会计档案管理

1、 会计档案是指会计凭会计档案是指会计凭 证、会计账簿、财务证、会计账簿、财务 报告等会计核算专业报告等会计核算专业 材料，是记录和反映材料，是记录和反映 单位经济业务的重要单位经济业务的重要 史料和证据。上述概史料和证据。上述概 念包含两层含义：念包含两层含义： 1.会计档案是会计核算的产物。会计档案是会计核算的产物。 会计档案主要指会计凭证、会计账簿和财会计档案主要指会计凭证、会计账簿和财 务报告等。财务会计管理活动中形成的会务报告等。财务会计管理活动中形成的会 计工作政策法规、预算、计划、总结、计工作政策法规、预算、计划、总结、 请示批复、制度办请示批复、制度办 法等不属于会计档法等不属于

2、会计档 案范畴。案范畴。 2.会计档案是重要的凭证和史料。会计档案是重要的凭证和史料。 会计档案以丰富的数据信息记载着各单位会计档案以丰富的数据信息记载着各单位 经济活动，具有很强的凭证性，不仅是各经济活动，具有很强的凭证性，不仅是各 单位经济业务活动的重要依据，而且对保单位经济业务活动的重要依据，而且对保 护国家财产，执行国家财经纪律起到监督护国家财产，执行国家财经纪律起到监督 作用，此外还是研究经济发展史的珍贵史作用，此外还是研究经济发展史的珍贵史 料。料。 会计档案有以下四个特点会计档案有以下四个特点: 1.会计档案形成范围的普遍性。会计档案形成范围的普遍性。 无论国家机关、社会团体、企

3、业事业单位，无论国家机关、社会团体、企业事业单位， 以及按规定应建立账户的个体工商户和其以及按规定应建立账户的个体工商户和其 他组织，凡是他组织，凡是 具备单独会计核算具备单独会计核算 的单位的单位，都会形成，都会形成 会计档案。会计档案。 2.会计核算材料之间的连续性。会计核算材料之间的连续性。 从会计核算过程看，先有从会计核算过程看，先有会计凭证；会计凭证；然后然后 依据会计凭证填写依据会计凭证填写会计账簿；会计账簿；最后，根据最后，根据 账簿汇总编制会计报表，进行财务说明与账簿汇总编制会计报表，进行财务说明与 分析，形成分析，形成财务报告财务报告。以上三者各工作环。以上三者各工作环 节紧

4、密相连，环环相扣，互相制约。会计节紧密相连，环环相扣，互相制约。会计 核算材料之间的连续性超过了其他种类的核算材料之间的连续性超过了其他种类的 档案文件材料之间的联系。档案文件材料之间的联系。 3.会计档案类别的稳定性。会计档案类别的稳定性。 会计工作种类繁多，有单位预算会计、工会计工作种类繁多，有单位预算会计、工 业会计、农业会计、商业会计、银行会计、业会计、农业会计、商业会计、银行会计、 税收会计、总预算会计等，虽然遍布于各税收会计、总预算会计等，虽然遍布于各 个领域，但是其基本内容成份主要有三个个领域，但是其基本内容成份主要有三个 方面；即会计凭证、会计账簿和财务报告。方面；即会计凭证、

5、会计账簿和财务报告。 这种类别的稳定性是会计档案区别于其他这种类别的稳定性是会计档案区别于其他 档案种类的重要标志之一。档案种类的重要标志之一。 4.会计档案外在形式的多样性。会计档案外在形式的多样性。 会计专业的性质决定了会计档案形式的多会计专业的性质决定了会计档案形式的多 样化。会计账簿有订本式、活页式、卡片样化。会计账簿有订本式、活页式、卡片 式三种。财务报告因为有文字、表格、数式三种。财务报告因为有文字、表格、数 据等，出现了据等，出现了8开、开、16开或开或A4的纸张规格，的纸张规格， 以及会计电算化打印输出的会计核算材料以及会计电算化打印输出的会计核算材料 等。会计凭证在不同行业，

6、其外形更是大等。会计凭证在不同行业，其外形更是大 小各异，长短参差不齐。小各异，长短参差不齐。 会计档案管理制度由两部分组成：一是会计档案管理制度由两部分组成：一是 档案法档案法、会计法会计法中的有关会计档中的有关会计档 案管理的条款；二是国家和省级财政部门案管理的条款；二是国家和省级财政部门 与档案行政管理部门联合制定的与档案行政管理部门联合制定的会计档会计档 案管理办法案管理办法等规定、规范、标准：等规定、规范、标准： 1.会计法会计法 1985年制定，年制定，1999年年10月修订通过的月修订通过的会会 计法计法，对建立会计档案工作，制定会计，对建立会计档案工作，制定会计 档案管理办法，

7、配备会计档案管理人员，档案管理办法，配备会计档案管理人员， 以及违反会计档案管理规定所应承担的法以及违反会计档案管理规定所应承担的法 律责任等作了明确的规定。律责任等作了明确的规定。 2.会计档案管理办法会计档案管理办法 财政部、国家档案局财政部、国家档案局1984年年6月制定、月制定、 1998年年10月修订的月修订的会计档案管理办会计档案管理办 法法，对会计档案的归档、保管、利用，对会计档案的归档、保管、利用， 鉴定、销毁、移交及会计电算化档案等鉴定、销毁、移交及会计电算化档案等 管理工作做了全面的具体规定。管理工作做了全面的具体规定。 3.福建省会计档案基础工作规范福建省会计档案基础工作

8、规范 2000年年10月福建省财政厅、省档案局根据月福建省财政厅、省档案局根据 会计档案管理办法会计档案管理办法，结合我省会计档，结合我省会计档 案工作实际，制定了案工作实际，制定了福建省会计档案基福建省会计档案基 础工作规范础工作规范，进一步统一了全省会计档，进一步统一了全省会计档 案的整理、归档、保管、利用、鉴定、销案的整理、归档、保管、利用、鉴定、销 毁等工作规范和程序。毁等工作规范和程序。 4.会计档案案卷格式会计档案案卷格式 档案行业标准档案行业标准会计档案案卷格式会计档案案卷格式 （DA/T 392008）规定了会计档案规定了会计档案 卷盒及其有关表格的项目设置、规格、卷盒及其有关

