科技档案概念与分类

1、2021/3/101 科科 技技 档档 案案 管管 理理 2021/3/102 科技档案概念和种类科技档案概念和种类 一、科技档案的概念一、科技档案的概念 科技档案指企、事业单位和国家机构、社科技档案指企、事业单位和国家机构、社 会组织及个人从事生产、科研、基建及管会组织及个人从事生产、科研、基建及管 理活动形成的理活动形成的对国家和社会具有保存价值对国家和社会具有保存价值 的应当归档保存的科技文件材料的应当归档保存的科技文件材料。 二、科技档案的基本种类二、科技档案的基本种类 主要包括基建、设备、产品、科研等专业主要包括基建、设备、产品、科研等专业 技术档案。技术档案。 2021/3/103

2、 三、科技档案代字、代号表三、科技档案代字、代号表 以拼音缩写首字母为代字以拼音缩写首字母为代字 序号序号科技档案种类名称科技档案种类名称代字代字 1基建档案基建档案JJ 2设备档案设备档案SB 3科研档案科研档案KY 4产品档案产品档案CP 2021/3/104 第一节第一节 基建档案管理基建档案管理 一、基建档案定义一、基建档案定义 基建档案是在各种建筑物、构筑物、地上基建档案是在各种建筑物、构筑物、地上 地下管线等基本建设工程的规划、设计、地下管线等基本建设工程的规划、设计、 施工和使用、维修活动中形成的科技档案。施工和使用、维修活动中形成的科技档案。 即一个建设项目从酝酿、决策到建成投

3、入即一个建设项目从酝酿、决策到建成投入 使用的全过程中形成的应当归档保存的文使用的全过程中形成的应当归档保存的文 件材料。件材料。 其特点是其特点是建设项目成套建设项目成套，一个建设项目的，一个建设项目的 档案是有机联系的整体。档案是有机联系的整体。 2021/3/105 二、基建档案收集工作二、基建档案收集工作 （一）基建档案收集归档范围主要包括：（一）基建档案收集归档范围主要包括： 基建管理文件、监理文件、施工文件、竣基建管理文件、监理文件、施工文件、竣 工图等材料。工图等材料。 2021/3/106 （二）收集要求：（二）收集要求： 1、基建档案的管理工作必须纳入项目的工作计、基建档案的

4、管理工作必须纳入项目的工作计 划，待项目划，待项目竣工验收后三个月内竣工验收后三个月内整理齐全、装订整理齐全、装订 整齐，移交档案部门，并办理移交手续。整齐，移交档案部门，并办理移交手续。 2、周期长的工程项目，可按阶段、周期长的工程项目，可按阶段分期进行归档分期进行归档， 大项目可在各小项目主管单位工程结束后分期归大项目可在各小项目主管单位工程结束后分期归 档。档。 3、竣工图是工程实际反映，是工程的重要档案，、竣工图是工程实际反映，是工程的重要档案， 要做到要做到字迹工整，图样清晰字迹工整，图样清晰，严禁用圆珠笔、铅，严禁用圆珠笔、铅 笔或易褪色的书写材料书写。笔或易褪色的书写材料书写。

5、4、基建档案的归档材料应质地优良，底图要按、基建档案的归档材料应质地优良，底图要按 规定绘制，不得有污垢、受潮、破裂等现象。规定绘制，不得有污垢、受潮、破裂等现象。 5、档案人员要参加工程项目的竣工验收工作。档案人员要参加工程项目的竣工验收工作。 2021/3/107 （三）收集方法：（三）收集方法： 1、按基建档案归档范围的规定接收基建文件材、按基建档案归档范围的规定接收基建文件材 料料 2、将基建档案工作纳入计划管理、将基建档案工作纳入计划管理 （1）把材料形成工作纳入有关的管理制度；纳）把材料形成工作纳入有关的管理制度；纳 入工作程序及网络图；纳入科技人员的职责范围；入工作程序及网络图；

