创建与使用Access数据库

1、Access数据库基础及应用 第第4 4章章 创建与使用创建与使用AccessAccess数据库数据库 教学知识点教学知识点 Access数据库的特点数据库的特点 Access数据库的创建方法数据库的创建方法 Access数据库的基本操作数据库的基本操作 Access数据库基础及应用 4.1 Access4.1 Access数据库应用实例数据库应用实例教学管理系统教学管理系统 图4-1“教学管理系统”主界面 Access数据库基础及应用 4.2 Access4.2 Access数据库数据库 AccessAccess中，建立了数据库，才能创建数据库的其他中，建立了数据库，才能创建数据库的其他 对

2、象。数据表、查询、窗体、报表都是数据库的对象对象。数据表、查询、窗体、报表都是数据库的对象, , 所有这些对象集合在一起，形成一个数据库。所有这些对象集合在一起，形成一个数据库。 4.2.1 Access4.2.1 Access数据库结构数据库结构 AccessAccess数据库是关系数据库。数据库是关系数据库。 AccessAccess中，共有七种数据库对象：数据表（简称中，共有七种数据库对象：数据表（简称 表）、查询、窗体、报表、数据访问页、宏和模块。表）、查询、窗体、报表、数据访问页、宏和模块。 Access数据库基础及应用 4.2.2 Access4.2.2 Access数据库文件数据

3、库文件 AccessAccess数据库是一个扩展名为数据库是一个扩展名为.mdb.mdb的独立的磁盘文的独立的磁盘文 件。例如，件。例如，“教学管理教学管理.mdb”.mdb”。 用户创建的数据库由表、查询、窗体、报表、数据用户创建的数据库由表、查询、窗体、报表、数据 访问页、宏和模块等数据库对象构成，除页外他们都访问页、宏和模块等数据库对象构成，除页外他们都 存储在同一个以存储在同一个以. mdb. mdb为扩展名的数据库文件中。建议为扩展名的数据库文件中。建议 在创建数据库之前，建立一个专用于保存应用系统的在创建数据库之前，建立一个专用于保存应用系统的 文件夹，并把文件夹，并把. mdb.

4、 mdb文件存放在该文件夹下。文件存放在该文件夹下。 Access数据库基础及应用 4.3 4.3 创建数据库创建数据库 4.3.1 4.3.1 数据库的规划与设计数据库的规划与设计 对所创建数据库进行整体规划和设计过程一般包括对所创建数据库进行整体规划和设计过程一般包括 以下步骤：以下步骤： (1) (1) 通过需求分析确定建立数据库的目的通过需求分析确定建立数据库的目的 需求分析的主要任务是详细调查，研究客户需要，需求分析的主要任务是详细调查，研究客户需要， 明确客户要对哪些数据进行处理，需要哪些数据管理明确客户要对哪些数据进行处理，需要哪些数据管理 功能，然后决定在数据库中如何组织数据。

5、功能，然后决定在数据库中如何组织数据。 需求分析进行得是否准确充分，直接决定着数据库需求分析进行得是否准确充分，直接决定着数据库 的运行速度、运行效率和质量。的运行速度、运行效率和质量。 Access数据库基础及应用 (2) (2) 确定表确定表 将所有信息放在一个表中，难免会出现大量的重将所有信息放在一个表中，难免会出现大量的重 复字段，容易造成存储空间的浪费。一个表应是关于复字段，容易造成存储空间的浪费。一个表应是关于 某个特定主题的数据集合。对每个主题使用单个表，某个特定主题的数据集合。对每个主题使用单个表， 既可使数据库的效率更高，又可以减数据输入的错误。既可使数据库的效率更高，又可以

6、减数据输入的错误。 明确了建立数据库的目的之后，就应把所要处理的信明确了建立数据库的目的之后，就应把所要处理的信 息分成不同主题，每个主题的相关数据构成数据库中息分成不同主题，每个主题的相关数据构成数据库中 的一个表。的一个表。 Access数据库基础及应用 (3) (3) 确定表中的字段确定表中的字段 表确定后，需要设计表中的字段，来确定每个表表确定后，需要设计表中的字段，来确定每个表 中保存的数据信息。设计表中字段要遵循两个原则：中保存的数据信息。设计表中字段要遵循两个原则： 字段一性和字段无关性。字段一性和字段无关性。 字段唯一性：指表中的每个字段只能包含唯一类字段唯一性：指表中的每个字

