access实用教程PPT学习教案

1、会计学1 access实用教程实用教程PPT课件课件 第1页/共46页 本章要点本章要点 1.1 打开打开“罗斯文罗斯文”数据库数据库 1.2 Access 2003的工作环境的工作环境 1.3 定制工具栏和工作环境定制工具栏和工作环境 习题习题 1 第2页/共46页 1.1.1 数据库的基本知识数据库的基本知识 每个人的工作和生活中都有大量的数据，例如一个人的通讯录、一个公司的销售情况统计等。当这些数据比较少的时候，将其记录在一个表中，就可以很好地进行管理了。但是当数据积累到一定数量以后，在对其进行管理和利用时就要用到数据库了。每个人的工作和生活中都有大量的数据，例如一个人的通讯录、一个公司

2、的销售情况统计等。当这些数据比较少的时候，将其记录在一个表中，就可以很好地进行管理了。但是当数据积累到一定数量以后，在对其进行管理和利用时就要用到数据库了。Access 2003就是一种数据库管理系统。就是一种数据库管理系统。 1什么是数据库 从字面的角度来看，从字面的角度来看，“库库”是储存东西的地方，是储存东西的地方，“数据库数据库”可以简单地理解为储存数据的地方。更准确地说数据库是按照一定关系组织起来的有联系的数据集合。可以简单地理解为储存数据的地方。更准确地说数据库是按照一定关系组织起来的有联系的数据集合。 通讯录中记录的每个人的姓名、地址、电话等信息就是通讯录中记录的每个人的姓名、地

3、址、电话等信息就是“数据数据”。 对于数据的管理经历了人工管理、文件管理及数据库管理对于数据的管理经历了人工管理、文件管理及数据库管理3个阶段。当数据的数量比较少时，依靠人工的方式就能满足管理的需要。随着数据的增加，人们开始采用数据文件的方式管理数据，在这种方式中，一个文件一般是与某一个应用相对应的，即这些数据不能共享。数据库管理有利于数据的描述与数据的应用相结合，对于数据的更新与检索均采用一种全新的方式进行，使数据的共享成为可能，数据的一致性及安全性得到了极大的提高。个阶段。当数据的数量比较少时，依靠人工的方式就能满足管理的需要。随着数据的增加，人们开始采用数据文件的方式管理数据，在这种方式

4、中，一个文件一般是与某一个应用相对应的，即这些数据不能共享。数据库管理有利于数据的描述与数据的应用相结合，对于数据的更新与检索均采用一种全新的方式进行，使数据的共享成为可能，数据的一致性及安全性得到了极大的提高。 第3页/共46页 采用数据库技术进行数据管理是当今的主流技术，它的核心是建立、管理和使用数据库。在数据库中的数据除去了不必要的多余数据，可以为多种应用服务，数据的存储独立于使用这些数据的应用程序。采用数据库技术进行数据管理是当今的主流技术，它的核心是建立、管理和使用数据库。在数据库中的数据除去了不必要的多余数据，可以为多种应用服务，数据的存储独立于使用这些数据的应用程序。 使用数据库

5、管理数据相对其他管理方法来说有着明显的优势。例如：某公司的客户电话号码存储在不同的文件中，如通讯录中、订单表中、发货单中，如果某客户的电话号码有了改动，则要更新这使用数据库管理数据相对其他管理方法来说有着明显的优势。例如：某公司的客户电话号码存储在不同的文件中，如通讯录中、订单表中、发货单中，如果某客户的电话号码有了改动，则要更新这3个文件中的电话号码信息，而如果用数据库管理这些数据，则只需在一个位置更新这一信息即可。无论在数据库中什么地方使用这个电话号码，它都会自动得到更新。个文件中的电话号码信息，而如果用数据库管理这些数据，则只需在一个位置更新这一信息即可。无论在数据库中什么地方使用这个电

6、话号码，它都会自动得到更新。 数据库需要借助数据库管理系统才能为用户提供服务，数据库管理系统（数据库需要借助数据库管理系统才能为用户提供服务，数据库管理系统（DBMS）是专门对数据库信息进行存储、处理和管理的软件。）是专门对数据库信息进行存储、处理和管理的软件。 2关系型数据库 在一个数据库中有多种数据，相互关联的数据之间有不同的关系，在各种关系的基础之上，构成了复杂多样的数据关系模型，数据库根据其使用的数据关系模型的不同，可以分为层次模型、网状模型和关系模型。其中关系模型是在前两种模型的基础上发展起来的，它能够较全面地处理数据之间的关系而且结构明确，得到广泛的使用，使用关系模型的数据库称为关

7、系型数据库，在一个数据库中有多种数据，相互关联的数据之间有不同的关系，在各种关系的基础之上，构成了复杂多样的数据关系模型，数据库根据其使用的数据关系模型的不同，可以分为层次模型、网状模型和关系模型。其中关系模型是在前两种模型的基础上发展起来的，它能够较全面地处理数据之间的关系而且结构明确，得到广泛的使用，使用关系模型的数据库称为关系型数据库，Access就是一种关系型数据库。就是一种关系型数据库。 第4页/共46页 关系型数据库是由一系列二维表组成的。在每一个表中，行代表记录，列代表各种属性（数据项或字段），因此，可以把表格看作是具有相同属性的记录的集合。表中的行和列的次序无关紧要，所有的字段