6、纳入科技人员的职责范围； 纳入有关承包合同；纳入经济责任制。纳入有关承包合同；纳入经济责任制。 （2）把科技文件材料的形成、积累整理、归档）把科技文件材料的形成、积累整理、归档 和归档后的修改补充纳入工作计划。和归档后的修改补充纳入工作计划。 2021/3/108 三、基建档案整理工作三、基建档案整理工作 （一）基建档案整理的原则（一）基建档案整理的原则 1、遵循自然规律，保持文件之间的有机、遵循自然规律，保持文件之间的有机 联系联系 2、充分利用档案原有的整理基础，对基、充分利用档案原有的整理基础，对基 建档案进行分门别类的整理建档案进行分门别类的整理 3、便于保管和利用、便于保管和利用 2

7、021/3/109 （二）基建档案整理步骤（二）基建档案整理步骤 1、归档鉴定、归档鉴定 鉴定工作包括两方面的内容：一是是否留鉴定工作包括两方面的内容：一是是否留 存，对照归档范围看是否属于归档范围之存，对照归档范围看是否属于归档范围之 内，从而剔出没有保存价值的文件；二是内，从而剔出没有保存价值的文件；二是 剔除重份剔除重份文件。文件。 2021/3/1010 2、分类、分类 基建档案分类方法一般采用基建档案分类方法一般采用工程项目分类工程项目分类 组卷，一个工程项目组成一卷或数卷；组卷，一个工程项目组成一卷或数卷； 例如：某单位新建办公楼项目，归档时设例如：某单位新建办公楼项目，归档时设

8、置分类为置分类为“办公楼工程办公楼工程”，后又建了一栋，后又建了一栋 职工宿舍楼，其归档时设置分类为职工宿舍楼，其归档时设置分类为“职工职工 宿舍楼工程宿舍楼工程”。 2021/3/1011 3、组卷、组卷 （1）对图纸进行折叠，统一幅面为）对图纸进行折叠，统一幅面为A4纸大小纸大小 （297mm210mm），形式为），形式为“手风琴式手风琴式”。 （2）组织案卷）组织案卷 案卷的基本特征：案卷的基本特征： 案卷是一组具有有机联系的文案卷是一组具有有机联系的文 件材料；案卷内的文件应齐全、完整；案卷内的件材料；案卷内的文件应齐全、完整；案卷内的 文件有一个相对的数量界限（以卷盒厚度为准）；文件

9、有一个相对的数量界限（以卷盒厚度为准）； 案卷应采用规范的卷皮、卷盒两种形式的装具。案卷应采用规范的卷皮、卷盒两种形式的装具。 2021/3/1012 （3）卷内文件排列）卷内文件排列 图样材料的排列：有图纸目录的按图纸目图样材料的排列：有图纸目录的按图纸目 录排列，没有图纸目录的按总体与局部的录排列，没有图纸目录的按总体与局部的 关系顺序排列。关系顺序排列。 文字材料的排列基本方法：按重要程度、文字材料的排列基本方法：按重要程度、 时间、逻辑关系和译文在前，原文在后四时间、逻辑关系和译文在前，原文在后四 种排列方法。种排列方法。 图文混合材料的排列：文字材料在前，图图文混合材料的排列：文字材

10、料在前，图 样材料在后。样材料在后。 2021/3/1013 （4）编写件号、页号）编写件号、页号 装订案卷以每卷为单位编写页号，不装订装订案卷以每卷为单位编写页号，不装订 案卷先以每卷为单位编写每份文件的件号，案卷先以每卷为单位编写每份文件的件号， 再以每件为单位从再以每件为单位从“1”开始编写页号。开始编写页号。 卷内文件有书写内容的页面一律要编写页卷内文件有书写内容的页面一律要编写页 号，号，正面在右下角，反面在左下角正面在右下角，反面在左下角。 2021/3/1014 （5）加盖档号章、填写档号）加盖档号章、填写档号 基建档号的编制：由基建档号的编制：由基建代字基建代字+项目名称或项目

