文件控制程序()

1、xxx饮用水有限公司天津分公司 章节号：tjrbs_ cx程序文件依据 iso 9001:2015&iso 14001 : 2015 & iso 22000:2018 标准）（第一版）审 核：批 准：分发号：受控状态：持有者：2019-7-5 发布2019-7-5 实施1目的对公司范围内与质量管理体系和环境、食品安全管理体系有关的文件进行有效控制，确保在各个部门、 各个场所可获得相应文件的最新有效版本， 防止作废文件的非预期使用。2 范围本程序使用于本公司所有与质量、环境、食品安全管理体系有关的文件，包括外来文件的控制。3 职责3.1 行政部负责本程序的组织实施。负责全公司范围内体系运行文件分

2、类、发放、管理、归档及组织评审，负责本部门范围内的文件编制。3 .2品控部负责技术性文件和生产作业文件的编制以及本部门的文件控制。其他部门负 责本部门范围内文件的编制及本部门文件控制。4 工作程序5 .1质量、环境、食品安全体系文件包括 qehms 手册 一级文件；程序文件 二级文件；作业文件 三级文件（如作业指导书、任务书、计划书、操作规程、制度规范、标准、预备信息、前提方案、 haccp 计划等） ；记录（如数据报告、信息单、过程活动记录、各种记录表格等） 。4.2 文件的编号4.2.1 文件的编号按文件层次递进，易于查阅和检索。文件编号由行政部统一规定， 具有统一性标识。 文件编号由公司

3、名称代号、 文件代号、章节条款号、顺序号几部分组成。顺序号从01 开始。a. qehms 手册编号例： tjrbs/qehms 表示本公司质量、环境管理、食品安全管理手册b.程序文件编号：如： tjrbs-cx- 章节号 -序号tjrbs一天津乐百氏缩写cx一文件种类所写cx -程序；zd-制度；zy-作业；sc-手册章节号如： tjrbs-cx-4.2.3-文件控制程序涉及文件排序c.各部门文件编号tjrbs- 部门代号文件种类- 序号部门代号：sc-生产部 pk-品控部xz一行政部ps一配送部ck 仓库文件种类： zd- 制度 zy- 作业lc- 流程4.2.2 文件的版本号和修改状态号版

4、本号以abc字母表示修改状态号以0、1、2、3、4页码以第x页 共x页”表示（如页码：第1页 共3页-表示该文件共3页此为第 1 页）当文件更改或修订后要相应变动文件的版本号和修改状态号， 以便于识别文件的现行状态，确保在使用处可获得相应有效版本。1.3 文件的批准a. 质量、环境、食品安全体系手册由管理者代表（食品安全小组组长）审核，总经 理批准；b. 程序文件由管理者代表负责审核，总经理批准； c. 技术性文件由品控部负责人审批； d. 各部门相关文件由部门负责人批准； e. 外来文件由管理者代表审批其适用性； f. 必要时对文件进行评审与更新，需经再次批准。1.4 文件的更改和作废必要时

5、对文件进行更改。要填写文件更改申请/ 审批单 ，并保留更改内容的记录。1.4.1 手册和程序文件由行政部负责申请和组织实施更改，由管理者代表审核，总经理批准。1.4.2 作业文件的更改由各相关部门负责人申请，由管理者代表批准后，再由各部门负责人进行更改。1.4.3 所有被更改的文件，其原文件必须由相应部门收回，进行统一管理,以确保有效文件的唯一性。1.4.4 行政部每年11 月底组织相关人员对现有体系文件进行全面评审，因评审或其他原因而对文件的修改。1.4.5 文件发布前应再次批准，由原审批部门进行审批。1.4.6 文件更改后，与更改文件相关的其他文件应同时进行更改，以保证文件的统一性和协调性