8、都是最基本的，不可再细分，表关系型数据库是由一系列二维表组成的。在每一个表中，行代表记录，列代表各种属性（数据项或字段），因此，可以把表格看作是具有相同属性的记录的集合。表中的行和列的次序无关紧要，所有的字段都是最基本的，不可再细分，表1-1-1所示的学生成绩表就是一个二维表。所示的学生成绩表就是一个二维表。 3Access的特点的特点 Access的最新版本是的最新版本是Access 2003，它是，它是Office 2003的组件之一。的组件之一。Access具有以下特点。具有以下特点。 （1）Access的使用非常简单。的使用非常简单。Access 2003表设计器、查询设计器等可视化设

9、计工具，使用户基本不用编写任何代码，通过可视化操作，就可以完成数据库的大部分管理工作。表设计器、查询设计器等可视化设计工具，使用户基本不用编写任何代码，通过可视化操作，就可以完成数据库的大部分管理工作。 （2）提供了大量的向导。几乎每一个对象都有相应的向导，利用向导工具可以迅速地建立一个功能完美的数据库应用系统。）提供了大量的向导。几乎每一个对象都有相应的向导，利用向导工具可以迅速地建立一个功能完美的数据库应用系统。 （3）Access 2003是一个面向对象的、采用事件驱动的关系型数据库管理系统。它符合开放式数据库互接（是一个面向对象的、采用事件驱动的关系型数据库管理系统。它符合开放式数据库

10、互接（ODBC）标准，通过）标准，通过ODBC驱动程序可以与其他数据库相连，还允许用户使用驱动程序可以与其他数据库相连，还允许用户使用VBA语言作为其应用程序开发工具，这样可以使高级用户开发功能更为复杂完美的应用程序。语言作为其应用程序开发工具，这样可以使高级用户开发功能更为复杂完美的应用程序。 第5页/共46页 （4）可以处理多种数据信息，能与）可以处理多种数据信息，能与Office组件中的其他程序进行数据交换，实现数据共享，也可以处理其他数据库管理系统的数据库文件。组件中的其他程序进行数据交换，实现数据共享，也可以处理其他数据库管理系统的数据库文件。 Access 2003的主要缺点是：安

11、全性比较低，多用户特性比较弱，处理大量数据时效率比较低，适用于单机环境。的主要缺点是：安全性比较低，多用户特性比较弱，处理大量数据时效率比较低，适用于单机环境。 1.1.2 启动启动Access 2003 启动启动Access 2003有许多种方法，常用方法有有许多种方法，常用方法有3种：使用种：使用“开始开始”菜单、快捷方式和已有的菜单、快捷方式和已有的Access 2003文档。文档。 1使用“开始”菜单启动Access 2003 使用使用“开始开始”菜单启动菜单启动Access 2003的操作方法如下。的操作方法如下。 单击单击“开始开始”按钮，将鼠标移到按钮，将鼠标移到“所有程序所有程

12、序”命令上，在出现的下一级菜单中将鼠标移到命令上，在出现的下一级菜单中将鼠标移到“Microsoft Office”上，在出现的下一级菜单上，单击上，在出现的下一级菜单上，单击“Microsoft Office Access 2003”命令（本书在以后类似的操作中采用以下的方法进行叙述：单击命令（本书在以后类似的操作中采用以下的方法进行叙述：单击“开始开始”“所有程序所有程序”Microsoft OfficeMicrosoft Office Access 2003菜单命令），如图菜单命令），如图1-1-1所示。所示。 经过上述操作，就可以启动经过上述操作，就可以启动Access 2003，刚启

13、动的，刚启动的Access 2003窗口如图窗口如图 1-1-2所示，有关此窗口的介绍，将在后面的内容中进行介绍。所示，有关此窗口的介绍，将在后面的内容中进行介绍。 第6页/共46页 图图1-1-1 由由“开始开始”菜单启动菜单启动Access 2003 图图1-1-2 刚启动的刚启动的Access 2003窗口窗口 第7页/共46页 从图从图1-1-2中可以看出，在中可以看出，在Access 2003启动的同时并没有一个新的数据库建成，这是因为在启动的同时并没有一个新的数据库建成，这是因为在Access 2003建立什么样的数据库要由用户确定。建立什么样的数据库要由用户确定。 2建立快捷方式

14、和使用快捷方式启动Access 2003的方法 快捷方式是在快捷方式是在Windows桌面上建立的一个图标，双击这个图标时就可以启动相应的程序。图桌面上建立的一个图标，双击这个图标时就可以启动相应的程序。图1-1-3 快捷方式图标快捷方式图标 （1）创建快捷方式图标：创建快捷方式图标有多种方法，在这里介绍其中的一种方法。单击）创建快捷方式图标：创建快捷方式图标有多种方法，在这里介绍其中的一种方法。单击“开始开始”按钮，选择按钮，选择“所有程序所有程序”选项，将鼠标移到选项，将鼠标移到“Microsoft Office”上，然后将鼠标指向上，然后将鼠标指向“Microsoft Access”命令

15、，按住命令，按住Ctrl键向桌面拖曳，就可以在桌面上建立键向桌面拖曳，就可以在桌面上建立Access 2003的快捷方式图标。的快捷方式图标。Access 2003的快捷方式图标如图的快捷方式图标如图1-1-3所示。所示。 图1-1-3 快捷方式图标 第8页/共46页 （2）使用快捷方式启动）使用快捷方式启动Access 2003的方法：在的方法：在Windows桌面上双击快捷方式图标就可以启动桌面上双击快捷方式图标就可以启动Access 2003。 3使用已有的文档启动Access 2003 如果进入如果进入Access 2003是为了打开一个已有的数据库，那么使用这种方法启动是为了打开一个

