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1、*建设公司ZHDB 306001-2008企业标准物资采购控制程序Control of Material Purchasement（版本：6）2008-11-17 发布实施ZHDB306001-2008 物资采购控制程序 版本/修订次6/0目 录前言1 范围2 定义3 职责4 程序4.1 物资采购流程图4.2 物资采购计划4.3 物资采购实施5 过程指导和监测6 记录7 相关文件8 编制/修订备忘附录A 集中采购物资清单前 言本程序第6版根据公司实际运行情况，作了如下修订：a) 将公司ZHDB306001-2006物资采购控制程序与ZHDB306052-2007物资集中采购控制程序合并。b)

2、对物资采购流程图进行了调整，将集中采购整合入流程图中。c) 对集中采购计划的准确性进行规范。d) 对相关的职责进行了调整，并对物资进行了重新归类划分。e) 增加了竞争性谈判采购方式为物资采购的补充手段。f) 对询价采购（含密封询价）的过程监督进行了规定。本程序的附录A为规范性附录。本程序修订人： *本程序会审人：*本程序审核人：*本程序批准人：*本程序第6版于2008年11月17日发布并实施，发布之日起替代第5版和ZHDB 306052-2007物资集中采购控制程序。本程序由公司物资管理处负责解释。物资采购控制程序1 范围本程序适用于公司及所属项目自行采购的物资的管理，覆盖的物资范围包括下列

3、1.11.3条款所列。本程序不包括放射源、医疗设备、药品、食品的采购。1.1 工程物资：装置性材料、消耗性材料、小型机工具、劳保用品、消防用品、危化物品、特种安全防护用品、工程土建及基地建设物资等。1.2 固定资产1.2.1施工类固定资产（包括工程机械、工程用车、机工具、检测仪器、试验设备等）1.2.2电脑类固定资产（计算机、打印机等）1.2.3办公类固定资产（办公用车、复印机、传真机、生活设施等）1.2.4宣传类固定资产（摄影、摄像设备）1.3 低值易耗品2 定义2.1固定资产及低值易耗品固定资产是指为生产商品、提供劳务、出租或经营管理而持有的，使用寿命超过一个会计年度有形资产。包括房屋、建

4、筑物、机器、设备、设施、运输工具以及其他与生产、经营有关的设备、器具、工具等资产。不属于生产、经营主要设备的物品，单位价值在2000元人民币以上，并且使用年限超过2年的，也作为固定资产管理。不同时具备上述条件的，作为低值易耗品。2.1集中采购公司对大宗的和通用性的工程物资实行集中采购，由各施工项目负责材料的计划进行申报，公司物资管理处负责该类物资的采购实施。集中采购物资的范围见附录A。3 职责3.1 公司各部门职责3.1.1物资管理处物资管理处是物资采购的归口管理和实施部门。具体职责如下：1) 负责公司物资采购管理程序的编制和修订工作。2) 负责公司年度固定资产的计划评审组织、采购实施、数据统

5、计和分析工作。3) 负责汇总各项目集中采购申请，编制采购计划，并组织实施采购。4) 负责供方信息的收集和物资价格的调研分析。5) 负责项目50万以上大额采购的合同备案。6) 负责公司总部的低值易耗品的采购实施。7) 负责劳保用品的采购、组织配送工作。8) 负责指导、检查和管理项目物资管理部门的采购工作。3.1.2 总经理工作部1) 总经理工作部是办公类固定资产和低值易耗品的归口管理部门，负责年度办公类固定资产添置计划审核汇总工作；计划外办公类固定资产、办公类低值易耗品添置计划的审核；办公类固定资产和总部办公类低值易耗品的验收组织工作；该类物资采购合同的会签。2) 法律事务室负责公司总部物资采购