9、表格的项目设置、规格、 质量要求，适用于各级各类机关、团质量要求，适用于各级各类机关、团 体、企业事业单位和其他组织。体、企业事业单位和其他组织。 会计档案归档是指财会部门将办理完毕且会计档案归档是指财会部门将办理完毕且 具有保存价值的会计核算材料经系统整理具有保存价值的会计核算材料经系统整理 后移交档案室或档案馆保存的过程。为了后移交档案室或档案馆保存的过程。为了 保证会计档案收集的齐全、完整与准确，保证会计档案收集的齐全、完整与准确， 必须建立严格的会计档案归档制度。会计必须建立严格的会计档案归档制度。会计 档案归档制度包括：归档范围、归档时间、档案归档制度包括：归档范围、归档时间、 归档

10、要求三个方面的内容。归档要求三个方面的内容。 （一）会计档案归档范围（一）会计档案归档范围 1.会计凭证。会计凭证。 会计凭证是记录经济业务，明确经济责任会计凭证是记录经济业务，明确经济责任 的书面证明，是登记账簿的重要依据，是的书面证明，是登记账簿的重要依据，是 会计核算活动中最初形成的、重要的核算会计核算活动中最初形成的、重要的核算 材料。会计凭证按填写程序和用途可分为材料。会计凭证按填写程序和用途可分为 原始凭证、记账凭证、汇总凭证和其他会原始凭证、记账凭证、汇总凭证和其他会 计凭证。计凭证。 2.会计账簿。会计账簿。 会计账簿是以会计凭证为依据，连续系统会计账簿是以会计凭证为依据，连续

11、系统 地记录和反映各项经济活动过程和结果的地记录和反映各项经济活动过程和结果的 簿籍，是编制财务报告的重要依据。会计簿籍，是编制财务报告的重要依据。会计 账簿是会计核算的主要材料，按其用途可账簿是会计核算的主要材料，按其用途可 分为：总账（也称总分类账）、明细账分为：总账（也称总分类账）、明细账 （如现金出纳账、银行存款账、经费支出（如现金出纳账、银行存款账、经费支出 明细账等）、固定资产账、辅助账簿（也明细账等）、固定资产账、辅助账簿（也 称备查账簿）、其他会计账簿等。称备查账簿）、其他会计账簿等。 会计账簿的外形一般有订本式、活页式和会计账簿的外形一般有订本式、活页式和 卡片式三种。订本式

12、账簿，是指账簿在启卡片式三种。订本式账簿，是指账簿在启 用之前，已将账页统一编号装订成册的硬用之前，已将账页统一编号装订成册的硬 皮本账簿。活页式账簿和卡片式账簿是将皮本账簿。活页式账簿和卡片式账簿是将 账页放置于活页夹中或卡片盒内的账簿，账页放置于活页夹中或卡片盒内的账簿， 这两种账簿便于记账人员的使用，但账页这两种账簿便于记账人员的使用，但账页 不固定，容易散失或被抽换。不固定，容易散失或被抽换。 3.财务报告。财务报告。 财务报告是根据日常会计核算材料定期编财务报告是根据日常会计核算材料定期编 制的书面报告，它由会计报表、会计报表制的书面报告，它由会计报表、会计报表 附注和财务情况说明书

13、组成，是综合反映附注和财务情况说明书组成，是综合反映 一定时期的资产负债和所有者权益状况、一定时期的资产负债和所有者权益状况、 以及某一特定时期经营成果和现金流动情以及某一特定时期经营成果和现金流动情 况的书面会计文件，是非常重要的核算材况的书面会计文件，是非常重要的核算材 料。料。 财务报告的种类较多，按报告编制的时间财务报告的种类较多，按报告编制的时间 分，有月度、季度、年度财务报告；按报分，有月度、季度、年度财务报告；按报 告编制单位分，有单位财务报告、汇总财告编制单位分，有单位财务报告、汇总财 务报告；按报告的内容或名称分，有企业务报告；按报告的内容或名称分，有企业 的资产负债表、利润

14、表、现金流量表、行的资产负债表、利润表、现金流量表、行 政事业单位的经费执行报表、资金活动报政事业单位的经费执行报表、资金活动报 表等；按报告的服务对象分，有内部报告表等；按报告的服务对象分，有内部报告 和外部报告。和外部报告。 4.其他核算材料。其他核算材料。 其他核算材料是指银行存款余额调节表、其他核算材料是指银行存款余额调节表、 银行对账单等。银行存款余额调节表是补银行对账单等。银行存款余额调节表是补 充性的说明材料，银行对账单是各单位核充性的说明材料，银行对账单是各单位核 对银行账目的重要依据。此外，还有会计对银行账目的重要依据。此外，还有会计 档案管理中的会计档案移交清册、会计档档案

15、管理中的会计档案移交清册、会计档 案保管清册、会计档案销毁清册等，也属案保管清册、会计档案销毁清册等，也属 于会计档案归档范围。于会计档案归档范围。 （二）会计档案的归档时间（二）会计档案的归档时间 会计档案的归档时间，是指会计机构将会会计档案的归档时间，是指会计机构将会 计核算材料整理后，向本单位档案机构移计核算材料整理后，向本单位档案机构移 交的时间。交的时间。会计档案管理办法会计档案管理办法规定：规定： （三）会计档案的归档要求（三）会计档案的归档要求 1收集、整理应符合规范。收集、整理应符合规范。 应归档的会计核算材料要求齐全、完整，应归档的会计核算材料要求齐全、完整， 准确，分类清楚