6、。1.4.7 文件的更改，分为换页、插页和章节更改。1.4.8 文件经三次以上更改,或文件需进行大幅度（超过文件内容的2/3） 更改时,应进行换版,原版文件即时作废,换发新版本。1.4.9 文件更改应由该文件的原审批部门进行审批,做相应修改,若由其他部门进行修改时,该部门应获得审批所需依据的背景文件资料。1.4.10 文件更改应在文件更改申请/审批单上记录文件修改内容，修改日期和更改原因、更改生效时间，同时做现行修改状态标识。1.4.11 文件更改在实施前需由食品安全小组进行评审，以确保其对食品安全的效果以及对食品安全管理体系的影响。1.4.12 作废文件由行政部按原文件发放/回收登记表中登记

7、发放的范围收回原版并记录，并在作废文件上加盖“作废”印章，填写文件销毁留用登记表 ，经主管领导批准后，统一销毁。需做资料保存的作废文件，加盖“作废保留”印章后方可留用。1.4.13 作废文件要及时从发放和使用场所收回，确保文件有效。1.5 文件的发放和领用1.5.1 受控文件的发放要加盖“受控”印章，经批准后，按规定发放范围发放，确保体系运行的各个场所获得相应有效文件。1.5.2 文件领用者在文件发放 / 回收登记表签字后，领取标有分发号的受控文件，并填写文件收文登记表 。分发号由年代号和顺序号组成。1.5.3 当文件领用者的文件严重破损影响使用时，应向行政部申请办理更换手续，交回破损文件，

8、补发新文件， 新文件的分发号仍沿用原文件的分发号， 行政部将破损文件收回时，必须填写文件销毁/ 留用登记表 。1.5.4 当文件持有者的文件丢失后，应向行政部办理申请领用手续，但必须在领用申请中做出说明， 行政部在补发文件时， 仍用原来的分发号， 补发文件在原文件编号前加 “补”字样以示区别。1.6 外来文件的控制a. 对外来文件由主管部门填写外来文件适用性审批表 ；b. 经审批适用的外来文件，由主管部门控制分发并填写文件发放/ 回收登记表 ；c. 对失效、过期的外来文件，主管部门要及时收回，按作废文件处理。1.7 法律法规与其他要求获取识别和更新1.7.1 行政部通过与国家、地区及行业主管部

9、门、刊物及其他途径获取相关法律法规与其他要求的文件。1.7.2 行政部与相关部门确定其适用性，制定适用法律法规和其他要求一览表经主管领导审批后发送至各相关部门。1.7.3 各相关部门制定本部门相应的法律法规和其他要求清单，结合程序文件和作业指导书组织学习相关内容，并按相关要求执行。1.7.4 行政部将本公司的相关资料存档，各部门将本部门的资料予以保存。1.7.5 文件的发布保存按文件控制程序执行，有关记录按记录控制程序执行。1.7.6 若有法律法规与其他要求更新或废止时，对更新的法律法规与其他要求重新进行识别并审批其适用性。1.7.7 行政部将本公司的适用法律法规与其他要求一览表报管理者代表审

10、批。1.7.8 行政部每年按本程序4.7.1 要求查找获取，必要时执行本程序4.1-4.7 ，确保法律法规的适时更新并适用。1.8 文件的管理1.8.1 行政部是公司文件管理的主管部门，负责手册、 程序文件的发放、回收、更改控制，负责建立公司受控文件清单并对全公司的文件进行监督管理。a. 对于受控文件应定期公布受控文件清单，以识别现行使用文件的状态。凡属受控文件均由行政部统一备案存档（包括软盘、光盘、录相、录音带等）b. 各部门应建立本部门的受控文件清单 。1.8.2 文件的借阅和复制特殊情况需要借阅时,到该文件的主管部门办理,并填写 文件借阅登记表 ， 不得带走，不得擅自复印。需要增发时，由文件发放部门按本程序4.5 文件的发放和领用执行。1.8.3 本程序涉及的记录执行记录控制程序 。5 相关文件记录控制程序 tjrbs cx-4.2.4-026 记录/ 回收登记表tjrbs c