文件控制程序 -8

1、 受控本文件控制程序文件编号制定日期2013年12月18日更新版号更新日期2016年02月18日制定人检讨人承认人页数13/14修订记录 REVISION RECORD日期章节制修订内容新版本号批准者2013-12-18-新制定0李仑硕目录章节名称1目的2范围3定义4职责权限5作业程序6相关文件7相关表单1目的：为确保质量体系、有害物质管理体系、环境管理体系所要求的文件有效的控制，以使其不致被误用。2范围：本程序适用于与质量体系、有害物质管理体系、环境管理体系有关的文件，包括：质量、环境及有害物质管理体系文件和外来文件。3.定义：外来文件：指来源于组织之外的与组织质量、环境等管理体系活动有关的

2、文件。（如：法律、法规、标准、行业规范、客户要求等）。4职责权限：4.1 相关部门：负责本部门职责范围内与其相关的管理体系文件的编制、使用、整理和归档。4.2 品质TEAM：a.负责推进、监督公司各部门管理体系文件的制定. b.负责对ISO文件进行发行、回收、保存和作废以及一般类外来文件的管理。 4.3 技术TEAM：负责对外来客户图面、及客户标准类文件的发行、回收、保存和作废管理。5程序： 5.1 文件架构： 本公司体系文件分为四阶，其结构和文件类别如下： 5.1.1 一阶文件：手 册 5.1.2 二阶文件：程序文件 5.1.3 三阶文件：作业标准、作业指导书、管理计划书、品质检验基准书等。

3、 5.1.4 四阶文件：各类记录5.1.5 外来文件: 来自公司以外的外来文件，如：技术资料、客户标准以及相关法律法规等。5.2 文件的书写规则： 5.2.1文件正文的字体统一用宋体，字号Word用10号编写,Excel用12号编写；其它未规定事项依据本文件的格式执行。 5.2.2文件编写需要按照规定的格式进行制定，请参照附件的格式1编写；内容编排格式按照以下的例子进行，如： 6.1 或简洁模式： 6.1 6.1.1 6.1.1 6.1.1.1 a） 1） 5.2.3 文件的编写格式a) 对于一阶文件和二阶文件以及一些规定类的三阶文件(如：管理办法、非生产的作业标准等)依照SZ-LT-P401

4、-001 公司标准样式格式进行编写（格式：分Excel、及Word档格式）, 5.2.4 表单的设计: 各部门根据实际的需要设计适用的表单, 表单的设计要简洁、明了；在表单的左上角必须有公司的标志，在右下角标明表格的编号和版本和保存年限。 5.2.5 文件的版本统一以：0、1、2、3.表示。5.3 文件编码标识5.3.1手册、程序、技术标准、管理标准编码如下：分类基准标准编号备注公司略号1次分类级别分类略号SZ-LT共同质量手册QMSZ-LT-QMSZ : GS Energy Material的简写LT : Lead Tab的简写QM : Quality Manual (品质手册)的简写EM

5、: Evironment Manual (环境手册)的简写M : Manual(手册)的简写P : PROCESS (程序书)的简写R : Regulation (规定)的简写 环境手册EMSZ-LT-EM经营系统程序PSZ-LT-P401经营责任SZ-LT-P501资源管理SZ-L2T-P601产品实现SZ-LT-P701测定分析及改善SZ-LT-P801环境、安全SZ-LT-P901技术标准规格，标准AJ，SSZ-LT-A100,200SZ-LT-B100,200管理标准业务指南书KSZ-LT-K100,200规定RSZ-LT-R100,2005.3.2技术标准、管理标准编码如下：分类记号

6、规格，标准名重分类文书A资材规格100原资材200辅资材B产品规格100小型C制造规格100小型D设备标准100制造设备200实验设备300测量设备400厂务设备E作业标准100小型200手动检查3001次自动检查4002次自动检查500真空包装600成品包装700着装、防护规定800三坐标900拉力计1000Dipping2000鼓风干燥箱3000恒温恒湿箱4000熔合机5000显微镜6000SPOOL 组装7000Sample保管8000先进先出/货架管理9000量测仪器F来料检查规格100原资材200辅资材G工序检查规格100小型H出货检查规格100小型I信赖性实验标准100信赖性实验J

