时间管理与工作效率_2010-11-11

1、Charles Liu 时间管理与工作效率时间管理与工作效率 Nov., 11, 2010 Charles Liu Charles Liu 2 管理工作中的管理工作中的”七种浪费七种浪费” 时间管理是什么时间管理是什么 时间管理的架构与陷阱时间管理的架构与陷阱 如何提高工作效率如何提高工作效率 计划展开计划展开 执行力的强化执行力的强化 Q养成运动的习惯养成运动的习惯 4.身心均衡地发展身心均衡地发展;培养良好的嗜好培养良好的嗜好 1.工作时段分配法则工作时段分配法则 早上中午 13:0015:00 下午晚上 活力充沛,冲劲 与勇气兼俱 (Do) 思考迟顿,适合 散心,放松 (Check) 冷

2、静,沟通 (Action, Plan) Relax,人文, Thinking 1.发球: EMail 2.电话敲定事情 /做事情 3.给Leader方向/ 画架构 4.执行进行中项 目 1.面对面Follow Up 2.Go Around 3.沟通与协调 1.思考问题 2.写计划/ Update Follow up进度(1hr) 3.Update/Modify 进行中项目 1.花1小时写作 每天工作时段的特性参考每天工作时段的特性参考 2.每周工作性质分配法则每周工作性质分配法则 礼拜一二礼拜三四五礼拜六日备注 活力充沛,冲劲 与勇气兼俱 (Do) 思考迟顿,放松, 沟通 (Check) 冷静

3、,思考 (Action, Plan) 1.大型专案丢球 2.组内专案丢球 3.给予组员做事 方向/做事重点 4.创造议题 1.Follow Up一 二所丢的球 2.调整, Update 计划 3.议题收尾 4.倾听沟通 1.想想目的是什 么?意义何在? 2.有没有办法提 升自己的价值? 3.计划/规划 周一到周五的工作性质参考周一到周五的工作性质参考 Charles Liu 40 管理工作中的管理工作中的”七种浪费七种浪费” 时间管理是甚么时间管理是甚么 时间管理的架构与陷阱时间管理的架构与陷阱 如何提高工作效率如何提高工作效率 计划展开计划展开 执行力的强化执行力的强化 Q&A 课程大纲 如

4、何展开你的计划如何展开你的计划 v一日之计在于昨天下班前一日之计在于昨天下班前 v一周之计在于周日一周之计在于周日 v一月之计在于月底一月之计在于月底 1.舍得 2.勇于拒绝 3.交待 1.怡情养性 2.轻松一下 良好的时间管理来自于良好的时间管理来自于计划计划 1.兵贵速战速决 2.快刀斩乱麻 1.决胜于庙堂 之上 2.灌能 均 衡 紧迫的事不紧迫的事 重要的事 不重要的事 P A D C 不 好 好 耗用时间 花时间在计划上才是最节省时间的作法花时间在计划上才是最节省时间的作法 耗用时间 80/20法则法则 1/2 vthe Vital Few & the Trivial Many v柏拉

5、图法则柏拉图法则 v花最少的力气花最少的力气,获得最多的效益获得最多的效益 v你所完成的工作里你所完成的工作里, 80%的的成果成果,来自于来自于20% 的时间的时间 -也就是说也就是说80%的努力是与成果无关的的努力是与成果无关的 20/80 法则法则 v 重要的少数重要的少数(20%)与琐碎的多数与琐碎的多数(80%) v 用用80% 的时间处理的时间处理20% 重要的事情重要的事情 80% 时间 20% 时间 80% 成效 20% 成效 重要的 少数事物 琐碎的 多数事物 20/80法则的例子法则的例子 v 80%的营业收入来自的营业收入来自20%的客户的客户 v 80%的讨论出自的讨论

6、出自20%的与会者的与会者 v 80%的客诉来自的客诉来自20%的客户的客户 v 80%的人口集中在的人口集中在20%的地区的地区 v 80%的看电视时间都花在的看电视时间都花在20%的节目的节目 v 80%的物料成本集中于的物料成本集中于20%的物料的物料 v 80%的员工问题都出在的员工问题都出在20%的员工的员工 目标金字塔目标金字塔 长程目标 年目标 季目标 月目标 周目标 日目标 如何列管重要计划如何列管重要计划 v 将自己短中长期的计划依将自己短中长期的计划依 工作工作,个人及生活这三个主个人及生活这三个主 轴一一列举出来轴一一列举出来,并算出每并算出每 个计划的效益个计划的效益.