6、合同的审核工作。3.1.3工程管理处1) 工程管理处是施工类、电脑类固定资产和低值易耗品的归口管理部门，负责施工类、电脑类固定资产添置计划审核汇总工作；计划外施工类、电脑类固定资产和低值易耗品添置计划的审核；施工类、电脑类固定资产和低值易耗品的验收组织工作；该类物资采购合同的会签。2) 主持公司集中采购的技术评标（审）工作。3) 负责建立物资采购技术规范资料库。4) 负责集中采购合同中有关技术规范的编制、审核工作。3.1.4 思政工作部思政工作部是宣传类固定资产和低值易耗品的归口管理部门，负责年度宣传类固定资产添置计划审核汇总工作；计划外宣传类固定资产和低值易耗品添置计划的审核；宣传类固定资产

7、和公司总部宣传类低值易耗品的验收组织工作；该类物资采购合同的会签。3.1.5 质量控制处质量控制处负责固定资产添置申请的计量审核，并协助工程管理处对该类物资的验收。3.1.6 人力资源处负责制订不同工种人员劳保用品发放标准。3.1.7安全处参与消防用品、特种防护用品的选型和验收。3.1.8 财务产权处1) 参与公司固定资产添置评审会。2) 参与公司总部组织物资采购的商务评标工作。3) 负责公司总部组织物资采购合同的财务会签、审核工作。3.1.9审计处1) 参与公司总部招标采购合同的会签。2) 对物资集中采购的绩效进行考核。3.1.10监察处1）负责对公司物资采购合法、合规性进行监督审查及招标采

8、购合同的会签。2）负责对项目工程物资集中采购计划的申报准确率、时效性、有无规避集中采购行为进行考核。3.1.11合同管理处 负责公司总部物资采购合同的会签工作。3.2 项目各部门职责3.2.1 项目经理部1) 负责本项目工程物资采购计划的批准。2) 负责本项目工程物资采购合同的批准。3) 负责本项目公司集中采购合同的审核和物资价格的确认工作。4) 负责物资采购款项支付的审核批准工作。5) 项目经理负责应急集中采购物资申报计划的批准。3.2.2 项目物资管理部1) 负责对本项目工程物资需求申请中物资参数进行审核。2) 负责集中采购工程物资采购申请计划的编制，参与公司集中采购物资的招、评标工作，并

9、负责对集中采购物资进行到货验收。3) 负责非集中采购工程物资的采购计划编制，并组织实施采购、验收。4) 负责本项目劳保用品需求计划的编制，并向公司物资管理处报送。5) 负责项目危险化学品的采购工作。6) 负责当地采购渠道的建立。3.2.3 专业公司总部负责本单位计划内（外）固定资产添置需求的申请，项目各专业工区（含分包单位）负责编写工程物资的需求申请。3.2.4 项目工程部门负责审核工程物资需求申请；参与对重要类工程材料质量的验收；负责收集编制提供本项目重要类物资的采购的技术规范，并参与集中采购招标或项目招标的技术评标工作；参与采购合同的会签。3.2.5 项目安全保卫部门负责审核危险化学品和特

10、种劳保防护用品的需求计划，参与该类物资的验收。3.2.5 项目质量部门负责计量器具物资需求的审核；参与对重要类工程材料质量的验收。3.2.6 项目合同部门负责根据合同范围审核物资需求，参与采购合同的会签。4 程序4.1 物资采购流程图物资采购流程图见图1。4.2 物资采购计划4.2.1固定资产采购计划管理4.2.1.1 固定资产年度采购计划管理公司各部门、项目、专业公司根据各自的需求在每年11月初提出下一年度的采购申请，填写“固定资产添置申请表”，各归口管理部门负责审核。公司物资管理处召开年度固定资产添置评审会议，制订发布“固定资产年度采购计划”，经公司分管领导批准生效。4.2.1.2 计划外

