AO系统在行政经费专项审计调查中的深入应用

1、AO 系统在行政经费专项审计调查中的深入应用浙江省衢州市审计局楼雯琳胡学海1. 实例概述1 . 审计项目名称：衢州市本级集中核算单位 2004 至 2006 年度部分经费支出专项审计调查2 .项目所属行业：行政事业3 .项目实施时间： 2007 年 8 月 31 日至 2007 年 10 月 31 日4 .项目背景介绍：建设节约型社会，政府要率先垂范，从衢州情况看，建设节约型政府具有更加重要的现实意义。 衢州目前的现状是， 经济发展水平低与经济资源紧并存，财政收入水平低与政务开支高并存，此外近年来，政府行政支出增长较快，行政成本偏高，已成为社会各界关注的热点。开展此次审计的目的是在了解、 分析

2、市本级集中核算单位2004 年至2006 年度经费支出总体结构的基础上，对部分经费管理现状开展审计调查。通过深入分析行政机关在会议费、招待费、公车使用费等方 面存在的问题， 提出加强和规范使用管理的意见建议， 促进规范财政 资金的使用行为，强化行政成本意识、提高财政资金的使用效益，推进节约型政府的建设。5 .项目审查数据量衢州市会计核算中心对全市 105 家行政事业单位进行统一的核算管理，信息化程度较高。采用的核算软件由杭州天健公司开发，主要分为财务核算和业务管理两大系统，后台数据库类型为 SQL-SERVER。采集的数据量 2004 、 2005 和 2006 年各年分别为 322MB 、

3、353MB 、 348MB ，本次审计主要针对三年的财务数据进行分析，涉及的数据表主要是： A_Voucher （凭证表） 、 A_Ledger （总账表） 、 G_Account（会计科目表）和 G_Enterprise （部门表 生成分部门辅助账等需要 ）；并根据审计过程的需要，采集和分析了有关业务数据表，主要是：1 、 p-tableinfo 表数据字典表2 、 e-card 表固定资产卡片表3 、 e-assettype 表固定资产分类表4 、 g-person 表人员表5 、 g-persontype 表人员类型表6 .项目最终成果通过审计， 掌握了我市行政单位经费支出总体情况， 并

4、通过数据分析，掌握了我市各行政单位人均会议费、 单车交通费、 人均招待费等实际情况。 根据数据分析的结果进行延伸审计调查， 对费用特别低的单位总结好的管理经验， 对费用特别高的单位分析原因， 查找管理上存在的漏洞。 通过相关数据佐证和典型单位的树立， 为我市规范公务用车，控制交通费、会议费等项费用提出了多条现实、可行的建议和办法；并针对单车交通费及人均行政经费等政府关注、社会关心的热点问题，撰写了衢州审计情况， 引起了市政府有关领导的高度重视，并进行了重要批示2 次（见材料附件） 。 强化了我市公务员行政成本意识，提高了财政资金的使用效益。7 .项目具体实施过程1 .AO 应用介绍1. 审前调

5、查和编制实施方案审计组非常重视该项目的审前调查工作， 利用一个多月的时间， 对市 本级核算中心的核算方法、工作流程、核算软件和数据结构等方面，进行了详细的摸底和审前调查。根据本次审计涉及的数据量大的特点，项目采用了 AO 2008 服务器版 。首先由系统管理员在服务器端的管理控制台上建立审计项目，导入审计人员并确定项目的负责人。 然后由审计组长分配项目成员及角色设置，并在客户端下载项目信息，编制审计实施方案，根据审前调查资料，在实施方案中， 确定了计算机审计的步骤和方法，制定了电子数据采集转换的方案以及数据保密和安全措施等， 并明确了审计组成员的分工。最后根据审计方案，编制了审计事项，设置了人

6、员分工。2 .电子数据的采集和导入AO 。1. 财务数据。该项目涉及全市105 家集中核算单位3 年的数据，如何在AO 中对数据进行有效组织是关键问题。如果直接利用 AO 中已有的导入模板， 则会生成数目庞大的账套，且因为 AO 不能进行跨账套查询， 审计所需要的横行比对分析等无法实现。 因此在审计调查前期， 审计组将重点放在合理地组织电子数据上， 目标是既要将每年所有单位的数据生成一个整体账套，又要能在账套中区分出每个单位的会计信息，以便进行各单位之间的数据对比分析。 通过对 AO 系统数据采集和账套生成功能的深入研究， 以及计算机人员的不懈努力和反复尝试， 最终成功地利用 AO-2008

