第二节+计调人员采购业务

1、第二节第二节 计调工作中的采计调工作中的采购管理购管理Your Subtitle Goes Here计调人员是如何降低采购成本的计调人员是如何降低采购成本的 在旅游旺季中的小淡季期间，某旅行社有一在旅游旺季中的小淡季期间，某旅行社有一4242人人的团于某个周末到周边旅游，为期三天。计调人的团于某个周末到周边旅游，为期三天。计调人员在操作此团队时，谈下的车费是员在操作此团队时，谈下的车费是38003800元辆，元辆，房费为房费为8080元人元人2 2天，当计调部经理回来时，该天，当计调部经理回来时，该计调人员向计调部经理汇报了此团队的操作情况，计调人员向计调部经理汇报了此团队的操作情况，经理对于

2、地接社给予的价位并不满意，对车费也经理对于地接社给予的价位并不满意，对车费也有异议。因此，经理在于车队和地接社洽谈后把有异议。因此，经理在于车队和地接社洽谈后把 车费降到车费降到32003200元辆，房费调为元辆，房费调为7575元人元人2 2天，天，由于团队人多时值淡季，地接社又让出由于团队人多时值淡季，地接社又让出5 5 7575元元的优惠。这样算下来，团队的利润增加了的优惠。这样算下来，团队的利润增加了11851185元。元。由此可见计调人员的口才是很重要的。由此可见计调人员的口才是很重要的。一、计调部门采购的内容一、计调部门采购的内容 旅游交通服务 旅游住宿服务 旅游餐饮服务 旅游参观

3、游览项目 娱乐服务 购物商店 保险服务 异地接待服务采购 航空交通铁路交通公路交通水运交通二、计调采购业务管理二、计调采购业务管理1建立广泛的采购协作网络2正确处理保证供应和降低成本的关系3正确处理集中采购与分散采购的关系4调整预订与退订的关系 5计划变更的采购调整6加强采购合同管理接待计划（接待计划（A业务员签收）业务员签收）三、计调采购工作实务三、计调采购工作实务订车、船票（订车、船票（B业务员负责）业务员负责）订房（订房（C业务员负责）业务员负责）市内交通（市内交通（D业务员负责）业务员负责）安排游览活动（安排游览活动（E业务员负责）业务员负责）订文艺节目（订文艺节目（F业务员负责）业务

4、员负责）向接待部下达接团通知（向接待部下达接团通知（G业务员负责）业务员负责） （一）与交通部门合作的步骤和注意事项（一）与交通部门合作的步骤和注意事项 与交通部门合作的步骤：与交通部门合作的步骤：（1）向交通部门申请建立合同关系（2）及时领取最新价格表和时间表（3）将各种票务的规定了解清楚，然后进行 整理、打印。（4）与财务部门协商，设计，印制一些订单 飞机票预订单 火车票预订单 机/车票变更/取消通知单 深航机票变更通知单深航机票变更通知单 深航客服部：深航客服部： 现通知贵部，我公司协议号是现通知贵部，我公司协议号是 , 原计划申请办理的原计划申请办理的以下机票需要做以下变更：以下机票需

5、要做以下变更：乘机人乘机人乘机日期乘机日期始发地始发地目的地目的地航班号航班号起飞日期起飞日期 特此通知，特此通知， 通知人（签名）通知人（签名）： 联系电话：联系电话： 客户单位公章：客户单位公章： 年年 月月 日日 温馨提示温馨提示： 变更通知单仅适用于改变乘机时间的办理。变更通知单仅适用于改变乘机时间的办理。 请您保留好原件交给我们的工作人员，以方便机票变更的及时办请您保留好原件交给我们的工作人员，以方便机票变更的及时办理。理。 本表由经办人签名并加盖单位公章后方可有效。本表由经办人签名并加盖单位公章后方可有效。与交通部门合作的注意事项：（1）订票时，注意路线，季节的不同价格，儿童票价优

6、惠百分比。（2）在取机票或再确认机票时，千万别忘了带齐有关证件（个人护照、团体签证、单位介绍信等）。（3）在订火车票时，内、外宾的票价和座位的类别的不同要注意（软卧、硬卧，上、中、下铺等）。（4）如经常遇到接待的旅游团在火车途中用餐，就应与铁路部门设计、印制外宾在列车上用餐专用结算单，方便导游人员工作。 （5 5）飞机票的退订与退购）飞机票的退订与退购 若退购时，航班离开时间若退购时，航班离开时间2424小时以前申请小时以前申请退票，支付原票款退票，支付原票款5 5 退票费；航班离开前退票费；航班离开前2 2小时小时-24-24小时内小时内1010的退票费；的退票费；2 2小时内小时内退票退票

