试论如何做好档案管理工作

1、 试论如何做好档案管理工作 摘 要：现如今，档案作为一种不可替代的信息资源，其价值和作用日渐体现在各个领域各个行业。新形势下，档案的现代化管理成为必然，这是社会发展对档案工作的新要求。作为档案人员要正确认识自身承担的档案职责，强化新技术的学习提升，丢弃传统观念，开拓新思路，提升自身工作理念和工作技能，最终实现档案工作的科学规范发展。关键词：档案管理；问题；对策一、新时期档案管理工作存在的问题（一）管理制度落实不到位。档案管理制度是规范档案整理和管理的保障，由于有的单位档案管理意识不强，档案工作开展不够，出现制度不健全，没有有效落实的情况。档案管理随意性大，出现整理不规范，组卷不合理，材料缺失杂

2、乱等问题，甚至该开展的档案价值鉴定和到期鉴定也没能开展，影响了整个档案管理工作的正常开展。（二） 缺乏基本的管理意识。档案工作在单位中属于弱势类工作，加之长期的习惯和自身原因，没能引起领导和相关管理人员的重视，档案管理意识淡薄，档案管理过程中缺乏必要的配合和支持。部分档案管理人员思想麻痹，工作积极性不高，导致很多工作开展不够，为以后的档案管理和保管利用造成很多不便。（三）信息化建设开展不够。满足于传统管理方式，手工整理，调卷查阅，年复一年，日复一日，沿袭传承，没有改变。这种落后的理念和管理方式，已经影响了档案信息化建设的开展，甚至以不安全、管理繁琐等理由拒绝接受这种现代管理方式。特别是有的领导

3、对档案工作关心重视不够，未能把档案信息化建设纳入单位整体信息化建设之中，导致单位产生的电子文件没法管理归档，让整个档案管理工作陷入与信息化发展隔绝的非正常状态。（四）管理人员不能胜任岗位要求。目前，在全面实施工作有效留痕的理念下，档案管理任务明显增多。但很多单位没有按照工作量配备档案管理人员，在档案员身兼数职的情况下，档案工作显得力不从心。加之，以前的工作理念导致的业务知识学习不够，专业技术要求不高，与现在的档案管理要求严重不相适应，特别是用新技术新方法管理档案更是缺乏理论和操作技能，造成了档案管理被动落后的局面。二、做好档案管理工作的策略（一） 健全档案管理制度。任何工作都需要按照一定的程序

4、要求才可以做好，做到位，也就是说需要建立一套好的制度才可以很好的约束和规范工作行为，保证工作科学有序。档案工作也是如此，这是档案规范管理的基础。建立档案管理制度，要立足于工作实际，要很好地与单位工作性质管理要求相适应，做到符合实情，可理解，可操作性强。比如：档案的收集范围，要做到各个部门区别对待，根据业务性质明确收集范围；再比如保管制度，也有所不同，一般的文件材料形成后第二年上半年就要移交单位档案部门，而有的门类档案，如会计、科技等就需要根据情况适当在形成部门留存一定时间。所以，制度的建立要立足工作，根据实际情况合理制定，避免照搬照抄其他单位的制度。（二）运用现代化管理技术。计算机系统办公模式

5、下，大量的信息是以数字形式、电子形式生成和存储，这种形势下档案管理必须实行计算机管理，否则将没法对新技术形成的档案材料进行管理。比如，我们对传统载体档案进行数字化加工后，形成一个档案数据库，通过管理软件进入后，可以快速查找所需档案，方便快捷，省时省力。可想而知，随着档案数量的不断增多，而离开计算机开展这些基本管理，工作量的巨大将会让有限的档案人员无法承担。因此，强化计算机先进技术的学习掌握，加大档案管理技术人员的培养意义重大。（三）提升管理理念。档案管理具体细致，专业性要求高，不容疏忽大意，否则会造成档案无可挽回的损失。这就需要档案人员树立负责的管理理念，提升工作标准要求，做到专于档案，忠于档

6、案，用心去思考档案管理工作存在的问题，用实际行动去落实整改，把档案管理工作达到超凡脱俗的境界，取得非凡的管理成效。（四）培养专业管理人员。要通过强化培训更新档案业务知识，提升业务技能，做到学习实践有机结合，除档案业务新知识学习外，还要注重计算机操作，网络软件管理应用，外语等领域知识的学习，以此来适应档案管理专业的新要求。（五）合理配置设施设备。必配的档案管理设施设备是档案管理工作有效开展的保障。要加大对设施设备的配备投入，设置标准的库房，配备报警灭火装置，必要的整理用具等，同时适应档案信息化管理要求，配备计算机、扫描刻录机等现代化设施，满足信息化工作开展的需要。三 结束语档案管理工作是单位的一项正常职责工作，做好档案管理工作对单位发展意义重大，可以提升单位管理决策水平，推进履职落实能力，增进工作效能。同时，档案管理水平如何也从一个侧面反映了单位的整体工作水平，事关单位整体社会形象。档案管理人员要从为单位发展服务，为社会积累财富，为人们提供服务的角度认识，努力做好档案管理工作，服务社会发展。参考文献1董明庆.浅谈新时期的档案