浅谈工民建工程竣工档案编制的问题及措施

1、浅谈工民建工程竣工档案编制的问题及措施 【摘要】工程档案是传承人类文明的史书，是建设项目全过程的原始、真实记录。工程档案的编制质量是建设工程档案工作的核心工作。本文简述了工民建工程竣工档案编制的主要要求，对工民建工程竣工档案编制存在的问题进行了论述分析，并提出了加强工民建工程竣工档案编制的措施，以供借鉴参考。 【关键词】工民建工程；竣工档案；要求；问题；措施 竣工档案编制是工民建工程管理工作的重要组成部分，涉及到工程建设的方方面面。对于工民建工程来说，竣工档案能够如实反映工程建设的具体情况，从而指导人们有效开展竣工验收工作，并作为日常维护的依据。此外，竣工档案还具有较强的技术性，可以指导工程项

2、目的建设，也是反映企业水平的重要渠道，有利于企业做好宣传工作，从而有效提升市场竞争力。目前在竣工档案的编制方面还存在诸多问题，例如材料不齐全、内容不准确、归类不当等，严重影响了竣工档案编制的质量。为此，必须采取积极有效的控制措施，着力提高竣工档案的编制质量，提高施工单位的管理能力和管理水平。 一、工民建工程竣工档案编制的主要要求 工民建工程竣工档案编制内容的主要要求有：工民建工程竣工档案的归档范围包括纸质文件（工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件）、声像电子文件。 工民建工程竣工档案纸质文件的编制步骤：组卷卷内文件排列案卷编目案卷装订案卷排列。竣工档案纸质文件编制要求。竣

3、工图的编制要求等方面。 二、工民建工程竣工档案编制存在的问题 1、管理机构不明确及制度不完善。在档案编制方面，我国政府相关部门已经制定出了相关的法律法规，对档案编制的具体方法和过程进行了约束。但是，很多单位的技术人员没有遵循国家的相关规章制度，企业内部缺乏完善的编制制度，导致档案编制的责任不够明确，国家的规章制度也不能落实到位。此外，工民建工程档案管理有其独特性，时常更换技术人员，因此技术人员很难参与到工程建设的全过程中。如果人员频繁变动，那么在资料的整理与交接方面就很可能出现问题，导致相互推脱、相互扯皮的现象发生，容易造成材料的遗失。 2、对档案编制缺乏全面的认识。在很多建设单位中，档案行政

4、执法力度不够，对日常的档案材料编制工作缺乏全面的认识，没有将档案编制工作放到日常的技术管理日程中，导致档案编制质量普遍较低。很多管理者认为，建设单位应当重视工程建设，对档案编制这一类的管理工作缺乏足够的认识，认为档案编制只是走一个过场，只要随便编制一下应付过去就可以。因此，对档案编制工作的内容与环节放松了要求，不重视各种材料的积累和整理，在竣工验收阶段依靠临时突击，采取寻踪觅迹的方法来应付编制工作，甚至出现伪造材料的问题，导致档案编制质量不符合要求。 3、技术人员缺乏必要的专业素质，业务能力不强。在很多建设单位中，技术人员的专业素质不强，通常在毕业之后就直接走上了工作岗位，再加上施工进度紧张，

5、档案编制的难度加大，在具体工作中难免出现力不从心的情况。很多技术人员没有经过专门的培训与教育，对档案编制工作的内容和难点缺乏认识，也没有充分熟悉相关的行业规范和标准，导致业务能力不强，在档案编制中出现这样那样的问题。除此之外，档案编制工作的质量还与技术人员的职业素养有关系，很多技术人员缺乏必要的责任心，在具体工作的过程中太过随意，不能及时地填写相关原始材料，这些都是档案编制质量较低的重要原因。 4、基本设施不完善。很多建设企业中档案资料室内的基础设施不够完善，缺乏必要的办公用品，很多设备也较为落后，不能满足当前档案管理工作的需要，甚至很多设备根本无法使用，工作条件较差。另外，施工单位和业主之间

6、也缺乏必要的沟通，没有明确档案编制的要求，这也是档案编制质量下降的重要原因。对三边工程的档案管理工作不够重视，业主方面也没有提出具体的建议与指导办法，导致编制工作的随意性较大。总之，由于档案管理人员或者是监理工程师的原因，都可能会导致材料填写拖延的问题出现，甚至导致不予签证，这些都会给档案管理质量造成严重的负面影响。 三、加强工民建工程竣工档案编制的措施 1、实行档案编制责任制。要将档案编制工作纳入日常工作计划中，交由专门人员负责，并明确这些管理人员和技术人员的责任。对于档案编制工作应从源头抓起，做好原始材料的搜集工作，并加强对档案编制工作的监督与管理。此外，在材料归档时，也要严加管理，对材料

7、进行查漏补缺，并对材料的质量进行合理的评价，不断提高材料的科学性、准确性与可靠性。 2、重视工民建工程竣工档案编制工作。要加强对档案编制工作的管理，并不断加大投入力度，对档案编制工作给予设备和资金等方面的支持。档案编制的技术人员也应当及时向领导汇报情况，使领导明确档案编制的进度与质量，并及时提出工作中存在的问题，从而让领导如实掌握档案编制的具体情况，了解到工作的内容与难点，从而更有针对性地管理。此外，还可以成立档案编制的领导小组，具体负责档案编制的各项领导工作，并明确管理人员的责任，由工程部长将这些责任落实到位。施工队也要注意积累日常资料，由技术人员统一汇总并整理，做好档案资料的编制工作，并将

8、这些材料严加审核，形成系统、完善、科学的档案管理体系。 3、提高档案编制人员的整体素质。在档案编制工作中，技术人员的工作态度与业务素质对编制质量有很大的影响。为此，要加强对技术人员的管理与控制，通过一系列的培训与教育活动，切实提高技术人员的业务素质和职业素养。具体说来，要不断提高技术人员的专业素养，并增强档案编制的责任心。技术人员应加强学习，不断拓宽知识视野，充分了解和应用各种施工标准与施工规范，严格按照规章制度做好档案编制工作。要采取灵活多样的形式对技术人员进行教育，例如，可以采用专家讲座、培训班、示范教学等形式，提高技术人员的业务素质。另外，要避免技术人员的随意调动，增强人员的稳定性，如果

9、必须要进行调动也需要做好资料的交接工作，避免资料的散失和欠缺。 4、疏通工作渠道，理顺外部关系。应当加强与业主的联系与沟通，并邀请其对档案编制工作进行督导，及时发现档案编制工作中存在的问题。对于档案编制中存在的各种问题，要通过协商的形式解决。此外，监理人员和技术人员也应当加强沟通与合作，在相互支持的前提下将各项工作做好，从而确保各种资料的准确性与科学性，并对资料进行严格的审核。 5、提高档案编制的现代化水平。随着科学技术的日新月异，信息技术已经走进了千家万户，为人们提供了很大的便利，成为工作和生活中不可或缺的工具。在档案编制工作中，也应当充分利用信息技术，提高档案编制的技术含量，利用这些技术更好地控制档案的目录、封面和盒面等内容，并严格按照档案编制的格式进行输入，并确保案卷标题的规范性，从而有利于保存与查找。 结束语 做好工民建工程档案编制工作，加强对工民建工程档案编制工作的监督与约束，严格按照规章制度的要求，是提高工民建施工单位的管理水平以及施工企业树