7、版中的新功能“ 辅助账 + 国标数据导入 ”的方法实现了上述目标。导入原始财务数据到 AO 中， 分别生成3 年的整体账套。为了更好地推广应用计算机审计的研究成果， 计算机人员对整个转换过程的思路方法进一步总结梳理， 在充分考虑适用性和易用性的基础上， 专门开发了 AO 多部门账套合并工具 软件 （详见资料包中 AO账套合并工具的开发与应用 说明文档， 并附有程序主体和部分源代码的打包文件） 。 该软件为 类似核算中心或集团公司等多个财务主体集中审计中的财务数据组织 问题，提供了通用简便的解决方法。4 .业务数据。本项目审计还涉及到各单位的人员情况、 固定资产账等数据， 结合数据字典（ p-t

8、ableinfo 表）对原始数据进行分析和整理，并导入AO相关账套。5 .服务器端分配电子数据。系统管理员通过AO 服务器端的管理控制台， 将三年数据一次性导入生成电子账套， 并完成项目的电子数据分配， 同时审计组长给审计人员授权电子数据。3 .应用 AO 辅助审计现场实施运用 AO 的账表分析功能进行审计分析，尤其是试用了 08 新版的“多套数据审查”功能， 大大提高了审计效率， 但也发现该功能存在的不足之处， 具体情况详见材料的“使用 AO 的创新点”中内容。 运用 AO 的数据分析功能，编写 SQL 语句对数据进行分析筛选，查找审计疑点，确定延伸审计的重点。并形成审计证据材料，在审计日记

9、中记录审计过程。4 .资料整理和编写审计报告在 AO 中编制审计工作底稿， 并通过“审计报告”功能， 完成报告的撰写。5 .项目取得的成果1. 通过语句分析，查找人均会议费、招待费支出较高和较低的单位， 确定延伸审计重点。1 . 审计思路由于审计调查将分析全市统一核算单位招待费、 会议费支出的整体使用情况，计算人均招待费、 人均会议费，从中筛选出人均支出较高或较低的单位进行延伸审计调查。2 .审计方法和步骤步骤一：各单位的人员情况反映在g-person 表(人员表)中，经过对数据的分析，判定nTypeId 代表人员类别，其值“ 1 ”表示在职，sDWId 代表单位代码。由于单位人员每年有进出变

10、动，通过计算全年在职人员的加权平均数，全面准确反映年度人均支出情况。nInMonth 字段记录进入单位的时间 ,nOutMonth 字段记录离开单位时间，“0 ”值表示无变动。采用“计入不计出”的计算方法，先算出每个在职人员的实际工作月数，再除以 12 并保留二位小数，最后按单位进行分类并汇总。(SelectsDWId,SUM(CASEnOutMonthWHEN0THEN13ELSEnOutMonthEND)-(CASEnInMonthWHEN0THEN1ELSEnInMonthEND)/12.00)ASrysFrom 业务 _源 _G_PersonWHEREnTypeId=1GROUPBYs

11、DWId) 各项经费支出包括在经常性支出和专项支出中列支的费用总和， 利用 财务数据统计出各单位全年一般招待费和专项招待费支出的总和。（Select部门编码,LEFT（科目编码,9）ASkmbm,SUM（贷方金额）AShjsFrom凭证辅助明细表WHERE摘要like年终转帐and（ 科目编码 LIKE501010216%OR 科目编码UKE501020216%）GROUPBY 部门编码,LEFT（科目编码,9）再将两条语句联接， 查询生成各单位全年人均招待费支出表。 语句如下：Select 部门编码 ,（SelectsNameFrom 业务 _源_G_EnterpriseWHEREsId=a

12、. 部门编码 ）AS 部门名称 ,kmbmAS科目编码 ,CASEkmbmWHEN501010216THEN 一般招待费ELSE专项招待费 END 费用名称 ,hjsAS 发生额合计,ROUND（rys,2）AS 人员数加权平均 ,ROUND（hjs/rys,2）AS 人均支出 From（Select部门编码,LEFT（科目编码,9）ASkmbm,SUM（贷方金额）AShjsFrom凭证辅助明细表WHERE摘要like年终转帐and（ 科目编码 LIKE501010216%OR 科目编码UKE501020216%）GROUPBY 部门编码,LEFT（科目编码,9）ASaLEFTJoin(Sel

