物业工程资料管理（完整版）

1、本word文档可编辑修改 物业工 程资料管理（培训）物业工 程资料主要分几部分：一、前期资料（项目立项、审批等文件）；全部 的竣工 图纸,（包括建施、结施、水电、消防、人防、通讯等等）；室外管网图纸；设备 的图纸（包括配电室、消防控制、楼宇对讲、楼宇自动控制、电梯、供水等等）；各个验收报告（材料进场验收、隐蔽工 程验收、分项分部工 程验收、单位工 程验收等报告、房屋、设施设备 的技术资料、保修资料、合同；承接查验记录,整改报告）。二、接管后 的资料：设施设备 的台账（由于有部分项目因为各种原因前期资料不全,需要根据现场设施设备 的铭牌上 的内容）、根据项目现场实际制订年度工 作计划、保养计划、

2、巡检计划等各种计划、日常 的各种（给水、排水、用电、消防、照明、智能化等设施设备）巡检、维修、保养等记录,按期归档。三、根据项目现场实际情况,制订各种应急预案（防汛、用电、用水、电梯困人等）,并做好应急演练 的记录,及时归档。四、制订工 程部员工 的各项培训计划（各项管理制度、专业技能、入室维修、礼仪礼节、装修管理、应急处理等）,并做好培训记录,及时归档。五、五、工 程部 的其他资料,（会议记录、通知、维修通知单、关注我 实时更新 最新资料 工 程联系单、工 具及材料 的管理表格等）分类归档。六、资料 的填写规范；笔迹端正、字迹清晰,表格内避免出现过多 的空白项。空白项建议用横线（或斜线）填写

3、,内容填写简洁明了。七、工 程资料要有专人管理,做好归档资料 的分类整理 (建好目录、编号等 )、集中摆放。一、工 程档案目录管理1、工 程档案管理采取纸页档案和计算机档案并行管理方式,基础档案材料要保留纸页档案,过程性档案要逐步向无纸化档案过渡。2、工 程档案设置三级目录,第一级目录为类别目录,第二级目录为程序文件目录,第三级目录为工 作单目录。3.工 程档案设置应与上一级档案目录设置一致。二、工 程档案管理程序1、工 程档案管理责任（1）工 程部经理责任：设置文秘档案员；确定档案目录；设置档案保密等级；检查档案情况。（2）工 程部责任：配合工 程部经理进行工 作。（3）文秘档案员责任：档案

4、建立；档案修改；档案整理；销毁更新；档案资料分析报告；接受经理和上一级档案管理人员检查；检查工 程部各级人员档案工 作情况。 （4）员工 责任：认真进行原始资料 的记录；接受各级领导和档案员 的工 作检查。2、工 程档案管理程序（1 ）工 程档案 的建立文秘档案员根据经理意见建立各级档案目录并将各类文件、资料、图纸、记录按目录要求存档。档案要予以统一编号,并在每卷首页建立目录清单,同时在计算机中进行目录登记。（2 ）工 程档案 的存档工 程档案由文秘档案员整理,按规定目录存档。（3 ）工 程档案 的查阅和借阅一般工 程档案查阅可向文秘档案员借出,在工 程部办公室阅览；若需借阅须在文秘档案员处办理借阅手续。保密档案经工 程部经理批准可查阅,不可以借阅。（4 ）工 程档案 的更改清理和销毁原始档案一般不可修改；工 程部工 作档案经工 程部经理同意可以修改。工 程部档案应定期进行清理,过程性工 作档案到期后应及时销毁,但应做好销毁记录。（5 ）上级档案存档工 程部档案应由文秘档案员定期上交物业管理中心存档。（6 ）保密等级设置和更改涉及到物业管理中心、项目部、工 程部机密 的技术和经济档案,如委托管理合同、原始图纸、技术改造方案和图纸、工 程招标标底、 施工 合同书等应设置密码,其保密等级和密码及其修改由工 程部