参观接待流程和指引通用版

1、xxx 参观接待流程和指引、八前言适用范围 ：公司各部门规范目的 ：为规范公司对外接待的管理程序，提高接待管理水平，做好公司对外来 宾接待，展示公司礼仪好客的形象，特制定本规定。xxx 参观接待流程和指引 （ 流程图参见附件一 ）1、接待来访前期确认工作1.1 、来访时间及宾客信息确认 确认接待的地点。客户公司经营性质。1.2 、接待活动主题以及来访情况确认合作诚意。1.2.2 客户预期谈判的内容。1.3 、来访安排1.3.1 制作客户接待安排表、 一式三份， 于客户到访前一星期呈总经理、 副总经理和 部门负责。 客户来访前应根据客户级别相应知会部门负责人、总经理或副总经理，以确定参与洽 谈的

2、人员。如需要总裁参加，必须提前 2 天通知总经办，以便确认。1.4 、资料稿件准备确认 宣传片、公司品牌宣传册、产品彩页等。1.4.2 办公室负责准备国旗、姓名牌、公司介绍、市场版产品目录、公司介绍投影设 备等。1.5 、成立接待小组（详情参见附件二） 根据每次接待情况的不同，组建接待小组。1.5.1 接待接口人： 统一受理来访需求， 并协调确定接待负责人， 接待结束后负责接 待信息归档、传递。1.5.2 接待助理：制定接待计划、进行接待准备工作，协助填写客人来访记录，可参 与实施接待。1.5.3 接待负责人：对此次接待效果负责；需积极配合文件投入处的协调安排，承担 接待工作。行政部；讲解人员

3、技术支持部；等等。）2、接待来访前期准备工作2.1 、吃、住、行安排（详情参见附件三） 根据实际情况安排接送（飞机、船舶、火车） 。2.2 、制定参观路线2.3 、公司整体布置（详情参见附表二） 欢迎横幅 指示水牌（大堂、电梯出口、楼梯间等） 花篮/ 植物绿化 KT版签名墙 红地毯（以上信息可以根据每次具体来访而定） 红地毯（按照参观区域布置红毯） 植物/ 花盆装饰 果盘/ 茶水/咖啡 展厅一一产品展示、调试、演示、讲解。 会议室一一公司宣传册、产品彩页、投影设备、演示样品。 会客室一一果盘、茶水/咖啡/饮料、香烟（烟缸）、打火机等。（以上信息可以根据每次具体情况而定）2.4 、采购接待所需物

4、品（详情参见附表二） 根据每次接待活动的实际情况而定。操作流程： 接待小组提出一定诉求；行政部门制作预算报价呈批； 行政部获批后进行采购； 根据要求进行布置 /装饰。* 消耗用品（果盘、茶包、咖啡、饮料、香烟、一次性纸杯、鲜花等）* 循环用品（套装茶具、咖啡机、装饰摆件等）* 特殊用品（机器设备等）2.5 、员工面貌整理（详情参见附件四） 统一要求全体员工职业装接待。2.6 、人员安排（详情参见附表二）3、接待来访当日具体工作3.1 、车辆待命 根据前期确认信息具体制定车辆安排计划表（具体方案由行政部主要策划） 一级高级接待* 高级商务车（丰田三花、奔驰商务等） 。* 高级轿车（奔驰、宝马等）

5、 。二级中级接待* 中级商务车（别克商务、日产商务等） 。* 中级轿车（雷克萨斯、大众等） 。 三级普通接待* 普通商务车（东风商务车、江淮商务车等） 。* 普通轿车 / 打车。3.2 、设备调试 产品设备调试： 第一阶段：定下来访计划后，根据计划所需展示的产品，进行调动与调配。 第二阶段：来访前一天，最终设备调试。 第三阶段：来访当天，进行最终设备确认。3.3 、工作人员到位 接待前一日开会，最终确认审核各项事物的安排情况。 接待当日，所有参与接待人员提前到岗。最终确认每项环节的安排，防止出现纰漏。3.4、领导会晤陪同人员参与会晤（接待主负责人、副总、经理、总助、会议速记等）。会晤期间，所有

6、接待人员待命。3.5、结束送行 根据身份确定规格而定。（一级客户送至公司门口、汽车旁。二级三级客户送至公司门口等） 送行至门口或车旁挥手致意，方可离开。4、接待来访后期总结工作4.1、电话回访、后期跟进接待小组/具体项目组执行：4.2、总结会议4.3、总结整理资料留档5、特别注意事项（详情参见附件三）6、保密原则特别申明接待中涉及机要事务、秘密文电、重要会议，要特别注意保密，接待中既要熟练介绍 公司情况，又要内外有别，严守本公司商业机密，对不宜对方摄影摄像的场合，应向 参观人员说明。【结束语】兹为促进公共关系扩大宣传效果兼顾公司机密特制订本规定，此规定从颁布之日起执行，请各部门员工严格按照规定