16、，组卷合理，排列系统，准确，分类清楚，组卷合理，排列系统， 案卷题名简明确切，装订美观结实，编目案卷题名简明确切，装订美观结实，编目 科学清晰，便于查找利用。科学清晰，便于查找利用。 2.保持原封装。保持原封装。 移交归档的会计档案，原则上应当保持原移交归档的会计档案，原则上应当保持原 卷册的封装，个别需要拆封重新整理的，卷册的封装，个别需要拆封重新整理的， 档案机构应当会同会计机构经办人员共同档案机构应当会同会计机构经办人员共同 拆封整理，以分清责任。拆封整理，以分清责任。 3.签章项目要完整。签章项目要完整。 会计凭证封面、财务报告封面、备考表与会计凭证封面、财务报告封面、备考表与 会计账

17、簿启用表、经管人员一览表、账户会计账簿启用表、经管人员一览表、账户 目录等应按规定，由经手人、会计机构负目录等应按规定，由经手人、会计机构负 责人（会计主管人员）、主管会计工作的责人（会计主管人员）、主管会计工作的 负责人、单位负责人签字盖章，设置总会负责人、单位负责人签字盖章，设置总会 计师的单位还须由总会计师签名并盖章。计师的单位还须由总会计师签名并盖章。 4.严格办理交接手续。严格办理交接手续。 会计档案归档时，会计机构和档案机构必会计档案归档时，会计机构和档案机构必 须逐卷认真清点，一一核准后，交接双方须逐卷认真清点，一一核准后，交接双方 应按规定要求在会计档案移交清册上履行应按规定要

18、求在会计档案移交清册上履行 签字盖章手续，移交清册应明确交接人员、签字盖章手续，移交清册应明确交接人员、 时间、数量，交接双方应各存一份。时间、数量，交接双方应各存一份。 会计档案整理就是将零散和需要进会计档案整理就是将零散和需要进 一步条理化的会计核算材料，通过一步条理化的会计核算材料，通过 分类、组卷、排列、编目，组成一分类、组卷、排列、编目，组成一 个有序体系的过程。个有序体系的过程。 （一）会计档案由谁整理（一）会计档案由谁整理 会计档案的整理要坚持由会计档案的整理要坚持由会计机构负责会计机构负责 整理整理的制度。的制度。会计档案管理办法会计档案管理办法规定：规定： “各单位每年形成的

19、会计档案，应当由会各单位每年形成的会计档案，应当由会 计机构按照归档要求负责整理立卷，装订计机构按照归档要求负责整理立卷，装订 成册，编制会计档案保管清册。成册，编制会计档案保管清册。” 会计人员对会计核算材料的真实准确负有会计人员对会计核算材料的真实准确负有 法律责任，会计人员进行会计核算材料的法律责任，会计人员进行会计核算材料的 整理，既是会计人员职责和职业的要求，整理，既是会计人员职责和职业的要求， 也是会计档案的管理特点。档案人员（指也是会计档案的管理特点。档案人员（指 档案机构的人员）可参与会计档案的分类、档案机构的人员）可参与会计档案的分类、 整理方案的确定并进行档案业务指导，但整

20、理方案的确定并进行档案业务指导，但 不应介入会计核算材料的分类、组卷工作，不应介入会计核算材料的分类、组卷工作， 更不能采取包办代替整理组卷。更不能采取包办代替整理组卷。 （二）会计档案分类法（二）会计档案分类法 会计类型分类法会计类型分类法即以会计类型为标准，对即以会计类型为标准，对 会计档案进行分类的方法。如分为税收计会计档案进行分类的方法。如分为税收计 划、税收会计、经费会计、单位预算会计划、税收会计、经费会计、单位预算会计 等。等。 会计年度分类法会计年度分类法，即以会计年度时间为标，即以会计年度时间为标 准，对会计档案进行分类的方法。准，对会计档案进行分类的方法。 会计形式分类法会计

21、形式分类法，即以会计凭证、会计账簿、，即以会计凭证、会计账簿、 财务报告、其他会计核算材料等会计档案形财务报告、其他会计核算材料等会计档案形 式为标准，对会计档案进行分类的办法。式为标准，对会计档案进行分类的办法。 会计机构分类法会计机构分类法即是以会计核算组织机构为即是以会计核算组织机构为 标准，对会计档案进行分类的方法。标准，对会计档案进行分类的方法。 会计档案保管期限分类法会计档案保管期限分类法即以会计档案保即以会计档案保 管期限为标准，对会计档案进行分类的方法。管期限为标准，对会计档案进行分类的方法。 保管期限 保管期限 保管期限 保管期限 保管期限 保管期限 保管期限 保管期限 （三

22、）会计档案保管期限的划分（三）会计档案保管期限的划分 会计档案保管期限划分的依据是会计档案保管期限划分的依据是会计档会计档 案管理办法案管理办法有关规定和会计档案保管期有关规定和会计档案保管期 限表。限表。 1.会计档案保管期限的规定。会计档案保管期限的规定。 （1）保管期限的种类。会计档案的保管期）保管期限的种类。会计档案的保管期 限分为永久、定期两类，其中定期保管期限分为永久、定期两类，其中定期保管期 限分为限分为3年、年、5年、年、10年、年、15年、年、25年年5类。类。 永久保管期限的档案主要是年度决算财务永久保管期限的档案主要是年度决算财务 报告以及会计档案保管清册和销毁清册。报告

23、以及会计档案保管清册和销毁清册。 这些档案在各单位构成比重小但价值大。这些档案在各单位构成比重小但价值大。 25年保管期限的档案主要包括现金出纳账、年保管期限的档案主要包括现金出纳账、 银行存款账以及税收日记账等。银行存款账以及税收日记账等。 15年保管期限的档案在各单位构成比例最年保管期限的档案在各单位构成比例最 大，数量多，主要包括：各类凭证、总账、大，数量多，主要包括：各类凭证、总账、 明细账、日记账以及档案移交清册等。明细账、日记账以及档案移交清册等。 10年保管期限的档案包括：国家金库编送的各种年保管期限的档案包括：国家金库编送的各种 报表及缴库退库凭证、各收入机关编送的报表、报表及

