秘书工作电话ppt课件

1、第二章第二章 秘书任务秘书任务 秘书任务是以为指点决策和指点任务运转效力为目的，经过办文、办会、办事等任务为指点者担当顾问和助手的业务活动。综合辅助性效力和管理是秘书任务的本质特征。 第一节第一节 事务事务一、根本技巧一、根本技巧 一要有愉快的任务心境 二态度仔细，声音明晰明朗 三重要的第一声 四留意本人的言语 五仔细清楚地记录二、接礼仪二、接礼仪 一迅速准确的接听一迅速准确的接听 最好最好在三声之内接听。在三声之内接听。“您好！您好！公司。公司。二对方拨错号码，礼貌告二对方拨错号码，礼貌告知对方。知对方。三对方认错了人，应马上三对方认错了人，应马上告之。告之。四倘假设被找的人外出四倘假设被找

2、的人外出 五了解来的目的，如本人无法处置，仔细五了解来的目的，如本人无法处置，仔细记录，不致误事。记录，不致误事。 六代接时，当场记录并复述。然后贴到相六代接时，当场记录并复述。然后贴到相关人员的桌子或者电脑旁。关人员的桌子或者电脑旁。 七本人不能处置的，坦率通知对方，马上七本人不能处置的，坦率通知对方，马上将话筒交给可以处置的人，并先把对方所谈内将话筒交给可以处置的人，并先把对方所谈内容简要转告接纳人。容简要转告接纳人。 八普通应由打的一方提出终了，彼此礼貌八普通应由打的一方提出终了，彼此礼貌道别，恭候对方放下后再挂。假设对方占用时道别，恭候对方放下后再挂。假设对方占用时间过长，不得不让其间

3、过长，不得不让其“适可而止时，要提示得适可而止时，要提示得委婉、含蓄。委婉、含蓄。三、打时应留意的方面三、打时应留意的方面 充分利用，采取自动：充分利用，采取自动： 1.1.会面前积极联络；会面前积极联络；2.2.迟到、请假迟到、请假由本人打；由本人打；3.3.外出办事，随时与单位联外出办事，随时与单位联络；络；4.4.外出办事应告知去处及；外出办事应告知去处及；5.5.延误延误访问时间应事先与对方联络；访问时间应事先与对方联络；6.6.用机传用机传送文件后，以联络确认。送文件后，以联络确认。 一斟酌方式一斟酌方式 要思索能否处理问题，能否要思索能否处理问题，能否有必要以讨论这些问题。有必要以

4、讨论这些问题。 二理清思绪，妥善组织通话内容二理清思绪，妥善组织通话内容 可以在脑海中想象一下，有时候应该开列提纲。可以在脑海中想象一下，有时候应该开列提纲。 特别重要的事项，最好事先把有关资料如报特别重要的事项，最好事先把有关资料如报告文本传过去。告文本传过去。 三斟酌通话时机，做好记录预备三斟酌通话时机，做好记录预备 四立刻阐明本人的身份。比如说：四立刻阐明本人的身份。比如说：“他好！他好！我是某某公司的某某某。请问某先生在吗？我是某某公司的某某某。请问某先生在吗？五要确认对方正是要通话的对象。五要确认对方正是要通话的对象。然后称谓对方的名字或职位，以便让对方然后称谓对方的名字或职位，以便

5、让对方了解到他知道其名字，减少他们的间隔感。了解到他知道其名字，减少他们的间隔感。六拨错了号要负疚。六拨错了号要负疚。七确定对方能否具有适宜的通话时七确定对方能否具有适宜的通话时间。间。 可以在开场讲话时向对方问一下：可以在开场讲话时向对方问一下： “您如今接方便吗？您如今接方便吗？ “您如今忙吗？您如今忙吗？ “您如今有时间同我说话吗？您如今有时间同我说话吗？ “这个时候给您打适宜吗？这个时候给您打适宜吗？ “您能抽出点儿时间听听我的话吗？您能抽出点儿时间听听我的话吗？ 假设对方说假设对方说“如今不行，那么不宜坚持。如今不行，那么不宜坚持。“请请问我什么时候再和他通比较适宜呢？等等。问我什么

6、时候再和他通比较适宜呢？等等。 假设不得不在对方不方便的时候去打扰，应领假设不得不在对方不方便的时候去打扰，应领先致歉并阐明缘由。先致歉并阐明缘由。 八要让对方知道通话时能否另有他八要让对方知道通话时能否另有他人在听。人在听。 九阐明本人打的目的。九阐明本人打的目的。 普通应在开场时扼要阐明通话目的和存普通应在开场时扼要阐明通话目的和存在的问题，提出可供选择的方案，指出在的问题，提出可供选择的方案，指出双方的分歧所在，最后稍加归纳，处理双方的分歧所在，最后稍加归纳，处理问题。问题。 十给对方足够的时间作出反响。十给对方足够的时间作出反响。 通话时，每部分之间稍作停顿，使对方通话时，每部分之间稍

7、作停顿，使对方能及时作出反响。能及时作出反响。 十一对提纲上所列要点应讲完一条十一对提纲上所列要点应讲完一条勾掉一条，以防止分心或脱漏。随时想勾掉一条，以防止分心或脱漏。随时想象对方下一步要问的问题，作出适宜反象对方下一步要问的问题，作出适宜反响。响。 十二适时终了通话，不要占用对方十二适时终了通话，不要占用对方过多时间。过多时间。 十三终了通话时，要把刚刚谈过的十三终了通话时，要把刚刚谈过的问题适当总结一下。问题适当总结一下。 十四假设想留言请对方回电，切记十四假设想留言请对方回电，切记要留下本人的号码。要留下本人的号码。十五最后环节十五最后环节 应说几句客气话：应说几句客气话：“很高兴和他交谈，很高兴和他交谈，“谢谢您打来