11、固定资产添置管理公司各部门、项目、专业公司在遇到固定资产年度采购计划中没有包括的，又急需使用的固定资产采购，可填写“预算外固定资产添置申请表”，由固定资产归口管理部门审核，并经公司总经理批准同意后交公司物资管理处实施采购。需求单位/部门项目物资部及其他部门公司物资处及其他部门开始是否属于计划外固定资产是否属于固定资产、公司零星采购物资是是否否公司总经理批准审核、批准填写材料申请表是是否属于集中采购物资否分类、汇总，形成公司材料采购计划形成项目材料采购计划项目实施采购公司实施采购签订合同签订合同否是否属于固定资产、公司零星采购物资下订单是组织验收、入库组织验收、建立台账单次付款30万元？是公司财

12、务付款否项目财务付款结束图1 物资采购流程图4.2.1.3固定资产添置申请表的填写申请部门负责填写固定资产名称、申请部门、申请数量、需求日期、现有同类固定资产情况说明、申请理由，固定资产归口管理部门负责填写规格型号、估计单价、选型依据及技术论证。4.2.2 工程物资的计划管理4.2.2.1工程物资需求申请审批4.2.2.1.1使用单位技术人员提出工程物资的需求申请，需求申请可以是“材料购领清册”、“零星物资购领单”二种形式。4.2.2.1.2物资管理部门采购管理员可根据实际经验和市场情况提出备库申请。4.2.2.1.3项目经理部负责工程物资需求申请的审批。4.2.2.2工程物资采购计划4.2.

13、2.2.1集中采购物资采购计划的编制a)项目物资部门编制集中采购物资采购申请计划1) 项目物资管理部门根据经审批的物资需求申请，分类汇总属于集中采购范围的物资，编制集中采购申请计划。2) 按照集中采购申请计划的上报时间和用途，集中采购申请计划分为：项目总体物资预算计划、项目年度物资采购计划、项目月度采购计划、项目应急采购计划。详细分类见表1。表1 项目集中采购计划分类表计划分类上报时间用 途包含信息项目物资总体预算计划工程安装合同签订后二个月内便于公司物资管理处掌握项目大宗物资集中采购总体安排物资大类名称、估计数量、单位、估计总价、估计采购时间项目下年度物资采购计划当年12月25日前便于公司物

14、资管理处合理安排年度集中采购类物资招标计划物资大类名称、估计数量、单位、估计总价、估计采购时间项目月度采购计划每月25日到月末用于执行集中采购名称、物资编码、材质、单位、数量、要求到货时间、标准。（按照材料购领清册标准）项目应急采购计划机动用于临时增加集中采购物资计划申报同上项目物资总体预算计划：项目物资部根据机组类型、工程合同、设计院等信息，对集中采购物资和大宗物资的采购一次性编制本项目物资总体预算计划。项目下年度物资采购计划：根据项目的总体进度安排，项目物资部应于每年12月25日前编制下年度集中采购物资和大宗物资预算。项目月度采购计划：月度物资的采购计划编制，要求使用单位在每月1-24日完

15、成材料购领清册的编制，每月25日到月末项目物资管理部门完成材料购领清册物资的汇总工作，并上报给公司物资管理处实行采购。项目应急采购计划：在特殊情况下，为满足工程进度需要，项目可采用临时上报形式递交应急采购申请，但项目应严格控制该类计划上报的频次。此类申请必须经项目经理批准，并将扫描件发送给公司物资管理处 。b)公司物资管理处编制集中采购计划1） 公司物资管理处根据以往工程采购数据，结合需求项目特点估算年度采购模拟量，形成年度采购计划。2） 公司物资管理处汇总项目所报月度采购申请计划，综合平衡项目进度，形成相对集中的月度采购计划。4.2.2.2.2非集中采购工程物资采购计划的编制项目采购人员根据