24、缴库退库凭证、各收入机关编送的报表、 行政单位和事业单位决算、税收年报（决算）、行政单位和事业单位决算、税收年报（决算）、 国家金库年报（决算）、基本建设拨、贷款年报国家金库年报（决算）、基本建设拨、贷款年报 （决算）、税收会计报表（包括票证报表）。（决算）、税收会计报表（包括票证报表）。 5年保管期限的档案包括：银行余额调节表、银年保管期限的档案包括：银行余额调节表、银 行对账单、行政单位和事业单位的月度、季度财行对账单、行政单位和事业单位的月度、季度财 务报告等。务报告等。 3年保管期限的档案包括：企业的月度、季度财年保管期限的档案包括：企业的月度、季度财 务报告等。务报告等。 （2）保管

25、期限的计算。会计档案的保管期）保管期限的计算。会计档案的保管期 限，从会计年度终了后的第一天算起，保限，从会计年度终了后的第一天算起，保 管期限为最低保管期限，各类会计档案的管期限为最低保管期限，各类会计档案的 保管期限原则上应当按照保管期限原则上应当按照会计档案管理会计档案管理 办法办法附表所列期限执行：附表所列期限执行： 各单位会计档案的具体名称如有同本办法各单位会计档案的具体名称如有同本办法 附表所列档案名称不相符的，可以比照类附表所列档案名称不相符的，可以比照类 似档案的保管期限办理。似档案的保管期限办理。 序序 号号档档 案案 名名 称称 保管期限保管期限备备 注注 一一会计凭证类会

26、计凭证类 1 1原始凭证原始凭证15 15 年年 2 2记账凭证记账凭证15 15 年年 3 3汇总凭证汇总凭证15 15 年年 二二会计账簿类会计账簿类 4 4总账总账15 15 年年包括日记总账包括日记总账 5 5明细账明细账15 15 年年 6 6日记账日记账15 15 年年现金和银行存款日记现金和银行存款日记 账保管账保管2525年年 7 7固定资产卡片固定资产卡片固定资产报废清理后固定资产报废清理后 保管保管5 5年年 8 8辅助账簿辅助账簿15 15 年年 企业和其他组织会计档案保管期限表企业和其他组织会计档案保管期限表 序序 号号档档 案案 名名 称称 保管期限保管期限备备 注注

27、 三三财务报告类财务报告类包括各级主管部门汇包括各级主管部门汇 总财务报告总财务报告 9 9月、季度财务报告月、季度财务报告3 3 年年月、季度财务报告月、季度财务报告 1010年度财政报告（决算）年度财政报告（决算）永永 久久包括文字分析包括文字分析 四四其他类其他类 1111会计移交清册会计移交清册15 15 年年 1212会计档案保管清册会计档案保管清册永永 久久 1313会计档案销毁清册会计档案销毁清册永永 久久 1414银行余额调节表银行余额调节表5 5 年年 1515银行对帐单银行对帐单5 5 年年 财政总预算、行政单位、事业单位和税收会计财政总预算、行政单位、事业单位和税收会计

28、档案保管期限表档案保管期限表 序序 号号 档案名称档案名称 保管期限保管期限 备备 注注 财政总预算财政总预算 行政单位行政单位 事业单位事业单位 税收税收 会计会计 一一会计凭证会计凭证 1 1 国家金库编送的各种国家金库编送的各种 报表及缴库退库凭证报表及缴库退库凭证 1010年年1010年年 2 2各收入机关编送的报表各收入机关编送的报表1010年年 3 3 行政单位和事业单位行政单位和事业单位 的各种会计凭证的各种会计凭证 1515年年 包括：原始凭证、包括：原始凭证、 记账凭证和传票记账凭证和传票 汇总表汇总表 4 4 各种完税凭证和缴、各种完税凭证和缴、 退库凭证退库凭证 1515

29、年年 缴款书存根联在缴款书存根联在 销号后保管销号后保管 2 2年年 5 5 财政总预算拨款凭证财政总预算拨款凭证 及其他会计凭证及其他会计凭证 1515年年 包括：拨款凭证包括：拨款凭证 和其他会计凭证和其他会计凭证 6 6农牧业税结算凭证农牧业税结算凭证1515年年 二二会计账簿会计账簿 7 7日记账日记账1515年年1515年年 8 8总账总账1515年年1515年年1515年年 9 9 税收日记账（总账）税收日记账（总账） 和和 税收票证分类出纳账税收票证分类出纳账 1010 明细分类、分户账明细分类、分户账 或登记簿或登记簿 1515年年1515年年1515年年 1111 现金出纳账

30、、现金出纳账、 银行存款账银行存款账 2525年年2525年年 1212 行政单位和事业单位行政单位和事业单位 固定资产明细账（卡固定资产明细账（卡 片）片） 行政单位和事单位行政单位和事单位 固定资产报废清理固定资产报废清理 后保管后保管5 5年年 三三财务报告类财务报告类 1313财政总预算财政总预算永久永久 1414 行政单位和事业行政单位和事业 单位决算单位决算 1010年年永久永久 1515税收年度（决算）税收年度（决算）1010年年 1616国家金库年报（决算）国家金库年报（决算）1010年年 1717 基本建设拨、贷款基本建设拨、贷款 年报（决算）年报（决算） 1010年年 18

31、18财政总预算会计旬报财政总预算会计旬报3 3年年 所属单位报送的所属单位报送的 保管保管2 2年年 1919 财务总预算会计月、财务总预算会计月、 季度报表季度报表 5 5年年 所属单位报送的所属单位报送的 保管保管2 2年年 2020 行政单位和事业单位行政单位和事业单位 会计月、季度报表会计月、季度报表 5 5年年 所属单位报送的所属单位报送的 保管保管2 2年年 2121 税收会计报表（包括税收会计报表（包括 票证报表）票证报表） 电报保管一年，电报保管一年， 所属税务机关所属税务机关 报送的保管报送的保管3 3年年 四四其他类其他类 2222会计移交清册会计移交清册1515年年151