16、已有的数据库，那么使用这种方法启动Access 2003是很方便的。使用这种方法启动是很方便的。使用这种方法启动Access 2003也有多种方式。也有多种方式。 （1）在）在“我的电脑我的电脑”或或“Windows资源管理器资源管理器”中，双击要打开的数据库可启动中，双击要打开的数据库可启动Access 2003。如果。如果Access 2003还没有运行，它将启动还没有运行，它将启动Access 2003，同时打开这个数据库；如果，同时打开这个数据库；如果Access 2003已经运行，它将打开这个数据库，并激活已经运行，它将打开这个数据库，并激活Access 2003。 （2）单击任务栏

17、上的）单击任务栏上的“开始开始”“所有程序所有程序”“打开打开Office文档文档”命令，如图命令，如图1-1-4所示，调出所示，调出“打开打开Office文档文档”对话框，如图对话框，如图1-1-5所示。在所示。在“查找范围查找范围”中选择盘符和文件夹，然后选择要打开的文档，单击中选择盘符和文件夹，然后选择要打开的文档，单击“打开打开”按钮，则在启动按钮，则在启动Access 2003的同时打开相应的数据库窗口。的同时打开相应的数据库窗口。 第9页/共46页 图图1-1-4 选择快速启动中的选择快速启动中的“打开打开Office”命令命令 图图1-1-5 “打开打开Office文档文档”对话

18、框对话框 第10页/共46页 1.1.3 退出Access 2003 在在Access 2003中编辑完所需要的内容，或者需要为其他应用程序释放一些内存时，就可以退出应用程序，退出中编辑完所需要的内容，或者需要为其他应用程序释放一些内存时，就可以退出应用程序，退出Access 2003的方法有多种，下面介绍其中的几种。的方法有多种，下面介绍其中的几种。 1使用菜单命令退出Access 2003 （1）单击菜单栏中的）单击菜单栏中的“文件文件”“退出退出”菜单命令，就可以退出菜单命令，就可以退出Access 2003。图1-1-6 提示保存对话框 如果在退出时，正在编辑的数据库对象没有保存，则会

19、弹出一个提示保存对话框，提示是否保存对当前数据库对象的更改，如图如果在退出时，正在编辑的数据库对象没有保存，则会弹出一个提示保存对话框，提示是否保存对当前数据库对象的更改，如图1-1-6所示。这时可根据需要选择保存、不保存或取消所示。这时可根据需要选择保存、不保存或取消“退出退出”这个操作。这个操作。 图图1-1-6 提示保存对话框提示保存对话框 第11页/共46页 在下面介绍的另外几种退出方法中，只要是有没保存过的修改，都会弹出这个对话框，为简捷，在后面的介绍中不再赘述。在下面介绍的另外几种退出方法中，只要是有没保存过的修改，都会弹出这个对话框，为简捷，在后面的介绍中不再赘述。 （2）使用系

20、统控制菜单退出）使用系统控制菜单退出Access 2003的方法有以下两种。的方法有以下两种。 单击标题栏左上角的单击标题栏左上角的“系统控制菜单系统控制菜单”图标，在系统弹出的系统控制菜单中单击图标，在系统弹出的系统控制菜单中单击“关闭关闭”命令。命令。 双击标题栏左上角的双击标题栏左上角的“系统控制菜单系统控制菜单”图标，可以直接退出图标，可以直接退出Access 2003。 2其他关闭的方法 （1） 使用使用“关闭关闭”按钮退出：单击标题栏右上角的按钮退出：单击标题栏右上角的“关闭关闭”按钮，可以退出按钮，可以退出Access 2003。 （2）使用快捷键退出）使用快捷键退出Access

21、 2003：在键盘上同时按下：在键盘上同时按下Alt+F4快捷键即可退出快捷键即可退出Access 2003。 第12页/共46页 1.2.1 标题栏标题栏 当前文件如果是活动窗口（标题栏为蓝色时），双击标题栏可使当前文件如果是活动窗口（标题栏为蓝色时），双击标题栏可使Access 2003的窗口在最大化和还原两种状态之间切换。的窗口在最大化和还原两种状态之间切换。 标题栏由标题栏由6部分组成，从左到右分别为：系统控制菜单、应用程序名、部分组成，从左到右分别为：系统控制菜单、应用程序名、Access 2003数据库文件名、最小化按钮、最大化数据库文件名、最小化按钮、最大化/向下还原按钮和关闭按

22、钮。向下还原按钮和关闭按钮。 （1）“系统控制菜单按钮：单击系统控制菜单按钮：单击“系统控制菜单系统控制菜单”按钮，可打开系统控制菜单，利用此菜单可对系统窗口进行操作，如改变系统窗口的大小、移动系统窗口、最大化系统窗口和关闭系统窗口。按钮，可打开系统控制菜单，利用此菜单可对系统窗口进行操作，如改变系统窗口的大小、移动系统窗口、最大化系统窗口和关闭系统窗口。 图图1-2-1 Access 2003的窗口的窗口 （2）应用程序名：指明当前窗口是）应用程序名：指明当前窗口是Microsoft Access软件窗口。软件窗口。 （3）Access数据库文件名：标明当前数据库文件名：标明当前Access

23、数据库文件名称。数据库文件名称。 注意：只有当数据库窗口最大化时，才会出现这一项，否则数据库的文件名出现在数据库窗口中，图注意：只有当数据库窗口最大化时，才会出现这一项，否则数据库的文件名出现在数据库窗口中，图1-2-1所示文件名就只出现在数据库窗口中。所示文件名就只出现在数据库窗口中。 （4）“最小化最小化”按钮：单击按钮：单击“最小化最小化”按钮，可将按钮，可将Microsoft Access软件窗口缩小为图标，并放置在软件窗口缩小为图标，并放置在Windows的任务栏中。在任务栏上单击的任务栏中。在任务栏上单击Access 2003系统窗口图标，可恢复系统窗口图标，可恢复Access 2

