用Excel轻松打印支票的方法

1、对于财务人员来说填写支票是一项重要的日常工作。使 用电脑进行支票套印既可减少工作量，又能有效地避免 填写失误，显然是个不错的选择。下面就以Exc el2003为例介绍一下套印支票的具体操作。一、精确设置 套印位置为了获得支票图样，你需要一台扫描仪或数码 相机。把支票放入扫描仪，扫描分辨率设 定为100dpi、缩放比100。在预览图形上调整扫描区域框 使它尽量靠近支票边，或者在扫描后再用图形处理软件 进行修剪。最后把扫描的图像处理后保 存为ZP.bmp。编注：如果用数码相机拍照，可以将照片 在Photoshop软件中放大尺寸，使它和实际的支票尺寸相 同。1.设置定位背景启动Ex cel，单击菜单

2、栏的“格式/工作表/背景”打开工作表背 景对话框，把刚才保存的ZP.bmp设定为背景。单击工具 栏上显示比例的下拉列表框，把显 示比例设定为106%。注：106%的比例是这样得来的。在 把扫描的支票图设置为电子表格背景后，设置显示比例 为100%，用绘图工具栏中的“矩形” 工具画一个与背景支票等高的矩形，打印出来。量得打 印出的矩形高为8.5厘米，直接量取支票的高度为8厘米， 8.58=106%就是所需的比例2. 设置界面及数据定位通过拖动行、列标题的边界调整行 高列宽，再配合使用格式工具栏中的 “合并及居中”按 钮，让支票中要每个要填写的位置均正好与一 个单元格重合。对于日期的年月日、小写金

3、额的个十百 千的格子都只要合并在一个单元格就够了。对周围无关 的单元格全部设置填充色以突出显示支票。然后在 支票下面的16行设计一个表格用于输入支票中的基本内 容，并输入数据以便下一步设置时参考(图 1)。 二、格式及公式1.基本公式在C3、C4 、B10单元格分别输入公式=I16、=K16、=B16以显示科目、 对方科目和金额。出票日期B7、H2都输入=F16，收款人 B9和H3=A16 ，用途B11和G7=H16。这一步让支票上的各个单元格分别 引用16行中的相应单元格数据。2.格式设置选中A1：E13 存根区设置为8号字、宋体 、左对齐。再选中 F1：L13支票区设置为10号字、宋体，

4、左对齐。选中H4设置14号字，单击工具栏上的“B”按钮 设置文字加黑，以突出显示大 写金额。选中B9，右击选择“设置单元格格式”，在 “对齐”选项卡中单击选中“缩小字体填充”复选项， 以防收款人名过长时显示不完。同样对H3、H4 设置“缩小字体填充”格式。选中存根的金额B10，右击 从 “设置单元格格式”的“数值”选项卡中设置分类为 货币、小数2位。3.小写日期选中存根 出票日期的B7单元格，右击选择“设置单元格格式”， 在“数字”选项卡的“分类”列表中选择“自定义”， 在“类型”输入框中输入“yy mm dd ”，不含引号且在yy与mm、mm与dd间均有4个半角空格 (图2)。确定后就可以看

5、到日期已经对准了。在类型中通 过增加或减少半角空格数可直接调整 年月日的间距。 4.大写日期选中H2设置文字水平居中对齐，把字号设置 为10号。右击H2 选择“设置单元格格式”，在 “数字” 选项卡的“分 类”列表中选择“自定义”，在“类型”输入框中输入 “DBNum2yyyy mm dd”，不含引号且年月日间同样以4 个半角空格分隔，确定后 ，再适当调整H列宽度让日期对正位置即可。5.小写金额 在小写金额的J5中输入公式=IF(B16 100000000,￥,) &WIDE cha(ROUND(B16,2)*100)。公式前半部分表示当数值小于1 亿时才显示￥，后面的WIDEcha()作用是

6、把单字符转成双 字符，其效 果就相当于在各个数字间插入1个空格增大数字间距，然 后只要适当调整字号就可以得到所需的间距，在此设置 为10.5号字就差不多了。最后选中J5设置 右对齐，再调整K列宽让各个数字对正相应格子即可。注： 对于字号列表中没有的字号，只要在工具栏上的“字号” 输入框中直接输入数字如10.5，然后回 车即设置为10.5号字。6.大写金额的处理在大写金额的H4 单元格中输入公式=IF(INT(B16)=0,TEXT(INT (B16) ,DBNum2)&元 )&IF(OR(INT(B16*10)=0,INT(B16)=B16),IF (INT(B16*10 )=INT(B16)

