【精品】浅议建筑设计档案管理面临的问题及措施

1、浅议建筑设计档案管理面临的问题及措施【摘要】 建筑设计档案的管理不仅对工程后期的使用、 装修和扩建都有着非常现实的指导意义，还可以为以后同类 型的工程建筑过程提供一定的参考。现时建筑设计档案管理 过程中主要存在归档工作不够全面、归类过程不够标准、图 纸损坏现象普遍、管理手段落后等问题，相关的管理人员要 转变思想，健全制度、利用扫描技术延长底图的使用寿命， 采用多种建筑设计档案的管理手段，然后加强人员培训，提 高档案管理人员的素质，从而保障档案管理工作的有序进 行。【关键词】建筑设计；档案管理；地质勘探报告；人员 素质【 abstract 】 architectural design not o

2、nly to the project file management of the use of late, decorate and expansion has a very realistic guidance significance, but also can is later the same type of engineering construction process to provide certain reference. The architecture design in the process of file management main existence fil

3、ing work not comprehensive, classification process is not standard, the drawings damage phenomenon the common, backward management, related management personnel to change minds, the perfect system, using scanning technology prolong the service life of the map, USES the many kinds of architectural de

4、sign file management, and then strengthen personnel training, improve the quality of the archives management, so as to ensure file management of the orderly.【 key words 】 architectural design; File management;The geological prospecting report; Personnel quality中图分类号： TU2 文献标识码： A 文章编号：绪言建筑设计是指在建筑者建造

5、之前，建筑设计师根据相 关的建设任务，对施工过程中可能遇到的一系列问题进行详 细的考虑之后，所制定的解决问题的方法。这些方法通常都 会通过图纸和文件集中的表达出来，同时为施工者施工组织 活动提供一定的参考，也可以作为各个工种在施工过程中相 互配合的依据。一般的工程都有自身的投资限额和范围，而 建筑设计那么可以保证整个工程能够在这个范围之内，按照预 定的方案顺利稳定的进行，也能够在很大程度上保障最后竣 工并投入使用的建筑物能够满足使用者和社会期望的相关 要求。随着我国经济的不断开展，建筑业也不断开展，而随 之而来的就是建筑设计量的增加，如何加强对建筑设计档案 的有效管理，以求其能为以后的建筑设计

6、提供一定的帮助， 是摆在我们面前的一个重要问题。本文根据现时建筑设计档 案管理过程中存在的一系列问题，提出了相应的解决方案， 以供参考。现时建筑设计档案管理存在的问题建筑设计档案具体是指在工程建筑的全过程中所形成 的有关工程规划报建、设计直至竣工验收使用的具有保存价 值的文件、图纸等资料，作为工程建设过程中所不可或缺的 依据，它对工程后期的使用、装修和扩建都有着非常现实的 指导意义，更为重要的是，建筑设计档案可以为以后同类型 的工程建筑过程提供一定的参考。建筑设计档案主要由文件和图纸两局部组成。主要包 含地质勘探报告、立项批文、任务设计书等资料。设计档案 具备广泛意义上的原始记录性，它以单个的

7、工程工程为一个 单元，并且按照专业来进行分类，使用率较为频繁，而且数 量庞大。正是由于建筑设计档案的这些问题，使它在保存的 过程中遇到一定的障碍，加上很多工程的技术负责人不太重 视对建筑设计档案的保存，因此，虽然我国的建筑工程开展 非常迅速，但在建筑设计档案的保存方面，依然存在很多的 问题，主要表现在以下几个方面：2.1 归档工作不够全面由于相关的设计人员归档意识不够强烈，再加上归档制度不够健全，而相关的制度在执行力上也非常的差，档案的 归类往往不够全面。建筑设计档案本来就包含许多内容，比 如地质勘察报告、预算和计算书、工程的立项批文以及图审 意见书等等，收集和整理过程一般都非常繁琐，也很难在

8、很 短的时间内全部整理完成，所以，现时建筑设计档案的整理 过程中出现了很多少归和漏归的情况，这些情况的存在严重 的影响了建筑设计档案的完整性，对档案在以后的再利用也 非常的不利。2.2 归类过程不够标准由于工程建筑设计的特殊性，所以建筑设计档案的归 类必须遵循一定的历史联系特征，归类整理过程也要表达这 种内在的联系性，绝不能仅仅只是按照偶然的需要进行随意 的放置和归类。建筑设计档案的归类必须考虑到它所表达的 实际建筑过程中的固有联系性，从而按照档案形成的规律进 行划分和归类，这有这样，档案才会以一种科学有机的状态 存在着。事实上，在实际的建筑设计档案整理过程中，图纸 和设计文件经常会被随意的分