7、 v 在同一个时间点进行这三在同一个时间点进行这三 个主轴的前个主轴的前3个专案个专案(项目项目 件数依自己能力而定件数依自己能力而定,红线红线 的左手边的左手边) v 有项目结束之后下一个项有项目结束之后下一个项 目就可以往左递补目就可以往左递补 每个计划如何给予评分每个计划如何给予评分 v先将所有计划列出来先将所有计划列出来,分成短中长期分成短中长期(自行定义自行定义) v分成三个项目分成三个项目(也可依自己的价值观调整也可依自己的价值观调整),依照依照: 重要性重要性,急迫性及成功机会来给分数急迫性及成功机会来给分数.最好给最好给5分分, 最不好给最不好给1分分 v将三个分数相乘将三个分

8、数相乘,分数最高者为最优先执行的计划分数最高者为最优先执行的计划 Charles Liu 50 管理工作中的管理工作中的”七种浪费七种浪费” 时间管理是甚么时间管理是甚么 时间管理的架构与陷阱时间管理的架构与陷阱 如何提高工作效率如何提高工作效率 计划展开计划展开 执行力的强化执行力的强化 Q&A 课程大纲 备 忘 录 时间管理的利器时间管理的利器: to-do List 备 忘 录 紧急的事情 1.老板今天交待 2.临时状况 重要的事情 1.工作计划 2.人生规划 3.家庭,健康,财富 Schedule List 1.Meeting 2.行事历 3.纪念日 Routine Work 1.日常

9、工作 2.定期约会 善用颜色管理的功能善用颜色管理的功能 v红色粗体字体为重要一定完成的部份红色粗体字体为重要一定完成的部份 v蓝色斜体字体为已完成的部份蓝色斜体字体为已完成的部份 v黑色字体为应执行事项黑色字体为应执行事项 v绿色字体为绿色字体为Routine ScheduleRoutine Schedule 良好工作习惯的养成良好工作习惯的养成 v兵贵速战速决兵贵速战速决 v养成做备忘录的习惯养成做备忘录的习惯 v可以早上做完的事可以早上做完的事,决不拖到下午完成决不拖到下午完成 可以一天做完的事可以一天做完的事,决不分成两天完成决不分成两天完成 v每天至少完成一件事情每天至少完成一件事情

10、, 特别是在工作情绪低潮特别是在工作情绪低潮 时时 “执行执行”的写照的写照 vJust Do It v奉备忘录的奉备忘录的To Do-Check List如圣旨如圣旨 v行动才是企划的开始行动才是企划的开始 v把掌控着力焦点集中在计划最紧要的把掌控着力焦点集中在计划最紧要的20% v执行能力锋利如倚天剑执行能力锋利如倚天剑.剑锋到处剑锋到处,刀折剑断刀折剑断 执行不是一成不变的执行不是一成不变的 v合理性合理性Reasonable表示用心表示用心 v试探一下是不损伤毫发的试探一下是不损伤毫发的 v平时基本观念平时基本观念(Sense)的建立的建立,在临场应用时最在临场应用时最 能显现效果能显

11、现效果 兵贵速战速决的时机兵贵速战速决的时机 v并不是每一件事情都需要兵贵速战速决并不是每一件事情都需要兵贵速战速决 v#1是项目的要径任务或是一群人要等你的决策之是项目的要径任务或是一群人要等你的决策之 后方能动作后方能动作(丢球丢球) v#2重要事件的关键任务重要事件的关键任务.通常要完成此关键任务通常要完成此关键任务 只占全部项目时间的只占全部项目时间的20%. v#3时机稍纵即逝的机会时机稍纵即逝的机会.有时候机会的有效性仅有时候机会的有效性仅 限于某段时间限于某段时间,甚至短到几分钟而已甚至短到几分钟而已. Hand Carry ! v让程序进行最迅速的方法让程序进行最迅速的方法 当

12、然需要先了解程序及关键点 v见面三分情见面三分情 v亲自与关键人物亲自与关键人物(经理经理)面对面沟通面对面沟通 执行的技巧执行的技巧:Key Success Factor v灵活如庖丁的刀灵活如庖丁的刀,在牛的关节中游走在牛的关节中游走 (游刃有余游刃有余).分解完毕牛尚不自知已经被解体分解完毕牛尚不自知已经被解体 v由计划阶段时即被简单勾勒由计划阶段时即被简单勾勒出来出来 v做对的事情做对的事情,并不会耗费太大的力气并不会耗费太大的力气.反而做不对反而做不对 的事情的事情,才需花时间东补西补才需花时间东补西补. Buffer缓冲区缓冲区 v并不是每件事情都那么的急并不是每件事情都那么的急

13、v如果我们每件事情都要实时地处理掉如果我们每件事情都要实时地处理掉,相信我们会相信我们会 变得神经兮兮的变得神经兮兮的 v所以应该要有一个地方让我们放一些比较不必马所以应该要有一个地方让我们放一些比较不必马 上处理掉的事情上处理掉的事情,但是时间到时又要能提醒我们但是时间到时又要能提醒我们 如何处理情绪低潮如何处理情绪低潮 v每天至少完成一件事情每天至少完成一件事情 v完成事情的定义完成事情的定义 完整的 相关的 善后的 记录的文件 v通常完成一完整任务就会有力气再做第二件事情通常完成一完整任务就会有力气再做第二件事情 v 一个人去买鹦鹉，看到一只鹦鹉前标一个人去买鹦鹉，看到一只鹦鹉前标此鹦鹉