7、5050的退票费。的退票费。（二）与饭店部门合作的步骤和注意事项（二）与饭店部门合作的步骤和注意事项 与饭店部门合作的步骤：与饭店部门合作的步骤：（1 1）根据外联部门的信息与饭店洽谈业务，并实地考察，签订合）根据外联部门的信息与饭店洽谈业务，并实地考察，签订合作协议书及经济合同等。作协议书及经济合同等。（2 2）把以下各项内容了解清楚，整理列表，并打印后发给外联部）把以下各项内容了解清楚，整理列表，并打印后发给外联部门报审计、财务备案。门报审计、财务备案。有关订房的各种规定：如有无预定要示或提前预定房的时间。有关订房的各种规定：如有无预定要示或提前预定房的时间。各饭店旺、平、淡季的月份划分。

8、各饭店旺、平、淡季的月份划分。客房单、双、三人间；大、中、小套间；豪华、总统套间等不客房单、双、三人间；大、中、小套间；豪华、总统套间等不同类型，在不同季节的价格。同类型，在不同季节的价格。门市价（散客价）、旅行社合同价（团队价）和特殊优惠价。门市价（散客价）、旅行社合同价（团队价）和特殊优惠价。各式早餐的价格（中、西式等）以及加床费、陪同床、司机、各式早餐的价格（中、西式等）以及加床费、陪同床、司机、陪同餐等价格。陪同餐等价格。（3 3）掌握饭店最新客房行情，争取更优惠的房价，要经常）掌握饭店最新客房行情，争取更优惠的房价，要经常与饭保持联络，及时主动地将客人的反映转达给饭店。与饭保持联络，

9、及时主动地将客人的反映转达给饭店。（4 4）与外联部门协商，设计、印制一些订单，其中包括：）与外联部门协商，设计、印制一些订单，其中包括：住房预订单住房预订单变更住房通知单变更住房通知单取消住房通知单取消住房通知单（5 5）把预定好的单子转交给接待部门或陪同，以便搞好接）把预定好的单子转交给接待部门或陪同，以便搞好接待工作。待工作。（6 6）注意报账程序。）注意报账程序。 （三）订房业务中常见的问题及应对措施（三）订房业务中常见的问题及应对措施 1. 1.饭店无房，无法确认预订饭店无房，无法确认预订 2. 2.无法拿到理想房价无法拿到理想房价 3. 3.在旅游者前往的目的地旅行社无协议饭店在旅

10、游者前往的目的地旅行社无协议饭店 4. 4.因故临时增加或减少甚至取消订房因故临时增加或减少甚至取消订房与饭店部门合作的注意事项：与饭店部门合作的注意事项： （1 1）订房时，如有重点团队或旅行社代理人团队，就是团）订房时，如有重点团队或旅行社代理人团队，就是团中有中有VIPVIP客人，旅行社应事先通知饭店销售部或营业部在客人，旅行社应事先通知饭店销售部或营业部在其客房内摆放鲜花或水果等。其客房内摆放鲜花或水果等。（2 2）对旅游团体需要举行小型欢迎仪式，或需挂欢迎横幅）对旅游团体需要举行小型欢迎仪式，或需挂欢迎横幅的，应事先征得饭店同意，并在指定地点举行，避免影响的，应事先征得饭店同意，并在

11、指定地点举行，避免影响饭店的正常营业。饭店的正常营业。(3)(3)饭店位置的选择饭店位置的选择 （4 4）停车场地）停车场地 若无合适的停车场地，司机只能将车开到较若无合适的停车场地，司机只能将车开到较远的公共车场，使游客上下车不方便。远的公共车场，使游客上下车不方便。 订房通知单订房通知单 收件单位：收件单位： 大酒店大酒店 发件单位：发件单位： 省中旅省中旅 部部 收件人：收件人： 杨杨 经理经理 发件人：发件人： 传真号：传真号： 0833-65305480833-6530548 团号：团号： CTSJ20090702ACTSJ20090702A 入住时间：入住时间： 2009,7,2

12、2009,7,2 入住人数：入住人数： 26+326+3 入住标准：双人标间入住标准：双人标间 价格：价格： 8787元（含早餐）元（含早餐） 中晚餐标：无中晚餐标：无 特殊要求：特殊要求： 无无 备注：该团备注：该团26+326+3已确认，敬请光临！已确认，敬请光临！ 杨军杨军 大酒店营销部大酒店营销部 20112011，7,27,2 请确认，谢谢合作！请确认，谢谢合作！ 负责人签字：负责人签字： 发件日期：发件日期：（三）与餐饮行业合作的步骤和注意事项（三）与餐饮行业合作的步骤和注意事项 与餐饮行业合作的步骤：与餐饮行业合作的步骤：（1 1）先实地查看餐馆，并签订有关经济合同与协议书等。）

13、先实地查看餐馆，并签订有关经济合同与协议书等。（2 2）与财务部门协商印制和打印专用的）与财务部门协商印制和打印专用的餐饮费用结算单餐饮费用结算单。（3 3）将下列有关内容整理列表打印分发给接待部并报财务部）将下列有关内容整理列表打印分发给接待部并报财务部备案。备案。 签约餐饮单位名称、电话、联系人的姓名、风味特色等。签约餐饮单位名称、电话、联系人的姓名、风味特色等。 旅游者（团）的标准、豪华不同等级的价格、便餐、风味旅游者（团）的标准、豪华不同等级的价格、便餐、风味最低标准、饮料单价等。最低标准、饮料单价等。 请同学们根据前面所讲的内容，请同学们根据前面所讲的内容，结合自己的理解，设计一张结

