儿童福利院档案管理探析

1、儿童福利院档案管理探析 摘要：随着社会的不断发展，人们对于儿童福利工作重视程度正在增加，想要更好地完成这项工作，必然需要建立完善的儿童福利档案，因为其是保证儿童福利工作顺利进行的重要基础。本文针对儿童福利档案进行分析，根据其现在发展的情况进行研究，并提出相关建议。 关键词：儿童福利档案；管理现状；建议 我国近年来发展快，各方面都取得了优异的成绩，儿童福利院的建设也随之得到了稳定的发展，在儿童福利档案管理工作方面也采用了更为科学的管理模式。儿童福利档案管理工作所涉及的部门比较多，如政府部门、社区街道办事处、医院、当地的警察局、计生等相关部门，因此儿童福利档案不只是体现了儿童的生长变化，也能够为儿

2、童福利工作提供重要的参考记录，推动着儿童福利院向着健康良好的方向发展，为公益事业提供重要依据。因此，儿童福利档案管理工作的有效进行不仅是为了服务现在，更是为了服务未来，为儿童福利工作的发展打下良好的基础。 一、儿童福利档案的相关内容以及主要特点 完善儿童福利工作，必须要对其有深刻的认识，儿童福利档案能够作为该工作过程当中形成的基础材料，通过详细的文字记录、影像资料，详细记录了儿童在生长过程当中的身体情况、学业进行情况以及成长经历等等。档案的类型多种多样，主要包括：行政管理类型、孤儿残障儿童康复、影像资料档案等等。完整全面的儿童福利档案当中涵盖了每个儿童生长的各个阶段的资料，其主要的特点有以下四

3、点。（1）特殊性。儿童福利工作本身就是由特殊的社会群体所组成的，这部分群体需要社会给予帮助以及关怀，是社会公益活动的核心部分。因此儿童福利档案管理工作对于其他档案管理来说比较特殊。（2）复杂性。儿童福利档案在形成的过程当中，其内容所涉及的部门或者是个人比较多，从政府机关到社会团体以及教育医疗等等都会有所涉及，在这个过程当中所涉及的程序就会相对复杂，使其管理工作具有一定难度。（3）现实性。儿童福利档案有别于其他类型的档案管理，其他类型的档案更多是用来历史查询，而该档案会为儿童在进入社会以后也会有较强的使用价值，同时也能够帮助社会各界为公益活动进行有效规划。（4）周期长。儿童福利档案工作需要跨越的

4、时间比较长，伴随着儿童的整个生长周期，只有这样才能够真正发挥其作用，为公益事业提供重要依据。 二、儿童福利档案管理的发展情况 从目前发展情况和儿童福利档案管理现状看，儿童福利档案管理工作制度还不能适应新形势发展的需要，尚存在一些不容忽视的问题，如档案移交工作被动、管理滞后、归档制度不够健全、权责不明、档案意识不强、档案资料残缺不齐等等。主要表现在以下几方面。（1）人员配备不健全，不能够有效地收集整理档案资料。根据相关资料显示，针对儿童福利档案管理工作相关工作人员配备情况存在不明确，人手不足的情况，因为儿童档案管理具有特殊性、复杂性、跨越周期长等相关特点，所以针对福利档案管理应该更为细致，但是实

5、际情况确实差强人意，根据对福利档案管理有关单位的50人进行随机采访，关于单位负责福利档案管理工作的责任人，有17人（34%）反映是由本单位的法人进行这方面的负责，有5人（10%）反映不知道由谁负责，有14人（28%）由本单位的其他人进行负责，有14人（28%）表示由部门主任进行负责的。1428%儿童福利档案比较重要，对于社会各界进行福利事业的开展有着举重若轻的地位。但是参与档案管理的各个单位在人员配备上并不健全，对于实际物品、音像资料等儿童阶段性的资料都不能够做到及时的收集以及整理，这就导致了很多资料丢失，对于后期的归档使用都造成了不小的问题，影响儿童档案的整体性。（2）编制档案资料质量不高。

