公司信息及办公设备管理制度

1、信息及办公设备管理制度1目的IT （Information Technology ,即信息技术，以下简称IT）管理的对象主要包括专业自动化办公设备、常用自动化办公设备、移动办公设备、耗材配件、局域网操作、互联网操作、OA远程接入、数据和网络安全、耗材定额、集团文件上网、计算机密码、系统软件及应用软件。2范围本制度适用于集团各事业中心、职能中心及各分（子）公司（以下简称“各单位”）。3职责3.1 集团领导负责IT产品的采购审批。3.2 行政管理中心IT部3.2.1 负责集团计算机的管理工作。3.2.2 负责集团专业自动化办公设备（如服务器、网络设备等）和软件的采购与结算。3.2.3 负责办理专业

2、自动化办公设备、软件的入库和出库等手续。3.2.4 负责集团IT产品的安装、配置、维护及维修。3.2.5 负责统计各单位耗材的消耗情况，并及时补充维护。3.2.6 负责为访问服务器和访问互联网的员工分配权限，为对外联系的员工开通 QQ等聊天工具的使用权限。3.2.7 负责网络监控，向员工及所在单位领导反映上网违纪情况。3.2.8 负责上传各单位相关文件至集团内部网站或信息管理系统。3.2.9 负责计算机系统、数据及网络安全维护。3.3 使用单位3.3.1 负责本单位专业自动化办公设备、常用自动化办公设备、移动办公设备的采购申请、报修、保管和维护保养。3.3.2 负责本单位专业自动化办公设备、常

3、用自动化办公设备、移动办公设备、计算机配件和耗 材的领用。4 IT产品分类及采购归口管理4.1 常用自动化办公设备4.1.1 常用自动化办公设备主要包括电脑、打印机、传真机、复印机、数码相机、摄影机及其相 关设备等。4.1.2 常用自动办公设备由行政管理中心采购部负责采购和办理采购相关手续，具体的配置或技 术参数由网络管理员提供和审核，对市场价格提供咨询支持。4.2 专业自动化办公设备4.2.1 专业自动化办公设备是指服务器、UPS及与网络工程相关的专业性很强的网络设备等。4.2.2 专业自动化办公设备由行政管理中心采购部负责所有采购相关工作，具体流程参照采购 管理制度规定，即应提供不少于3家

4、供应商报价表进行合同评审或者招标形式进行采购。4.2.3 采购时供方必须是一般纳税人，须提供17%勺增值税含税价发票，当不能取得时必须按照发票管理的相关流程执行。5专业自动化办公设备的管理5.1 专业自动化办公设备的采购5.1.1 专业自动化办公设备的采购按照公司的采购管理制度和里面的相关流程执行。5.1.2 专业自动化办公设备的入库专业自动化办公设备在设备验收通过后，由行政管理中心 IT部将设备入库。5.1.3 专业自动化办公设备的出库仓库在设备入库后，应及时通知使用单位开具物资领用单将所需的设备领用出库。5.1.4 专业自动化办公设备的安装调试设备到达公司后，由供应商进行安装调试，调试完由

5、行政管理中心 IT部会同使用单位进行验收，同时行政管理中心 IT部建立计算机硬件台账。5.5 专业自动化办公设备的维护保养5.5.1 设备由指定的负责人进行保养，在保修期内可以要求供应商提供维护和保养服务。5.5.2 因违规操作，任意更改设备设置，下载和安装与工作无关的软件造成设备故障或病毒感染， 由此引起的一切费用由责任人承担。5.5.3 设备使用人应将设备运行中出现的不正常情况及时向行政管理中心IT部报告，以便及时处理。5.6 专业自动化办公设备的维修5.6.1 使用单位发现设备故障后，应及时与行政管理中心 IT部联系，由行政管理中心IT部处理。 行政管理中心IT部能自行排除故障时应及时排

6、除； 无法排除或需更换零配件时， 联系专业维保单 位进行维修。5.6.2 维修设备的故障原因、维修时间、责任人，更换的配件等情况，由行政管理中心IT部进行记录，并建立台帐。5.6.3 维修产生的费用按财务规定和维保合同规定及时审核发票和办理付款手续。5.7 专业自动化办公设备的报废5.7.1 使用单位填写资产报废申请表（在固定资产管理制度里），注明申请报废的办公设备的名称、规格型号、单位、数量、报废理由等。5.7.2 使用单位领导根据该设备的实际使用情况进行单位内审批。5.7.3 行政管理中心会同专业技术人员对报废设备进行鉴定，以确定该设备是否可以报废。5.7.4 财务审计中心对报废设备的成本