7、*10,零 ,RIGHT(TEXT(INT(B16*10),DBNum2),1)& 角)&IF(INT (B16*100)=INT(B16*10)*10,整 ,RIGHT(TEXT(ROUND(B16,2), DBNum2),1)& 分)，回车确认后马上可以看到自动显示的大写金额。 最后完成的效果如图(图3)。 此公式分三段分别对元、角、分进行计算获取大写数值 并加上单 位，再用&连接起来。公式中 IF(INT(B16)=0,TEXT(INT(B16),DBNum2)&元)表示当 B16的整 数部分为0时不显示，否则将B16取整后转换成大写，并 在后面加上“元”。RIGHT(TEXT(ROUN

8、D(B16,2), DBNum2 ),1)表示对B16的值四舍五入保留2位小数，转换为大写后 再提取最右边一个字，也就是分值的大写。7.有效性设置 为了防止输入错误，应对A16 :K16单元格分别设置有效性。选中B16，单击“数据/有效 性”，在“数据有效性”对话框中设置“允许”“小 数”、“数据”“小于”、最大值 1000000000确定完成设置，这样当输入金额超出支票 最大金额时就会有错误提示。选中H16，单击“数据/有 效性”，在“数据有效性”对话 框中设置“允许”为“序列”，在 “来源”中输入“人 工工资,工程费用,购买设备,建筑材料费”(不引号)，切换 到“出错警告”选项卡，单击取消

9、“ 输入无效数据时显示出错警告”复选项前的 ，确定后 再选中H16就会显示一个下拉按钮，单击它可以从下拉列 表中选择输入常用的项目，当然也可以直 接输入新项目。I16、K16也具有类似要求亦应同样进行设 置。三、打印设置1.指定打印区域选中B2:L13区域，单击 菜单“文件/打印区域/设置 打印区域”。在此不要把第1行和A列设置为打印区域， 因为通常打印机是无法实现无边距打印的，所以得保留 这一部分做为页边距。2.页面设置画一个与A 1重合的矩形，右击此矩形选择“设置自选图形格式”， 从“大小”选项卡中查出矩形高度1.3厘米、宽度2.3厘米， 这其实就是首行的行高和A列的列宽 ，也就是要设置的

10、页面上边距和左边距的尺寸。单击菜 单的“文件/页面设置”，在“页边距”选项卡中输入上 1.3厘米、左2.6厘米，右、下边距 则改为最小值0(图4)。由于支票长超过A4纸的宽度21厘米， 所以对于A4幅面的打印机还应在“页面设置”的“页面” 选项卡中反纸张方向选择为“横 向”才能正常打印。然后单击“选项”按钮进入打印机 设置界面，自定义纸张尺寸，直接输入纸的尺寸，这尺 寸当然也要直接用尺子从支票上量取。不过实际上 ，对于大部分的喷墨打印机和针式打印机，你只要选择 一个比支票大的纸张尺寸就可以正常打印了，并不需要 完全一样的尺寸。 3.打印测试放入一张复印 的支票打印试试，一般打印机多少会有些偏差

11、，只要从 打印的样张上直接量取水平或垂直的偏移值，然后增减 到相应的上、左页边距中即可。设置为背景的支票 虽然在屏幕上可以看到，但是并不会被打印出来，所以 无需考虑。4.保护工作表选中A16:K16区域右击选择“设 置单元格格式”，在“保护”选项卡中 单击取消“锁定”复选项，确定返回。单击“工具/保护/ 保护工作表”，在弹出窗口的“允许此工作表的所有用 户进行：”选项列表中只选中“选定的单元格 ”选项，确定完成工作表保护设置。这样在工作表中除 了A16:K16单元格区域外，其它单元格将无法选中，也不 能调整行高列宽，这样就不用担心会因误 操作影响支票套印效果了。最后把此工作薄命保存为 “支票套印.xls”备用。OK，到此支票套印的模板已经完 成了，以后需要打印支票时，只需打开“支 票套印.xls”，在A16:K16输入支票的内容，基本上只要输 入金额和日期其它都可