6、部分单位对于方案管理方面并没有建立完善的档案管理制度，根据福利档案管理有关单位的50人进行随机采访，关于本单位有没有建立档案管理制度，有13人（26%）反映是本单位没有建立相关档案管理制度，有19人（38%）反映不知道本单位有没有相关管理制度有8人（16%）拒绝回答这个问，只有10人（20%）明确表示有明确的相关档案管理制度。因为多数单位没有相应的管理制度，因此很多人对于这方面的意识比较薄弱，导致不能够较好完成档案管理工作。部分工作人员自身的能力水平就不高，对于资料的收集、整理、归档意识都比较差，对于需要进行归档的资料填制不准确，整体操作也不能严格按照相关规范操作，致使归档的资料质量较差，甚至

7、是有的文字资料都没有签名，编辑出现错误等问题。（3）无法做到精准采集档案数据。儿童福利档案工作较为复杂，因此在实际建档过程当中会出现临时变更信息的情况，如果不能够及时将这些数据记录到档案当中，或者是变更程序不规范，就会出现失真的情况。如果档案管理相关的工作人员只是懂得一些档案知识，而缺乏建档方面的相关操作经验以及专业知识，很难保证归档的资料能够完全反映出儿童实际的情况，对于图片以及实际物品是否完全一致也会判断不清楚，不能精准识别出收集到的数据是否真实。（4）管理档案方法存在一定问题。传统的儿童福利档案大部分会以纸质材料以及实际物品作为主体，这类资料容易出现损坏也不利于管理和继续使用。而建立儿童

8、福利档案最为主要的目的就是为了能够使用，就现在儿童福利档案的使用情况来看，大部分是需要的人到档案室进行查阅或者是节约，需要进行登记方可将材料的原件借出。但是这种方法存在一定的问题，就是不能够保证原件完整的归还，或者是干脆就不还回来，一旦出现这种情况，那么就是不可挽回的。而且原件在使用过程当中，一定会出现不同程度的破损，也会造成档案信息丢失。所以传统的档案使用方式一定要得到更新。只有这样才能够保证儿童福利档案的利用率有所提高。 三、儿童福利档案管理工作建议 想要更好完成儿童福利档案管理工作，必然需要有相应的制度以及体系加以辅助，只有将管理工作进行程序化、科学化、规范化才能够从根本上减少问题的产生

9、，才能够有效解决传统管理方式的弊端，才能够帮助儿童福利档案管理工作顺利进行。（1）根据相关制度，正确使用管理方式。福利档案管理工作不仅仅是一个部门的工作，而需要多个单位部门给予配合，民政部门以及福利院等相关单位可以根据国家出台的相关法律法规政策，根据目前儿童福利事业的实际发展情况以及趋势，将管理方法更为正规化，明确各个环节的操作方法，提高针对性以及可操作性。设定精准的目标，明确出需要归档的单位，将档案的资料收集、整理、归档、使用等过程更多细化，各个环节的基本行为规范以及要求都要有明文规定，确保儿童福利档案的安全以及完整。（2）多种举措同时进行，提高管理效率。提高各个部门的协调的能力，将有关部门

10、的领导有效组织起来，建立一个专项的小组，明确规定参与单位的职责到位，对儿童福利档案要进行定期整理、及时归档、规范转接活动，减少问题的产生。对于相关的工作人员，要保证人数够用，经费上不能够有所短缺，同时也要针对工作人员进行专业培训，提高业务能力，能够接受使用新的档案管理方法。与此同时还要建立考核评价制度，不定时进行检查浪费，保证档案管理工作能够更好完成。（3）敢于探索，丰富档案内容。对档案管理单位进行放权，鼓励相关单位根据自身的工作特点以及教学模式和档案管理的实际情况相结合，尽力去满足儿童发展的需求，使档案管理能够符合市场变化，将档案的内容进行有效丰富。在档案当中就能够将儿童福利院素质教育的成果和儿童自我发展的过程体现出来。对于儿童福利档案的各种档案进行完善，一定要全面反映出儿童的各个方面，使档案的参考价值得到提升。（4）以科学技术为基础，提高档案服务能力。随着科学技术的不断发展，儿童福利档案已经开始进入信息化模式，从传统的管理模式正在向现代化模式进步，所以，很多的单位已经从传统的手工作业方式当中慢慢脱离出来，采用信息化模式来管理档案。用网络以及App就能够进行完成档案的记录以及使用。传统的纸质档案材料慢慢就可以退出舞台，人们通过计算机就能够阅读使用，