24、003系统窗口。系统窗口。 第13页/共46页 图1-2-1 Access 2003的窗口 第14页/共46页 （5）“最大化最大化/向下还原向下还原”按钮：当此按钮为按钮：当此按钮为“最大化最大化”按钮时，单击它将使按钮时，单击它将使Access 2003软件窗口变为最大化窗口，即窗口充满整个屏幕；当此按钮为软件窗口变为最大化窗口，即窗口充满整个屏幕；当此按钮为“向下还原向下还原”按钮时，单击它将使按钮时，单击它将使Access 2003软件窗口恢复为变成最大窗口前的窗口大小。软件窗口恢复为变成最大窗口前的窗口大小。 （6）“关闭关闭”按钮：单击按钮：单击“关闭关闭”按钮，将关闭按钮，将关闭

25、Access 2003软件窗口，如果文件修改后没有保存过，则在关闭软件窗口，如果文件修改后没有保存过，则在关闭Access 2003软件窗口前，系统会提示是否保存修改过的数据库文件。软件窗口前，系统会提示是否保存修改过的数据库文件。 1.2.2 菜单栏 菜单栏中包括菜单栏中包括“文件文件”、“编辑编辑”、“视图视图”、“插入插入”、“工具工具”、“窗口窗口”和和“帮助帮助”等等7个菜单，单击任意一个菜单，都会弹出一组相关性的操作命令，用户可以根据需要选择相应的命令完成操作。这个菜单，单击任意一个菜单，都会弹出一组相关性的操作命令，用户可以根据需要选择相应的命令完成操作。这7个菜单的主要功能在以

26、后的操作中将逐步学到，这里先介绍它们的特点。个菜单的主要功能在以后的操作中将逐步学到，这里先介绍它们的特点。 1Access 2003菜单与其他Windows 软件菜单的共同特点 Access 2003的菜单与其他的菜单与其他Windows软件的菜单形式相同，都遵从以下约定。软件的菜单形式相同，都遵从以下约定。 （1）菜单中的菜单项名字是深色时，表示当前可使用；是浅色时，表示当前还不能使用。）菜单中的菜单项名字是深色时，表示当前可使用；是浅色时，表示当前还不能使用。 第15页/共46页 （2）如果菜单名后边有省略号（）如果菜单名后边有省略号（），则表示单击该菜单命令后，会弹出一个对话框，要求选

27、定执行该菜单命令的有关选项。），则表示单击该菜单命令后，会弹出一个对话框，要求选定执行该菜单命令的有关选项。 （3）如果菜单名后边有黑三角标记（）如果菜单名后边有黑三角标记（），则表示该菜单命令有下一级子菜单，单击该标记将给出进一步的选项。），则表示该菜单命令有下一级子菜单，单击该标记将给出进一步的选项。 （4）如果菜单名左边有选择标记（）如果菜单名左边有选择标记（或），则表示该选项已设定，如果要删除标记（不选定该项），可再次单击该菜单选择标记。或），则表示该选项已设定，如果要删除标记（不选定该项），可再次单击该菜单选择标记。“”表示复选，表示复选，“”表示单选。表示单选。 （5）菜单命令名称

28、右边的组合按键，表示执行该菜单命令的对应快捷键，按下快捷键可以在不打开菜单的情况下直接执行菜单命令。）菜单命令名称右边的组合按键，表示执行该菜单命令的对应快捷键，按下快捷键可以在不打开菜单的情况下直接执行菜单命令。 2Access 2003的个性化菜单 Access 2003菜单除了与菜单除了与Windows菜单有相同的约定，还与其他菜单有相同的约定，还与其他Office成员相同，它可以根据用户的使用习惯智能地显示个性化的菜单。在打开一个菜单时，所看到的只是常用功能项，如图成员相同，它可以根据用户的使用习惯智能地显示个性化的菜单。在打开一个菜单时，所看到的只是常用功能项，如图1-2-2所示。如

29、果要看到全部菜单，则可以将鼠标在主菜单名称（或菜单最下方的标志）处停留稍长时间，或者单击菜单最下方的标志。展开后的菜单如图所示。如果要看到全部菜单，则可以将鼠标在主菜单名称（或菜单最下方的标志）处停留稍长时间，或者单击菜单最下方的标志。展开后的菜单如图1-2-3所示。所示。 第16页/共46页 图1-2-2 常用功能项 图1-2-3 展开后的菜单 第17页/共46页 1.2.3 数据库窗口数据库窗口 在打开了一个数据库文件后，才会出现数据库窗口，在打开了一个数据库文件后，才会出现数据库窗口，Access 2003的数据库窗口如图的数据库窗口如图1-2-4所示。从图中可以看出，所示。从图中可以看

30、出，Access的数据库窗口由窗口标题栏、窗口工具栏、对象选项卡和对象列表的数据库窗口由窗口标题栏、窗口工具栏、对象选项卡和对象列表4部分组成部分组成 图1-2-4 Access 2003的数据库窗口 第18页/共46页 （1）数据库窗口标题栏最左侧的数据库控制按钮，用于对数据库窗口进行操作，）数据库窗口标题栏最左侧的数据库控制按钮，用于对数据库窗口进行操作， 如移动数据库窗口，最大化和最小化数据库窗口，关闭数据库窗口。如移动数据库窗口，最大化和最小化数据库窗口，关闭数据库窗口。 （2）“最小化最小化/向上还原向上还原”按钮：当此按钮为窗口按钮：当此按钮为窗口“最小化最小化”按钮时，单击它，可