9、开放置，而相关的设计文件那么 由于归档的混乱以及载体的不同被放置在密集架上，至于其 他的一些红头文件，那么由别的部门进行归类，使同一个工程 的档案被认为的拆散开来，极大的破坏了档案之间的联系 性。 12.3 图纸损坏现象普遍在档案归类的过程中还存在另一个较为普遍的问题就 是设计底图的破损。底图的破损主要是由两个方面的原因导 致的，其一是由于图纸和档案抽屉的尺寸存在差异，需要对 大的图纸进行折叠，在折叠的过程中很容易出现破损，而对 图纸进行排列、搬运和借阅的过程中，也很容易出现破损。 其二那么是由于自然因素，众所周知的是，图纸资料的长期存 放需要一定的温度和湿度配合，但受库房条件的影响，很多 图

10、纸在存放的过程中，温度与湿度变化多端或者达不到存放 要求，就会使图纸出现老化以及发黄、发脆等极易破损的状 况，给图纸的再度利用造成了很大的阻碍。2.4 管理手段落后随着时代的开展，很多建筑设计单位都引入了办公自动 化系统，但是在档案管理的问题上，很多单位还停留在手工 操作的阶段。这其中有体系方面的原因，更多的那么是由于相 关的档案管理人员素质不高，对档案管理的软件不够熟悉和 了解，而市面上也缺乏一些实用性强的档案管理软件，多种 原因造成了当下建筑设计的档案管理手段的落后。 23.提高建筑设计档案管理水平的对策3.1 转变思想，健全制度树立正确、积极的档案管理意识是保障档案管理工作稳 定开展的思

11、想前提，如果没有档案管理意识，那么再好的档 案管理制度和条例都不可能得到有效的执行，而只能算是一 纸空文，因此，要从相关的领导做起，切实提高自身的档案 意识，继而推动相关档案管理人员的意识的提高。其次，要 建立完整、有效、执行力强的档案管理制度。首先，要明确 归档内容和归档日期。什么材料应该归档，应该在什么时候 归入档案，都应该有详细的规定；其次，要明确相关的档案 归类负责人，要责任到人，从而防止实际归类过程中由于权 责不明而出现的一系列问题；再次，由于施工过程复杂，所 以档案的管理部门要切实做好档案的催归工作，将有关的归 类工作详细记录在案，使工作更具有针对性；最后，加大档 案归类的行政介入

12、强度，引入奖金制度，从组织上保证档案 归类人员能够认真负责的开展工作。3.2 利用扫描技术延长底图的使用寿命 由于底图的重要性和难于保存性，所以管理人员应该采 用一定的措施来加强底图的管理工作，在底图移动和使用的 过程中尽量做到轻拿轻放，同时最大可能的防止底图的折 叠，对于一些常借不还的行为，要加紧催归，防止底图的破 损与遗失，而在底图的储存过程中，要保障底图储存环境的 干净整洁，同时做好湿度以及温度的控制，防止图纸的老化 与变色。除此之外，档案管理部门还要积极的开展底图的扫 描工作从而在一定程度上延长底图的使用寿命。底图的扫描 工作可以将纸质的底图转换成便于储存的电子信息，也能从根本上解决底图在利用和保存过程中出现的一系列问题33.3 采用多种建筑设计档案的管理手段 办公自动化技术可以在很大程度上提高办公效率，因 此较为普遍的运用在了现时企业管理的各个方面。在设计档 案的管理过程中，也要积极的引入计算机网络技术以及办公 自动化技术，同时还应该加强人员的培训，使他们能够熟练 的操作计算机，从而利用计算机技术灵活的进行档案的归类 和使用工作。3.4 加强人员培训，提高人员素质 人才是档案管理工作能否顺利进行的保证，因此，要 加强档案管理人员的培训，培训内容不仅仅包括上文中提到 的计算机技术的掌握，还应该包括建筑设计档案的相关知 识，加强他们