11、名称或 编号编号+案卷编号案卷编号组成，最好设置三个层次，组成，最好设置三个层次， 力求简明。力求简明。 JJ JJ 10 10 1 1 基建档案代字基建档案代字 工程项目名称编号工程项目名称编号 案卷顺序号案卷顺序号 示例一：某单位基建档号示例一：某单位基建档号 JJ JJ 办公楼工程办公楼工程 1 1 基建档案代字基建档案代字 工程项目名称工程项目名称 示例二：某单位基建档号示例二：某单位基建档号 案卷顺序号案卷顺序号 2021/3/1015 在案卷内每一件文件首页右上角空白处加盖在案卷内每一件文件首页右上角空白处加盖“档档 号章号章”。档号章格式如下。档号章格式如下： 档档 号号件件 号

12、号 JJ 10 11 2021/3/1016 档号：档号：JJ 10 1 （6）抄写卷内文件目录）抄写卷内文件目录 按卷内文件排列的顺序抄写，卷内目录应放在文按卷内文件排列的顺序抄写，卷内目录应放在文 件最前边，用钢笔填写。件最前边，用钢笔填写。 卷内文件目录包括以下项目，如图：卷内文件目录包括以下项目，如图： 2021/3/1017 卷内文件目录说明：卷内文件目录说明： 序号：序号：卷内文件的顺序号，从卷内文件的顺序号，从1开始流水编制。开始流水编制。 文文 号：号：即文件的发文字号，图纸为图号。即文件的发文字号，图纸为图号。 责任者：责任者：制发文件的组织，即文件的发文机关。制发文件的组织

13、，即文件的发文机关。 文件名称：文件名称：文件的标题。没有标题或标题不规范文件的标题。没有标题或标题不规范 时须重新拟制标题，并加时须重新拟制标题，并加“ ”号。号。 日日 期：期：文件的成文日期，格式如文件的成文日期，格式如“2003.3.2”。 页页 数：数：每份文件的总页数。每份文件的总页数。 备备 注：注：文件需要说明的情况。文件需要说明的情况。 2021/3/1018 （7）填写卷内备考表）填写卷内备考表 注：备考表放在卷内文注：备考表放在卷内文 件的最后件的最后 2021/3/1019 （8） 填 写 案 卷 封 面 JJ 10 1 2021/3/1020 基建档案案卷封面的填写项

14、目及要求基建档案案卷封面的填写项目及要求 ： 档号：档号：即本卷基建档案的编号（具体见编号方法）；即本卷基建档案的编号（具体见编号方法）； 档案馆（室）号：档案馆（室）号：不填；不填； 缩缩 微微 号：号：不填；不填； 案卷题名：案卷题名：即案卷的标题。拟写时要求题名结构完整，即案卷的标题。拟写时要求题名结构完整， 包括工程名称、分项名称和文种，一般不超过包括工程名称、分项名称和文种，一般不超过50个字；个字； 编制单位：编制单位：本卷内所有文件的形成单位，编制单位必须本卷内所有文件的形成单位，编制单位必须 用全称或通用简称；多个编制单位的可按照其重要程度用全称或通用简称；多个编制单位的可按照

15、其重要程度 有选择地填写两到三个；有选择地填写两到三个； 编制时间：编制时间：本卷内文件形成时间跨度；本卷内文件形成时间跨度； 保管期限：保管期限：基建档案的保管期限根据基建档案的保管期限根据基建档案归档范基建档案归档范 围及保管期限表围及保管期限表确定；确定； 密密 级：级：基建档案的密级一般为基建档案的密级一般为“秘密秘密”； 2021/3/1021 （9）档案盒脊背填写）档案盒脊背填写 档案盒脊背所填项目与档案盒脊背所填项目与 案卷封面一致案卷封面一致 JJ 10 1 2021/3/1022 （10）基建案卷排列）基建案卷排列 一般采用流水号排列法，即按工程先后顺一般采用流水号排列法，即

