办公室主任特训第13章：办公室主任工作

1、 第十三章办公室主任工作责任制和方法第一节办公室主任工作责任制办公室主任工作责任制就是指办公室负责人的工作职责及任务的规章制度的总和。企业单位的办公室是直接为本企业领导工作服务的综合办事机构，是沟通上下左右、联系四面八方的枢纽和桥梁，是领导的参谋助手。作为为领导工作服务的秘书工作机构，办公室的任务概括起来就是：参与政务，掌管事务，搞好服务。一、参与政务所谓参与政务，就是从本单位领导工作的需要出发，围绕领导工作的重心，协助领导搞好调查研究。在制定方针政策或贯彻执行上级的指示上提出参考性意见或可供选择的方案、措施，为领导当好参谋。需注意的是参与政务并不是参与决策。决策是企业高层领导的职权，只有领导

2、班子成员才能参与决策。办公室的参与政务，只能是为领导决策提供必要的条件和准备，为领导决策扫清障碍，协助领导搞好调查，提出参考性意见或方案，当好参谋，决不可本末倒置，越权行事。二、掌管事务所谓掌管事务，就是协助领导处理领导机关的日常事务工作。事务工作有两方面：一是政务方面的事务性工作，二是机关、单位中后勤方面的事务。三、搞好服务所谓搞好服务，是指办公室工作的指导思想和宗旨。办公室工作的指导思想和宗旨是：为领导工作服务，为上级、同级、下级机关服务。其中主要是为领导工作服务，无论是政务性工作还是事务性工作，都是服务性工作。第二节办公室主任工作方法一、办公室主任的调查研究方法这是办公室主任的重要工作方

3、法。办公室主任经常为领导服务，其参谋意见正确与否，对领导决策和指挥关系极大。而正确的参谋意见，则是来自深入、周密的调查研究。调查研究既是办公室主任的一项基本职责，又是办公室主任的一项重要工作方法。“调查”就是要运用各种各样的科学方法和手段，了解和掌握自己的工作对象、周围环境的历史现状及其内部和外部的各种矛盾和各种关系，要系统的而不是零散的，全面的而不是残缺的占有相关的一切材料。“研究”就是要运用马克思主义的立场、观点和方法，以及现代其他科学方法，对占有的材料进行分析、综合、推理、判断，并进行一番去伪存真，去粗取精，由此及彼，由表及里的加工制作方法，从中引出客观事物的规律性，以找出解决问题的途径

4、和办法。在为领导服务过程中，办公室主任要掌握和运用科学的调查研究方法，应当注意以下几点：1.要讲求调查研究的科学性调查研究的宗旨，是为了搞清楚事实真相，寻求解决问题的办法。为此，在调查研究过程中，必须坚持实事求是的科学态度，一切从客观事实出发，即从自在之物本身出发，而不是从设定的原则出发，要善于透过现象看本质，如实、科学地反映客观事物的本来面目，防止片面性和主观主义。2.要讲求调查研究的针对性在确定调查研究的方案之前，应根据领导意图和办公室的实际情况，认真拟定调查研究的课题、重点和难点，确定调查研究的任务和时间要求，保证调查研究的质量，避免盲目性和各种简单化倾向。3.要讲求调查研究的严肃性不论

5、搞什么样题目的调查，都不能搞先入为主，不能带着为了论证自己或某个领导观点的“框框”，凭主观意志和想当然去收集或选择有关材料，更不能为了迎合某个领导的口味或适应某种政治气候，在调查中见风使舵，见机行事，混淆黑白，颠倒是非。调查研究工作一定要态度端正、认真严肃，要谨防用各种虚假的材料去干扰领导工作的正确决策。4.要讲求调查研究形式和方法的多样性科学的调查研究还必须辅之以科学的调查研究形式和方法。在长期的革命实践中创造、总结出许多行之有效的调查研究的形式(或方法)。其中，较为突出的有两种：一是直接调查研究，即亲自到下边去，通过召开座谈会、讨论会、汇报会、论证会，参观有代表性的单位，走访有关领导和群众

6、，从各种不同角度广泛收集不同层次、不同类型人员反映的情况，从中获取大量第一手材料；另一种形式(方法)是通过各类文稿、报刊杂志等，间接地获取各种信息和情况。无论哪种途径的调查研究，办公室主任都要善于从大量纷繁复杂的素材中提取精华部分，加以科学的归纳、分类、整理、分工；然后向领导提供综合信息和工作动态，发挥其参谋、助手作用。二、办公室主任的科学思维方法办公室主任的科学思维方法是指办公室主任用以观察问题、分析问题的角度和逻辑方法。人们的思维方法，是随着社会生产力的进步和科学技术的发展而发展的。办公室主任的科学思维方法，它首先而且应当主要是指辩证唯物主义的思想方法。具体来说，它包括以下几个基本内容：1

