公司发文管理制度

1、公司发文管理制度发文管理办法第一章总则第一条为规范和严肃公司发文工作，提高发文效率、 保证发文质量，保证文书的安全、及时传递，特制定本管理 办法。第二条 公司所有文书的呈批和发文由办公室统一管 理。第二章行文规则第三条公文的种类公文类别主要有：通知、通报、报告、请示、决定、决 议、批复、函、会议纪要、总结、计划、简报、制度、规定、 办法等。第四条公文格式公文格式一般包括：标题、主送部门、正文、附件、发 文单位、发文时间、抄送单位、文件版头、公文编号、机密 等级、紧急程度、阅读范围等项。1. 标题：公文的标题应当准确、简要地概括公文的主 要内容并标明发文部门、事由和公文种类。2. 主送部门：指公

2、文主要送达的单位或部门，凡是向 上级报送均为主送部门；一般只写一个主送部门，不得多头主送。如需要，同时报送另一上级，可以用抄报的形式3. 正式公文的主体：文字简明扼要、条理清楚、实事 求是。4. 发文单位：写在公文下面偏右，要写全称，如以领 导个人名义行文，应冠以职务身份。5. 发文日期：公文必须注明发文日期，以表明从何时 开始下文。发文日期在发文部门下面向右错开，要写全年月 日。发文日期一般以签发人签发日期为准。6. 抄报、抄送单位：属上级的列入抄报，平行或下级 列入抄送。7. 文件版头：正式公文一般都有版头，版头以红色大 写印上“ XXXX公司文件”，下面加一道红线，通常称为红头 文件。所

3、有以公司名义下发的公文一律用红头文件形式。8. 公文编号：一般包括编字、年号、顺序号。9. 机密等级：机密公文应当根据机密程度划分等级，分别注明“绝密”，“机密”，“秘密”，“普通”字样（10. 附件：公文如有附件，应当在正文之后，发文部门 之前注明附件名称和件数。11. 其它：公文排版要求详见附件。第五条行文要求1. 行文须严格区分公文类别，并严格按相应格式书写、排版;2. 明确发文权限。属于全面的，重要的方针政策性问 题，以公司名义行文。属于限定方针范围内的日常业务工作 问题，以有关部门名义行文。3. 公文由主办部门经办人拟稿，经部门经理审核、签 字后交办公室登记。由办公室送呈有关领导签发

4、。发文涉及 几个部门的，经办单位负责组织相关部门会签后，再上交办 公室。第六条关于公司的公文编字为便于公司公文的使用、保管、立卷、归档和查阅，将 公司公文编字明确为：第三章发文程序及要求第七条 发文程序包括拟稿、 校对、审核、签发、用印、 发文、归档等程序。公文的草拟、打印、校对。1. 经办人负责公文的起草。草拟公文必须使用统一格 式的公文稿纸，起草公文的人名、地点、数字、标点符号要 准确，时间要写具体的年月日。人名、地名、文件名称、事 物名称等，不得用简称。2. 起草公文后，到办公室统一打印、输出。办公室秘 书负责核对公文符合公文格式后加盖“拟文专用章”。3. 公文打印后、由拟稿人校对无误后

5、签字。公文审核。文件起草后，由经办部门经理审核、签字。如涉及其他 部门，经办部门送相关部门会签。把“文件呈批单”，同文 件一并交办公室。公文的核稿。所有公文呈批前由办公室负责核稿。核稿的主要内容包括：1. 文件呈批单是否填写准确，完整。所有相关部门是 否都已签字。2. 公文打印、排版格式是否符合公司要求；3. 公文意思是否得表达清楚、准确。如核稿不合格，办公室签署修改意见后交经办人重新办理。公文的呈批。办公室核稿通过后，在“文件呈批单”上填写公文编号 和密级，签署处理意见。在“发文登记表”上登记后，由办 公室主任根据事情的轻重缓急，在文件呈批表上加盖“特急” 和“急件”字样。按审批权限、业务性