16、按工程先后顺 序进行大流水编号。序进行大流水编号。 2021/3/1023 （11）编制基建档案案卷目录）编制基建档案案卷目录 目录所填项目与案卷封皮项目相同目录所填项目与案卷封皮项目相同 2021/3/1024 四、基建档案归属问题四、基建档案归属问题 基建档案随其实体归属。即其建筑物产权基建档案随其实体归属。即其建筑物产权 是哪个单位，其基建档案就应该属于哪个是哪个单位，其基建档案就应该属于哪个 单位。单位。 2021/3/1025 第二节第二节 设备档案管理设备档案管理 一、设备档案定义一、设备档案定义 设备档案是指各种机器设备、车辆、船舶设备档案是指各种机器设备、车辆、船舶 和仪器、仪

17、表的档案材料。其特点是和仪器、仪表的档案材料。其特点是型号型号 成套，成套，同一型号的设备或仪器的档案材料同一型号的设备或仪器的档案材料 是一个有机联系的整体。是一个有机联系的整体。 2021/3/1026 二、设备档案收集工作二、设备档案收集工作 （一）设备档案收集范围：主要包括仪器（一）设备档案收集范围：主要包括仪器 设备购置文件材料、随机文件材料，设备设备购置文件材料、随机文件材料，设备 仪器安装、使用、维修形成的材料。仪器安装、使用、维修形成的材料。 注：办公设备及用品、机动车等的采购计划、审注：办公设备及用品、机动车等的采购计划、审 批手续、招标投标、购置等文件材料，机动车的批手续、

18、招标投标、购置等文件材料，机动车的 调拨、保险、事故、转让等文件材料调拨、保险、事故、转让等文件材料归入文书档归入文书档 案。案。 2021/3/1027 （二）收集方法及要求（二）收集方法及要求 1、归档的文件材料要求齐全、完整；、归档的文件材料要求齐全、完整； 2、设备开箱验收时必须有档案员在场履行签字、设备开箱验收时必须有档案员在场履行签字 手续，保证文件材料完整、准确、系统；手续，保证文件材料完整、准确、系统； 3、设备档案在开箱验收和、设备档案在开箱验收和正式运转后三个月内正式运转后三个月内， 由承担部门的兼职档案员负责积累，按材料的性由承担部门的兼职档案员负责积累，按材料的性 质和

19、结构进行系统整理，组成保管单位，填好目质和结构进行系统整理，组成保管单位，填好目 录，向档案室移交，并办理交接手续。录，向档案室移交，并办理交接手续。 2021/3/1028 三、设备档案整理工作三、设备档案整理工作 （一）分类（一）分类 设备档案分类方法一般设备档案分类方法一般采用型号分类法采用型号分类法，即同一，即同一 型号的设备档案集中在一起，保持其完整成套。型号的设备档案集中在一起，保持其完整成套。 设备比较多的单位可采用设备比较多的单位可采用性质性质/工序工序型号分类法型号分类法， 例如按照设备性质归类，如金属切削设备、锻压例如按照设备性质归类，如金属切削设备、锻压 设备、起重设备等

20、，然后在每一个类别内，以型设备、起重设备等，然后在每一个类别内，以型 号为单元划分档案类别。号为单元划分档案类别。 2021/3/1029 （二）组卷（二）组卷 1、设备档案组卷工作、设备档案组卷工作参照基建档案整理参照基建档案整理。 2、设备档案档号编制：、设备档案档号编制： SB SB T2000 T2000 0101 设备档案代字设备档案代字 设备型号设备型号 案卷顺序号案卷顺序号 分类号分类号 2021/3/1030 3、设备档案题名拟写、设备档案题名拟写 例：例：东芝东芝satellite L10笔记本电脑笔记本电脑 使用说明书、使用说明书、 合格证等。合格证等。 第一部分设备名称：