7、.从实际出发思考问题这是辩证唯物主义最基本的观点，也是办公室主任科学思维方法的基础。无论是参与决策，协助领导决策，还是办理具体事务，办公室主任都应当立足现实，从本单位、本部门的实际状况出发，创造性地执行中央的方针、政策和上级有关的指示精神，从而达到主观与客观、理论与实践的辩证统一。任何不讲原则、随风赶浪、脱离实际、生搬硬套、搞绝对化、“一刀切”的主观主义、形而上学的思维方法都是片面的、错误的。2.运用系统思维方法思考问题系统思维方法，即用现代系统理论指导人们观察问题、分析问题的思维方法。现代系统理论特别强调事物的整体性，这种整体性认为世界上一切事物都是由各部分以特定结构组合的、具有特定功能的有

8、机整体。整体与部分、部分与部分、整体与环境不可分离。整体的性质和规律，只存在于组成其各要素的相互联系、相互作用之中，各组成部分孤立状态的特征和活动的总和，并不能反映整体的特征和活动方式。这就要求办公室主任研究问题、处理工作时要把研究和工作对象如实地作为有机整体对待，从整体出发，从综合入手，把事物的各个部分、各个方面和各种因素有机地联系起来，加以综合、系统地考察，从整体和部分相互结合、相互依赖、相互制约、相互作用的关系中去揭示系统的特性和规律性。比如办公室主任在协助领导处理本单位各业务(职能)部分的分工协作问题时，就要把各业务部门放在本单位这个大系统中去考察，从而制定出全面规划、统筹安排的方案。

9、如果不作这样全面系统的分析，就往往会顾此失彼，给工作带来损失。3.用发展观点看待一切任何事物都是处在一定的发生、发展和消亡的过程中，不变的事物是没有的。我们研究问题，要联系一定的历史条件，随着情况的发展而发展，不能固定一点，用永恒不变的模式去剪裁不断发展、变化的现实。用发展观点看待一切，就要求办公室主任要立足现实，着眼未来，要弄清各项重大工作的发展变化趋势及如何发展的，哪些情况的出现是必然的，应该及时采取措施顺应和促成其发展；哪些是应该控制和避免的，从而把工作做到全面。三、办公室主任的领导方法它是指办公室主任在处理人事和工作过程中所表现出来的思想、品德、知识素养、经验风格和方式的总称，是领导者

10、世界观的集中反映，也是领导者工作宗旨的具体体现。其主要内容包括：1.实事求是实事求是，是科学世界观的根本观点，实事求是的优良作风，在办公室主任工作中具体表现出以下几个特征：(1)求实、求是、求真一切按客观实际情况办事无论是协助领导决策，还是办理具体事务，办公室主任都要面向客观现实，一切从实际出发，按客观规律办事。这就要求办公室主任要少说空话、多办实事、不图虚名、不做表面文章，要按照本来面目去认识客观世界，说老实话，办老实事，做老实人，不弄虚作假，不文过饰非，不欺上瞒下，不投机取巧，订计划，抓工作务求落实。(2)不唯书，不唯上正确对待上级指示作为办公室主任对领导机关和领导的指示和决定，无疑是坚决

11、执行，这是组织纪律性的表现；但是，在执行领导的指示和决定时，一定要结合本部门、本单位的实际情况，创造性地加以执行。任何脱离实际、生搬硬套、搞绝对化、“一刀切”的形而上学方法和本本主义、教条主义的作风都是与实事求是的原则大相径庭的。(3)求实精神和革命胆略相结合强调实事求是，按客观规律办事，并不是听天由命，在客观情况面前无所作为；而是要勇于开拓、善于进取，把求实精神和革命胆略有机结合起来，这才是现代领导者的特有品质。各级政府机关的办公室主任，尤其需要这样的特殊品质和工作作风。这是因为只有具备将求实精神和革命胆略相结合的特殊品质和优良作风，才能维护人民的根本利益；才能在各项工作中，破除迷信，解放思

12、想，打破各种陈规陋习，积极进取。2.民主(1)密切联系群众，遇事同群众商量办公室主任主持事务服务，要努力倾听群众的意见，密切联系群众，切忌独断专行，偏听偏信。特别是协助领导作出重大的决策，或者与群众切身利益密切相关的事项，办公室主任更应当广泛听取各方面群众的意见，同群众做知心朋友，尽可能取得绝大多数群众的理解、同意和支持。而当领导作出决定以后，办公室主任还要深入群众，同群众交心、谈心，以便随时了解群众的各种反映，改进领导工作；同时还要采取各种适当方法向群众宣传，把领导的决定化为群众的自觉行动。(2)要注意发挥群众的积极性民主作风的本质，就在于调动、发挥群众的积极性。而要发挥、调动群众的积极性，

13、不能单靠职权、靠行政命令等简单办法去发动。作为办公室主任，要对其下属的领导、群众的业务能力、工作志趣、业余爱好以及家庭环境等情况尽可能地了解和熟悉，并在不违背国家政策和法律的情况下尽可能帮助解决其工作、生活中遇到的各种问题和困难。同时，要在自己的职权权限范围内尽可能为本单位的领导者、群众创造发挥能力和培养提高的机会。(3)妥善处理好民主与集中的关系发扬民主作风，并不是不要集中，而是要坚持民主与集中的统一。办公室主任在处理民主与集中的关系问题上，要根据当时的形势和变化了的情况、不同情况而有所侧重。比如，在领导决策前，要充分发扬民主，协助领导广泛收集同决策相关的各种情况和信息，然后进行充分地研究和

