高校档案管理的多元化发展趋势

1、高校档案管理的多元化发展趋势 摘 要：对于我们的高校档案管理，是如何抓住高等教育的快速发展的一个伟大的历史机遇，以适应社会的发展和高校本身的发展需要，加快推进现代化的记录管理和信息技术流程，科学，准确，快速的发展社会信息服务，高校档案管理的多样性设计与高校档案馆多元化建设，都为高校档案馆带来专业化的改变，常见的多技术水平的发展为高校档案管理方面带来了巨大的改善。 关键词：高校档案管理；发展趋势；多元化 1 高校档案管理的多元化发展需要 1.1 高校档案馆和管理职责的多样性 高校档案馆是高校和二级学院内之间的重要环节，但也是外界的高校相关人员、设备、项目等其他单位部门和个人的描述和保证之间沟通的

2、关键，从这个角度看，它是在高等教育的各级组织安全工作的基础上，以政府部门为依据的工作。首先，高校的档案管理它的基本任务包括的档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研和提供利用等工作。它被保存在高校的档案馆中，为教学、科研、党政管理和后勤工作服务，教书育人和服务育人服务，提供有效的凭证。所以，从过程的基本特征的角度来看，高校档案管理本身是一项基本包含非常广泛的社会服务和责任的工作。其次，档案整理编目，鉴定统计，存储和其他相关工作完成后，为了更充分地打开档案和使用档案分类设置相应种类的搜索工具，对档案进行编辑和研究工作，根据档案管理的发展，出版了相关的历史材料，对不同需求的档案信息资源的开发

3、和利用是必要和有益的。最后，根据档案的使用频率，使用范围的其他方面的差异，而且还可以区分机密档案和综合档案馆等，或相应的满足不同的记录、存储和管理设施的实际需求以及安全支持方面，采取不同的方式重新分类。档案工作的基本任务包括五个方面的内容：第一，坚持集中统一管理档案的原则；第二建立国家档案工作制度；第三，科学地管理档案，大力开展档案信息资源；第四，逐步实现档案管理的现代化；第五，使档案工作更好地为党的总任务、总目标服务，为建设社会主义物质文明和精神文明服务。 1.2 高校档案馆多样化需求的分类 按照部门或功能上的差异可以有以下几类：（1）党群：一般包括高校党委，工会或其他团体组织的各种档案，会

4、议记录，工作计划等；（2）行政：上级行政工作可能包括各种档案和材料纪要；（3）科研：教研以及研究结果材料；（4）教学：包括教学管理，教学实践和研究，以及其他相关方面的档案；（5）设备：国产和进口设备以及相关的技术信息，以及购买、使用或维护手册；（6）出版：期刊出版，包括高校，学术期刊和其他出版物的原始证明及发行借阅记录；（7）外事：外出参观，学习和研究的过程中形成了不同类型的档案、资料等各级合作。（8）财会：会计凭证，会计帐簿，财务报告等；（9）基建：基建项目前期形成的文字、图纸、计算材料等；（10）声像：学校各项重大活动的录音、录像带。 2 高校档案馆管理多元化的发展趋势 2.1 档案管理提

5、前化 随着办公自动化和新的技术、新的科学的应用，以及与计算机档案管理的普及，推进了数字化档案信息资源管理。在各方面的工作上，从档案的收集、整理、拷贝、保护、检索、统计等方面的档案信息资源的数字化模型，可提供先进的管理档案模式。此外，电子文档，电子档案的产生，同时也达到了高校档案管理的新要求。高校档案工作人员应将视野向前延伸，对文档管理，电子文档的整个周期，实行统一管理、协调和衔接，充分发挥计算机档案管理的优势，实施档案管理的综合文档管理、存储、检索自动化。 2.2 档案管理现代化 档案现代化建设是改革和发展的一个重要途径和必然趋势。在当今的高校中，数字化档案已经普及。数字化档案信息可使任何一位