32、5年年1515年年 2323会计档案保管清册会计档案保管清册永久永久永久永久永久永久 2424会计档案销毁清册会计档案销毁清册永久永久永久永久永久永久 注：税务机关的税务经费会计档案保管期限，注：税务机关的税务经费会计档案保管期限， 按行政单位会计档案保管期限规定办理。按行政单位会计档案保管期限规定办理。 （三）会计核算材料的组卷方法与要求（三）会计核算材料的组卷方法与要求 会计核算材料的组卷，首先应当按照会计会计核算材料的组卷，首先应当按照会计 档案的分类方法，把会计核算材料按不同档案的分类方法，把会计核算材料按不同 类别分开，其次，在每一类别的材料中区类别分开，其次，在每一类别的材料中区

33、分不同的保管期限；第三，按形成的时间分不同的保管期限；第三，按形成的时间 顺序，结合材料形成数量的多少，组成若顺序，结合材料形成数量的多少，组成若 干保管单位。干保管单位。 会计凭证的组卷会计凭证的组卷 会计凭证需按月分开组卷，根据每月凭证会计凭证需按月分开组卷，根据每月凭证 的多少组成一卷或数卷。不同月份产生的的多少组成一卷或数卷。不同月份产生的 凭证不能组合在一个案卷里。凭证不能组合在一个案卷里。 1.检查。会计人员在月份结账后，先区分不检查。会计人员在月份结账后，先区分不 同凭证类别，再按凭证编号顺序排列，第同凭证类别，再按凭证编号顺序排列，第 三，对各类凭证进行认真检查。检查内容三，对

34、各类凭证进行认真检查。检查内容 有五个方面：有五个方面： (1) 对原始凭证进行复核审查，确认真伪；对原始凭证进行复核审查，确认真伪； (2) 凭证编号有否漏号或颠倒；凭证编号有否漏号或颠倒； (3) 所附原始凭证票据或附件折叠、粘贴是所附原始凭证票据或附件折叠、粘贴是 否整齐规范，一般原始凭证和附件要折叠否整齐规范，一般原始凭证和附件要折叠 成略小于记账凭证的长、宽度。成略小于记账凭证的长、宽度。 左上角的两条边、左上角的两条边、 线要直，无毛边，线要直，无毛边， 呈直角；呈直角； (4)对于一些不便随同记账凭证一起装订对于一些不便随同记账凭证一起装订 或保管价值明显不同的原始凭证，比如或保

35、管价值明显不同的原始凭证，比如 涉及外事、末了债权债务、工资名册等，涉及外事、末了债权债务、工资名册等， 应单独抽出装订和保管，并在原记账凭应单独抽出装订和保管，并在原记账凭 证上注明抽出凭证的名称、数量及其去证上注明抽出凭证的名称、数量及其去 向；向； (5)各类凭证区分是否准确。各类凭证区分是否准确。 2拆除金属物，修补破损：拆除金属物，修补破损： (1)去除凭证上的大头针、回形针、钉书钉。去除凭证上的大头针、回形针、钉书钉。 (2)破绽的票据和附件要修补粘贴，重要内破绽的票据和附件要修补粘贴，重要内 容残缺的，要查清内容及时补齐，并在备容残缺的，要查清内容及时补齐，并在备 考表或空白处说

36、明情况。考表或空白处说明情况。 3.装订。会计凭证装订时应加封面和封底，装订。会计凭证装订时应加封面和封底， 并用棉线在会计凭证的左上角装订，凭证并用棉线在会计凭证的左上角装订，凭证 厚度以不超过厚度以不超过2厘米为宜。厘米为宜。 4.包角盖骑缝章。会计凭证装订好后，应包角盖骑缝章。会计凭证装订好后，应 用封纸包角，并在包角处盖上骑缝章。用封纸包角，并在包角处盖上骑缝章。 5.填写凭证封面。封面项目包括单位填写凭证封面。封面项目包括单位 名称、会计凭证名称、时间、册数、名称、会计凭证名称、时间、册数、 册次、记帐凭证起止号、记帐凭证数、册次、记帐凭证起止号、记帐凭证数、 附件数、会计凭证总数、

37、会计主管、附件数、会计凭证总数、会计主管、 装订人、装订时间、备注。装订人、装订时间、备注。 会计凭证封面会计凭证封面 会计凭证封面会计凭证封面 （1）单位名称：）单位名称：填写形成会计档案的单位填写形成会计档案的单位 名称，必须用全称或通用简称。如名称，必须用全称或通用简称。如“中国中国 共产党中央委员会共产党中央委员会”简称为简称为“中共中央中共中央”； “中华人民共和国卫生部中华人民共和国卫生部”简称为简称为“卫生卫生 部部”；“福建省人民政府财政厅福建省人民政府财政厅”简称为简称为 “福建省财政厅福建省财政厅”。不得简称。不得简称“本部本部”、 “本委本委”、“本省财政厅本省财政厅”等

38、。等。 会计凭证封面项目的填写方法：会计凭证封面项目的填写方法： （2）会计凭证名称：）会计凭证名称：填写能够反映会计凭证填写能够反映会计凭证 用途或内容的名称，如：用途或内容的名称，如：“收款会计凭证收款会计凭证”、 “付款会计凭证付款会计凭证”、“转帐会计凭证转帐会计凭证”或或 “基建会计凭证基建会计凭证”、“工会会计凭证工会会计凭证”、 “预算外会计凭证预算外会计凭证”等。等。 （3）时间：）时间：填写本册会计凭证的起止年月日。填写本册会计凭证的起止年月日。 （4）册数：）册数：填写会计凭证的册数。填写会计凭证的册数。 （5）册次：）册次：填写本册会计凭证的序号。填写本册会计凭证的序号。