7、段只能包含唯一类 型的数据信息；型的数据信息； 字段无关性：在不影响其他字段的情况下，必须字段无关性：在不影响其他字段的情况下，必须 能够对任意字段进行修改（非主关键字段）。能够对任意字段进行修改（非主关键字段）。 Access数据库基础及应用 (4) (4) 确定每个表的主关键字确定每个表的主关键字 关系数据库系统的强大功能在于其可以使用关系数据库系统的强大功能在于其可以使用查询查询、 窗体窗体和和报表报表快速地查找并组合存储在各个不同表中的信快速地查找并组合存储在各个不同表中的信 息。为了做到这一点，每个表都应该确定一个或一组这息。为了做到这一点，每个表都应该确定一个或一组这 样的字段：这

8、些字段是表中所存储的每一条记录的唯一样的字段：这些字段是表中所存储的每一条记录的唯一 标识，这样的字段称作表的主关键字（或主键）。标识，这样的字段称作表的主关键字（或主键）。 AccessAccess中不允许在主键字段中输入重复值或中不允许在主键字段中输入重复值或NullNull值。值。 Access数据库基础及应用 (5) (5) 确定各表之间的联系确定各表之间的联系 表中的字段是互相协调的，这种协调通过表之表中的字段是互相协调的，这种协调通过表之 间的联系来实现。所以需要分析每个表，以确定表间的联系来实现。所以需要分析每个表，以确定表 中的数据和其他表中数据有何联系。必要时，可在中的数据和

9、其他表中数据有何联系。必要时，可在 表中加入字段或创建一个新表来明确这种联系。表中加入字段或创建一个新表来明确这种联系。 (6) (6) 改进设计改进设计 数据库设计需要不断发现问题、改进设计。改数据库设计需要不断发现问题、改进设计。改 进设计是指对所作设计进行进一步分析，查找其中进设计是指对所作设计进行进一步分析，查找其中 的错误和存在的问题，并加以改进。的错误和存在的问题，并加以改进。 Access数据库基础及应用 4.3.2 4.3.2创建数据库的方法创建数据库的方法 方法有三种：使用数据库向导、使用模板、创建方法有三种：使用数据库向导、使用模板、创建 一个空数据库。一个空数据库。 前两

10、种方法创建数据库对象时，可根据用户的选前两种方法创建数据库对象时，可根据用户的选 择创建表、查询、窗体和报表等，用户可根据需要在择创建表、查询、窗体和报表等，用户可根据需要在 基础上修改，可简单、快速地建立整个应用系统。基础上修改，可简单、快速地建立整个应用系统。 第三种方法是首先创建一个空数据库，然后逐步第三种方法是首先创建一个空数据库，然后逐步 向数据库中添加表、查询、窗体和报表等。这种方法向数据库中添加表、查询、窗体和报表等。这种方法 灵活通用，但操作较复杂，用户必须自主建立数据库灵活通用，但操作较复杂，用户必须自主建立数据库 应用系统所需的每一个对象。应用系统所需的每一个对象。 Acc

11、ess数据库基础及应用 4.3.2 4.3.2 创建数据库的方法创建数据库的方法 1. 1.使用使用数据库向导数据库向导创建数据创建数据 库库 操作步骤如下：操作步骤如下： 1 1）单击工具栏上的）单击工具栏上的“新建新建” 按钮，按钮， 打开打开“新建文件新建文件” 任务窗格，如图任务窗格，如图4-24-2所示，所示， 单击单击“模板模板”下的下的“本机本机 上的模板上的模板”。 图图4-2 Access数据库基础及应用 2 2）在弹出的）在弹出的“模板模板”对话框中，选择对话框中，选择“数据库数据库” ” 选项卡，单击要创建的数据库类型的图标，如单击选项卡，单击要创建的数据库类型的图标，如