7、最终检查100小型S产品规格书100产品规格-转化分类记号规格，标准名重分类文书K业务指南书100技术TEAM200/300采购资材TEAM(采购)400销售TEAM500品质TEAM600生产TEAM700环境800人事管理TEAM900生产管理(仓库)、采购TEAM(仓库)R业务规定100技术TEAM200/300采购资材TEAM(采购)400销售TEAM500品质TEAM600生产TEAM700环境、安全800人事管理TEAM900生产管理(仓库)、采购TEAM(仓库)5.3.3 表单编号：程序文件编号或三阶类文件编号-顺序号-版本（0、1、2、3.）（如：SZ-LT-P401-001（

8、0）5.3.4 内部Control Plan、FMEA、及限度样本编号原则：SZ XX XX XXX序列号CP：Control Plan控制计划、 FMEA: Failure Model Effectiveness Analysis 失效模式分析LS: Limit Sample 限度样本LT: Lead Tab材料有限公司 举例： SZ-LT-CP-0015.3.5 一个文件编号只代表一个文件。5.4文件的制定/修订 5.4.1 各部门依据“4.职责”制定公司文件，文件的书写由部门经理、主管或指定有能力的人员进行书写，根据手册和相关管理体系的标准结合部门的实际运作情况进行编写。 5.4.2 制

9、/修订文件时须以规定的格式编写，具体按5.2.3执行。 5.4.3 文件制定/修订完成后，(三阶文件制定时为便于后续查看过程修订履历,制定时也需形成“文件履历”),并填写SZ-LT-P401-002文件制定、修改、废止申请单及附带文件和空白表单一起依“本程序5.5条中审批权限原则”进行电子档审批。 5.4.4 如只是对表单作修改时，则不需要对文件进行升级，只需要对表格进行升级。 5.4.5 为确保需修改文件版本的有效性，文件修改责任人需至公司ISO文件放置公共区域复制可编辑电子档原档进行修改，并将此次修改部分字体设置为“蓝色字体”（为考虑到文件整体的美观性，对于修改范围较广的可在文件修订履历中

10、将修改条款号记录清楚，无需再对修改部分设置“蓝色字体”），以便读者清晰识别修改部分。5.5 一、二、三、四阶文件、表单评审权限说明文件名抄送核准2核准1协议审核制定质量、环境手册所有部门总经理管理者代表品质TEAM长、体系担当部门TEAM长管理者代表指定程序文件涉及部门总经理管理者代表品质TEAM长、涉及部门TEAM长/主管、体系担当部门主管部门主管指定作业标准书/操作说明书相关担当主管或以上人员/品质TEAM长、体系担当部门工程师/担当部门主管指定表单涉及部门主管主管或以上人员/涉及部门TEAM长/主管、体系担当部门工程师/担当部门主管指定 开发-技术类文件: 由部门主管及TEAM长确认完后

11、,最终由总经理进行核准。 特定的文件: 如有保密要求，在不影响有效沟通的前提下，按照文件具体规定进行审批。 5.6有效版本控制为了有效地控制文件版本的统一性，应：5.6.1 ISO担当需建立文件有效版本控制清单。5.6.2 ISO担当需确保使用场所得到最新版本文件。5.6.3 ISO担当需将失效或作废的文件及时清出现场，确保不致发生误用。5.6.4对任何需保留的失效或作废文件，并应作出明确的“文件失效或作废”标识，以免误用（包括已存档的文件）。“文件作废”及“版本升级文件”样式如附录。5.7文件分发、回收作业 5.7.1 文件电子审批后，ISO担当依各部门提供的最终审批文件版本, 及时填写或更