7、执行公司接待事务。附件xxx客户来访接待流程图接收来宾信息了解来访单位、领 *队、人数、目的、预定返程驾驶员准时接 十接待部门一或有关实施接待前的准备成立接待小组了解到访时间、接送要 求、预订酒店、预定返 程票等r时间申请部门填写新客户来访接待通知单接待前会议准备室S士县彭/Ar 、曲宾客接送办公楼门前迎宾茶水等参加人员通：安领导安排订-峠会议中接待服务一 丿打开空调或灯光接待部门领取参参观工厂会议结束收 -交接预订票务注：1、2 、就餐会谈结束送宾接待部门和有关领1导陪同 酒店住宿送往酒店协助办理为接待部门滌程，为需要为接待小送客人到机场 为必车执仃的流程附件XXX客户来访接待人员职责说明一

8、、接待接口人1、处理接待信息一般有两个来源：一是客人直接向管理工程部提出；二是对接客户人员提出的接待 需求。并要有相关领导批准，并对其要求参观交流的内容进行审查控制。2、确定接待负责人根据来访内容协调确定接待负责人及接待助理，并向接待负责人及接待助理提供申 请方的基本信息及联系方式。3、归档保存接待记录接待接口人归档，建立客户接待信息库，对其中有价值的信息知会相关领导。每月向干部处及相关主管提交接待人员的表现情况，作为工作考核参考。4、资料维护负责组织对交流资料的维护。每半年检查更新一次，督促各资料编写人更新内容。 要符合公司宣传策略，把好信息保密关。二、接待助理人1、进行接待安排 制定详细接

9、待计划。 确定来访的议题及来访时间、地点。 明确双方与会人数、人员姓名、职位。 作好接待日程安排及议程安排。 与接待负责人确认此接待计划。 礼品资料准备。 会议准备。 填写任务令及工作联络单联系相关部门准备。2、接待工作记录 / 意见反馈 填写接待记录，记录会谈的内容、来访人员的信息资料等。 接待后组织会议，收集意见。三、接待负责人 实施接待：主持接待，按接待议程陪同客人参观，为客人讲解与客人交流。 附件三xxx 客户来访接待注意事项一、接待注意事项：1、接机 举的牌子应该有公司名、人名和欢迎辞。 客人来了要主动接行李，而且要挑最重的，就算推辞也要接过来。 接机的车子要按生意情况和来人官阶来定

10、。2、吃饭（根据情况选定餐厅） 饭桌上谈生意是中国的特色。顾客定方向，主人定消费额度。菜的个数应该比人数多 一道，酒水占总金额的 40%。问过客人之后再定餐厅，菜可以先点好，依照客户进行小 改动。3、酒店根据客人需求和级别来订酒店。（三星五星）具体方案由行政部制定。二、特别注意事项4、送礼送礼；酒店是最好的地方。 1. 一二级客人可以旁敲侧击询问他家里的情况，谈到最多 的人就是送礼对象。 2. 三级客人应先用小礼物试探一下，再用大概两倍于它的工资的 钱活动。5、合影 这是大部分民营企业忽略的一点。即拍即印，再配上高档相框的合影也许会让客户收 藏一辈子。6、必要摆放 在客户座位前应该有名牌，包括

11、公司和姓名，如果官位比较大也要写上职位。还要笔 记本，有关公司的书面资料等。7、幻灯片 对于公司的历史要简明扼要，而关于两公司的合作历史要详之又详。对于自己满足客 户的能力要着重介绍，一定要真实，但不用什么都说。8、参观厂房 在顾客来之前就要准备演示， 需要有人通知客人即将参观的车间， 而且要专人展示 （只 展示基础的东西）。但核心技术要说的比较深奥，而且没必要展示。9、反馈 在最末一次餐饭上，一定要问一下宾客他们的感受，一个为了改善自我，另外也为了 了解情况。附件四xxx 客户来访接待人员着装要求事项一、男士：1 、衬衫、领带、西装（成套） 、皮鞋。2 、不需留长发、蓄长须，留长指甲；整体仪

12、表干净整洁。二、女士：1 、职业套装 /套裙、正装连衣裙、衬衫一步裙 /西裤、丝袜（肉色 /黑色）高跟鞋（ 3 5公分适宜）。2 、换淡妆、头发整洁（尽量要求扎发或者盘发） 。三、禁忌：三、禁忌：怪异造型 / 发型、夸张首饰、浓妆艳抹、松糕鞋、衣着暴露等。附件五xxx 客户来访接待参观指引一、礼仪规范1、仪表：面容清洁，衣着得体。2、举止：稳重端庄，从容大方。3、言语：语气温和、礼貌文雅。4、态度：诚恳热情，不卑不亢。5、迎接来宾时：要注意把握迎候时间，提前等候与公司门口或车站机场，接待人员 引见介绍主宾时，要注意顺序。6、接受名片时：要以恭敬的态度双手接受，默读一下后郑重收入口袋中。7、过走

