时间管理与工作统筹技巧技巧张栋

1、 1 2 盛年不重来，一日难再晨，盛年不重来，一日难再晨， 及时当勉励，岁月不待人。及时当勉励，岁月不待人。 陶渊明陶渊明 凡是在事业上有所成就的人，无凡是在事业上有所成就的人，无 一不是利用时间的能手。一不是利用时间的能手。 华罗庚华罗庚 放弃时间的人，时间也会放弃他。放弃时间的人，时间也会放弃他。 莎士比亚莎士比亚 3 你热爱生命吗？那么别浪费时你热爱生命吗？那么别浪费时间，因为时间是构成生命的材料。间，因为时间是构成生命的材料。 富兰克林富兰克林 时间是最为宝贵的资源，如果时间是最为宝贵的资源，如果我们不能管理时间，便什么都不能我们不能管理时间，便什么都不能管理。管理。 彼得彼得 杜拉克

2、杜拉克 41 1、什么是时间、什么是时间牛顿力学中的时间牛顿力学中的时间是作为度量物质运动变化过程流程的一种参照，是作为度量物质运动变化过程流程的一种参照， 通过我们所定义的标准的时间单位，去衡量物质通过我们所定义的标准的时间单位，去衡量物质 运动变化本身的变化规律。运动变化本身的变化规律。时间的目的时间的目的就是描述物质运动变化的参照，并提供一种事件就是描述物质运动变化的参照，并提供一种事件 运动变化的标准流程的计量模式，同时它又是事运动变化的标准流程的计量模式，同时它又是事 件进程描述的一个基本的物理量。件进程描述的一个基本的物理量。 51 1、什么是时间、什么是时间科学上的时间概念科学上

3、的时间概念19561956年国际计量委员会将秒规定为年国际计量委员会将秒规定为19001900年年1 1月月0 0日日 1212时正回归年长度的时正回归年长度的1/31556925.97471/31556925.9747。这种以地。这种以地 球公转为基础的时间标准称为球公转为基础的时间标准称为* *历书秒。历书秒。19671967年第十三届国际计量大会又采用以原子内部年第十三届国际计量大会又采用以原子内部 辐射频率为基准的时间计量系统，成为辐射频率为基准的时间计量系统，成为* *原子时。原子时。按新规定，按新规定，“秒是铯秒是铯-133-133原子基态的两个超精细原子基态的两个超精细能级之间的

4、跃迁所对应辐射的能级之间的跃迁所对应辐射的9 9，192192，631631，770770个周个周期的持续时间期的持续时间”。 62 2、时间是怎样产生的、时间是怎样产生的日常的时间概念日常的时间概念年、月、日、时、分、秒年、月、日、时、分、秒地球自转、公转与月球公转地球自转、公转与月球公转太阳太阳地球地球地球公转轨道地球公转轨道月球月球 73 3、时间的基本特性、时间的基本特性时间时间恒久性恒久性时时 间间特特 性性客观客观公正性公正性时间时间的刚性的刚性不可不可逆转性逆转性时间时间一维性一维性54321 84 4、什么是时间管理、什么是时间管理概念概念 由于时间所具备的基本特性，所以时间管

5、由于时间所具备的基本特性，所以时间管 理的对象并不是时间本身，而是指面对时间而理的对象并不是时间本身，而是指面对时间而 进行的进行的“自管理者的管理自管理者的管理”。所探索的是如何减。所探索的是如何减 少时间浪费，以便有效地完成既定目标。少时间浪费，以便有效地完成既定目标。结论结论通过计划统筹而相对合理利用和节约时间。通过计划统筹而相对合理利用和节约时间。 92 2、个体生命的有限性、个体生命的有限性每一个生命只有一次机会每一个生命只有一次机会时间与生命年轮时间与生命年轮成就大事业的黄金时代成就大事业的黄金时代童年、少年、童年、少年、青年、中年、壮年青年、中年、壮年、老年、老年为什么许多人一生