39、 （6）记帐凭证起止号：）记帐凭证起止号：填写本册记帐凭证起填写本册记帐凭证起 号和止号。号和止号。 （7）记帐凭证数：）记帐凭证数：填写记帐凭证的张数。填写记帐凭证的张数。 （8）附件数：）附件数：填写本册会计凭证的附件张数。填写本册会计凭证的附件张数。 （9）会计凭证总数：）会计凭证总数：填写本册所有凭证的合填写本册所有凭证的合 计张数。计张数。 （10）会计主管：）会计主管：填写单位内部具体负责会计填写单位内部具体负责会计 工作的中层领导人员。工作的中层领导人员。 （11）装订人：）装订人：填写负责该本会计凭证装订填写负责该本会计凭证装订 的人员。的人员。 （12）装订时间：）装订时间：

40、填写该本会计凭证装订结填写该本会计凭证装订结 束的时间。束的时间。 （13）备注：）备注：填写该本凭证需要说明的事项。填写该本凭证需要说明的事项。 6.装盒。立好卷后，会计凭证还应加装卷装盒。立好卷后，会计凭证还应加装卷 盒，一卷一盒。盒，一卷一盒。 会计档案凭证盒正面格式会计档案凭证盒正面格式 会计档案凭证盒正面格式尺寸会计档案凭证盒正面格式尺寸 会计凭证盒正面项目包括单位名称、凭会计凭证盒正面项目包括单位名称、凭 证名称、时间、册数、册次、记帐凭证证名称、时间、册数、册次、记帐凭证 起止号、附件数、会计凭证总数、起止起止号、附件数、会计凭证总数、起止 时间、归档时间、立卷人、保管期限、时间

41、、归档时间、立卷人、保管期限、 全宗号、目录号、案卷号。全宗号、目录号、案卷号。 会计凭证盒正面项目的填写方法：会计凭证盒正面项目的填写方法： （1）单位名称、凭证名称、时间、册数、）单位名称、凭证名称、时间、册数、 册次、记帐凭证起止号、附件数、会计凭册次、记帐凭证起止号、附件数、会计凭 证总数、起止时间根据记帐凭证封面的有证总数、起止时间根据记帐凭证封面的有 关项目对应填写，填写方法与记帐凭证封关项目对应填写，填写方法与记帐凭证封 面一致。面一致。 （2）归档时间：填写单位内财务部门向档）归档时间：填写单位内财务部门向档 案部门移交会计档案的年月日。案部门移交会计档案的年月日。 （3）立卷

42、人：填写整理本盒会计凭证的人）立卷人：填写整理本盒会计凭证的人 员姓名。员姓名。 （4）保管期限：根据财政部和国家档案局）保管期限：根据财政部和国家档案局 1998年颁布的年颁布的会计档案保管期限表会计档案保管期限表确确 定填写该案卷的保管期限。定填写该案卷的保管期限。 （5）全宗号：填写档案馆给立档单位编制）全宗号：填写档案馆给立档单位编制 的代号。企业可填写表达单位的汉语拼音的代号。企业可填写表达单位的汉语拼音 代字。代字。 （6）目录号：填写全宗内案卷所属目录的）目录号：填写全宗内案卷所属目录的 编号，在同一个全宗内不允许出现重复的编号，在同一个全宗内不允许出现重复的 案卷目录号，企业或

43、参照案卷目录号，企业或参照工业企业档案工业企业档案 分类试行规则分类试行规则编制分类方案的单位，可编制分类方案的单位，可 填写类别特征代码。填写类别特征代码。 （7）案卷号：目录内案卷的顺序编号，在）案卷号：目录内案卷的顺序编号，在 同一个案卷目录（或分类体系的最低一级同一个案卷目录（或分类体系的最低一级 类目）内不允许出现重复的案卷号。类目）内不允许出现重复的案卷号。 会计凭证盒会计凭证盒 盒脊项目及填写方法：盒脊项目及填写方法： 会计凭证盒盒脊项目会计凭证盒盒脊项目 包括全宗号、目录号、包括全宗号、目录号、 案卷号、年度、月份、案卷号、年度、月份、 册数、册次、保管期限。册数、册次、保管期

44、限。 盒脊项目与正面有关项盒脊项目与正面有关项 目对应填写。目对应填写。 会计档案凭证盒盒脊格式会计档案凭证盒盒脊格式 会计账簿的组卷会计账簿的组卷 会计账簿组卷时要按账簿形成的特点会计账簿组卷时要按账簿形成的特点 区分会计年度，不同种类的账簿分别区分会计年度，不同种类的账簿分别 组卷。组卷。 1.各类账簿扉页的启用及交接表和账各类账簿扉页的启用及交接表和账 户目录（见下图）应逐项填写完整、户目录（见下图）应逐项填写完整、 规范，有关人员应签章。规范，有关人员应签章。 帐簿启用及接交表正面格式帐簿启用及接交表正面格式 帐簿启用及接交表背面格式帐簿启用及接交表背面格式 2订本账（也称死页账）应保

45、持原样，空订本账（也称死页账）应保持原样，空 白账页不能拆但须在记录账页的最后一行白账页不能拆但须在记录账页的最后一行 上下画一条线，以示结束使用，在卷末备上下画一条线，以示结束使用，在卷末备 考表写明使用账页和空白账页的页数。考表写明使用账页和空白账页的页数。 3.活页式或卡片式的账页应将账中的空白活页式或卡片式的账页应将账中的空白 账页去掉后重新整理，分别在已记账的账账页去掉后重新整理，分别在已记账的账 页正面的右上角和反面的左上角依次编页页正面的右上角和反面的左上角依次编页 号，活页账页较少的，可将账页按科目内号，活页账页较少的，可将账页按科目内 容依次间隔排列编号。容依次间隔排列编号。