6、质分类，分别呈相关领导审批。办公室不得积压文件，要及时呈批或下发。公文批阅。公司相关领导批阅文件，“特急”文件须马上批办，“急件”须当天批办。所有文件的必须在两个工作日之内阅批完公司相关领导认为文稿与原意不符，由办公室退回拟稿 人重写。如果仅涉及文字问题，直接由办公室负责修改。拟稿人重写后，再次送签时必须附上修改前的所有原 稿。办公室负责核对修改稿与原稿，确保公文严格按领导意 见进行了修改，并且经办人已经告知相关部门经理。公文打印。公文签发后，交办公室主任。办公室主任审查后交办公 室秘书登记、打印正式文稿；打印前办公室秘书浏览文件内 容，检查所打印文件的合法性、并在打印登记簿上详细登记 文件名

7、、份数、页数、经办人等，具体见打印登记簿；对于不需要盖章的文件，在打印正式文稿后，由办公室 秘书填写“发文登记簿”后，进行发文，同时将一份正式文 件、领导签发的原稿中的终稿、文件呈批单及该文件电子版 存档备案。对于需要盖章的文件见下一步；公文盖印、登记。需要盖章的文件，打印后由办公室秘书履行盖章手续。 对两张以上的文件另外加盖骑缝盖。“文件呈批单”由办公 室秘书留存备查。公司收发文管理制度第一章总则第一条 为了规范公司对收发文的管理，提高文件的利 用效率，进而提高公司工作质量和工作效率，特制定本规定。第二条公司文件是传达方针政策，发布公司规章制 度、请示、指示和答复问题，指导工作，报告情况等的

8、重要 工具。因此，必须认真做好文件收发的管理工作，有效地为 公司服务。第三条公司所收发文件由综合部行政科统一签收、发 放、传递、保管和立卷归档。行政科指定专职人员负责收文 和发文管理工作。收发文人员必须根据有关文件资料，如实 填写收文登记表和发文登记表。行政科必须按照准确、及时、 安全、统一的原则做好公司的收发文管理工作。第二章发文办理第四条 发文，发文办理是指公司对外发出的公文，首 先要拟稿，稿子写好后要送部门负责人审核，然后报请有关 领导人签发，签发后送印，印制好校对后发出。发文办理主 要包括以下几个工作程序：1、拟稿：拟稿是指把领导人或公司的发文意图条理化、 显一1 物化，是发文处理的关

9、键程序之一。公司公文、日常业 务和事务性的文件由各涉及到的职能部门负责拟稿，拟稿要 求内容要情况属实、观点明确、条理清楚。2、核稿：核稿是指由拟稿部门负责人对拟好的文稿进 行审查、核对、修改，为签发做好准备。3、会签：凡公文涉及到其他部门有关事宜，需给有关 部门会签。有关部门会签后送综合部负责人对公文进行复 核，复核的主要内容为是否已协商、会签；文种、公文格式 是否正确等。4、签发：工程部、总工办的一般事务性公文送分管领 导签发。其他文件如重要请示、报告、制度及办法等一律送 总经理签发。5、发文登记：此时的发文登记是指对待发文稿进行复 核，重点看审批签发手续是否完备，附件是否齐全，格式是 否统

10、一、规范，并对待发文稿进行编注发文字号、设计版面 格式等。6、缮印：缮印是指按已签发的文稿进行缮写或打印， 并由相关人员负责校对。7、用印：用印是指综合部对已缮印号的公文进行盖章。8、发文登记：发文登记是指由综合部行政人员将待发 公文登记造册，以备存查。29、分发：分发是指由综合部行政人员把用过印并已登 记过的公文通过适当的方式传递给收文单位。10、注发：注发是指由综合部行政人员对发文办理结果 予以注明。如谁经手，发了一份什么文件，经由什么渠道发11、存档：在发文办理流程结束后，综合部行政人员按 照文书档案的归档要求对所发公文进行存档。第三章收文办理第六条 收文是指外部机关送达公司的公务文书和

11、材 料，包括文件、电报、其他文字资料等。收文办理是指对来 自公司外部的文件所实施的处置与管理。工程管理类收文暂 按工程部有关规定办理，行政科定期对工程部的收文进行备 份存档。收文办理主要包括以下几个程序：1、签收：签收是指收件人在对方的公文投递单或送文 簿上签字，表示收到。收到来文，首先要看清是否属于本单 位收文，然后清点，核实来文数量、封皮编号与投递是否相 符，检查文件装封是否破散，密封条是否被拆等情况，检查 无误后，方可签字、盖章、注时。32、收文登记：收文登记是指对收进的公文进行注册、 编写收文号等。将收到的文件先按来文机关或部门进行分类 按收文日期、收文序号、来文单位、来文字号、文件标