31、按钮时，单击它，可 将数据库窗口缩小为图标，并放置在将数据库窗口缩小为图标，并放置在Access 2003软件窗口的左下角；这时按钮变软件窗口的左下角；这时按钮变 为为“向上还原向上还原”按钮，单击它可恢复数据库窗口。按钮，单击它可恢复数据库窗口。 （3）“最大化最大化/还原窗口还原窗口”按钮：当此按钮为按钮：当此按钮为“最大化最大化”按钮时，单击它将使数据按钮时，单击它将使数据 库窗口变为最大化窗口；当此按钮为库窗口变为最大化窗口；当此按钮为“还原窗口还原窗口”按钮时，单击它将使数据库脱离按钮时，单击它将使数据库脱离 最大化状态，并且窗口独立于工作区。最大化状态，并且窗口独立于工作区。 （4

32、）“关闭关闭”按钮：单击按钮：单击“关闭关闭”按钮，将关闭按钮，将关闭Access 2003数据库窗口。如果数据库窗口。如果 文件修改后没有保存过，则在关闭文件修改后没有保存过，则在关闭Access 2003数据库窗口前，系统会提示是否保数据库窗口前，系统会提示是否保 存修改过的数据库文件。存修改过的数据库文件。 （5）对象选项卡：在数据库窗口左侧包含两个方面的内容，上面是）对象选项卡：在数据库窗口左侧包含两个方面的内容，上面是“对象对象”，下，下 面是面是“组组”。“对象对象”下分类列出了下分类列出了Access数据库中的所有对象，单击一个对象数据库中的所有对象，单击一个对象 ，例如单击，例

33、如单击“表表”，窗口右边就会列出本数据库已经创建的所有表和创建表的方法，窗口右边就会列出本数据库已经创建的所有表和创建表的方法 。 “组组”则提供了另一种管理对象的方法，即可以把那些关系比较紧密的对象分为同则提供了另一种管理对象的方法，即可以把那些关系比较紧密的对象分为同 一组，或把不同类别的对象归到同一组中。在数据库中的对象很多的时候，用分组一组，或把不同类别的对象归到同一组中。在数据库中的对象很多的时候，用分组 的方法可以更方便地管理各种对象。的方法可以更方便地管理各种对象。 第19页/共46页 1.2.4 工具栏工具栏 一般常用的菜单命令都有工具栏按钮，单击工具栏上的按钮，可以直接实现相

34、应的功能。一般常用的菜单命令都有工具栏按钮，单击工具栏上的按钮，可以直接实现相应的功能。 1工具栏简介 Access 2003的工具栏很多，其工具栏会随着所打开的对象而发生变化。打开一个数据库时的工具栏如图的工具栏很多，其工具栏会随着所打开的对象而发生变化。打开一个数据库时的工具栏如图1-2-5所示，打开表对象时的工具栏如图所示，打开表对象时的工具栏如图1-2-6所示，而且当以不同的方式打开表对象时的工具栏也不相同。所示，而且当以不同的方式打开表对象时的工具栏也不相同。 图1-2-6 表工具栏 图1-2-5 数据库工具栏 第20页/共46页 在工具栏上，很多按钮的右边都有一个向下的箭头符号，表

35、示这个按钮下面有一组按钮可供选择，直接单击该按钮时使用的是上一次使用的按钮，如果要更换按钮则应单击向下箭头符号，调出其下拉列表，从中选择所需要的按钮。在工具栏上，很多按钮的右边都有一个向下的箭头符号，表示这个按钮下面有一组按钮可供选择，直接单击该按钮时使用的是上一次使用的按钮，如果要更换按钮则应单击向下箭头符号，调出其下拉列表，从中选择所需要的按钮。 图图1-2-7 分析组内的按钮分析组内的按钮 例如，单击图例如，单击图1-2-5所示工具栏中所示工具栏中“分析分析”按钮右边的向下箭头符号，按钮的下面会出现一个菜单，如图按钮右边的向下箭头符号，按钮的下面会出现一个菜单，如图1-2-7所示，可以选

36、择其中的一个命令。当用户使用过菜单中的某个命令后，原来在工具栏上的那个按钮就被刚刚使用过的那个命令替换。这样下次使用这个命令的时候，直接单击按钮就可以了。所示，可以选择其中的一个命令。当用户使用过菜单中的某个命令后，原来在工具栏上的那个按钮就被刚刚使用过的那个命令替换。这样下次使用这个命令的时候，直接单击按钮就可以了。 图1-2-7 分析组内的按钮 第21页/共46页 2显示显示/隐藏工具栏隐藏工具栏 除了启动除了启动Access 2003默认的工具栏，默认的工具栏， Access 2003中还有其他工具栏，一般是中还有其他工具栏，一般是 处于隐藏状态，在需要时可以将其打开，不需要时将其关闭以