12、新SZ-LT-P401-003 文件受控清单、和SZ-LT-P402-001记录受控清单。5.7.2 ISO担当依各部门提供最新版电子档，将文件打印后加盖“文件受控章”发行给制定部门(协议部门示需求申请发行),并于SZ-LT-P401-004 文件发放回收记录中登记文件发放回收情况,审批后可编辑电子档及审批后的统一整理后保存公共区域,(程序文件制定/修订后，电子审批提交OK后OA系统将自动发送于相关部门，已作分发).5.7.4 现场回收的旧文件由ISO担当在文件正面划上醒目的“XX”作二稿纸使用,保留在ISO担当手上的原始档需盖“作废章”后妥善保存. 5.7.5在本公司內不得使用非受控文件，任

13、何人不得对受控文件擅自复制,如有违反一经发现立即收回并销毁。5.8外来文件的控制5.8.1 与公司运行体系有关的外来文件（除客户图面、及客户标准由生产-技术部门管制外），其它都需要在品质体系处进行管理和控制,客户图面及客户标准类外来文件接收后需邮件形式发送给相关Team（生产Team，销售Team，品质Team，技术Team）。5.8.2 相关部门接收到外来文件应进行识别和判定，若需作为受控文件需在ISO担当/技术TEAM-开发SZ-LT-P401-005外来文件签收、发放、回收记录 上签字后，原版外来文件（电子档/纸档）交由ISO担当处受控保存（客户图面、及客户标准类文件由技术TEAM-开发

14、进行日常文件管控包括编号、登记、分发、回收），管制部门需建立SZ-LT-P401-006外来文件一览表进行管理。5.8.3 ISO担当/技术TEAM-开发接收到的外来文件后进行分类放置文件夹保存（如文件为电子档，盖电子版章）,如需发行到现场的，将发行的文件加盖蓝色“外来文件受控”章，同时填写SZ-LT-P401-005外来文件签收、发放、回收记录发给责任部门或相关部门。5.8.4 外来文件如需要在厂内使用时,可转化为本公司的格式,也可以按照原版格式受控发行使用。5.8.5 如外来文件有变更时，ISO担当/技术TEAM-开发需收回旧版的外来文件，对原版本的外来文件盖蓝色“作废”后保存,并与有效文

15、件进行隔离，以防止误用。5.8.6 技术TEAM-开发对所取得的客户资料，将严格遵守安全及机密原则提供保护，任何部门及人员不可随意复印和向外泄漏客户资料。5.8.7 外来文件编号原则序列号5.8.7.1 外来标准类编号原则(包含：SONY发送相关文件/记录)标准代码 SZ WL SPEC - 001文件类别代码公司代码 5.8.7.2 其它外来文件编号原则(与ISO14001体系法规法规一并记录于)序列号 SZ WL 001 文件类别代码公司代码5.8.8法律法规管理代表每年组织各TEAM对其涉及的法律法规和其它要求进行评审和确认，确定法律法规中适用于公司运作的内容是否恰当。5.9文件的补发与

16、增发5.9.1当文件和资料在使用过程中发生模糊、损坏或遗失影响到正常使用时，文件使用部门需填写SZ-LT-P504-001部门工作联系单，经部门TEAM长或主管批准后向ISO担当申请补发。5.9.2对于需补发给供应商的文件,由采购TEAM填写,经部门TEAM长或主管批准后向ISO担当申请补发。5.9.3 ISO担当对补发申请进行核准后,将相关文件发行给申请部门,原损坏的文件收回作废,对于供应商处的损坏文件,由供应商自行作废处理。5.9.4 相关部门如要求新增文件作为内部使用时,需由申请部门填写SZ-LT-P504-001部门工作联系单,经部门经理或主管批准后向ISO担当申请补发。5.9.5 对