16、经审批的物资需求申请，结合各项目物资管理部门的库存情况，编制非集中采购物资的采购计划表，经项目物资主管审批后实施采购。4.2.3 低值易耗品采购计划的管理公司总部部门、单位低值易耗品的采购计划管理：由总部部门、单位提出采购申请，填写“零星物资购领单”，报各归口管理部门批准，送公司物资管理处安排采购。项目部门、专业公司低值易耗品的采购计划管理：项目部门、专业公司提出采购申请，填写“零星物资购领单”，报项目归口管理部门审核，经过项目经理部批准，送项目物资管理部门安排采购。4.3 物资采购实施4.3.1 物资采购方式物资采购方式有以下四种：招标采购、竞争性谈判采购、询价采购、直接采购。4.3.1.1

17、 招标采购单项合同大于等于50万元的采购实行邀请招标方式采购。招标采购按照公司ZHDB 301002 招标管理规定实施。实施招标采购后，因特殊原因（包含不限于供货商报价低于底价的情形）终止招标，可根据实际需要转入竞争性谈判流程。4.3.1.2竞争性谈判采购4.3.1.2.1竞争性谈判采购的适用范围按规定应该执行招标采购（或询价采购），但由于特殊原因无法执行招标采购（或询价采购），符合下列情形之一的物资采购，可以按照本程序文件要求采用竞争性谈判方式采购：a) 采用招标所需时间不能满足使用要求。b) 技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。c) 不能事先计算出价格总额的，预计采购总额

18、超过50万。d) 招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。4.3.1.2.2竞争性谈判采购应遵循下列程序a) 填写“特殊情况采购审批表”，经过相关部门审核，报公司经营副经理审批后实施。b) 成立竞争谈判小组。谈判小组由工程技术、监察、物资等三人以上单数组成。c) 根据实际情况需要，谈判小组应事先进行询价，要求对方提供报价资料及相关资质文件，谈判小组根据询价的情况，确定进入竞争性谈判的供应商名单。d) 编制谈判文件。谈判文件包含：报价须知、技术规范、合同草案以及成交（评判）的标准等相关事项。e) 确定邀请参加谈判的供应商名单。谈判小组从符合相应资格条件的供应商名单确定不少于三

19、家的供应商参加谈判，并向其提供谈判文件。谈判的顺序按照初步报价的高低进行排序，最高价供应商最早谈判，次高价供应商第二个谈判，以此类推，最低价供应商最后谈判。f) 谈判。谈判小组所有成员集中与单一供应商分别进行谈判。在谈判中，谈判的任一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的，谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。g) 经过一轮谈判，谈判小组根据谈判情况，可以选择进行第二轮谈判，第二轮谈判之前向所有供应商公布首轮谈判最低价格，谈判顺序按照第一轮报价由高到低进行。谈判的轮次一般不超过两轮。h) 确定成交供应商。谈判结束后，谈判小组应当要求所有参加

20、谈判的供应商在规定时间内进行最后密封报价，谈判小组根据符合采购需求、质量和服务要求且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判未成交的供应商。4.3.1.3 询价采购4.3.1.3.1询价采购的适用范围采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小，单次采购总价低于50万元的采购，可以依照本程序文件采用询价采购方式。4.3.1.3.2询价采购应遵循的程序询价采购必须询价比价，尽可能要求供货单位密封报价。其采购步骤如下：a) 选择三家及以上供货单位；b) 发物资询价单给供货单位，可以是传真或电子邮件，并说明是否要求密封报价；c) 接收供货单位书面形式报价单，报价单上必须有供货

21、单位的公章，报价单可以是复印件或传真件；d) 为保证询价的公正性，密封询价开封时应有二人以上共同参加，如果传真形式，应发给除采购员外的第二人，收集完成后统一记录。e）分析报价，制作“物资报价比较汇总表”进行报价分析，比价表上确定或推荐供应商，并说明理由，经办人签字，按合同签订权限的领导签字批准；否f) 进行合同谈判、合同会签、合同签订。4.3.1.3.3询价采购的特殊采购形式协议采购对于三材类物资，为缩短采购时间，建立优质的供应商队伍，公司对通用三材类物资实行协议采购，公司与多家资信良好的供货单位签订供货协议，收取一定金额的保证金。采购实际操作时，向多家供货商(无特殊情况，不少于三家)发出询价