6、平淡，毫无见树为什么许多人一生平淡，毫无见树 鲁迅先生说：鲁迅先生说：时间是组成生命的材料，时间是组成生命的材料， 浪费别人的时间是无异于谋财害命的。浪费别人的时间是无异于谋财害命的。 104 4、个人和组织的机会成本、个人和组织的机会成本成本的类别成本的类别容易重视的有形成本容易重视的有形成本容易忽视的无形成本容易忽视的无形成本无形成本中的时间成本无形成本中的时间成本大小企业的区别大小企业的区别成本外延的扩大化成本外延的扩大化由时间特性而导致的机会成本由时间特性而导致的机会成本“过了这个村过了这个村”与与“机不可失机不可失” 111 1、员工职业生涯与时间管理、员工职业生涯与时间管理生命的有

7、限性生命的有限性人最宝贵和稀缺的是什么人最宝贵和稀缺的是什么生命的价值观生命的价值观生命的价值和人生的意义生命的价值和人生的意义追求成功人生是每个人的梦想追求成功人生是每个人的梦想成功的原动力来自心灵成功的原动力来自心灵实现理想取决于行动力实现理想取决于行动力个人职业设计与操作中的时间管理个人职业设计与操作中的时间管理 12人生的时间表020岁：20-40岁：40-60岁：60-80岁： 132 2、人生的四个职业发展阶段、人生的四个职业发展阶段6666岁以上，当退休临近的时候岁以上，当退休临近的时候下降下降阶段阶段4545岁岁-65-65岁岁维持维持阶段阶段3030多岁和多岁和4040多岁之

8、间的多岁之间的某个时段上某个时段上职业中期危机阶段职业中期危机阶段30-4030-40岁之间岁之间稳定子阶段稳定子阶段25-3025-30岁之间岁之间尝试子阶段尝试子阶段24-4424-44岁岁之之 间间确立确立阶段阶段1515岁岁-24-24岁之间岁之间探索探索阶段阶段具体说明具体说明不同不同阶段阶段 143 3、人生定位与选择最佳职业、人生定位与选择最佳职业性格性格/ /爱好爱好/ /能力能力/ /市场市场准确定位提高人生价值是另一种时间节约准确定位提高人生价值是另一种时间节约性格线性格线爱好线爱好线能力线能力线市场线市场线个人职个人职业选择业选择的范围的范围 154 4、企业为员工设计发

9、展规划、企业为员工设计发展规划栽下梧桐树，引来金凤凰栽下梧桐树，引来金凤凰 提供了广阔的舞台提供了广阔的舞台 指明了发展方向指明了发展方向 确立了奋斗的目标确立了奋斗的目标 提供了向上发展的空间提供了向上发展的空间员工与企业的三个共同体员工与企业的三个共同体共同体共同体利利 益益事事 业业情情 感感企企业业为为员员工工 164 4、企业为员工设计发展规划、企业为员工设计发展规划寻求三方面的平衡寻求三方面的平衡事业发展事业发展社会交往社会交往家庭生活家庭生活 171 1、我们的问题在哪里、我们的问题在哪里时间的浪费时间的浪费电话干扰，陪同煲粥电话干扰，陪同煲粥会而不议，议而不决会而不议，议而不决

10、不速之客，礼节陪聊不速之客，礼节陪聊回复信件，斟字酌句回复信件，斟字酌句外部客观的低效率，如：外部客观的低效率，如：a a、公共交通（班次少、道路拥堵、晚点等）、公共交通（班次少、道路拥堵、晚点等） b b、餐饮服务、餐饮服务 c c、社会化程度、社会化程度 181 1、我们的问题在哪里、我们的问题在哪里时间的浪费时间的浪费某项调查数据结果某项调查数据结果（天）（天）睡睡 眠眠 8.058.05小时小时用用 餐餐 1.311.31小时小时琐琐 事事 0.550.55小时小时工工 作作 7.347.34小时小时交交 际际 0.390.39小时小时 休休 息息 0.450.45小时小时娱娱 乐乐

11、0.310.31小时小时上下班交通上下班交通 0.730.73小时小时读书报杂志读书报杂志 0.420.42小时小时处理家务事处理家务事 0.260.26小时小时兴趣的工作兴趣的工作 0.370.37小时小时音乐或电视音乐或电视 2.512.51小时小时 与朋友聊天与朋友聊天 1.111.11小时小时 191 1、我们企业的问题在哪里、我们企业的问题在哪里时间陷井时间陷井情不自禁情不自禁事必躬亲事必躬亲过分客套过分客套例行公事例行公事犹豫不决犹豫不决漫不经心漫不经心碌碌无为碌碌无为 国外学者对某跨国公司总部人员国外学者对某跨国公司总部人员的的跟踪调查显示：跟踪调查显示：管理人员平均每管理人员平

