城市职业学院公文处理暂行办法

1、城市职业学院公文处理暂行办法一、总则 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全；必须严格执 行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密安全。 漳州城市职业学院党政办公室是学院公文处理的管理机构，负责学院的公文处理工作， 并负责指导学院处（室）、系（部、中心、馆）、科的公文处理工作。 学院党政办公室负责学院日常党、政公文处理工作。各部门要指定专人负责公文处理的 具体工作。二、漳州城市职业学院党政机关使用的公文种类 决定 适用于对学院重要事项或重大行动做出安排； 奖惩有关单位和人员； 变更或者撤销 下级机关不适当的决定。 意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法。 通

2、知 适用于发布党政法规， 传达上级机关的指示， 转发上级机关和不相隶属机关的公文， 传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，公布干部任免。 通报 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。 报告 适用于向院领导及上级机关汇报工作， 反映情况， 提出建议， 答复上级机关的询问。 请示 适用于向上级机关请求指示、批准。 批复 适用于答复下级机关的请示事项。 通告 适用于公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项。 函 适用于与不相隶属部门之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。 会议纪要 适用于记载、传达会议情况和议定事项。（ 十一 ） 规定 适用于学院党的机关对特定

3、范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。（ 十二 ） 决议 适用于学院党的机关经会议讨论通过的重要决策事项。三、公文格式 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、 主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和发 文日期等部分组成。1 涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中“ 绝密 ” 、 “ 机密 ” 级公文还应当标明份数序号。2紧急公文应当根据紧急程度分别标明“ 特急 ” 、 “ 急件 ” 。3发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称；联合行文，主办机关排列在前。4发文字号应当包括机关代字、年份、序

4、号。联合行文，只标明主办机关发文字号。学院 及院内各部门的机关代字详见附件二 。5上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名 和电话。6公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。7主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。8公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。9公文除 “ 会议纪要 ” 以外，应当加盖印章， 联合上报的公文，由主办机关加盖印章； 联合下发的公文， 发文机关都应当加盖印章。 与军队部门联合制发的各类公文， 联合发文机关都 应加盖印章

5、。10 成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。11 公文如有附注（需要注明的其他事项），应当加括号标注于成文时间之下。12 公文应当标注主题词。上行文应当按照上级机关的要求标注主题词。13 抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓的其它单位， 应当使用全称或规范化简称、 统 称。多个抄送单位，一般按照先外后内、先大后小顺序排列。14 公文文字从左至右横写、横排。 公文中各组成部分的标识规则，参照国家行政机关公文格式 （ GB/T9704-1999 ）的规 定执行。 学院的各类公文一律采用国际标准的A4型纸（210mM 297mm ,根据国家公文处理有关规定，不

6、使用16开型纸（184mM 260mm,左侧装订。四、行文规则 行文应当确有必要，注重效用。 除院党政办外，院内各部门一般不得对外正式行文。内设机构对外联系工作，可以函的 形式办理。 向下级机关的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。“请示”应当一文一事； 一般只写一个主送机关， 需要同时送其他机关的， 应当用抄送形 式，但不得抄送其下级机关。“报告”不得夹带请示事项。 除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以学院名义向上级机关负责人报送“ 请示 ” 、 “ 意见 ” 和 “ 报告 ” 。五、发文办理 发文办理指以学院和各职能处室、系（中心、馆、科）、科的名义制发公文的过程，包 括草拟、审核、签

7、发、登记、用印、分发等程序。 草拟公文应当做到：1 符合国家的法律、法规有关规定，符合漳州城市职业学院的职责权限，如提出新的政策、规定等，应当切实可行并加以说明。2情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正 确，书写工整，篇幅力求简短。3公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。 4人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当 注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。5结构层次序数，第一层为“ 一 ” ，第二层为 “ （一） ” ，第三层为 “ 1 ” ，第四层为 “ （ 1 ） ” 。6应当使用