21、东芝第一部分设备名称：东芝satellite L10笔记本电脑笔记本电脑 第二部分科技文件的名称：使用说明书、合格证等第二部分科技文件的名称：使用说明书、合格证等 注：产品档案案卷题名的编制与设备档案相同。注：产品档案案卷题名的编制与设备档案相同。 2021/3/1031 4、设备档案保管期限、设备档案保管期限 设备档案保管期限划分参照设备档案保管期限划分参照设备档案归设备档案归 档范围及保管期限表档范围及保管期限表执行。执行。 2021/3/1032 四、设备档案归属问题四、设备档案归属问题 设备档案随其实体归属。即设备仪器所有设备档案随其实体归属。即设备仪器所有 权归哪个单位，其设备档案就

22、应该属于哪权归哪个单位，其设备档案就应该属于哪 个单位。个单位。 2021/3/1033 第三节第三节 科研档案管理科研档案管理 一、科研档案定义一、科研档案定义 科研档案是指在自然科学技术研究活动中科研档案是指在自然科学技术研究活动中 形成的具有保存价值的文字、图表、数字形成的具有保存价值的文字、图表、数字 和声像等各种形式和载体的文件材料。和声像等各种形式和载体的文件材料。其其 特点是课题成套特点是课题成套。 2021/3/1034 二、科研档案收集工作二、科研档案收集工作 （一）科研档案收集的内容：包括科研准（一）科研档案收集的内容：包括科研准 备阶段、研究实验阶段、总结鉴定验收阶备阶段

23、、研究实验阶段、总结鉴定验收阶 段、成果和奖励申报阶段、推广应用阶段段、成果和奖励申报阶段、推广应用阶段 形成的各类材料。形成的各类材料。 2021/3/1035 （二）收集要求及方法：（二）收集要求及方法： 1、科研档案的归档时间应在课题完成经过鉴定、科研档案的归档时间应在课题完成经过鉴定 并经主管领导并经主管领导审查后三个月内立卷归档审查后三个月内立卷归档，归档材，归档材 料要求齐全完整。料要求齐全完整。 2、归档的文件材料不能用铅笔、彩笔、圆珠笔、归档的文件材料不能用铅笔、彩笔、圆珠笔 和蓝复写纸。如复写应采用单面黑复写纸。和蓝复写纸。如复写应采用单面黑复写纸。 3、凡属秘密级以上的科技

24、档案涉及专利与对外、凡属秘密级以上的科技档案涉及专利与对外 技术转让的项目资料不准对外公开，专利实施与技术转让的项目资料不准对外公开，专利实施与 转让事宜统一由科技部门经办。转让事宜统一由科技部门经办。 4、课题组长负责对归档文件材料的齐全、完整、课题组长负责对归档文件材料的齐全、完整、 审核签字，并经领导审核归档。审核签字，并经领导审核归档。 2021/3/1036 三、科研档案整理工作三、科研档案整理工作 （一）分类（一）分类 科研档案适用于科研档案适用于按课题法进行分类按课题法进行分类，即在，即在 全部科研档案范围内，以各个独立的研究全部科研档案范围内，以各个独立的研究 课题为分类单元划

25、分档案。其特点是便于课题为分类单元划分档案。其特点是便于 实现一个研究课题档案材料的实现一个研究课题档案材料的成套集中管成套集中管 理理。 2021/3/1037 （二）组卷（二）组卷 1、科研档案组卷工作参照基建档案整理。、科研档案组卷工作参照基建档案整理。 2、科研档案档号编制：、科研档案档号编制： KY KY 1 1 01 01 科研档案代字科研档案代字 课题代号课题代号 案卷顺序号案卷顺序号 分类号分类号 2021/3/1038 3、科研档案题名拟写、科研档案题名拟写 例：例：新农村建设档案收集工作研究科研课题计划新农村建设档案收集工作研究科研课题计划 任务书、结题报告等。任务书、结题