12、均每8分钟被打扰一次；分钟被打扰一次；业务系统的管理人员平均每周花在业务系统的管理人员平均每周花在会议上的时间不少于会议上的时间不少于10小时；小时；行政管理人员每周会议行政管理人员每周会议20小时。小时。心理学家指出：心理学家指出：恢复思路平均时间为分钟恢复思路平均时间为分钟 20日本学者关于时间浪费的调查日本学者关于时间浪费的调查 “人们一般每人们一般每8 8 分钟会收到分钟会收到1 1 次打扰，每小时大约次打扰，每小时大约7 7次，次，即每天即每天50506060次。平均每次打扰大约是次。平均每次打扰大约是5 5分钟，总共每天分钟，总共每天大约大约4 4小时，也就是小时，也就是50%50

13、%。其中约。其中约3 3小时的打扰是没有意义小时的打扰是没有意义或者极少有价值的。同时或者极少有价值的。同时 人被打扰后重拾原来的思路至人被打扰后重拾原来的思路至少需要少需要3 3分钟，每天就是分钟，每天就是2.52.5小时。小时。” 根据以上的统计数据，可以发现，每天因打扰而产生的根据以上的统计数据，可以发现，每天因打扰而产生的时间损失约为时间损失约为5.55.5小时，按小时，按8 8小时工作制算，这占了工作时小时工作制算，这占了工作时间的间的68.7%68.7%。 212 2、团队时间管理的原则、团队时间管理的原则时间进度表制定原则时间进度表制定原则实际花费的时间总比预计的长实际花费的时间

14、总比预计的长突发性事件应付原则突发性事件应付原则为突发事件预留处理时间为突发事件预留处理时间日常性事务维护原则日常性事务维护原则做好数据库清理与更新等基础工作做好数据库清理与更新等基础工作时间被占用说不原则时间被占用说不原则过度热心肠者的良药过度热心肠者的良药 223 3、走出观念上的误区、走出观念上的误区“缺我不可缺我不可”的潜理念的潜理念事必躬亲的诸葛亮事必躬亲的诸葛亮导致操劳过度的高管人员导致操劳过度的高管人员推迟决策会提高决策质量推迟决策会提高决策质量借口借口“需要更多的事实需要更多的事实”只要授权就可节约时间只要授权就可节约时间相关人员能力不足相关人员能力不足无效授权或授权失控无效授

15、权或授权失控 233 3、走出观念上的误区、走出观念上的误区高效率就是高效益高效率就是高效益快就一定好吗？快就一定好吗？方向错误和方法不当方向错误和方法不当鉴别问题比进一步解决问题容易鉴别问题比进一步解决问题容易想明白了再行动想明白了再行动找到管理捷径是节约时间的因素找到管理捷径是节约时间的因素管理上有捷径可走吗？管理上有捷径可走吗？ 244 4、时间管理的八大法宝、时间管理的八大法宝树立时间价值观树立时间价值观理念变革理念变革结构流程优化结构流程优化组织前提组织前提工作环境工作环境“”准备工作准备工作工作的计划性工作的计划性目标管理目标管理分清工作轻重缓急分清工作轻重缓急优先级优先级并行串行

16、的兼顾性并行串行的兼顾性统筹学统筹学工作任务转移工作任务转移授权与借力授权与借力学会说学会说“不不” 拒绝的学问拒绝的学问 252 2、应该记住的、应该记住的2020条实用方法条实用方法准备之二：临时准备（准备之二：临时准备（5 5）明天的工作前晚进行优先级排序明天的工作前晚进行优先级排序将相关的工作列在一起将相关的工作列在一起把工作计划放到随时可见的地方把工作计划放到随时可见的地方每天早晨比规定时间起早十分钟每天早晨比规定时间起早十分钟做好正式工作前的准备工作做好正式工作前的准备工作 26、树立时间价值观树立时间价值观 首先解决思想认识问题首先解决思想认识问题人的行动是受思想支配的人的行动是