22、单，按照低价成交。4.3.1.4 直接采购4.3.1.4.1直接采购的适用范围符合下列情形之一的物资采购，可以依照本程序规定采用直接采购方式进行采购：a) 使用部门或技术部门指定只能从唯一供应商处采购；b) 发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购；c) 必须保证原有采购项目一致性或者服务配套要求，急需从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的；d) 在一年内刚招标过的物资，并且市场价格没有大的变化；e) 业主指定。需要由业主出具的书面委托（指定）资料。4.3.1.4.2直接采购应遵循的程序1) 原本应实行招标采购，因特殊情况需要直接采购，应填写“特殊情况采购审批表”

23、，经公司分管领导签字批准。2) 所有的直接采购，需在“物资报价汇总表”上详细说明原因，经过会签后才能签订合同。3)采购人员与供应商在保证采购项目质量和双方商定合理价格的基础上进行采购。公司历史采购价格数据可作为确定采购价格的重要依据。4.3.2特殊情况采购审批遇下列情况之一的属特殊情况，在特殊情况下采购需填写“特殊情况采购审批表”：符合招标条件，但由于时间不能满足要求，不能实施招标采购的；符合询价采购条件，但由于特殊原因不能实施询价采购的。4.3.3 合同签订4.3.3.1采购合同签订和合同形式4.3.3.1.1固定资产、低值易耗品、劳保用品、消防用品、危化物品、特种安全防护用品等物资单次采购

24、金额在2万元以上，工程物资单次采购在5万元以上的必须签订采购合同；在上述金额以下的可根据需要签订采购合同。4.3.3.1.2合同形式按是否明确采购数量分可以是总价合同、单价合同。按价格情况分有固定价格合同和调价合同，签定调价合同要明确基础价格、调价公式和原材料参考数据来源。4.3.3.2 公司总部采购合同签订或付款权限4.3.3.2.1 公司总经理负责1000万元以上的合同签订和付款审批。4.3.3.2.2 公司总部部门负责人及主管领导的采购合同签订或付款权限见表2。表2 公司总部采购合同签订或付款权限序号费用内容归口部门部门负责人主管领导1工程材料采购物资管理处10万元以下部门负责人指定/1

25、050万元部门负责人501000万元2大型机械设备采购物资管理处100万元以下部门负责人1001000万元3车辆及办公设备采购物资管理处5万元以下部门负责人指定/550万元部门负责人501000万元4办公家具采购物资管理处2万元以下部门负责人指定/250万元部门负责人501000万元5宣传类设备采购物资管理处2万元以下部门负责人指定/220万元部门负责人201000万元6计/测量器具采购物资管理处5万元以下部门负责人指定/530万元部门负责人301000万元7小型机工具、零配件采购物资管理处5万元以下部门负责人指定/530万元部门负责人301000万元8计算机采购物资管理处3万元以下部门负责人

26、指定/330万元部门负责人301000万元9办公用品采购物资管理处1万元以下部门负责人指定/15万元部门负责人51000万元4.3.3.3 项目签订采购合同或付款权限a) 项目经理审批一次性采购金额超过50万元以上100万元以下的采购合同及货款支付；b) 项目副经理经授权审批一次性单项采购金额50万元以下的采购合同及在5万元以上50万元以下的货款支付。c) 项目物资部主管审批一次性采购金额在5万元以下的采购及货款支付。d)有公司法人单独授权审批权限的，不在本程序规定范围内。4.3.3.4 合同的起草、会签、法律审核4.3.3.4.1一般情况下物资管理部门采用公司物资管理处编制的物资采购合同模板