37、节省屏幕上的空间。处于隐藏状态，在需要时可以将其打开，不需要时将其关闭以节省屏幕上的空间。 若要显示若要显示/隐藏隐藏Access 2003的其他工具栏，有许多不同的方法，下面介绍其中的的其他工具栏，有许多不同的方法，下面介绍其中的 几种。几种。 （1）单击）单击“视图视图”“工具栏工具栏”“XXX”菜单命令：菜单命令：“XXX”是是“工具栏工具栏”子菜子菜 单中列出的工具栏的名称，如图单中列出的工具栏的名称，如图1-2-8所示。所示。 如果工具栏的左侧有显示标记，表示此工具栏呈显示状态，其他工具栏的左侧没有如果工具栏的左侧有显示标记，表示此工具栏呈显示状态，其他工具栏的左侧没有 标记，表示此

38、工具栏呈隐藏状态。标记，表示此工具栏呈隐藏状态。 要显示某个工具栏，只要单击该工具栏名称，使该工具栏左侧增加显示标记即可。要显示某个工具栏，只要单击该工具栏名称，使该工具栏左侧增加显示标记即可。 显示了的工具栏出现在屏幕上的默认方式有两种，一种是与数据库工具栏、显示了的工具栏出现在屏幕上的默认方式有两种，一种是与数据库工具栏、“绘图绘图 ”工具栏相似的，它们与窗口形成一个整体，将其称为入坞式工具栏；另一种与工具栏相似的，它们与窗口形成一个整体，将其称为入坞式工具栏；另一种与“ 数据透视表数据透视表”工具栏类似，将它们称为浮动工具栏。用鼠标拖曳工具栏，在屏幕上工具栏类似，将它们称为浮动工具栏。用

39、鼠标拖曳工具栏，在屏幕上 不同的位置可以使这两种工具栏相互转换。不同的位置可以使这两种工具栏相互转换。 如果要隐藏已经显示的工具栏，单击如果要隐藏已经显示的工具栏，单击“工具栏工具栏”级联菜单中左侧已经有标记的工具级联菜单中左侧已经有标记的工具 栏的名称，则可以取消显示标记，同时隐藏该工具栏，这种方法适用于所有的工具栏的名称，则可以取消显示标记，同时隐藏该工具栏，这种方法适用于所有的工具 栏，对于浮动式工具栏还可以通过单击该工具栏右上角的关闭按钮来隐藏它。栏，对于浮动式工具栏还可以通过单击该工具栏右上角的关闭按钮来隐藏它。 第22页/共46页 （2）单击）单击“工具工具”“自定义自定义”菜单命

40、令：单击菜单命令：单击“工具工具”“自定义自定义”菜单命令调出菜单命令调出“自定义自定义”对话框，选择其中的对话框，选择其中的“工具栏工具栏”选项卡，如图选项卡，如图1-2-9所示，从中选取所需要的工具选项，然后单击所示，从中选取所需要的工具选项，然后单击“关闭关闭”按钮，就可以在屏幕上看到相应的工具栏。按钮，就可以在屏幕上看到相应的工具栏。 图图1-2-8 显示隐藏工具栏所用的菜单命令显示隐藏工具栏所用的菜单命令 图图1-2-9 “自定义自定义”对话框对话框 第23页/共46页 （3）使用快捷菜单：调入比较常用的工具栏也可以使用其快捷菜单，方法是将鼠标移到工具栏上的任何位置并单击右键，调出其

41、快捷菜单，在快捷菜单中选择所需的工具栏选项，就可以显示这个工具栏。如果要用到在快捷菜单中没有列出的工具栏，可以单击其中的自定义选项，则可调出图）使用快捷菜单：调入比较常用的工具栏也可以使用其快捷菜单，方法是将鼠标移到工具栏上的任何位置并单击右键，调出其快捷菜单，在快捷菜单中选择所需的工具栏选项，就可以显示这个工具栏。如果要用到在快捷菜单中没有列出的工具栏，可以单击其中的自定义选项，则可调出图1-2-9所示的所示的“自定义自定义”对话框，从中选择所需要的工具栏。对话框，从中选择所需要的工具栏。 1.2.5 任务窗格任务窗格 “任务窗格任务窗格”是是Office 2003应用程序中提供常用命令的窗

42、口。它处于屏幕的右侧，尺寸又小，可以一边使用这些命令，同时继续处理文件。任务窗格最早出现于应用程序中提供常用命令的窗口。它处于屏幕的右侧，尺寸又小，可以一边使用这些命令，同时继续处理文件。任务窗格最早出现于Office XP中。中。 1任务窗格的切换方法 单击单击“视图视图”“任务窗格任务窗格”菜单命令，或单击菜单命令，或单击“视图视图”“工具栏工具栏”“任务窗格任务窗格”菜单命令均可显示任务窗格。在菜单命令均可显示任务窗格。在Access 2003启动时自动显示启动时自动显示“开始工作开始工作”任务窗格，如图任务窗格，如图1-2-10所示。在任务窗格的最上方是所示。在任务窗格的最上方是“其他

43、任务窗格其他任务窗格”按钮，这个按钮上的文字是当前所显示的任务窗格，单击该按钮可以调出其下拉菜单，从中选择所需要的命令，就可以切换到其他任务窗格中。例如，单击按钮，这个按钮上的文字是当前所显示的任务窗格，单击该按钮可以调出其下拉菜单，从中选择所需要的命令，就可以切换到其他任务窗格中。例如，单击“文件搜索文件搜索”选项，就可以切换到选项，就可以切换到“基本文件搜索基本文件搜索”任务窗格，如图任务窗格，如图1-2-11所示。所示。 第24页/共46页 图1-2-10 “开始工作”任务窗格 图1-2-11 “基本文件搜索”任务窗格 第25页/共46页 2Office 剪贴板 除了使用以上方法调出除了