17、受思想支配的思想方法决定行为模式思想方法决定行为模式牢固树立时间的价值观牢固树立时间的价值观时间就是效益时间就是效益时间就是金钱时间就是金钱时间就是生命时间就是生命牢记鲁迅先生的话：牢记鲁迅先生的话：时间是组成生命时间是组成生命的材料，浪费别人的的材料，浪费别人的时间，其实是无异于时间，其实是无异于谋财害命的。谋财害命的。 27、组织结构流程优化组织结构流程优化众多国企浪费时间的根源众多国企浪费时间的根源为什么会有内耗（窝里斗）？为什么会有内耗（窝里斗）？组织的体制障碍组织的体制障碍组织设计的原则组织设计的原则精简、高效、弹性精简、高效、弹性管理幅度与跨度管理幅度与跨度部门岗位设置与职责明确化

18、部门岗位设置与职责明确化价值链管理与流程优化价值链管理与流程优化 28、日常价值法控制时间日常价值法控制时间工作中的现象工作中的现象我们每天都要面对各式各样的人和事，这些我们每天都要面对各式各样的人和事，这些人和事都需要你耗费时间来处理。人和事都需要你耗费时间来处理。你将如何应对？你将如何应对？是坚持一贯的做法，还是依据本能的反应？是坚持一贯的做法，还是依据本能的反应？通常的表现通常的表现有明确标准的，快速决断有明确标准的，快速决断没明确标准的，依据直觉感受没明确标准的，依据直觉感受 29、浪费时间的大敌、浪费时间的大敌工作目标不明确工作目标不明确你为什么工作你为什么工作 你要达到什么目的你要

19、达到什么目的工作没有计划性工作没有计划性工作千头万绪工作千头万绪 眉毛胡子一把抓眉毛胡子一把抓被动工作和生活被动工作和生活跟着感觉走跟着感觉走 302 2、时间管理第一法则、时间管理第一法则目标管理与工作的计划性目标管理与工作的计划性工作方法三段论工作方法三段论目标目标方法方法行动行动计划计划 计划是计划是从目标到从目标到方法的桥方法的桥梁梁 313 3、明确工作目标、明确工作目标建立目标体系建立目标体系组织组织群体群体个人个人战略目标战略目标工作规划工作规划个人计划个人计划按一定时按一定时间范围把间范围把目标分解目标分解 324 4、目标体系的、目标体系的smartsmart原则原则 s s

20、-specific -specific 具体，不能笼统；具体，不能笼统； m m-measurable -measurable 可度量，可度量， a a-attainable -attainable 可实现，指付出努力的情况下可实现，指付出努力的情况下 可以实现，避免过高或过低的目标。可以实现，避免过高或过低的目标。 r r-realistic -realistic 现实性，指目标是实实在在的。现实性，指目标是实实在在的。 t t-time bound -time bound 时限，完成目标的期限。时限，完成目标的期限。 331 1、“8080、2020”法则法则运用运用先做最重要的事情先做最

21、重要的事情 你知道你知道圆的面积占圆的面积占正方形面积正方形面积的多少吗？的多少吗？ 你知道去掉你知道去掉圆的面积正方圆的面积正方形面积还剩下形面积还剩下多少吗？多少吗？结论：结论：做重要的少数事情做重要的少数事情 34 请运用请运用“8080、2020”法则，找出自己法则，找出自己日常工作任务中重要的日常工作任务中重要的20%20%。个人模式：个人模式：自发回忆法自发回忆法团队模式：团队模式：头脑风暴法头脑风暴法现场思考：现场思考： 35、工作优先级综合分析、工作优先级综合分析 四象限坐标图四象限坐标图重要度紧迫性a 重要而且紧迫 紧迫但不重要d 不重要不紧迫重要但不紧迫 36请运用四象限方