7、摊销情况进行综合考虑，以确定是否应该报废。5.7.5 集团领导对使用单位、行政管理中心和财务审计中心的意见进行综合考虑，最终确定是否 报废该设备。6常用自动化办公设备管理6.1 常用自动化办公设备是指计算机、打印机、打字机、复印机、扫描仪、传真机及其相关设备等。6.2 常用自动化办公设备的采购6.2.1 使用单位填写物资采购申请单，报中心领导审核和集团领导审批。6.2.2 由行政管理中心采购部负责按照采购制度和规定流程采购到位。6.3 常用自动化办公设备的入库：常用自动化办公设备由行政管理中心直接入库。6.4 常用自动化办公设备的出库仓库在设备入库后，应及时通知使用单位开具物资领用单将所需的设

8、备领用出库。6.5 常用自动化办公设备的安装使用单位领取常用自动化办公设备（如计算机或打印机）后，通知行政管理中心IT部进行设备安装及调试。行政管理中心IT部在安装后建立计算机硬件台账。6.6 常用自动化办公设备的维护保养、维修和报废参照专业自动化办公设备的相关规定执行。6.7 常用自动化办公设备的成本控制6.7.1 计算机成本控制：考虑到计算机的综合成本（包括硬件和软件），在计算机的采购过程中，尽量购买品牌机，通过购买正版授权来保证计算机的正版操作系统，同时计算机的维修也得到了 保障。6.7.2 打印机成本控制：激光打印机耗材的成本比喷墨打印机要省，而且故障率也相对较少。没 有特殊要求的情况

9、下，尽量购买激光打印机。7移动办公设备的管理7.1 移动办公设备是指移动硬盘、数码相机、投影仪及其附属设备。7.2 移动办公设备采购、入库、出库按常用自动化办公设备的操作办法执行，同时行政管理中心 应建立移动设备台账，登记保管单位或指定的保管人。7.3 移动办公设备使用、借用和保管7.3.1 移动办公设备由指定单位或指定人员保管和使用。7.3.2 若公司内部其他人员须使用时，可向保管单位人员借用，保管单位人员应做好借用登记。借用归还时，保管单位人员应对设备进行全面检查，确保其完好无损。7.3.3 若设备在使用或借出过程中发生损坏，保管单位或人员应写出报告，说明损坏情况和损坏 原因报行政管理中心

10、，由行政管理中心调查后作出处理意见。若损坏隐瞒不报，一经发现将对保 管单位负责人或保管人做出从重处罚。7.3.4 非公司内部人员一律不准借用。7.3.5 移动办公设备的使用须严格遵守产品说明中的要求，爱护使用。7.4 移动办公设备的维修按专业自动化办公设备维修办法执行。7.5 移动办公设备的报废按专业自动化办公设备报废方法执行。8耗材和配件的管理8.1 耗材包括硒鼓、墨盒、墨水、碳粉、色带等，配件主要包括办公设备、移动办公设备的配件。8.2 耗材和配件的采购8.2.1 耗材和配件由行政管理中心IT部按实际使用需要和库存量进行统一安排采购，采购应控制合理库存并建立台账。8.2.2 常用必备耗材配

11、件，仓库最低储存量为2件，若仓库发现已无库存应立即通知行政管理中心采购部，由行政管理中心IT部填写申请安排采购。8.3 耗材、配件的保管和领用8.3.1 耗材和配件采购后，由行政管理中心IT部直接入库，仓库统一保管，行政管理中心 IT部统一调配。仓库必须建立台账，登记出入账。8.3.2 使用单位领用配件和非低值易耗的耗材（主要指硒鼓）时，应开具物资领用单，经单位负责人签字后交行政管理中心IT部鉴定、签字同意后方可领用。8.4 配件的报废8.4.1 使用单位对需申请报废配件的使用情况向行政管理中心IT部进行说明，申请报废。8.4.2 行政管理中心IT部对申请报废的配件进行鉴定，以确定是否可以报废

12、。9软件管理9.1 软件主要是指系统软件和应用软件。系统软件主要包括操作系统软件（如Windows XP、Windowsserver 2003 等）；应用软件主要包括（ Microsoft office 2003、AutoCAD 2009、CAXA 电子图板2007、360网络版杀毒软件等）。9.2 软件的采购、入库、出库参照专业自动化办公设备的采购、入库和出库操作方法执行。9.3 软件的安装软件采购到位后，由行政管理中心IT部为使用单位进行统一安装，安装后行政管理中心 IT部建立计算机软件台账，软件的安装源程序必须由行政管理中心IT部统一保管。9.4 软件的配置在软件安装完成后，行政管理中心