13、ectsDWId,SUM(CASEnOutMonthWHEN0THEN13ELSE nOutMonthEND)-(CASEnInMonthWHEN0THEN1ELSEnInMonthEND)/12.00)ASrysFrom 业务 _源_G_PersonWHEREnTypeId=1GROUPBYsDWId)ASbOna. 部门编码 =b.sDWIdANDrys0步骤二：同理，生成各单位全年人均会议费支出表。Select 部门编码 ,(SelectsNameFrom 业务 _源_G_EnterpriseWHEREsId=a. 部门编码 )AS 部门名称 ,科目编码,CASE科目编码WHEN5010

14、10214THEN一般会议费ELSE专项会议费 END 费用名称 ,hjsAS 发生额合计,ROUND(rys,2)AS 人员数加权平均 ,ROUND(hjs/rys,2)AS 人均支出 From(Select 部门编码 ,科目编码 ,SUM( 贷方金额 )AShjsFrom 凭证辅助明细表 WHERE 摘要 like 年终 %转帐 and( 科目编码尸501010214OR 科目编码 尸501020214)GROUPBY 部门编码,科目编码)ASaLEFTJoin(SelectsDWId,SUM(CASEnOutMonthWHEN0THEN13ELSEnOutMonthEND)-(CASEn

15、InMonthWHEN0THEN1ELSEnInMonthEND)/12.00)ASrysFrom 业务 _源_G_PersonWHEREnTypeId=1GROUPBYsDWId)ASbOna. 部 门编码 =b.sDWIdANDrys0步骤三： 对语句执行的结果进行分析、 利用。 通过排序、 加总等功能，筛选出人均招待费、会议费较高或较低的单位作为延伸审计的重点，对于支出畸高和畸低的单位作为审计疑点，进一步落实查清原因。2.通过语句分析，查找单车交通费支出较高和较低的单位，确定延伸审计重点。1 . 审计思路由于审计调查将分析全市集中核算单位交通费支出的整体使用情况，并查找单车交通费（包括燃

16、料费、保险费、保养修理费和其他费用的总和）支出较高和较低的单位，作为延伸审计调查的重点，以对其管理水平进行评价。2 .审计方法和步骤步骤一：各单位的车辆情况反映在e-card （固定资产表）中，经过对数据的分析，判定sAssetTypeCode 代表资产类别，而代码030005 表示车辆。 sDWId 代表单位代码， sCardCode 代表资产编号，资产编号在单位之间是重叠的。 sID 代表记录编号，记录编号是唯一的。车辆的新增、报废情况在数据表中反映为：新增车辆增加一 条记录；报废车辆，原记录保持不动，重新生成一条记录反映最新情况，其 sID 值比原记录大。因此先按单位代码和资产编号分组，

17、 找出 sID 值最大的记录， 再联接查询得到各单位年末车辆情况。 在各年度执行下面的语句， 并保存为自定义表一一“XX年末车辆情况表”。Selecta.*From 业务 _源_E_CardASainnerJoin(SelectMAX(str(sID)ASmax_sidFrom 业 务_源_E_CardWHEREsAssetTypeCode=030005GROUPBYsDWId ,sCardCode)ASbOnstr(a.sID)=max_sidANDsAssetTypeCod e=030005步骤二：首先利用步骤一生成的“XX年末车辆情况表”，按当年车辆的实际使用月份，计算出各单位车辆加权平

18、均数。其中 dStart 记录启用时间， dChange 记录变动时间， fQuantity 表示在用车辆数。fQuantity0 表示原有车辆数。计算每条车辆资产记录的使用加权数分为两步： 首先计算在用车辆及新增车辆的加权平均 (下面语句中第一个 CASEWHEN 判断，用 12 减的差为实际使用月数，除以 12 后再乘以数量)，然后计算报废车辆的加权平均(下面语句的第二个CASEWHEN 判断中， 先用返回 0 值的方式剔除报废时间在以前年度或是新增车辆的记录(原有数量比现有数量小)，无变动的记录自动返回 0 值； 再对当年报废车辆的记录计算使用月份的加权数， 并乘以报废数量，最后将两个结

