化工有限责任公司公文处理办法

1、化工有限责任公司公文处理办法（试行）第一章 总则第一条 为实现公司公文处理工作的制度化、规范化，参照中国共产 党机关公文处理条例、国家行政机关公文处理办法、 国家行政机关公文 格式，结合公司实际，制订本办法。第二条 本办法所称公文，指公司各级党政工团组织在行使管理职能过 程中形成的具有特定效力和规范体式的文书（俗称“红头文件”，是行使管理的重 要工具之一。各单位在工作或业务往来中形成的一般文字材料， 不属于本办法所 规定的公文范围，可参照本办法进行管理。第三条 公文处理指公文的办理、管理、立卷、归档等一系列相互关联、 衔接有序的工作。第四条 公文处理应坚持实事求是、精减高效的原则，做到及时、准

2、确、 安全。第五条 公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和公司有关规定，确保涉密事项的安全。第六条 公司综合管理部是公司公文处理的管理机构。第二章 公文种类第七条 公司适用的公文种类主要有：（一）通知适用于批转下级单位的公文，转发上级单位和不相隶属单位的公文，传达 要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。（二）报告适用于向上级单位汇报工作，反映情况，答复上级单位的询问。（三）请示适用于向上级单位请求指示、批准。（四）通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。（五）批复适用于答复下级单位的请示事项。（六）决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排、奖惩有关单位和人员，

3、变更或 撤销下级单位不适当的决定事项。重大的表彰可以使用“决定”文体。（七）意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。（八）函适用于不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题，请示批准和答复审 批事项。（九）会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项第三章 公文格式第八条 公文一般由秘密等级和保密期限、发文机关标识、发文字号、 签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主 题词、抄送单位、印发单位和印发日期等部分组成。（一）凡涉及国家秘密或公司商业秘密的公文，在公文首页版心右上角第1行，用3号黑体字标明秘密和保密期限，中间用隔开。（二）发文机关标识应当使用发文单位全称或规

4、范化简称（发文机关标识 用红色小标宋体字，以醒目美观为原则，单字不超过 22mm X15mm （高X宽）。（三）发文字号包括单位代字、年份、序号；联合行文只标明主办机关发 文字号。发文字号用3号仿宋体字居中排列，年份、序号用阿拉伯数码标识；年 份应标全称，并用六角括号“”括入；序号不编虚位，不加“第”字。单位代字实行规范化称呼：1 .公司级公文（1 ）行政类：公司简称为“云福”。上行文在简称后加“呈”，下行文在简称 后加“发”。（四）上行文应注明签发人姓名，与发文字号平行靠右排列；“签发人”三 字用3号仿宋字，后加全角冒号，冒号后用 3号楷体字标识签发人姓名。（五）公文标题应准确简要地概括公文

5、的主要内容并标明公文种类，不标 明发文单位。标题中除法规、规章名称应加书名号外，一般不用标点符号。公文 标题与发文字号之间以红色反线隔开，用2号标题宋体字，分一行或多行居中排 列；回行时要求词意完整、排列对称、间距恰当。（六）主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或规范化简称、统 称。主送单位名称在公文标题下空1行，用3号仿宋字顶格标注，回行时仍顶 格，名称后加全角冒号。（七）公文正文在主送机关名称下1行起，用3号仿宋字，每自然段左空 2字，回行顶格；数字、年份不能回行。（八）公文如有附件，应在正文下空1行、左空2字，用3号仿宋字标识 “附件”，后加全角冒号和附件名称；附件如有序号，应用阿

6、拉伯数码标明，附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格 标识“附件”及附件序号。如附件不能与公文正文一起装订，应在附件左上角第1 行顶格标识公文的发文字号、附件及附件序号。（九）成文日期以负责人签发的日期为准；成文日期应以汉字将年、月、 日标全，“零”写为“O”。（十）公文除会议纪要外，应加盖印章。联合上报的公文，由主办单位加 盖印章；联合下发的公文，发文单位都应加盖印章。印章用红色，上距正文1行，端正、居中下压成文日期。（十一）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当在成文日期下1行, 左空2字，用3号仿宋字加圆括号标注。（十二）公文应当标注主题词。“主题词

7、”用3号黑体字居左顶格标识，后 加全角冒号；词目用3号标题宋体字，词目之间空1字。（十三）抄送单位指除主送单位外，其他需要执行或知晓公文的单位，应 当使用全称或规范化简称、统称。在主题词下 1行，左右各空1字，用3号仿 宋字标识“抄送”，后加全角冒号；抄送单位名称之间用逗号隔开，回行时与冒号 后的抄送单位对齐；在最后一个抄送单位后标句号。（十四）印发机关和印发日期。位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词下），占1行位置，用3号仿宋字。印发单位左空1字，印发日期右空1字。 印发日期以公文付印日期为准，用阿拉伯数字标识。第九条自本办法生效之日起，公司公文用纸统一采用国际标准 A4型（210mm X2