44、使用以上方法调出“剪贴板剪贴板”任务窗格外，单击任务窗格外，单击“编辑编辑”“Office 剪贴板剪贴板”菜单命令，也可以调出菜单命令，也可以调出“剪贴板剪贴板”任务窗格，如图任务窗格，如图1-2-12所示。在所示。在“剪贴板剪贴板”任务窗格中可以同时放任务窗格中可以同时放24个粘贴项，如果存放的粘贴项超过个粘贴项，如果存放的粘贴项超过24个时，则会弹出提示对话框，提示将由新的内容替代剪贴板中的第一项。通过个时，则会弹出提示对话框，提示将由新的内容替代剪贴板中的第一项。通过“剪贴板剪贴板”任务窗格可查看任务窗格可查看“剪贴板剪贴板”中都有哪些内容，选择所需要的进行粘贴。如果要粘贴中都有哪些内容

45、，选择所需要的进行粘贴。如果要粘贴“剪贴板剪贴板”中的所有内容，单击中的所有内容，单击“全部粘贴全部粘贴”按钮，如果要清空按钮，如果要清空“剪贴板剪贴板”中的所有内容，单击中的所有内容，单击“全部清空全部清空”按钮。按钮。 “剪贴板剪贴板”在在Office 2003中是通用的，如果在中是通用的，如果在Word中已经复制到中已经复制到“剪贴板剪贴板”中一些内容，则在中一些内容，则在Access中打开中打开“剪贴板剪贴板”时，这些内容仍然存在，如图时，这些内容仍然存在，如图1-2-12所示。从剪贴板中的不同图标，能很容易地区分剪贴板中的内容是哪一种类型的。所示。从剪贴板中的不同图标，能很容易地区分

46、剪贴板中的内容是哪一种类型的。 将鼠标移到将鼠标移到“剪贴板剪贴板”中的每一项内容上时都有一个下拉箭头，单击该箭头，在弹出的下拉菜单中有中的每一项内容上时都有一个下拉箭头，单击该箭头，在弹出的下拉菜单中有“粘贴粘贴”和和“删除删除”两个选项。如果要将某一选项粘贴，直接单击两个选项。如果要将某一选项粘贴，直接单击“粘贴粘贴”选项就可以完成粘贴操作。选项就可以完成粘贴操作。 在在“剪贴板剪贴板”任务窗格的下方有一个任务窗格的下方有一个“选项选项”按钮，单击按钮，单击“选项选项”按钮，在弹出的菜单中有按钮，在弹出的菜单中有5个选项，用于决定个选项，用于决定“剪贴板剪贴板”的显示方式，如图的显示方式，

47、如图1-2-13所示。这些选项的名称和作用如表所示。这些选项的名称和作用如表1-2-1所示。所示。 第26页/共46页 图1-2-12 “剪贴板”任务窗格 图1-2-13 “选项”菜单 第27页/共46页 3Office 剪贴板与系统剪贴板的关系 “剪贴板剪贴板”是是Windows中的一个概念，在中的一个概念，在Office 2003中，它的作用与中，它的作用与Windows剪贴板有以下的关系：剪贴板有以下的关系： （1）当向）当向“Office 剪贴板剪贴板”复制多个项目时，所复制的最后一项将被复制到系统剪贴板上。复制多个项目时，所复制的最后一项将被复制到系统剪贴板上。 （2）当清空）当清空

48、“Office 剪贴板剪贴板”时，系统剪贴板也将同时被清空。时，系统剪贴板也将同时被清空。 （3）当使用）当使用“粘贴粘贴”命令时，命令时，“粘贴粘贴”按钮或快捷键（按钮或快捷键（Ctrl+V）所粘贴的是系统剪贴板的内容，而非）所粘贴的是系统剪贴板的内容，而非“Office 剪贴板剪贴板”上的内容。上的内容。 第28页/共46页 Access 2003为数据库设计人员提供了一个可视化的、便于使用的工作环境为数据库设计人员提供了一个可视化的、便于使用的工作环境 ，为方便用户使用，还允许特殊设置工作环境。如果在处理一些比较特殊的数据库，为方便用户使用，还允许特殊设置工作环境。如果在处理一些比较特殊

49、的数据库 时，常用的工具可能要分布在系统提供的几个工具栏中，如果这几个工具栏都打开时，常用的工具可能要分布在系统提供的几个工具栏中，如果这几个工具栏都打开 会占用过多的屏幕空间，如果每次使用时都执行显示会占用过多的屏幕空间，如果每次使用时都执行显示/隐藏工具栏的操作又会感到隐藏工具栏的操作又会感到 太麻烦，这时就可以用太麻烦，这时就可以用Access 2003提供的自定义工具栏的功能，自己量身定做工提供的自定义工具栏的功能，自己量身定做工 具栏。具栏。 1.3.1 自定义工具栏自定义工具栏 自定义一个工具栏包括创建一个新的工具栏、向工具栏中添加工具按钮以及修改工自定义一个工具栏包括创建一个新的

50、工具栏、向工具栏中添加工具按钮以及修改工 具栏中按钮等。具栏中按钮等。 1自定义工具栏的方法 （1）单击）单击“工具工具”“自定义自定义”菜单命令，调出菜单命令，调出“自定义自定义”对话框，如图对话框，如图1-3-1所所 示。示。 （2）选择）选择“工具栏工具栏”选项卡，单击选项卡，单击“新建新建”按钮，调出按钮，调出“新建工具栏新建工具栏”对话框，对话框， 如图如图1-3-1所示。所示。 （3）在）在“工具栏的名称工具栏的名称”文本框中输入新建工具栏的名称，然后单击文本框中输入新建工具栏的名称，然后单击“确定确定”按按 钮。钮。 这样一个自定义的工具栏就建立好了，这时在这样一个自定义的工具栏