13、廊时：通常走在客人的右前方，不时左侧回身，配合客人脚步，转弯处伸右 手示意。8、进电梯时：要告诉客人上几楼，让客人先进、先出。9、座谈时：客人落座后，要以双手奉茶，先客人，后主人，先领导，后同事。10、送客时：根据身份确定规格，送至公司门口、汽车旁。 二、商务接待中的座次安排1、关于会议主席台座次的安排1.1 主席台必须排座次、放名签，以便领导同志对号入座，避免上台之后互相谦 让。1.2 主席台座次排列， 领导为单数时，主要领导居中， 2号领导在 1号领导左手位置，3 号领导在 1 号领导右手位置；领导为偶数时， 1 、2 号领导同时居中， 2 号领导依然在1 号领导左手位置， 3 号领导依然

14、在 1 号领导右手位置。1.3 几个机关的领导人同时上主席台， 通常按机关排列次序排列。 可灵活掌握。 如对 一些德高望重的老同志，也可适当往前排。另外，对邀请的上级单位或平级单位的来 宾，也不一定非得按职务高低来排，通常掌握的原则是：上级单位或同级单位的来宾， 其实际职务略低于主人一方领导的，可安排在主席台适当位置就座。这样，既体现出 对客人的尊重，又使主客都感到较为得体。1.4对上主席台的领导同志能否届时出席会议，在开会前务必逐一落实。领导同志到 会场后，要安排在休息室稍候，再逐一核实，并告之上台后所坐方位。如主席台人数 很多，还应准备座位图。如有临时变化，应及时调整座次、名签，防止主席台

15、上出现 名签差错或领导空缺。还要注意认真填写名签，谨防错别字出现1.4.1主席台人数为奇数时 142主席台人数为偶数时2、关于宴席座次的安排宴请客人，一般主陪在面对房门的位置，副主陪在主陪的对面， 1号客人在主陪 的右手，2号客人在主陪的左手，3号客人在副主陪的右手，4号客人在副主陪的左手， 其他可以随意。以上主陪的位置是按普通宴席掌握，如果场景有特殊因素，应视情而定。2.1中餐桌2.2西餐桌3、仪式的座次安排签字双方主人在左边，客人在主人的右边。双方其他人数一般对等，按主客左右 排列。4、关于乘车的座次安排小轿车1号座位在司机的右后边，2号座位在司机的正后边，3号座位在司机 的旁边。（如果后

16、排乘坐三人，则3号座位在后排的中间）。中轿主座在司机后边的第 一排，1号座位在临窗的位置。乘车座次安排5、合影座次安排与主席台安排相同附：会议座位安排长条桌注：A为上级领导，B为主方席沙发室与外宾会谈注：A为主方，B为客方与上级领导座谈注：A为上级领导，B为主方领导附表XXX客户来访接待通知单（一）来客基本信息姓名性别年龄单位职务地址电话邮编（二八 重要来宾个人信息：1背景:2、在项目中的具体作用：3、对公司技术、文化管理的认可度：4、来访公司、会见领导历史记录：5、个人爱好、忌讳等：（三）、来访目的：选型 参观 签合同合作顺访游玩 其它（四）接待级别 A省级 口B地市级 口C普通级 其他特殊

17、客户接口部门：接待日期：接待负责人：手机及电话：责任部门：责任款项：配合部门：配合款项：（五）来访时间及安排到达日期月日航班号（车、船次）：从至出发时刻到达时刻预计离幵日期月日返程票：已订月日时分从至待定月日时分从至（六）接待要求：1迎接迎接地点：机场 火车站 其它接待人员：司机 指定人员其它要求：需持鲜花迎接需在迎接地点打欢迎 车型有特殊要求2、住宿入住酒店：一类：五星 二类：四星 三类：三星（快捷类）其它房间类型：标准间间豪华间间套房间费用承担：公司全部承担客人完全自付公司只承担房费，其它费用自理其它要求：提前办好入住手续幵通国内长话费 酒店包早餐摆放水果摆放鲜花 摆放公司宣传资料摆放公司

18、欢迎牌3、就餐费用承担：公司全部承担 公司承担接风、送行，其余客人自理客人完全自理 口其它接风、送行宴建议陪同领部门经理导：总经理副总经理指定人员4、游览5、礼品礼品类别：口 电器类口文化类口工艺品类 （续写申请单）6、送行是否安排车辆：是 否 送到地点：（七）其它要求：录音录像拍照翻译做会议记录 其它：（八）接待费用预算：元以内申请人部门经理审批主管总经理审批抄送告知部门附表二XXX客户来访接待物品申请单（一）公司外部欢迎横幅 指示牌（大堂、电梯出口、楼梯间）花篮/植物绿化 口 KT版签名墙 红地毯（二）公司内部1参观区：红地毯 植物/花盘装饰2、会客室：果盘 /茶水/咖啡/饮料 香烟/烟缸/打火机3、会议室：国旗 鲜花 姓名牌 投影设备4、展厅：产品彩页 样品5、 资 料：公司宣传片 公司宣传册 产品彩页 演示样品 汇 报演讲ppt/稿件（三）车辆安排1 一级/高级接待：高级商务车（丰田三花、奔驰商务）高级轿车（奔驰、宝马）2、二级/中级接待：中级商务车（别克商务