26、报告等。 第一部分科研课题名称：新农村建设档案收集工作研究第一部分科研课题名称：新农村建设档案收集工作研究 第二部分科研文件材料名称：计划任务书、结题报告第二部分科研文件材料名称：计划任务书、结题报告 2021/3/1039 4、科研档案保管期限、科研档案保管期限 科研档案保管期限划分参照科研档案保管期限划分参照科研档案归科研档案归 档范围及保管期限表档范围及保管期限表执行。执行。 2021/3/1040 第四节第四节 产品档案管理产品档案管理 一、产品档案定义一、产品档案定义 产品档案又叫生产技术档案产品档案又叫生产技术档案 ，是在工业产，是在工业产 品的设计、研制和生产制造活动中形成的品的

27、设计、研制和生产制造活动中形成的 科技档案。科技档案。其基本特点是型号成套其基本特点是型号成套，一个，一个 型号产品的档案材料是有机联系的整体。型号产品的档案材料是有机联系的整体。 2021/3/1041 二、产品档案收集工作二、产品档案收集工作 （一）产品档案收集的内容：一般包括产品档案、（一）产品档案收集的内容：一般包括产品档案、 工艺档案和标准档案。工艺档案和标准档案。 1、产品档案主要内容有：、产品档案主要内容有：技术协议书、委托书技术协议书、委托书 及合同，技术任务书、可行性研究报告、行业调及合同，技术任务书、可行性研究报告、行业调 查报告、专题分析报告，产品设计计算材料，图查报告、

28、专题分析报告，产品设计计算材料，图 样材料，技术条件，产品试制鉴定材料，产品定样材料，技术条件，产品试制鉴定材料，产品定 型报告，说明书，合格证，质量证书，产品样本，型报告，说明书，合格证，质量证书，产品样本， 装箱单等；装箱单等； 2021/3/1042 2、工艺档案主要内容有：、工艺档案主要内容有：产品工艺方案，工艺产品工艺方案，工艺 流程图，生产流程图，工艺规程，技术操作规程，流程图，生产流程图，工艺规程，技术操作规程， 工艺装备图样（包括刃具、夹具、量具、模具图工艺装备图样（包括刃具、夹具、量具、模具图 等）及说明书、技术定额，工艺技术总结等；等）及说明书、技术定额，工艺技术总结等；

29、3、标准档案、标准档案从等级上包括国际标准、国家标准、从等级上包括国际标准、国家标准、 部颁标准和企业标准；从类型上则包括基础标准、部颁标准和企业标准；从类型上则包括基础标准、 产品设计标准、工艺标准、工艺装备标准、原材产品设计标准、工艺标准、工艺装备标准、原材 料标准等。料标准等。 2021/3/1043 （二）收集工作方法及要求（二）收集工作方法及要求 1、产品档案的归档一般是、产品档案的归档一般是在该项目完成之后在该项目完成之后， 由科技人员进行系统整理，移交到档案室保管；由科技人员进行系统整理，移交到档案室保管； 2、产品档案一般归档一份，特别重要的、使用、产品档案一般归档一份，特别重要的、使用 频繁的则需要归档一至几份副本供日常借阅使用；频繁的则需要归档一至几份副本供日常借阅使用； 3、归档的产品档案要做到书写材料优良、字迹、归档的产品档案要做到书写材料优良、字迹 工整、图形清晰、有利于长久保存；工整、图形清晰、有利于长久保存； 4、产品文件在进行归档和移交时，要编写归档、产品文件在进行归档和移交时，要编写归档 文件简要说明和移交清单。文件简要说明和移交清单。 2021/3/1044 三、产