文书档案归档范围及保管期限管理规定

1、附件4:文书档案归档范围及保管期限管理规定(征求意见稿1 总则1.1 目的为确保在管理、经营等活动中形成的应当归档保存的文件材料管理的科学性、系统性,便于提供服务,制定本办法。1.2 适用范围本办法适用于各单位在行政管理、生产和经营等各项活动中形成的具有保存价值的文件材料的积累、整理和归档管理。2 术语和符号2.1 文书档案(Archives机关、团体、企业、事业单位及其他社会组织在领导和行政管理等项活动中形成的具有保存备查价值的文件。2.2 案卷(File由相互联系的若干文件材料组合而成的档案保管单位。2.3 保管期限(retention period档案部门根据档案鉴定标准,对每个案卷或文

2、件所确定的保存年限。2.4 归档(filing按规定制度整理组卷后的文件并定期向档案部门移交集中的过程。3 基本规定3.1 职责3.1.1 档案部门负责文书档案的归口管理,对各部门形成的文件材料的收集、整理、立卷和归档工作进行监督、检查和指导,负责文书档案的验收,并对其实行集中统一管理。3.1.2 各部门负责本部门文件材料的收集、整理和归档、移交工作,并对其完整、准确和系统负责。3.2 凡属归档范围的文件材料,必须按规定整理归档后向档案部门移交,实行集中统一管理,任何个人和部门不得据为己有或拒绝归档。3.3 保管期限规划原则按照机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定(国家档案局令第8号,文

3、书档案保管期限分为永久、定期两种,定期一般分为10年、30年。4 技术内容4.1 归档范围凡是在管理、生产和经营等活动中形成的具有保存价值的,作为真实历史记录归档保存的文件材料都在归档范围之内。具体见“文书档案归档范围和保管期限表”。4.2 归档文件材料的来源4.2.1 内部形成的文件材料。4.2.2 执行、办理的外来文件材料。4.2.3 所属单位和派出机构(包括境外机构应报给本单位的文件材料。4.2.4 引进项目、外购设备等带回的文件材料。4.2.5 投资的全资、控股、参股企业应向本单位提交的文件材料。4.2.6 参与的合作项目,合作单位按要求应向本单位提交的文件材料。4.3 归档要求4.3

4、.1 整理归档的文件材料应遵循文件材料形成规律,保持其有机联系,并符合有关标准、规范要求。4.3.2 归档的文件材料应为原件。特殊情况无原件的可归具有凭证作用的文件材料(文件材料归档后不得更改。4.3.3 非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。外文(或少数民族文字材料若有汉译文的应与汉译文一并归档,无译文的要译出标题后归档。4.3.4 具有永久、长期保存价值的电子文件,必须形成一份纸质文件归档。4.3.5 归档文件的制作和书写材料必须符合耐久性要求。4.3.6 反映同一内容而形式不同的文件材料应保持其一致性。4.3.7 两个以上单位合作完成的项目,主办单位保存全套文件,协办单位保存与承担任务相

5、关的正本文件。4.3.8 对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。4.3.9 应归档纸质文件材料中,有文件发文稿纸、文件处理单的,应与文件正本、定稿一并归档。4.4 归档时间管理、生产和经营等活动中形成的文件材料,原则上于次年上半年内归档。4.5 归档数量4.5.1 文书档案:底稿1份,正本1份。4.5.2 其他材料:照片、底片、录音带、录像带等按实际数量归档。4.6 归档移交程序4.6.1 每年上半年,各部门文件管理人员,按照归档范围收集应归档的文件材料,按规定进行分类、整理和编目。4.6.2 档案人员对各部门整理的文件材料质量进行检查和验收。4.6.3 办理归档手续4.6.3.

6、1 填写归档清单:按文件排列顺序填写归档清单一式两份。4.6.3.2 向档案部门办理移交手续,档案人员验收后双方签字各执一份。档案部门同时出具归档证明。5 附录附录A 文书档案归档范围及保管期限表(经营管理类附录B 文书档案归档范围及保管期限表(生产管理类附录C 文书档案归档范围及保管期限表(行政管理类附录D 文书档案归档范围及保管期限表(党群管理类6 引用标准名录机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定(国家档案局令第8号国有企业文件材料归档办法(档发20044号企业档案工作规范DA/T42-2009机关档案工作业务建设规范(国档发198727号归档文件整理规则DA/T22-2000附录A

7、:文书档案归档范围和保管期限表(经营管理类 附录B:文书档案归档范围和保管期限表(生产管理类 附录C:文书档案归档范围和保管期限表(行政管理类 附录D:文书档案归档范围和保管期限表(党群管理类 4.2.2 一般案件的调查处理材料 30 年 4.3 纪检与监察工作统计报表 30 年 5 工会工作 5.1 工会工作规划、总结、规章制度、决定、通知、会议记录 30 年 5.2 职工代表大会及有关会议文件 5.2.1 会议通知、报告、换届选举结果、决议、通报、纪要等 永久 5.2.2 发言、简报、小组会议记录等 10 年 5.3 工会会员名册 30 年 5.4 民主管理、劳动竞赛、表彰先进、劳保福利、职工维权方面的文件 30 年 5.5 女工工作方面的文件、计划生育 5.5.1 重要的 30 年 5.5.2 一般的 10 年 5.6 工会会费与财务管理材料 30 年 5.7 工作统计报表 5.7.1 重要的 30 年 5.7.2 一般的 10 年 6 共青团工作 6.1 共青团工作规划、总结 30 年 6.2 团代会、团委（常委、扩大）会会议文件 6.2.1 会议通知、报告、换届选举结果、决议、通报、纪要等 永久 6.2.2 发言、简报、小组会议记录等 10 年 6.3 团员及团组织管理方面的决定、通知、批复 16 30 年 6.4 团费收据与团