6、利用者不受任何时间、空间的限制，在任一地点、任一时间只需有一台联网的电脑，即可进入档案管理系统查阅自己需要的档案信息。高校档案信息数字化、网络化是提高档案注意力的有效手段，同时可以提高档案的管理效率。 网上利用的开展，将会使档案工作进入一个崭新的工作环境，进入极好的良性循环之中。以往档案人员为开发档案资源，为档案利用而进行许多文献汇编、数字汇编、专题汇编等编研工作可以减少，甚至平时查阅工作中可取消，档案人员有更多的时间用于档案数据整理工作。 数字化档案管理使高校档案业务工作变得方便、快捷、高效。数字化档案信息使档案能及时归档，尽快地提供利用。平时在网上文书处理部门将收文或发文都输入到计算机中，

7、各级部门可根据自己的权限范围在网上分组传阅自己相关的文件，并注上处理意见，年终归档时，只需向档案馆移交一份分类组卷清单，把数据通过网上按档案数据格式传输到档案管理系统数据库中即可，从而使档案馆减少了档案数据录入工作。这在科研、教学、设备等各类档案管理中同样适用。在学校诸多档案中，许多档案在形成时已由计算机处理，档案馆的工作只剩下编制相应的档号，整理上架。而计算机管理方面则只需对数据进行处理，已不再需要大量的数据录入，数据录入影响档案计算机管理的“瓶颈”问题，已不复存在。 自动化是高校档案馆走向网络化的必由之路。自20世纪80年代后期以来，高校档案馆自动化建设经过10多年的努力，开发出数百个自动

8、化专用软件。许多档案馆均采用比较成熟的计算机管理系统，已基本实现了收集、整理、编目、检索、利用等主要服务功能的自动化管理。自动化建设大大改善了档案馆的服务手段，提高了服务质量和工作效率，促进了各项标准的制定和完善。尤其可喜的是，计算机应用正在改变着档案人员的观念，锻炼和培养出了一批计算机系统开发、维护和应用人才。数据库建设也具备了一定的规模。所有这些为档案馆网络化建设提供了有利条件和强有力的技术保证。 2.3 部分高校档案多样化的要求。 高校档案管理，其中包括许多环节，如记录的信息载体，用于存储档案的布局，识别提取，传输和交换，包括订单髁管、维修、鉴定、检索和使用的所有链接，直到结束“使用”服

9、务。换句话说，根据高校档案不同的目的，采取不同的档案存储布局、整理、存储、维护、识别和检索的方法是明智的，但使用高校档案的多样化必然会迫使管理高校档案馆驱动的多元化转变向其他部门，以适应不同用户的不同需求。所以在一定程度上，档案管理要求使用环节的多样化，将推动其管理方面的变化。 2.4 档案管理法制化 档案法的颁布和实施，让档案管理依法进行。档案管理必须法制化，制度化，用档案法律来规范人们的行为（即档案管理），因为档案管理受人为因素的影响。第一，坚持合法化档案工作，加强档案馆的法制建设。“一法两令”的颁布和实施为档案管理的发展提供了一个极好的机会，尤其是高等学校档案管理办法（国家教委27号令）

10、，27号令强调丰富高校档案内涵，倡导“大档案”理念，将学生档案纳入高校档案工作管理范畴，使归档范围扩容为十一大类；倡导信息化管理，将组织实施档案信息化建设纳入高校档案机构管理职责；倡导拓展高校档案服务方向，强调其社会服务职能，要求高校档案价值内涵应从“对学校和社会有保存价值”延伸到“对学生、学校和社会有保存价值”；倡导创设爱国主义教育基地，拓展高校档案教育职能等等。档案行政处罚暂行规定的实施，该规定是进一步将进行档案管理工作的行政执法管理标准化、法制化的一项重要举措。第二，坚持依法管理档案和依法工作。“27号令”的颁布实施，是紧跟高等教育发展步伐，进一步优化高校资源配置，综合管理学校档案资源，扩大高校档案工作服务对象，拓展学校档案服务领域的重要举措，是高校档案管理改革的风向标和催化剂。 2.5 存储，维护技术和方法的多元化发展趋势 存储是极其重要的高校档案管理方面的初步环节，基本上提取档案中的信息后，如何存储他们的信息载体的问题就显得极为重要。高校档案已经不完全使过去的纸质档案、照片档案、胶片档案等等，现已改变了原有的档案保存