12、题、 份数、等逐项进行登记。3、拟办：在收文登记后，由综合部行政人员送综合部 负责人审核，符合有关规定的，综合部应及时提出办理意见 和建议，送请主要领导人批示后交有关部门办理。4、批办：批办是指主要领导人对收文的办理写出指示性意见。5、分办：需要办理的文件，要按批办意见，分送有关 部门或承办人员办理。6、传阅：需要传阅的文件，要按批示意见传阅。传阅 中，应先送主要领导和分管领导阅：各部门间安排主管部门 先看。领导同志阅文后要签字、注时。如有阅批意见，要按 领导同志的意见，做好补办工作。文件传阅前，要认真登记， 阅完后进行检查，随时掌握文件的去向7、承办：承办是指按照领导人的批办意见，由相关的

13、业务主管部门或负责人具体承担收文的办理。承办部门接到 需办文件后，要认真及时办理，急件随到随办。需两个以上 部门承办的文 一4件，主办单位要主动会同有关单位协商办理，并负责回 复办理结果。8、催办：催办是指根据领导人的批办意见，由行政科 督促承办部门尽快上报办理结果。9、注结：文件办理完毕，应在收文登记簿或公文处理单上注结，注明办理日期，并简要写明办理结果。第四章公文管理第七条无论是收文还是发文，都要按档案管理有关规 定进行科学管理。已发出的公文，要把定稿、存本管理好，以备查考或归档；收进办结的公文，也要妥善保管，以备随 时调用。公文管理主要包括以下几个程序：1、制定立卷类目表：按照档案管理的

14、有关规定结合公 司的实际情况制定公司立卷类目表。2、归卷：按立卷类目表上规定的项目准备卷夹或橱柜， 并随时把已办完的公文归到相应的文件夹或类目里面。3、调用：对已经归卷的任何一份公文要能随时调出， 以便为公司工作服务。4、立卷：按公文立卷的有关规定把已归入卷夹的公文 立成合乎规范的公文案卷。5公司行文管理制度为规范公司各种文件的起草、签发和管理流程，做到政 令畅通，令行禁止。正确指导公司的各项工作，特制定本规 定。一、公文起草1、涉及全公司性文件，由总经办负责起草；专业性文 件原则上由各职能部门负责起草，总经办负责归档。2、涉及表彰或处分人员的报告，须写明或附上被表彰人员或处分人员的名单。二、

15、公文审批流程1、公文草拟后，主要负责人对全稿内容进行认真审核;2、将公文草拟稿抄送其他职能部门，要求在规定时间 内反馈相关建议或意见。3、汇总信息，召开会议，讨论意见，确定最终稿。4、各部门主要负责人公文会签。5、总经理审批。6、会签单及公文存档， 复印件公告。 三、行文规定1、 纸型、纸质复印纸A4型。2、封面文件材料需加封面，封面上需有公司名字、文件名称、 起草部门负责人签名、起草时间、总经理签名、签发时间等信息。 封面可使用必要的文字和徽标，但不宜用花边和图案。加封 面的材料同时应加封底。3、书写要求文件标题统一采用小二号字、宋体，同时须加粗。正文字体统一为宋体，字号统一为四号字。每段文

16、字前 空两格，第2行起均顶格。章节的排序为第一层“一”，第二层“1”，第三层，第四层“)”。落款、盖印在正文后空两行，单位名称按印章全称。盖印，可不写 单位名称。成文日期中“O”用插入符号里的几何图形，不 能用阿拉伯数“ 0”。最后一个字离右边沿四格。盖印跨年 月曰，上2/3，下1/3，左右居中，端正清晰。页面设置上，下cm，左cm，右cm，页脚cm，行距28磅，或 每面排22行，每行排28个字。为避免最后一页只是几行占一页的现象，可适当收缩行距，使文件成为几张整页，但收缩行距不宜小于20磅。印刷页码居中。装订一律左侧装订。钉离左侧边沿，2个钉在上下各1/4处， 钉垂直。分类与编号文件分类公司常用文件格式分为会议纪要、通知、通报、任命、 其他管理制度、工作提案等，其中会议纪要不用文件编号， 提取或说明时以某年某月某日及某领导主持的某某会为方 式进行定位。简化编号名称由于公文编号受长度，美观等各方面的制约，鉴于公司正逐步组建发展，现内部岗位编制并不复杂且部门管理统 一，建议