美术馆典藏信息管理系统管理制度

1、美术馆典藏信息管理系统管理制度第一条 总 则 美术馆藏品是国家宝贵的科学、文化财富，是 美术馆业务活动的物质基础。为了准确运用藏品的历史、艺术和科学 价值，加强藏品的保护管理，确保藏品的安全，充分发挥藏品的作用， 根据XX美术馆章程第三章的规定，加强美术馆藏品信息管理系 统管理，结合本馆藏品实际情况，建立健全了完善的藏品数据库，确 保系统数据安全，填报及时、准确，规范相关人员的工作行为，特制 定本管理制度。第二条 领导小组 成立由美术馆领导任组长、典藏研究相关人 员为成员的“ XX美术馆典藏信息管理系统工作领导小组”下设办公 室，负责美术馆的典藏管理信息管理系统的具体管理工作。第三条：管理部门

2、美术馆典藏研究部负责对信息进行收集、上 报等相关工作。负责典藏管理系统信息的采集、编制、上报、审批、 登陆、录入、修改。第四条：管理人员 明确一名美术馆典藏管理员为系统管理员， 一名为系统操作员。系统管理员、操作员必须接受信息管理系统的相 关业务培训，持证上岗。第五条：米集内容 为建立藏品入馆资料，有系统整理及保存藏 品资料与取得过程的书面资料和藏品， 以建全管理制度。美术馆藏品 信息管理系统采集的内容包括：1、藏品实体：指藏品的物质实体名称。藏品的编号、分级、藏 品取得方式、藏品来源（征集、采集、购买、交换、接受捐赠或者调 拨）、藏品对象（包括原属个人或者作者、单位名称或采集地点，并 加注相

3、关地址、电话、传真、电子邮件等联络资料）、藏品入馆日期（以点交纪录所载日期为依据）。藏品实体可包括一个主件，或一件 以上共同构成具有功能意义之其它部件。2、藏品登记：指所有与藏品有关的实质纪录与记录过程，即新 取得或暂管对象的登记。包含入藏登记时间与编目分类、分级、材 质、尺寸、品相（完残状况）、创作年（代）、规格、出处、历史以 及经手人姓名（本馆承办该批藏品入馆业务之典藏管理人员）、登录 人姓名（本馆执行入藏登记/编目的人员姓名）等其它相关纪录。3、藏品动态：指将藏品有系统的详细描述，如状况报告、取用、 维护、借贷、注销、展览、研究、作者著作、对藏品或者作者的研究 和评论、作品历次参展情况、

4、艺术家档案等资源的动态纪录。同时通 过存档照片、拍照记录，对藏品进行信息化和影像处理。本馆藏品除了以文本的方式记录外，使用电脑化管理。4、藏品的相关档案，指藏品本体的相关资料：藏品的原始记录、 鉴定意见、藏品总登记账、藏品卡、藏品修复档案、藏品保护档案、 藏品分类账、藏品目录、出入库（馆）凭证及藏品调拨手续等，此外， 还有藏品照片、拓片、音像和光盘资料。5、藏品的参展档案，藏品有的会出展，有的因为某种原因不会 出展，所以不会成为“展品”，而出展的藏品就获得了与社会交流的 可能：展品目录、展品点交册、装箱单、出入馆凭证、有关展览现场 的照片录像等资料、展览的陈列方案、展览图录和相关文件以及相关

5、学科、社会各界及新闻媒体对此次展览的报道等。6、与藏品相关的业务活动档案，科研项目的开发与合作，其他学科对本藏品的直接间接研究，新闻媒体对专题展览、藏品移交的宣 传报道等。这是由图文声像所组成的一个平面资料系统，它是计算机藏品管理系统的资料源。7、藏品的储存区位，XX美术馆藏品信息管理系统留有“库房 储存区位”，按藏品的放置有其固定的库存位置，标示藏品在库房的 储存区位，分为“SS（库房码）/RRR（柜架的排码）/PPPP（柜架层格码）” 移出使用完后，必须放回其原来的位置。如藏品不在该藏库内，库房 储存区位应登载存放地点或借展单位之名称，如登载为“庞薰琹油画 展示厅”。第六条：编制审批 藏品

6、之登录作业程序如下：1、入藏登记与编目：首先将待入藏作品点交后办理入藏登记， 根据分管副馆长手工登记的XX美术馆馆藏作品入藏总帐，登录 人员在藏品信息管理系统外进行入藏分类编目登记，入藏登记完毕后 在“藏品管理系统”进行编目或登记在“本馆分类藏品编目表”。本 款应于藏品取得后3 0日内完成。2、登录资料审核：将XX美术馆馆藏作品入藏总帐、本 馆分类藏品编目表及办理入藏登记与编目之藏品清单， 按行政程序 呈核，最后由馆长签字核定。本款应于入藏登记与编目完毕后七日内 完成。3、文件存盘与备份：将前述资料及其它与藏品有关的文件与资 料的纸本正本储存于档案室，并入同一登录号的卷宗内，由典藏人员 依号码

7、先后顺序作档案管理。文件与资料应制作电子文件副本， 以光 盘(CD-ROM)形式保存以防范资料损毁。第七条：登录修改 系统管理员、操作员应将涉及的相关的基础 数据及其它数据在规定时间内及时、准确地录入系统。更新状况报告 纪录：藏品入藏前与每次入、出库，应更新状况报告纪录。定期对信 息管理系统录入情况进行检查，定期登录藏品取用、维护、借贷、展 览等纪录；藏品取用纪录应每月一次，藏品维护纪录应至少每年一次， 藏品借贷纪录则于每次藏品(对象)入、出库与归还时进行。系统管 理员、操作员应上报信息录入情况。第八条：实名登陆、分级查询和保密规定1、XX美术馆藏品信息管理系统“系统管理员”、“操作员”不得泄漏用户名及密码，并应做到定期更换登录密码，人员如果发生变 动，应立即更换密码。2、XX美术馆藏品信息管理系统实行实名登陆、分级查询制度。实名登陆，一人一号；按行政或者技