8、97 mm ）。第四章 行文规则第十条 遵循必要性原则，禁止不必要的行文。第十一条 严格行文关系（一）除公司综合部以外，公司其他部门，除以工作联系函的形式商洽工作、询问和答复问题事项外，不得向公司所属正式部门行文。（二）在公司授权下，除公司综合部以外，公司其他部门，不得对外正式 行文。（三）一般情况下不得越级请示和报告，特殊情况下确需越级请示和报告 的，应同时抄送直接上级部门。第五章 发文办理第十二条 发文办理指制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、 缮印、用印、登记、分发等程序。第十三条 草拟公文要符合国家法律法规和有关规定。公文陈述要情况确实、观点明确、表述准确、结构严谨、条理清楚、

9、字词规范、标点正确，篇幅 力求简短。公文种类要定位准确。人名、地名、数字、引文要准确无误。结构层 次序数要清晰，第一层为“一”第二层为“（一）”第三层为1 ”第四层为“（1） ” 计量要采用国家法定计量单位。使用非规范化简称时应先用全称并注明简称； 使 用外文名称缩写形式时，应在第一次出现时注明准确的中文译名。公文中的数字， 除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、具有修辞色彩语句中作 为词素的数字必须使用汉字外，应使用阿拉伯数字。第十四条凡以公司名义行文的公文，拟稿单位必须先将文稿送综合部门，对是否确需行文、行文方式是否妥当、是否符合行文规则、公文格式是否正 确、内容是否需要修改等

10、进行审核后，再送相关领导签发，否则不予行文。第十五条 公文正式印制前，综合部门或负责文秘工作的人员应当对审批签发手续是否完备、附件材料是否齐全、格式是否统一规范等进行复核。第十六条 签发公文必须使用统一的发文稿纸（样式附后），不得在文稿上 直接签发。对发文稿纸上规定的会签人、主送单位、抄送单位、拟稿单位、拟稿 人、核稿人、打印人、校对人、文件份数、附件名称、标题等必须填写准确。第十七条 鉴于公司实行自动化办公，除领导签发前公文办理流程中及存档和对外行文用纸质文件外，一律以电子文件形式在公司局域网上发布。因文 件发（报）送范围有限制，不宜大范围公布的，以电子邮件发至相关单位和人员 的邮箱。各单位

11、需明确人员负责定期浏览单位或个人邮箱， 便于随时了解发文情 况。对未连接局域网的总公司所属单位， 通过互联网用电子邮件向其发送。 在局 域网上发布的文件，其格式应与纸质文件相同；文件要求办理单位使用统一格式 的表格等，应存为 Word、Excel等格式，便于下载打印。第六章 收文办理第十八条 收文办理是指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审 核、批办、承办、催办等程序。第十九条 收到下级单位上报的需要办理的公文，综合部门或负责文秘 的人员应当对是否由本单位（部门）办理、是否符合行文规则、内容是否符合法 律法规及有关规定、涉及其他单位（部门）的事项是否已协商和会签、文种使用 是否规范等进行审

12、核。经审核符合规定的，要及时提出拟办意见送负责人批示或 交有关部门（人员）办理；对不符合规定的，可退回呈报单位并说明理由。第二十条 收到上级单位下发或交办的公文，由文秘部门或负责文秘的 人员提出拟办意见，送负责人批示后办理。第二一条 审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署 意见、姓名和日期。第七章 公文归档第二十二条 公文办理完毕后，应根据中华人民共和国档案法和其 他有关规定，及时整理（立卷）、归档。个人不得保存应当归档的公文。第二十三条 归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特性和保存价 值等整理（立卷），保证归档公文的齐全、完整，能正确反映主要工作情况，便 于保管和利用。第二十

13、四条 联合办理的公文，原件由主办机关整理（立卷）、归档，其他单位（部门）保存复制件或其他形式的公文副本。第二十五条 各部门归档范围内的公文，应根据有关保管期限规定，定 期移交公司综合部。第八章 公文管理第二十六条 公文由综合部门或专职人员统一收发、审核、用印、归档 和销毁。第二十七条 综合部门应建立健全本单位公文处理的有关制度。第二十八条 上级单位的公文，属绝密级或注明不准翻印的，不得翻印； 其他秘密公文经单位负责人或文秘部门负责人批准可以翻印，文秘部门要对翻印单位、日期、份数和印发范围进行登记。第二十九条 公文被撤销，视为自发文之日起不产生效力；公文被废止， 视为自废止之日起不产生效力。第三十条 根据实际情况或按规定已不具备存查价值的公文， 经单位（部 门）相关负责人批准，可以销毁。销毁秘密公文应在指定场所，由二人以上监销。 销毁绝密级公文应当进行登记