浅谈事业单位人事档案管理的问题及其电子化建设

1、浅谈事业单位人事档案管理的问题及其电子化建设 摘要：人事档案管理工作是企业及事业单位档案管理工作的重要组成部分，人事档案关系着一个单位人才的流动情况，人事档案内容记录着人员的工作履历，学业情况以及个人相关的重要内容，对于事业单位的人事调动，以及员工的职位升迁等等都具有重要意义。本文重点从电子档案管理的角度，分析未来档案管理工作的发展趋势，研究当前事业单位人事档案管理工作中存在的问题，探索未来事业单位人事档案管理的电子化建设路径。 关键词：事业单位；人事档案；电子化 事业单位人事档案管理工作关系着单位员工的个人发展，人事档案中记录了员工的个人工作情况，绩效情况等等，是单位对员工进行调动的依据。档

2、案管理工作发展已久，如今，传统的档案管理工作方式已经不能够满足社会发展的需求，越来越多的单位开始尝试并践行电子化档案管理，这也是未来档案管理工作发展的一个趋势。 一、当前事业单位人事档案管理的电子化建设趋势 电子化建设是当前我国社会发展中档案管理工作的发展趋势，相比于传统的纸质版档案的管理，电子化档案管理能够提高档案管理的工作效率，一切的档案管理流程采用信息化的档案管理方式，通过计算机就可以完成，这大大提升了档案管理的工作效率，缩短了档案管理的时间，同时也简化了一些档案管理的流程，对于档案管理工作而言，是非常好的一种管理方式。 此外，电子化档案建设也是颠覆了传统档案管理工作模式的一种档案管理工

3、作方式。传统的纸质档案不仅内容复杂，档案保管还需要占用一定的空间，需要管理人员花费很大的精力和很多时间去整理档案，人财物的耗费量都是比较大的。如今，电子化档案建设的趋势越来越突出，人们更加倾向于电子档案的运用，同时，也简化了工作流程，降低了工作压力。相比于纸质档案的管理，电子化档案管理也能够提高档案的准确性，减少一些人为的错误，对于档案的保管更加细致，提高了档案保管的整体水平，是顺应当今社会的发展需求的，同时，也是未来档案管理工作的发展趋势。 二、事业单位人事档案管理存在的问题 事业单位在人事档案管理方面的压力较大，人事档案管理工作复杂，事业单位的人员数量多，档案存量大，同时，档案管理工作人员

4、的工作能力有限，因此，在人事档案的管理工作开展中还面临着一些问题，具体分析，事业单位人事档案管理工作发展中存在的问题主要表现在以下几个方面。 （1）电子化程度不高 人事档案的电子化管理如今已经成为档案管理工作的一个发展趋势，电子化档案管理不仅有助于档案的保存，同时也能够提高档案内容的准确性，减少一些人为因素导致的出现错误的情况，从这一点上来讲，电子档案管理方式的优势是非常明显的；此外，电子档案管理还能够提升档案管理工作的效率。但是，就目前事业单位人事档案管理工作的发展情况来看，很多事业单位中人事档案管理的电子化程度比较低，这突出表现在事业单位人事档案管理中的软件和硬件设施不够完善。 电子化的档

5、案管理工作不仅需要依托事业单位对档案管理工作的足够重视，从客观因素上来讲，还需要档案管理相关部门对档案管理的工作有足够的软硬件设施的支持，这是电子化档案管理工作实现的最重要的依托。当前，很多事业单位中对于人事档案的电子化管理的关注度不够，重视程度比较低，因此，在这样的情况下，很多事业单位忽视了对单位内部的人事档案电子化建设的硬件和软件设施建设的支持。此外，事业单位对档案电子化建设支持力度不够还表现在，事业单位没有足够的拨款来支持电子化档案的建设工作，这一点也导致了电子档案建设和管理工作中缺乏足够的资金支持，从而制约了档案电子化建设中的软硬件设施的建设工作，制约了事业单位档案管理电子化的建设和发

6、展。 （2）缺乏档案电子化管理人才 人才是档案管理工作发展中的重要支持，人才对电子档案管理工作的支持也是事业单位档案管理电子化的软件支持，当前，在一些事业单位中，单位内部对于档案电子化管理工作的支持力度不足，突出表现在缺乏专业的档案管理人才，特别是缺乏具备电子档案管理工作的专业人才。 当前在一些事业单位中，从事档案管理工作的人员普遍年龄偏大，很多事业单位中档案管理工作没有专业的部门来开展，而是交给人力资源部门负责打理档案相关事宜，这一点就导致了事业单位中没有专业的人才来负责档案管理工作，人力资源部门还需要管理绩效考核以及人员招聘等工作，在这样的情况下，对于档案管理工作也是有心无力。同时，人力资

7、源管理工作人员对于档案管理工作的认识有限，在一定程度上也缺乏专业的档案管理知识，更不用说电子化档案管理方面的能力，同样也存在很多的不足，因此，在这样的情况下，档案管理工作缺乏专业的管理人才，已经成为影响事业单位人事档案管理工作开展的重要因素。 （3）档案资源开发与利用不成熟 档案资源的管理工作方面，随着电子化档案管理工作时代的来临，在档案管理工作中，使用者需要对档案有一定的权限了解到员工的档案中记载的信息，因此，这种需求的导向下，社会对于档案管理的流动性需求也就加强了。 对于档案资源的开发和利用也需要在电子化档案管理的基础上，破解流动性需求无法满足的难题，对于档案资源进行开发和利用。但是，就目

8、前情况来看，电子化档案管理工作实现的过程中，还面临着档案管理流动性需求的满足有限，档案资源的共享性标准还存在一定的距离，此外，档案资源的利用效率不足，利用效益也有限，整体的档案资源开发利用都不够成熟。 三、事业单位人事档案管理电子化建设 事业单位在未来的发展中，要充分了解和认识到档案的电子化管理对于未来人事档案管理工作的重要意义，当前在我国的事业单位发展中，档案的电子化管理标准的需求还得不到很好的满足，未来可以从以下几个方面入手，实现档案的电子化管理。 （1）加快档案管理系统的电子化建设 在电子化档案管理工作的开展中，首先要做好的就是档案管理系统的建设，未来，在事业单位的人事档案管理工作方面，

9、要充分重视起电子档案系统建设的需求，单位内部要针对性的对电子档案管理系统进行建设，建立更加先进的档案管理系统，同时，有针对性的适应本单位对档案管理工作的需求，提升系统对档案管理工作的适应性。 电子化档案管理建设工作的开展中，系统的建设要注重实用性，保证人事档案管理工作人员能够更快的适应系统。此外，系统的建设还需要更加保密，做好对人事档案的保密工作。 （2）加快档案管理的软硬件建设 未来在档案管理工作中，要更加重视软硬件设施的建设，事业单位内要提升对电子化档案建设工作的重视，增加对电子化档案管理硬件设施的配备能力，从资金方面加大对硬件设施建设的投入力度。此外，还需要设定专门的机构和人员负责人事档案的管理，切实实现对档案管理的层次化和细化，将档案管理工作规范起来。合理运用硬件设施，提升档案管理工作的软实力。 （3）加快建设档案管理电子化人才 档案管理人才的吸纳和培养也是未来事业单位档案电子化管理工作中需要关注的重点问题。针对当前人才投入力度和人才人员短缺的情况，未来，单位内部要加强对现有的档案管理人员的培训工作，提升他们的档案管理工作能力，强化技能培训，让他们更好地