术 z听 z想 z回应 2021-7-1 喜之郎秘书与助理培训 38 聆听技术聆听技术 zI never said you stole the money. zI never said you stole the money. zI never said you stole the money. zI never said you stole the money. zI never said you stole the money. zI

14、never said you stole the money. zI never said you stole the money. 2021-7-1 喜之郎秘书与助理培训 39 有效解决问题的方法 2021-7-1 喜之郎秘书与助理培训 40 解决问题中的常见错误Pitfalls y过多地依赖于经验，而不是事实 y还未考虑成熟，就直接寻求答案 y关注于症状，而不是原因 y指责他人，而不是寻求系统的原因 yRelaying on “expert opinion” instead of facts yJumping to solution prematurely yFocusing on sym

15、ptoms rather than causes yBlaming people instead of the system 2021-7-1 喜之郎秘书与助理培训 41 查明问题查明问题 “问题的确定是解决问题的一半”Charles F. Kettering z描述症状描述症状 20 症状 80 隐藏的原因 2021-7-1 喜之郎秘书与助理培训 42 确定可能的原因确定可能的原因 “在这个小小的地球上意见比瘟疫或地震带来的麻烦更多” Voltaire 利用利用5寻求原因寻求原因 为什么零件尺寸出现误差？ 因为刀具磨损，引起尺寸误 差。 为什么刀具会出现磨损现象？ 因为使用时间较长，而未发 现。 为什么会没有发现？ 因为没有定期检查。 为什么没有定期检查？ 因为没有相应的程序和规定。 零件关键尺寸超差零件关键尺寸超差 2021-7-1 喜之郎秘书与助理培训 43 计划并实施永久性措施、在可能的地方计划并实施永久性措施、在可能的地方 加强防范加强防范 “如果你觉得可能会出错，那么一定会发生” Murphys law 制定详细的行动