17、于如生产现场的作业指导书同类的三阶文件，如使用部门在后续生产中需要增发若干份，则由使用部门填写SZ-LT-P504-001部门工作联系单，经部门TEAM长或主管批准后向ISO担当申请发行。5.10文件的作废5.10.1 对已失效的文件需要作废时，由制定部门填写SZ-LT-P401-002文件制定、修改、废止申请单申请作废，经文件批准人批准后ISO担当将原版文件加盖“作废章”保存。5.11 文件制,修定后内部培训 1. 有关部门将已承认的标准与部门内部员工共享并传播培训;5.12 文件页脚的规定分类页脚区分左下中间右下程序文件SZ-LT-P401-001SZ(苏州)复合材料A4(297210)技

18、术标准(AJ、S)管理标准(K、R)同文件编号SZ(苏州)复合材料A4(297210)表单输入表单编号(版本号)及保存期限5.13文件的管理： 5.13.1 书面文件管理5.13.1.1 ISO担当/技术TEAM-开发负责保存所有与体系有关的书面文件（包括外来标准），SZ-ISO类文件打印(手册,程序文件原档列印),打印原版纸档需进行有效的控制和管理，不同的文件需分类整理，存放于不同的文件夹里，并标示清楚。 5.13.1.2 发行给各部门的文件，部门负责人应将文件的相关内容传达给本部门的人员，并由专人负责文件的管理和保存，执行的文件必须放在执行人员容易拿到或获得的地方，文件使用的语言必须是文件

19、的执行人员能够接受的语言。5.13.2 电子档文件的管理(公司ISO文件查询地址: 192.168.10.248SZ公司公共文件01 ISO担当 14.10.2903 SZ体系过程01 SZ 体系文件)5.13.2.1 对于公司内部可编辑的ISO体系文件电子档，为确保其完整性、安全性和有效性，由ISO担当收集厂内所有ISO体系文件可编辑电子档进行统一保管。5.13.2.2 ISO担当接收到签核完成的书面及电子档文件后，依“文件编号+文件名称+版本号”的命名方式命名将文件电子档放置于公司公共区域（如：SZ-LT-P401 文件控制程序 -1）5.13.2.3外来文件的管理参照“5.8外来文件的控

20、制”，为确保外来文件版本的有效性，ISO担当及生产-技术部门保存电子档,同时需保存相关的邮件或其他证明资料，并将外来文件电子档放置于公司网络公共区域内。 5.14文件的使用注意事项：5.14.1 在特殊情况下，在现场临时紧急用笔修改的文件，必须签名或盖章并注明日期，并在3天内发行修改后的文件，否则作为无效文件。5.14.2 公司所有文件（客户图面及客户标准类文件由技术TEAM-开发管理、ISO类文件、及其它类外来文件由ISO担当进行受控管理），其它部门或人员禁止复印。5.14.3 针对手写纸制文件需临时作为标准使用时，临时文件执行前由文件制定负责人将使用开始日期标示清晰，并经本部门长确认文件规

21、定内容后方可有效，纸制档放置现场有效日期为3个工作日，否则作为无效文件。5.14.4 公司相关部门在文件编制完成以及内部审核或管理评审时对文件进行评价，以保证文件的适应性、充分性和有效性。5.15 各类文件的保存期限 a)文件保存 厂内品质类相关文件及环境有害物质类文件保存至少10年,其它ISO体系类文件至少保存3年,表单类记录参考SZ-LT-P402 记录控制程序、及 中保存期限执行. 5.16 文件的定期检讨 5.16.1 厂内所有ISO体系文件由归属部门在每年年底进行自行检讨、确认其流程符合状况，如有更新的及时申请修正作业程序，确保流程有效运行。6相关文件：6.1 图纸管理规定 SZ-LT-K6017相关表单：7.1 SZ-LT-P401-001 公司标准样式 7.2 SZ-LT-P401-002 文件制定、修改、废止申请单 7.3 SZ-LT-P401-003 文件受控清单 7.4 SZ-LT-P401-004 文件发放回收记录 7.5 SZ-LT-P401-005 外来文件签