14、会两门语言，售价二百元。此鹦鹉会两门语言，售价二百元。 另一只鹦鹉前则标道另一只鹦鹉前则标道此鹦鹉会四门语言，售价四百元。此鹦鹉会四门语言，售价四百元。 该买哪只呢？两只都毛色光鲜，非常灵活可爱。这人转啊转，拿不定主意。该买哪只呢？两只都毛色光鲜，非常灵活可爱。这人转啊转，拿不定主意。 结果突然发现一只老掉了牙的鹦鹉，毛色暗淡散乱，标价八百元。结果突然发现一只老掉了牙的鹦鹉，毛色暗淡散乱，标价八百元。 这人赶紧将头家叫来这人赶紧将头家叫来这只鹦鹉是不是会说八门语言？这只鹦鹉是不是会说八门语言？ 店主说店主说不。不。 这人奇怪了这人奇怪了那为什么又老又丑，又没有能力，会值这个数呢？那为什么又老又

15、丑，又没有能力，会值这个数呢？ 店主回答店主回答因为另外两只鹦鹉叫这只鹦鹉头家。因为另外两只鹦鹉叫这只鹦鹉头家。 v 这故事告诉我们，真正的领导人，不一定自己能力有多强，只要懂信任，懂这故事告诉我们，真正的领导人，不一定自己能力有多强，只要懂信任，懂 放权，懂珍惜，就能团结比自己更强的力量，从而提升自己的身价。放权，懂珍惜，就能团结比自己更强的力量，从而提升自己的身价。 相反许多能力非常强的人却因为过于完美主义，事必躬亲，什么人都不如自相反许多能力非常强的人却因为过于完美主义，事必躬亲，什么人都不如自 己，最后只能做最好的攻关人员，销售代表，成不了优秀的领导人。己，最后只能做最好的攻关人员，销

16、售代表，成不了优秀的领导人。 管理故事分享管理故事分享_ _鹦鹦 鹉鹉 一天动物园管理员发现袋鼠从笼子里跑出来了，于是开会讨论，一致认为是笼一天动物园管理员发现袋鼠从笼子里跑出来了，于是开会讨论，一致认为是笼 子的高度过低。所以他们决定将笼子的高度由原来的子的高度过低。所以他们决定将笼子的高度由原来的1010米加高到米加高到2020米。结果米。结果 第二天他们发现袋鼠还是跑到外面来，所以他们又决定再将高度加高到第二天他们发现袋鼠还是跑到外面来，所以他们又决定再将高度加高到3030米米 。 没想到隔天居然又看到袋鼠全跑到外面，于是管理员们大为紧张，决定一不没想到隔天居然又看到袋鼠全跑到外面，于是

17、管理员们大为紧张，决定一不 做二不休，将笼子的高度加高到做二不休，将笼子的高度加高到100100米。米。 一天长颈鹿和几只袋鼠们在闲聊，一天长颈鹿和几只袋鼠们在闲聊，“你们看，这些人会不会再继续加高你们你们看，这些人会不会再继续加高你们 的笼子？的笼子？”长颈鹿问。长颈鹿问。“很难说。很难说。”袋鼠说：袋鼠说：“如果他们再继续忘记关门的如果他们再继续忘记关门的 话话” 管理心得事有管理心得事有“本末本末”、“轻重轻重”、“缓急缓急”，关门是本，加高笼子是末，关门是本，加高笼子是末， 舍本而逐末，当然就不得要领了。管理是什么？管理就是先分析事情的主要舍本而逐末，当然就不得要领了。管理是什么？管理

18、就是先分析事情的主要 矛盾和次要矛盾，认清事情的矛盾和次要矛盾，认清事情的“本末本末”、“轻重轻重”、“缓急缓急”，然后从重要，然后从重要 的方面下手。的方面下手。 管理故事分享管理故事分享_ _袋鼠与笼子袋鼠与笼子 v 魏文王问名医扁鹊说魏文王问名医扁鹊说“你们家兄弟三人，都精于医术，到底哪一位最好呢你们家兄弟三人，都精于医术，到底哪一位最好呢 ？” 扁鹊答扁鹊答“长兄最好，中兄次之，我最差。长兄最好，中兄次之，我最差。” 文王再问文王再问“那么为什么你最出名呢？那么为什么你最出名呢？” 扁鹊答扁鹊答“长兄治病，是治病于病情发作之前。由于一般人不知道他事先能长兄治病，是治病于病情发作之前。由于一般人不知道他事先能 铲除病因，所以他的名气无法传出去；中兄治病，是治病于病情初起时。一铲除病因，所以他的名气无法传出去；中兄治病，是治病于病情初起时。一 般人以为他只能治轻微的小病，所以他的名气只及本乡里。而我是治病于病般人以为他只能治轻微的小病，所以他的名气只及本乡里。而我是治病于病 情严重之时。一般人都看到我在经脉上穿针管放血、在皮肤上敷药等大手术情严重之时。一般人都看到我在经脉上穿针