46、 4.活页式账簿装订时应加封面（见下图）与活页式账簿装订时应加封面（见下图）与 封底，采用棉线在左侧装订，并在装订处封底，采用棉线在左侧装订，并在装订处 用封签密封，加盖骑缝章。封面项目要填用封签密封，加盖骑缝章。封面项目要填 写规范。订本账可直接装入会计档案盒，写规范。订本账可直接装入会计档案盒， 一般一本账簿可作为一个案卷装在一个会一般一本账簿可作为一个案卷装在一个会 计档案盒内。账页数量少的可几种账簿合计档案盒内。账页数量少的可几种账簿合 装在一个会计档案盒。装在一个会计档案盒。 市市 局局 会会 计计 账账 簿簿 类类 市市 局局 2015年度银行存款往来账年度银行存款往来账 起止时间

47、自 2015 年 1 月 1 日至 2015 年 12 月 31 日止 卷内页号第 1 号至第 100 号保管期限 25 年 年 全宗号目录号案卷号 会计账簿封面填写示意会计账簿封面填写示意 5. 跨年度使用跨年度使用 的固定资产账簿，的固定资产账簿， 可在使用完的那一可在使用完的那一 年立卷，在账簿封面年立卷，在账簿封面 上注明上注明年至年至年，年， 每本厚度不超过每本厚度不超过2厘米，厘米， 并在装订处用封签密封。并在装订处用封签密封。 财务报告的组卷财务报告的组卷 财务报告组卷时，要按会计年度，结合财务报告组卷时，要按会计年度，结合 保管期限分别组卷。财务报告是总结和保管期限分别组卷。财

48、务报告是总结和 反映各单位在一定时期内经济活动的过反映各单位在一定时期内经济活动的过 程和结果，所以组卷时应按照规定的表程和结果，所以组卷时应按照规定的表 格形式和指标体系整理。格形式和指标体系整理。 1.财务报告案卷一般由财务报告封面、财财务报告案卷一般由财务报告封面、财 务报告编制说明、财务情况分析、文字说务报告编制说明、财务情况分析、文字说 明材料、各种会计报表、会计报表附注、明材料、各种会计报表、会计报表附注、 财务报告的封底等构成。财务报告的封底等构成。 2. 会计报表组卷时要注意会计报表组卷时要注意“四分开四分开”： 一是将月报、季报、年报分开组卷；二一是将月报、季报、年报分开组卷

49、；二 是本单位的报表与下属单位的报表分开是本单位的报表与下属单位的报表分开 组卷；三是各级财政主管机关的报表较组卷；三是各级财政主管机关的报表较 多，可按报表的名称或报表所反映的地多，可按报表的名称或报表所反映的地 区和行业分开组卷；四是不同年度、不区和行业分开组卷；四是不同年度、不 同保管期限的财务报告分开组卷。同保管期限的财务报告分开组卷。 3.编制页码。所有财务报告案卷均需在有编制页码。所有财务报告案卷均需在有 数据或有文字的报表的正面右上角或背面数据或有文字的报表的正面右上角或背面 左上角依顺序编写页号。左上角依顺序编写页号。 4.填写卷内目录。卷内目录项目包括顺序填写卷内目录。卷内目

50、录项目包括顺序 号、责任者、文号、题名、日期、页号、号、责任者、文号、题名、日期、页号、 备注。项目的填写方法：备注。项目的填写方法： （1）顺序号：以卷内文件材料排列先后顺）顺序号：以卷内文件材料排列先后顺 序填写序号，亦即件号。序填写序号，亦即件号。 （2）责任者：填写对档案内容进行创造或）责任者：填写对档案内容进行创造或 负有责任的团体和个人，即文件材料的署负有责任的团体和个人，即文件材料的署 名者。名者。 （3）文号：填写文件制发机关的发文字号。）文号：填写文件制发机关的发文字号。 （4）题名：即文件材料标题，一般应照实）题名：即文件材料标题，一般应照实 抄录，没有标题或标题不规范的，

51、可自拟抄录，没有标题或标题不规范的，可自拟 标题，外加标题，外加“ ”号。号。 （5）日期：填写文件材料的形成时间，以）日期：填写文件材料的形成时间，以8 位阿拉伯数字标注年月日，如位阿拉伯数字标注年月日，如20150619。 （6）页号：填写卷内文件材料所在之页的）页号：填写卷内文件材料所在之页的 编号。编号。 （7）备注：在需要说明情况的文件材料栏）备注：在需要说明情况的文件材料栏 内打内打“ * ”号，并将需说明的情况填写在备号，并将需说明的情况填写在备 考表中。考表中。 卷内目录格式卷内目录格式 5.填写备考表。卷内备考表项目包括本卷填写备考表。卷内备考表项目包括本卷 情况说明、立卷人

52、、检查人、立卷时间、情况说明、立卷人、检查人、立卷时间、 检查时间。项目的填写方法：检查时间。项目的填写方法： （1）本卷情况说明：填写卷内文件材料）本卷情况说明：填写卷内文件材料 （财务报告类和其他类）缺损、修改补充、（财务报告类和其他类）缺损、修改补充、 移出、销毁等情况。案卷立好后发生或发移出、销毁等情况。案卷立好后发生或发 现的问题由有关的管理人员填写并签名，现的问题由有关的管理人员填写并签名， 标注时间。标注时间。 （2）立卷人：由负责立卷者签名。）立卷人：由负责立卷者签名。 （3）检查人：由案卷质量审查者签名。）检查人：由案卷质量审查者签名。 （4）立卷时间：填写完成立卷工作的年月

53、）立卷时间：填写完成立卷工作的年月 日。日。 （5）检查时间：填写审查案卷质量的年月）检查时间：填写审查案卷质量的年月 日。日。 卷内备考表格式卷内备考表格式 6.填写财务报告封面（见下图）。财务报填写财务报告封面（见下图）。财务报 告案卷封面项目要填写规范、齐全，要有告案卷封面项目要填写规范、齐全，要有 单位负责人和主管会计负责人、会计主管单位负责人和主管会计负责人、会计主管 人的签名或盖章，设置总会计师的单位还人的签名或盖章，设置总会计师的单位还 需由总会计师签名并盖章。同时案卷装订需由总会计师签名并盖章。同时案卷装订 的密封处要加盖财务专用章。的密封处要加盖财务专用章。 市市 局局 财财