12、单击 “订单订单”图标，如图图标，如图4-34-3所示，单击所示，单击“确定确定”按钮。按钮。 图图4- 4- 3 3 Access数据库基础及应用 3) 3) 在在“文件新建数据库文件新建数据库”对话框中，指定数据库名称对话框中，指定数据库名称 和保存位置和保存位置, ,单击单击“创建创建”按钮。按钮。 4 4）依次弹出）依次弹出“订单订单”数据库窗口和第一个数据库窗口和第一个“数据库向数据库向 导导”对话框，如图对话框，如图4-44-4，对话框中显示订单数据库中，对话框中显示订单数据库中 所涉及到的各种信息，单击所涉及到的各种信息，单击“下一步下一步”按钮。按钮。 图4-4 Access数

13、据库基础及应用 5) 5) 在第二个在第二个“数据库向导数据库向导”对话框中，通过单击字对话框中，通过单击字 段名称前面的复选框选择所需要的字段，然后点击段名称前面的复选框选择所需要的字段，然后点击 “下一步下一步”按钮。如图按钮。如图4-54-5所示，所示， 图4-5 Access数据库基础及应用 6) 6) 在第三个在第三个“数数 据库向导据库向导”对话对话 框中，确定数据框中，确定数据 库的屏幕显示样库的屏幕显示样 式。右侧选择显式。右侧选择显 示样式，左侧查示样式，左侧查 看显示效果，单看显示效果，单 击击 “下一步下一步”按按 钮，如图钮，如图4-64-6。 图图4-6 Access

14、数据库基础及应用 7) 7) 在第四个在第四个“数据数据 库向导库向导”对话框中，对话框中， 确定打印报表所用确定打印报表所用 的样，单击的样，单击“下一下一 步步”按钮。如图按钮。如图4-74-7。 图图4-74-7 Access数据库基础及应用 8) 8) 在第五个在第五个“数数 据库向导据库向导”对话框对话框 中，指定数据库的中，指定数据库的 标题，确定是否在标题，确定是否在 所有报表上加一幅所有报表上加一幅 图片，单击图片，单击“下一下一 步步”按钮，如图按钮，如图4- 4- 8 8所示。所示。 图图4-84-8 Access数据库基础及应用 9) 9) 在在第六个第六个“数据数据 库

15、向导库向导”对话框，对话框， 选择是否在创建数选择是否在创建数 据库之后立即启动据库之后立即启动 数据库（默认：选数据库（默认：选 定），还可选定在定），还可选定在 启动数据库时显示启动数据库时显示 有关数据库操作的有关数据库操作的 帮助信息。最后单帮助信息。最后单 击击“完成完成”，如图，如图 4-94-9。 图图4-9 Access数据库基础及应用 10) 10) 出现出现AccessAccess创建数据库的进程。数据库创建完成。创建数据库的进程。数据库创建完成。 提示输入数据库使用者的公司名称、地址和相关信息。提示输入数据库使用者的公司名称、地址和相关信息。 也可关闭对话框，暂不填写。也

16、可关闭对话框，暂不填写。 11) 11) 完成数据库的创建，出现完成数据库的创建，出现“主切换面板主切换面板”和和“订订 单单”数据库窗口。这时创建的数据表中没有数据，使数据库窗口。这时创建的数据表中没有数据，使 用用“主切换面板主切换面板”中的提示填写数据，或双击数据库中的提示填写数据，或双击数据库 窗口中相应的表，在打开的数据表视图中输入数据。窗口中相应的表，在打开的数据表视图中输入数据。 如图如图4-104-10。 Access数据库基础及应用 图4-10 在步骤在步骤4) 4) 9) 9)的任何一步，都可单击的任何一步，都可单击“完成完成”按钮。按钮。 Access数据库基础及应用 2