19、果相加并按单位分类汇总。以 2006 年度为例，语句如下：(SelectsDWId,SUM(12-(CASEWHENYEAR(dStart)2006THEN0ELSEMONTH(dStart)END)/12.00*fQuantity+(CASEWHENYEAR(dChange)2006ORfQuantity0-fQuantity0THEN0ELSEMONTH(dChange)/12.00END)*(fQuantity0-fQuantity)ASclsFrom2006 年末车辆情况GROUPBYsDWId)将语句合并到主句中， 查询生成各单位单车交通费支出表。 以燃料费查询为例，语句如下：Sel

20、ect 部门编码 ,(SelectsNameFrom 业务 _源_G_EnterpriseWHEREsId=a. 部门编码 )AS 部门名称 ,kmbmAS科目编码 ,CASEkmbmWHEN501010210THEN 一般交通费 ELSE专项交通费 END 费用名称 ,hjsAS 发生额合计,ROUND(cls,2)AS 车辆 数加权平均 ,ROUND(hjs/cls,2)AS 单车支出 From(Select部门编码,LEFT(科目编码,9)ASkmbm,SUM(贷方金额)AShjsFrom凭证辅助明细表WHERE摘要like年终转帐and( 科目编码 LIKE50101021001%OR

21、 科目编码UKE50102021001%)GROUPBY 部门编码,LEFT(科目编码,9)ASaLEFTJoin(SelectsDWId,SUM(12-(CASEWHENYEAR(dStart)2006THEN0ELSEMONTH(dStart)END)/12.00*fQuantity+(CASEWHENYEAR(dChange)2006ORfQuantity0-fQuantity0与此类似，查询各年度的单车各项交通费支出情况。步骤三： 对语句执行的结果进行分析、 利用。 通过排序、 加总等功能，筛选出单车交通费支出较高和较低的单位作为延伸审计的重点， 对于支出畸高和畸低的单位作为审计疑点，

22、延伸审计过程中应查清原因。3 .使用 AO 的创新点1 . 成功运用 AO 的“国标数据导入 + 辅助账”功能， 生成部门辅助账，并将过程开发成通用软件。由于 AO 软件没有提供以数据库数据导入方式生成辅助账的功能， 而对于本项目来说， 既要将所有核算单位的数据合并在一个账套内， 又要能在部门辅助账中分开反映各单位情况。 经过审计人员的不懈努力和反复尝试， 终于摸索出一种简单方便的办法， 利用 AO 的“国标数据导入 + 辅助账”功能， 对全市 105 家集中核算单位3 年的财务数据进行合理有效的组织， 将各部门独立的账套， 转换为一个整体虚拟账套下的部门辅助账形式， 并将过程开发成通用软件

23、AO 多部门账套合并工具 。 对于类似核算中心或集团公司等多个财务主体集中审计中，财务数据的组织形式问题，具有很好的推广应用价值。2 .积极应用联网版的 AO 系统，提高工作效率，共享审计信息。根据项目审查数据量大、 分析语句复杂， 调查范围广、 时间长的特点，率先应用了 AO 系统的最新成果： AO 系统联网版。由于联网版的AO 采用 SQL-Server 作为底层数据库，大大提高了语句的执行速度和数据的吞吐量，有效提高了审计效率。在审计过程中，审计组成员之间通过网络版的平台， 方便地共享审计信息， 打破了过去单机作业 的封闭模式，解决了 “信息孤岛”的问题。3 .充分利用 AO-2008 版的新增功能，进行数据查询分析。1 . 利用“多套数据审查”功能，对3 年数据的分析一次完成。此次审计调查涉及三个会计年度，审计人员利用新版AO 系统提供的“多套数据审查”功能，大大提高了审计分析效率。如：对人均人员支出的查询， 选中三年电子数据， 以及需要执行的语句， 结果如下图：拖动相关的年度，进行数据的分析、比对，并保存结果。2 .运用“辅助账审查”功能进行数据的整合、分析。通过前述方法生成包含部门辅助账的账套， 在此基础上， 利用 AO08版的辅助账审查功能，方便、快捷地查看任何部门的财务信息。如图所示：3 .运用审计方法进行数据的筛