54、 务务 报报 告告 类类 市市 局局 2015年度财务报告年度财务报告 起止时间自2015年1月1日至2015年12月31日止 卷内页号第1号至第36号保管期限永久 全 宗 号目录号案卷号 财 财 务务 报报 告告 封封 面面 填填 写写 示示 意意 目录在前文件居中备考表在后 封面封面 封底封底 卷皮折叠后装订前横断面视图卷皮折叠后装订前横断面视图 要形成两个要形成两个9090度直角度直角 目录在前文件居中备考表在后 封二封二 封三封三 卷皮折叠向卷脊方向翻开横断面视图卷皮折叠向卷脊方向翻开横断面视图 卷内材料卷内材料 要与卷脊要与卷脊 内侧紧贴内侧紧贴 装订部位装订部位 “三孔一线装订法三

55、孔一线装订法”穿针引线走势见下图穿针引线走势见下图 线头在备考表背面和封三处打结线头在备考表背面和封三处打结 错错 误误 的的 装装 订订 方方 法法 正确的装订方法正确的装订方法 其他会计核算材料的组卷其他会计核算材料的组卷 其它会计核算材料组卷时，应根据其内容及保管其它会计核算材料组卷时，应根据其内容及保管 期限的异同分别立卷。银行余额调节表和银行对期限的异同分别立卷。银行余额调节表和银行对 账单是两种用途不同的会计核算材料，要分别组账单是两种用途不同的会计核算材料，要分别组 卷。具体要求：卷。具体要求： 1.按产生的年度组卷，一年一卷或一年数卷。按产生的年度组卷，一年一卷或一年数卷。 2

56、.卷内文件按时间顺序排列，编写页号，卷首放卷内文件按时间顺序排列，编写页号，卷首放 置卷内文件目录，卷尾放置备考表并规范填写。置卷内文件目录，卷尾放置备考表并规范填写。 3.用棉线在左侧采用用棉线在左侧采用“三孔一线三孔一线”装订方法装订。装订方法装订。 4.案卷封面要填写清楚、规范。案卷封面要填写清楚、规范。 会计电算化纸质核算材料的组卷会计电算化纸质核算材料的组卷 实行会计电算化的实行会计电算化的 单位，其打印输出单位，其打印输出 的纸质会计核算材的纸质会计核算材 料应按上述纸质会料应按上述纸质会 计档案要求整理立计档案要求整理立 卷。卷。 会计档案盒立体图会计档案盒立体图 会计档案盒正面

57、格式一会计档案盒正面格式一 会计档案盒正面格式二会计档案盒正面格式二 会计档案盒项目及填写方法：会计档案盒项目及填写方法： 会计档案盒正面项目包括全宗名称、案卷会计档案盒正面项目包括全宗名称、案卷 题名、时间、卷数、张数、保管期限、全题名、时间、卷数、张数、保管期限、全 宗号、目录号、案卷号、盒号。宗号、目录号、案卷号、盒号。正面项目正面项目 的填写方法：的填写方法： 1全宗名称：全宗名称：全宗名称相当于立档单位全宗名称相当于立档单位 的名称，填写时和会计凭证盒正面上的的名称，填写时和会计凭证盒正面上的 “单位名称单位名称”要求一致。要求一致。 2案卷题名：案卷题名：由整理会计档案的人员自由整

58、理会计档案的人员自 拟。案卷题名应准确概括本盒会计档案拟。案卷题名应准确概括本盒会计档案 的形成单位、时间、内容、类别，如：的形成单位、时间、内容、类别，如： “市市局局年度（或上半年度（或上半 年、下半年、季度）财务报告年、下半年、季度）财务报告”、 “市市局局年基金管理总年基金管理总 帐帐”、“市市局局年年 行政（或事业、或工会）现金日记帐行政（或事业、或工会）现金日记帐”。 文字力求简炼、明确。文字力求简炼、明确。 3时间：时间：填写形成本盒会计档案的起填写形成本盒会计档案的起 止年月日。止年月日。 4卷数、张数：卷数、张数：填写本盒内会计档案填写本盒内会计档案 的卷数和张数。的卷数和张

59、数。 5保管期限：保管期限：按照按照会计档案保管期会计档案保管期 限表限表填写该盒会计档案的保管期限。填写该盒会计档案的保管期限。 6全宗号、目录号：全宗号、目录号：填写方法与会计填写方法与会计 凭证盒上的凭证盒上的“全宗号全宗号”、“目录号目录号”的的 要求相同。要求相同。 7案卷号：案卷号：填写本盒内会计档案的案填写本盒内会计档案的案 卷号或案卷起止号，在案卷起号和止号卷号或案卷起止号，在案卷起号和止号 之间用之间用“一一”隔开。隔开。 8盒号：盒号：盒号是同一全宗、同一目录盒号是同一全宗、同一目录 内按照案卷顺序号装盒的编号。内按照案卷顺序号装盒的编号。 会计档案盒盒脊格式会计档案盒盒脊

60、格式 会计档案盒盒脊项会计档案盒盒脊项 目包括年度、全宗号、目包括年度、全宗号、 目录号、案卷号、盒目录号、案卷号、盒 号、保管期限。号、保管期限。盒脊盒脊 项目的填写方法：项目的填写方法：年年 度填写本盒会计档案度填写本盒会计档案 所属年度，其他项目所属年度，其他项目 与正面项目填写一致。与正面项目填写一致。 （一）年度（一）年度形式（名称）形式（名称）保管期限保管期限 把一个单位形成的会计档案先按会计年度把一个单位形成的会计档案先按会计年度 分开；在一个会计年度内再按财务报告、分开；在一个会计年度内再按财务报告、 账簿、凭证、其他等形式分开排列；在每账簿、凭证、其他等形式分开排列；在每 种