17、. 2. 使用模板创建数据库使用模板创建数据库 Access2003Access2003中，可以在中，可以在“Office OnlineOffice Online模板模板”中搜索中搜索 AccessAccess模板，并从网上下载模板来创建数据库。模板，并从网上下载模板来创建数据库。 使用使用“模板模板”创建数据库的步骤如下：创建数据库的步骤如下： 1) 1) 单击工具栏上的单击工具栏上的“新建新建”按钮，打开按钮，打开“新建文件新建文件” 任务窗格。任务窗格。 2) 2) 在在“模板模板”下搜索特定的模板，或单击下搜索特定的模板，或单击“Office Office OnlineOnline模板

18、模板”，在弹出的对话框中寻找合适的模板。，在弹出的对话框中寻找合适的模板。 3) 3) 选择需要的模板后，单击选择需要的模板后，单击“下载下载”按钮。按钮。 Access数据库基础及应用 3. 3. 创建空数据库创建空数据库 在应用系统的实际开发中，最常用的方法是先创建在应用系统的实际开发中，最常用的方法是先创建 一个空数据库，然后再添加表、窗体、报表及其他对一个空数据库，然后再添加表、窗体、报表及其他对 象。即需要分别定义每一个数据库对象。象。即需要分别定义每一个数据库对象。 操作步骤如下：操作步骤如下： 1) 1) 单击工具栏上单击工具栏上“新建新建”按钮，打开按钮，打开“新建文件新建文件

19、”任任 务窗格。务窗格。 2) 2) 单击单击“空数据库空数据库”。 3) 3) 在在“文件新建数据库文件新建数据库”对话框中指定数据库的名称对话框中指定数据库的名称 和保存位置。和保存位置。 4) 4) 通过通过“数据库数据库”窗口，创建所需的数据库对象。窗口，创建所需的数据库对象。 Access数据库基础及应用 4.4 4.4 操作和管理数据库操作和管理数据库 4.4.1 4.4.1 打开、关闭数据库打开、关闭数据库 1. 1.打开数据库打开数据库 操作步骤如下：操作步骤如下： 1) 1) 单击工具栏上的单击工具栏上的“打开打开”按钮，或单击按钮，或单击“文件文件” 菜单中的菜单中的“打开

20、打开”命令。命令。 2) 2) 在在“打开打开”对话框中单击对话框中单击“位置栏位置栏”中的快捷方中的快捷方 式或式或“查找范围查找范围”框中包含所需框中包含所需 Microsoft AccessMicrosoft Access数数 据库的驱动器或文件夹。据库的驱动器或文件夹。 3 3）在文件夹列表中双击相应的文件夹，直到出现）在文件夹列表中双击相应的文件夹，直到出现 想要打开的数据库并选定之。想要打开的数据库并选定之。 Access数据库基础及应用 4 4）单击）单击“打开打开”按钮旁的箭头，出现四种打开方式：按钮旁的箭头，出现四种打开方式： 如图如图4-114-11所示。所示。 图图4-1

21、14-11 Access数据库基础及应用 l打开：允许网络环境下多个用户同时访问并修改此数打开：允许网络环境下多个用户同时访问并修改此数 据库。据库。 l以只读方式打开：只能查看不能编辑修改此数据库。以只读方式打开：只能查看不能编辑修改此数据库。 防止错误修改。防止错误修改。 l以独占方式打开：将不允许其他用户再打开该数据库，以独占方式打开：将不允许其他用户再打开该数据库， 可有效保护本用户对网络环境下共享数据库的修改。可有效保护本用户对网络环境下共享数据库的修改。 l以独占只读访问方式打开：同时具有以独占只读访问方式打开：同时具有“独占独占”和和“只只 读读”的特点。的特点。 Access数

22、据库基础及应用 5 5）选择四种方式之一，出现）选择四种方式之一，出现“安全警告安全警告”对话框，对话框， 如图如图4-124-12所示所示, ,单击单击“打开打开”按钮。按钮。 图图4-124-12 Access数据库基础及应用 2. 2. 关闭数据库关闭数据库 通常通常AccessAccess系统只有一个当前数据库。当打开一个系统只有一个当前数据库。当打开一个 数据库时，此前打开的数据库会被自动关闭。另外，数据库时，此前打开的数据库会被自动关闭。另外， 还可根据返回位置的不同关闭数据库。还可根据返回位置的不同关闭数据库。 (1) (1) 只关闭数据库文件不退出只关闭数据库文件不退出Acce