14、论证，为领导提出可供选择的多种方案。在领导决策之后，办公室主任固然要通过调查研究，了解和掌握意见的贯彻执行情况，但更主要的是要强调集中统一，把领导的决定化为群众的自觉、统一的行动。在出现有令不行、有禁不止和极端民主化、分散主义等倾向时，办公室主任应及时向领导汇报，严格组织纪律，加强集中统一领导，以保证领导决定得以顺利贯彻、执行。3.严于律己严于律己既是一种美德，又是一种领导作风。办公室主任或作为领导层的一员，或作为领导身边的“近臣”，更应当身体力行，做严于律己的楷模。作为一名合格的办公室主任，要模范地遵守国家的政策法律，树立全心全意为人民服务的思想，除了制度和政策规定范围内的个人利益和工作职权

15、外，不谋求任何私利和特权；要识大体，顾大局，克己奉公，不做有损于全局的事。管理工具 1办公室主任工作责任制度第一章职务第一条负责督促、检查行政部门对国家的方针政策、上级指示和总经理办公会、董事会决议及领导决定的贯彻执行。第二条定期组织收集、分析、综合全公司生产、行政各方面的情况，主动做好典型经验的调查总结，及时向上司汇报、请示工作，并定期向上进行书面汇报。第三条根据上级提出的指示，负责组织上司主持的工作会议，安排做好会务工作。第四条负责起草上司授意的综合性工作计划、总结和工作报告，主动为上司当好参谋。第五条组织起草公司文件(对各职能科室以公司名义起草的文件负责审核)，做好全公司文件的编号、打印

16、、发放以及行政文件的立卷、归档、保管工作。第六条组织做好公司印鉴、介绍信使用保管、函电收发等工作，及时编写公司大事记。第七条会同其他部门负责协调安排涉及多部门领导参加的各种会议。第八条组织做好来客接待和小车的管理工作。第九条指导做好电话话务与机线维修工作。第十条根据上级提出的方针目标要求，及时编制本室方针目标展开，并组织检查、诊断、落实。第十一条负责公司办公用房的分配调整及办公用品用具标准的制定和管理，并对办公用品、用具标准化及各科室文明办公进行检查督促。第十二条负责完成上司临时交办的各项任务。第二章职权第十三条有权向公司各部门索取必要的资料和情况。第十四条对公司会议决议和上司指示的贯彻执行情

17、况，有权检查督促。第十五条有权催促各部门按时按要求完成上级机关下达的工作任务。第十六条有权督促各部门及时做好文件、资料的立卷、归档工作。第十七条有权按上级的指示、协调各部门之间的工作关系。第十八条对各科室以公司名义起草的文件有审核和校正权。第十九条对不符合上级规定，或质量不高、效果不大的文件、资料有权拒绝打印发放。第二十条对要求多部门领导参加的会议有综合平衡或精简压缩的权力。第二十一条有权根据上司的指示，对办公用房进行分配和调整，对办公用品、用具标准化进行检查、督促。第三章职责第二十二条对得知行政工作出现异常情况，未能及时向上司反映，以致造成重大损失负责。第二十三条对公司行文发生差错，收集与整

18、理的资料失实造成严重后果负责。第二十四条对机密文件和文书档案管理不严，发生失密、泄密或丢失、损坏负责。第二十五条对公文、函件、报刊、电报传递不及时，或发生丢失、误传现象，影响工作负责。第二十六条对印鉴、介绍信管理不严、使用不当造成不良后果负责。第二十七条对所属服务工作质量差，造成不良影响负责。第二十八条对本室所属岗位发生设备、人身、交通、火灾事故负责。第二十九条对未及时根据企业方针目标要求，编制好本室方针目标及未及时检查、诊断和落实负责。管理工具 2总经理办公室主任责权规定第一章职务规定第一条负责督促、检查行政部门对上级的指示、总经理办公室决议及总经理决定的贯彻执行。第二条定期组织收集、分析、

19、综合公司有关生产、行政等方面的情况，主动做好典型经验的调查总结，及时向总经理汇报、请示工作，并定期向上级书面汇报。第三条根据总经理指示，负责组织总经理主持的工作会议，安排做好会务工作。第四条负责起草总经理授意的综合性工作计划、总结和工作报告。 第五条组织起草总经理办公室文件(对各职能部门以总经理办公室名义起草的文件负责审核)，做好公司文件的编号、打印、发放以及行政文件的立卷、归档、保管工作。第六条组织做好总经理办公室印鉴、介绍信使用保管、函电收发和报刊收订分发工作，并及时编写公司大事记。第七条协调安排涉及多部门主管参加的各种会议。第八条组织做好来客接待和公车的管理工作。第九条指导做好电话话务与机线维修工作。第十条根据总经理方针目标的要求，及时编制本室方针目标，并组织检查、诊断、落实。第十一条负责公司办公用房的分配调整及办公用品用具标准的制定