27、起草合同。4.3.3.4.2采购合同应经合同管理部门、财务部门及其他相关部门（如工程管理部门等）会签。公司总部的招标采购合同还应经审计处、监察处会签；项目的招标采购合同还应经监察处或其授权人员会签。4.3.3.4.3公司签订的物资采购合同均应经法律事务室法律审核。4.3.3.5合同签订的其他规定4.3.3.5.1对合同中未涵盖部分的同类材料的采购，由项目物资部与该厂家共同确定供货价格，并把该价格报公司物资管理处，由总部追加合同清单范围，生效后执行。4.3.3.5.2在施工承包合同中规定，由业主负责招标来确定物资的供货商和单价，但合同、采购计划、付款由承包商来负责，该部分的物资采购由项目物资部予

28、以实施，但合同文本需到公司物资管理处进行备案。4.3.3.5.3公司总部签订的材料采购合同应及时上传到EIIS物资管理平台，项目签订的合同应加入EIIS系统功能目录管理平台项目平台项目经营事务管理物资信息项目分类采购。4.3.4 对物资供方的控制对物资供方的控制按ZHDB 124010 供方评价与管理程序执行。4.3.5合同执行4.3.5.1订单管理合同签订后，项目物资管理部负责订单的制作，订单可以直接从材料管理软件中直接生成。订单同时作为供货商的送货单（接货单）。项目物资管理人员负责物资的催交，并将信息反馈给使用单位和采购人员。4.3.5.2采购物资的验收4.3.5.2.1固定资产类物资验收

29、按ZHDB 306005 固定资产管理规定执行。4.3.5.2.1除固定资产以外的物资验收执行ZHDB 306050 物资验收管理程序。4.3.5.3付款管理4.3.5.3.1固定资产、劳保用品、特种安全防护用品、公司采购低值易耗品付款管理针对此类物资的付款，公司物资管理处采购人员根据签订的合同，办理付款手续，由公司财务产权处统一支付。4.3.5.3.2工程类物资、项目采购低值易耗品的付款管理项目财务部收到有效付款凭证后，办理货款支付手续，按照公司资金管理办法的规定，单笔超过30万元由公司总部财务产权处支付。单笔金额小于30万的货款由项目财务部进行付款。5 过程指导和监测5.1 项目物资管理部

30、门应定期对项目的物资采购、进货验收等工作进行监督检查。5.2 公司物资管理处、审计处、监察处应分别履行各自职责范围内的过程指导和监督检查工作。6 记录本程序涉及的表式及记录的编制、保管要求见表3。表3 表式及记录的编制、保管要求序号记录名称表式设计记录类型代码记录形成记录保管1固定资产添置申请表物资管理处1201各部门、单位物资管理部门2预算外固定资产添置申请表工程管理处4907各部门、单位物资管理处3材料购领清册物资管理处1292各部门、单位物资管理部门4零星物资购领单物资管理处1211各部门、单位物资管理部门5物资询价单物资管理处1209物资管理部门物资管理部门6物资报价比较汇总表物资管理

31、处1212物资管理部门物资管理部门7合同审查会签表合同管理处0631各部门、单位物资管理部门8物资采购合同物资管理处物资管理部门物资管理部门9特殊情况采购审批表物资管理处1206物资管理部门物资管理部门注：1) 上述表格中有代码的表式由企业发展部统一发布，可在“电子文件管理软件”中获取模板或在EIIS知识库的表式库中查询。 2) 上述表格中没有代码的表式由记录形成者自行设计。7 相关文件ZHDB 301002 招标管理规定 ZHDB 316001 不合格品、质量事故控制程序 ZHDB 311012 测量设备采购控制程序ZHDB 124010 供方评价与管理程序ZHDB 306050 物资验收管理程序ZHDB 306005 固定资产管理规定8 编制/修订备忘附录A（规范性附录）集中采购物资清单序号库别物资名称采购组织采购时间供货时间1电缆电力电缆月度采购20302电缆控制电缆月度采购20303电缆计算机电缆、补偿导线等特种电缆月