23、ss 2003Access 2003。单击数据库。单击数据库 窗口的窗口的“关闭关闭”按钮或选择按钮或选择“文件文件”菜单中的菜单中的“关闭关闭” 命令或按命令或按“Ctrl+W”Ctrl+W”键。键。 (2) (2) 关闭数据库同时退出关闭数据库同时退出Access 2003Access 2003。单击主窗口。单击主窗口“关关 闭闭”按钮或选择按钮或选择“文件文件”菜单的菜单的“退出退出”命令。命令。 Access数据库基础及应用 4.4.2 4.4.2 设置数据库的默认文件夹设置数据库的默认文件夹 为方便管理、操作数据库文件，常通过设置数据库为方便管理、操作数据库文件，常通过设置数据库 的

24、默认文件夹把数据库放在一个的默认文件夹把数据库放在一个“专用专用”文件夹中。文件夹中。 操作步骤如下：操作步骤如下： 1) 1) 打开打开“工具工具”菜单，选择菜单，选择“选项选项”弹出弹出“选项选项”对对 话框，如图话框，如图4-134-13。 2) 2) 选择选择“常规常规”选项卡，在选项卡，在“默认数据库文件夹默认数据库文件夹”文文 本框中输入默认文件夹名称，单击本框中输入默认文件夹名称，单击“确定确定”。 图4-13 Access数据库基础及应用 4.4.3 4.4.3 备份和恢复数据库备份和恢复数据库 为了加强对数据库存储的安全管理，对重要的数据为了加强对数据库存储的安全管理，对重要

25、的数据 库应该经常进行备份。一旦发生意外，可以通过备份库应该经常进行备份。一旦发生意外，可以通过备份 的数据库进行恢复。的数据库进行恢复。 1. 1.备份数据库备份数据库 1) 1) 打开要备份的数据库，确保其中所有对象已关闭。打开要备份的数据库，确保其中所有对象已关闭。 2) 2) 单击单击“文件文件”菜单中的菜单中的“备份数据库备份数据库”命令命令, ,出现出现 “备份数据库另存为备份数据库另存为”对话框对话框, ,如图如图4-144-14。 图4-14 Access数据库基础及应用 3) 3) 在在“文件名文件名”文本框中指定备份数据库的文件名，文本框中指定备份数据库的文件名， 在在“保

26、存位置保存位置”列表框中选择保存位置，然后单击列表框中选择保存位置，然后单击 “保存保存”按钮。默认的文件名为按钮。默认的文件名为“原数据库名原数据库名_ _当当 前日期前日期.mdb”.mdb”。 一般情况下，备份数据库应保存在其他位置。一般情况下，备份数据库应保存在其他位置。 4) 4) 原数据库重新自动打开，备份结束。原数据库重新自动打开，备份结束。 5) 5) 如果数据库应用了用户级安全机制，工作组信息如果数据库应用了用户级安全机制，工作组信息 文件也应同时备份。文件也应同时备份。 Access数据库基础及应用 2. 2. 恢复数据库恢复数据库 使用文件复制的方法将备份数据库文件和工作

27、组信使用文件复制的方法将备份数据库文件和工作组信 息文件复制到所需位置，然后改为正确的名称即可。息文件复制到所需位置，然后改为正确的名称即可。 l采用文件复制的方法也可以达到备份数据库的目的。采用文件复制的方法也可以达到备份数据库的目的。 l当数据库文件夹中已有的数据库文件和备份数据库文当数据库文件夹中已有的数据库文件和备份数据库文 件重名时，若想保存已有文件，应在复制备份文件之件重名时，若想保存已有文件，应在复制备份文件之 前先进行文件的重命名，以免已有数据库文件被替换。前先进行文件的重命名，以免已有数据库文件被替换。 Access数据库基础及应用 4.4.4 4.4.4 压缩和修复数据库压缩和修复数据库 1. 1.压缩和修复当前数据库压缩和修复当前数