13、IT部对软件进行系统配置，为使用人员设置相应的权限，向使用人员讲述软件的使用方法和注意事项。9.5 软件的维护当使用单位发现软件在使用过程中发生故障且自己不能解决时，须及时与行政管理中心IT部进行联系，由行政管理中心 IT部处理故障。10局域网操作管理10.1 集团网络服务器对保存在服务器的共享资料进行权限控制。所有经批准的上机操作人员，行政管理中心IT部为其设置权限后都会提供唯一的识别编码号作为身份确认的标识。10.2 为保证权限控制正确有效，个人的识别编码号和密码不得借给他人使用。尤其是权限较大的单位负责人更应特别注意，若发现密码泄露，应立即与行政管理中心IT部联系，更改密码。10.3 有

14、新员工进入且该单位负责人确认新员工需使用服务器上的共享资源时由单位负责人将新人姓名上报行政管理中心，行政管理中心IT部根据单位要求，给予新员工识别编码号。新员工不 得借用他人的识别编码号冒名使用共享资源。每个员工登录服务器的识别编码在内部网上可以查 到。10.4 局域网内的所有计算机均必须安装网络版杀毒软件。杀毒软件由行政管理中心IT部统一安装。11互联网操作管理11.1 员工上网资格审批11.1.1 因工作关系需新开通互联网，由本人填写员工上网审批单，说明理由，经所在单位负责人审核，并报行政管理中心IT部汇总统计，最后由集团领导组织相关人员讨论评定。11.1.2 员工调整工作岗位，上网资格须

15、重新审批确认。11.2 访问网站要求11.2.1 工作期间，员工只能浏览与工作相关的且有授权权限的网站。11.2.2 为方便一些特殊岗位员工通过互联网获取信息和查询资料，可到公司设置的公用电脑上进行登记后查询。11.2.3 任何时候，任何人不得利用集团网络登录游戏网站，不得下载和使用游戏、影视视频软件。11.2.4 任何时候，任何人不得利用集团网络登录色情及黑客相关网站（页）。11.2.5 上班期间，任何人不得利用集团网络登录股票或基金专业网站，不得下载和使用股票软件。11.2.6 销售业务员因工作需要经批准后可使用MSN Q曲聊天软件。11.2.7 罚则违规上网行为次数处罚标准1 .未经核准

16、擅自上网或开通聊天软件；2 .违反本制度11.2.11飞秋警告2飞秋公告3罚款100元，取消上网资格违反本制度11.2.3和11.2.5未造成网络故障1飞秋公告1取消上网资格。造成网络故障1赔偿经济损失，取消上网资格1赔偿经济损失，调离工作岗位违反本制度11.2.4未造成网络故障1罚款300元，取消上网资格造成网络故障1罚款500元，赔偿经济损失，取消上网 资格，调离，作岗位11.3 集团在监控服务器上安装有网络监控软件，对局域网内计算机的所有网络行为进行实时监控。若发现有网络违纪行为，立即向违纪人员及所在单位负责人进行通报，由单位负责人进行调查处 理。多人共用一台计算机的，发现该计算机有违纪

17、行为，且查不到违反网络纪律员工，追究该单 位负责人管理责任，并视情节轻重对单位负责人进行相应的处罚。12 OA系统远程接入12.1 OA系统即集团自动办公管理系统。12.2 为方便员工在外地也可以实时访问OA系统，可开放远程登陆功能，员工的计算机注册后即可通过互联网登陆到 OA系统中。13安全管理13.1 安全管理包括数据安全管理和网络安全管理。13.2 数据安全主要是指本地数据或在传输中的数据不被外界所窃取或恶意篡改；网络安全主要是指抵御来自外部网络攻击的能力。13.3 行政管理中心IT部应运用现代网络技术，确保集团的数据安全和网络安全。14文件上网管理需在集团关联网站上宣传发布的文件，经公

18、司领导核准后，由行政管理中心IT部在相关网站上予以公布。15密码管理15.1 凡因工作需要，在计算机上设置密码的， 须将密码告知行政管理中心IT部。当更换密码时,须及时通知行政管理中心 IT部，行政管理中心IT部应对相关人员的设置密码进行登记。15.2 除经集团领导授权可以查询他人计算机外，其他任何人无权擅自使用他人计算机。15.3 员工一律不得在计算机上设置CMO院码，一经发现，将取消该员工的计算机使用资格。16解释权本办法由行政管理中心IT部负责制定、实施、修改和解释，经批准后实施，修改时亦同。17附件17.1 Q/#-XG-09/F01-201217.2 Q/#-XG-09/L02-201217.3 Q/#-XG-09/L03-201217.4 Q/#-XG-09/L04-201217.5 Q/#G-XG-09/L05-2012专业办公设备采购流程物资领用单员工上网审批单ERP远程操作申请单计算机硬件台账计算机软件台账17.6 Q/#-XG-09/L06-2012专业办公设备采