22、法排列你的工作：请运用四象限方法排列你的工作：紧急紧急不紧急不紧急重重要要a（碎石型的事务）（碎石型的事务）l危机危机l急迫的问题急迫的问题l有期限压力的计划有期限压力的计划b（石块型的事务）（石块型的事务）l发掘新机会发掘新机会l规划规划l改进产能改进产能l建立伙伴关系建立伙伴关系l防患于未然防患于未然不不重重要要c（细沙型的事务）（细沙型的事务）l不速之客的接待不速之客的接待l某些信件、文件、电话的处理某些信件、文件、电话的处理l某些会议的出席某些会议的出席l某些必要而不重要的会议、活动某些必要而不重要的会议、活动d（水型的事务）（水型的事务）l一些可做可不做的杂事一些可做可不做的杂事l一

23、些不必要的应酬一些不必要的应酬l有趣的活动有趣的活动 37案例分析 一天下午，一天下午，ty公司的公司的ka业务某某正在公司内核对账款业务某某正在公司内核对账款开税票，由于晚上要给他女朋友过生日，心理在盘算这件开税票，由于晚上要给他女朋友过生日，心理在盘算这件事。突然收到手机短信，两个同学从外地出差来此，约李事。突然收到手机短信，两个同学从外地出差来此，约李华晚上参加校友聚会。这时财务告知，由于税票缺少需下华晚上参加校友聚会。这时财务告知，由于税票缺少需下午才能开具税票。刚一出公司，就接到电话告知，好家福午才能开具税票。刚一出公司，就接到电话告知，好家福超市里超市里kf业务今夜要去调整陈列。业

24、务今夜要去调整陈列。 假如你是此业务，此时此刻你该怎么办？假如你是此业务，此时此刻你该怎么办？ 38案例分析 m公司是一家生产快速消费品的大型企业，由于市场竞争加剧公司是一家生产快速消费品的大型企业，由于市场竞争加剧，近来业绩严重下滑，员工士气低落，今天上午竟有两名业务骨干，近来业绩严重下滑，员工士气低落，今天上午竟有两名业务骨干提出辞职申请。为稳定员工队伍，李三已约定今晚同这两人谈话。提出辞职申请。为稳定员工队伍，李三已约定今晚同这两人谈话。但下午接到在北京出差的总经理的紧急电话，一位西安的经销商今但下午接到在北京出差的总经理的紧急电话，一位西安的经销商今天来本市，晚上六点到机场，因为这是一

25、个很重要的大客户，总经天来本市，晚上六点到机场，因为这是一个很重要的大客户，总经理特别强调要李三经理代表他亲自去机场迎接并配合办公室搞好接理特别强调要李三经理代表他亲自去机场迎接并配合办公室搞好接待。其实，李三的月报尚未完成，这两天也到了最后的期限，他曾待。其实，李三的月报尚未完成，这两天也到了最后的期限，他曾想让助理帮忙，助理未能达到其要求，这样的事便搅得他十分着急想让助理帮忙，助理未能达到其要求，这样的事便搅得他十分着急。刚过五点钟李三就急匆匆地找到司机，开车前往机场。还没走出。刚过五点钟李三就急匆匆地找到司机，开车前往机场。还没走出市区，突然手机响了，里面传来老婆的声音：市区，突然手机响

26、了，里面传来老婆的声音：“李三吗？今天我要李三吗？今天我要加班，下午加班，下午7点你去把孩子从幼儿园接回家。点你去把孩子从幼儿园接回家。” 假如你是李三，从接到总经理指示到此时此刻，该怎么办？假如你是李三，从接到总经理指示到此时此刻，该怎么办？ 394 4、工作任务转移工作任务转移学会授权与借力学会授权与借力依据企业管理的组织原则依据企业管理的组织原则遵照公司岗位职责和权限遵照公司岗位职责和权限合理分权为授权的前提合理分权为授权的前提非指挥权限关系的借力非指挥权限关系的借力依靠个人非职务影响力依靠个人非职务影响力注意事项注意事项授权有度，控权有方授权有度，控权有方借力要适当，注重实效借力要适当，注重实效 40今天是我新生命的开始，今天是我新生命的开始，我呼吸着新鲜空气，我呼吸着新鲜空气，我沐浴着灿烂阳光，我沐浴着灿烂阳光，我对今天充满信心，我对今天充满信心，我无法预料未来，我无法预料未来，但我要牢牢把握今天但我要牢牢把握今天! ! 41 时间的特性决定了人永远无法直接管理时间时间的特性决定了人永