8、国家法定计量单位。7文中使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形 式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。8公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有 修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外， 应当使用阿拉伯数字。 单位代号应当使用汉字。9拟制紧急公文，应当说明紧急原因，并根据实际需要确定紧急程度。 院级公文发文流程1 拟稿：主办部门拟稿（具体规定参照发文办法第二点），填写漳州城市职业学院发文 稿纸，并在“拟稿”栏上签字。院级行文如需会签的公文，经主办部门负责人审核后，先送有 关部门会签，一般情况应比成文时间提前一至二天。

9、2 送院党政办审核：由院党政办主任核稿并签字。审核重点是：是否确需行文；内容是否 符合国家法律、法规和其它有关规定；涉及其它部门是否已协商、会签；文字表述是否准确；是 否符合行文规则和公文拟制要求；附件材料是否齐全；印发范围是否明确；格式是否统一、 规范 （含密级、主题词）；文种使用是否规范等。3送院领导审核、签发。如有异议，主办部门修改再送院领导签发。4院党政办编号、登记：符合公文行文规范（拟稿人、核稿人、会签人、签发人签字完整） 后由院党政办给予编号。5主办部门负责打印、校对。6送院党政办用印，主办部门负责分发。7电子文稿送院党政办存盘（院党政办邮箱： ），如需上学院网站由院党政办提出意见

10、，经分管领导审核，宣教中心负责上传。8归档。六、收文办理 收文办理指学院各部门收到外来公文的办理过程，包括签收、登记、拟办、批办、分送、 承办、督办、反馈、归档等程序。 办理外来公文时，要认真检查密封、编号、正文和附件的份数、页数、分发单位、缓急 程度、秘密等级、主送单位、抄送单位等，并逐项登记清楚。传阅公文要严格登记手续，借出文 件要签字，严禁随意抽出传阅中的公文，避免漏传、误传和延误。 未经文件制发机关同意或授权，党内文件阅读范围不得自行扩大。 收文流程1签收校外来文、通知及有关材料，填写漳州城市职业学院传阅单。2院党政办主任签署拟办意见。3送学院领导阅示。审批公文，主批人应当明确签署意见

11、，并写上姓名和审批时间，其他 审批人签字或签署意见。4文件督办与反馈。院党政办在收到学院领导签署的公文处理意见后，应当督促有关部门 或责任人认真落实， 及时处理， 并及时反馈处理情况。 对于确因客观原因不能在规定时限内办理 完毕的，应及时向签批领导讲明原因取得同意。5移交档案室归档。公文办理完毕后，根据中华人民共和国档案法、普通高等学校 档案管理办法及学院有关规定，及时整理（立卷）、归档，个人不得保存应当归档的公文。七、公文管理 公文由学院党政办公室统一收发、审核、用印、归档和销毁。 个人出差、开会带回的公文，应当视内容及时交院党政办公室。 工作需要须翻印公文时，除绝密和注明不准翻印的之外，需

12、经院党政办主任批准，可以 翻印。翻印时，应当注明翻印的机关、时间、份数和印发范围。 翻印及复印的公文，视同正式公文管理。公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复 印机关证明章。 不具备归档和存查价值及存档后多余的公文，经过鉴别并经院党政办主任批准，可以统一由 院党政办销毁。 销毁涉密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁涉密 公文（含密码电报）应当进行登记。 机关工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文及时移交、清退。 密码电报的使用和管理，按照有关规定执行。八、附则： 本办法适用于学院各部门。 本办法由院党政办负责解释。 本办法自 2007 年 5 月 16 日起施行。附件二:漳州城市职业学院及各部门机关代字学院机关代字漳城院委、漳城院综、漳城院政:、漳城院教备注：盖院印或党委印，由学院院长、书记或分管领导签发部门机关代字部门机关代字部门机关代字党政办公室漳城院办保卫科漳城院保卫组织人事处漳城院人事漳城院组织财务科漳城院财务监察室漳城院监察招生就业办公室漳城院招生漳城院就业教务处漳城院教务初等教育系漳城院初教学工处漳城院学工艺术系漳城院艺术总务处漳城院