14、合自己的理解，设计一张餐费结餐费结算单算单（4 4）与业务部协商，设计、印制一些订单。）与业务部协商，设计、印制一些订单。用餐预订单用餐预订单用餐变更通知单用餐变更通知单（有些单位是用笔在彩色纸上写上内（有些单位是用笔在彩色纸上写上内容，加盖变更容，加盖变更/ /取消章）。取消章）。用餐取消变更通知单用餐取消变更通知单（有些单位是用笔在彩色纸上写（有些单位是用笔在彩色纸上写上内容，加盖变更上内容，加盖变更/ /取消章）。取消章）。（5 5）根据接待计划或订餐单，将用餐地点、联系人姓名转）根据接待计划或订餐单，将用餐地点、联系人姓名转告接待部门或陪同人员，以便搞好接待工作。告接待部门或陪同人员，

15、以便搞好接待工作。（6 6）根据）根据餐饮费用结算餐饮费用结算与财务部门共同进行复核，并与财务部门共同进行复核，并由财务部门定期统一向签约餐馆结账付款由财务部门定期统一向签约餐馆结账付款与餐饮行业合作的注意事项：与餐饮行业合作的注意事项： （1 1）选择餐馆时，餐点不宜过多，应少而精，而且）选择餐馆时，餐点不宜过多，应少而精，而且要注意地理位置的合理要注意地理位置的合理（2 2）订餐时，及时把旅游者（团）的宗教信仰和个）订餐时，及时把旅游者（团）的宗教信仰和个别客人的特殊要求转告餐馆。别客人的特殊要求转告餐馆。（3 3）提醒餐厅，结算用的）提醒餐厅，结算用的餐饮费用结算单餐饮费用结算单上，上，

16、必须有陪同的签字，否则无效。必须有陪同的签字，否则无效。（四）与游览点部门合作的步骤（四）与游览点部门合作的步骤 和注意事项和注意事项 与游览点部门合作的步骤：与游览点部门合作的步骤：（1 1）与旅游单位就以下内容进行洽谈，并签订协议）与旅游单位就以下内容进行洽谈，并签订协议书及经济合同书。书及经济合同书。旅游团门票记账事宜。旅游团门票记账事宜。门票的单价、殿堂庭院厅院的单价。门票的单价、殿堂庭院厅院的单价。大、小车进园的单价。大、小车进园的单价。结账的期限。结账的期限。（2 2）与签约单位协商印制结算用的）与签约单位协商印制结算用的参观游览券参观游览券。 将以下有关签约单位的规定事宜整理列表

17、，打印将以下有关签约单位的规定事宜整理列表，打印后分发给接待部并报审计、财务备案。后分发给接待部并报审计、财务备案。签约单位的名称、电话、联系人。签约单位的名称、电话、联系人。将带团前往某旅游参观点的进门方向。将带团前往某旅游参观点的进门方向。去某旅游参观点的行车路线、停车地点去某旅游参观点的行车路线、停车地点游览参观券游览参观券参观游览券存根参观游览券存根 中国中国旅行社游览参观旅行社游览参观券券团名：团名： 旅游团名称：旅游团名称：人数：人数： 旅游团人数：（大写）旅游团人数：（大写）地点：地点： 收款单位：收款单位：陪同：陪同： 陪同签名：陪同签名：日期：日期： 日期：日期： 年年 月月

18、 日日（五）与商店部门合作的步骤（五）与商店部门合作的步骤 （1 1）根据国家及地方旅游行政管理机构的有关规定，与）根据国家及地方旅游行政管理机构的有关规定，与定点商店签订协议书。定点商店签订协议书。 （2 2）兼顾利益，鼓励多劳多得，制定内部分配政策和奖）兼顾利益，鼓励多劳多得，制定内部分配政策和奖励措施。励措施。 （3 3）将所签约的商店名称、导游带旅游团（者）购物手）将所签约的商店名称、导游带旅游团（者）购物手续、附属的有关规定打印后，分发给接待部。续、附属的有关规定打印后，分发给接待部。 （4 4）与财务部和接待部协商后，设计、印制）与财务部和接待部协商后，设计、印制购物结算购物结算单单，并明确使用方法。，并明确使用方法。 （5 5）由财务部按所签协议书上的规定从签约商店领取劳）由财务部按所签协议书上的规定从签约商店领取劳务费或按股分红，然后根据旅行社内部分配政策对各方实务费或按股分红，然后根据旅行社内部分配政策对各方实行奖励。行奖励。 （六）与娱乐行业合作的步骤（六）与娱乐行业合