51、就建立好了，这时在“自定义自定义”对话框的对话框的“工具栏工具栏”选项选项 卡中就可以看到刚才新建工具栏的名称，并且出现了新建的工具栏，如图卡中就可以看到刚才新建工具栏的名称，并且出现了新建的工具栏，如图1-3-2所所 示。示。 第29页/共46页 图1-3-1 “新建工具栏”对话框 图1-3-2 定义了新工具栏 第30页/共46页 2在自定义的工具栏中添加工具按钮 在新工具栏建立后，就可以根据自己的需要加入命令按钮。在新工具栏建立后，就可以根据自己的需要加入命令按钮。 在在“自定义自定义”对话框中选择对话框中选择“命令命令”选项卡，在选项卡，在“类别类别”列表框中选择工具的类别，在列表框中选

52、择工具的类别，在“命令命令”列表框中选中欲加入新工具栏中的命令，用鼠标将其拖曳到新建的工具栏中，则新工具栏中就建立了相应的命令按钮，如图列表框中选中欲加入新工具栏中的命令，用鼠标将其拖曳到新建的工具栏中，则新工具栏中就建立了相应的命令按钮，如图1-3-3所示。所示。 重复操作此步骤，直至将所需命令按钮全部拖到新建工具栏中，单击重复操作此步骤，直至将所需命令按钮全部拖到新建工具栏中，单击“关闭关闭”按钮，则结束自定义工具栏的操作。图按钮，则结束自定义工具栏的操作。图1-3-4所示是建立成功的所示是建立成功的“自定义自定义1”工具栏。工具栏。 第31页/共46页 图1-3-4 “自定义1”工具栏

53、图1-3-3 将选中的命令拖曳到新建的工具栏 第32页/共46页 3增加数据库工具栏中的工具按钮 在Access 2003中，用户可以增加或减少工具栏中的按钮，以方便用户的使用习惯，增加工具按钮的操作步骤如下。 （1）单击“工具”“自定义”菜单命令，调出“自定义”对话框，单击“命令”选项卡，如图1-3-5所示。 图1-3-5 “常规对齐”命令拖曳到工具栏上 第33页/共46页 （2）在）在“类别类别”列表中选择需要增加命令的类别，例如选择列表中选择需要增加命令的类别，例如选择“数据表数据表”，在，在“命令命令”列表中选择需要增加的列表中选择需要增加的“常规对齐常规对齐”，在，在“常规对齐常规对

54、齐”命令上按住鼠标左键不放，并拖曳到工具栏上的适当位置上松开鼠标。命令上按住鼠标左键不放，并拖曳到工具栏上的适当位置上松开鼠标。 （3）在）在“自定义自定义”对话框中单击对话框中单击“关闭关闭”按钮。按钮。 可以看到在数据库工具栏上增加了可以看到在数据库工具栏上增加了“常规对齐常规对齐”按钮，如图按钮，如图1-3-6所示。所示。 图1-3-6 数据库工具栏上增加了“常规对齐”按钮 第34页/共46页 4删除工具按钮 删除某个工具按钮的操作步骤如下。删除某个工具按钮的操作步骤如下。 （1）单击）单击“工具工具”“自定义自定义”菜单命令，打开菜单命令，打开“自定义自定义”对话框。对话框。 （2）在

55、工具栏上选择需要删除的工具按钮，例如选择）在工具栏上选择需要删除的工具按钮，例如选择“Office剪贴板剪贴板”按钮。按钮。 （3）按住鼠标左键不放并将其拖曳到）按住鼠标左键不放并将其拖曳到“自定义自定义”对话框内，则选中的工具按钮被删除。对话框内，则选中的工具按钮被删除。 1.3.2 定制工作环境定制工作环境 Access 2003的工作环境定义包括视图、常规、编辑的工作环境定义包括视图、常规、编辑/查找、键盘、数据表、窗体查找、键盘、数据表、窗体/报表、数据表、高级选项和查询等，这些设置都可以通过报表、数据表、高级选项和查询等，这些设置都可以通过“选项选项”对话框来完成。对话框来完成。 1

56、设置视图显示方式 视图显示方式是指视图显示方式是指Access 2003如何显示其界面元素，其设置的方法是：单击如何显示其界面元素，其设置的方法是：单击“工具工具”“选项选项”菜单命令，调出菜单命令，调出“选项选项”对话框，单击对话框，单击“视图视图”选项卡，如图选项卡，如图1-3-7所示。该对话框中部分选项的含义如下所述。所示。该对话框中部分选项的含义如下所述。 （1）显示栏：该栏中共有）显示栏：该栏中共有6个复选框，用于对显示的方式进行设置。个复选框，用于对显示的方式进行设置。 状态栏：选中该复选框，将在主窗口的底部显示有关指示信息。状态栏：选中该复选框，将在主窗口的底部显示有关指示信息。

57、 第35页/共46页 启动任务窗格：选中该复选框，将在启动启动任务窗格：选中该复选框，将在启动Access 2003时启动任务窗格。时启动任务窗格。 新建对象的快捷方式：选中该复选框时，在新建对象的快捷方式：选中该复选框时，在“数据库数据库”窗口中显示新建各种数据库对象的快捷方式。窗口中显示新建各种数据库对象的快捷方式。 隐藏对象：选中该复选框时，在隐藏对象：选中该复选框时，在“数据库数据库”窗口中显示所有用户数据库对象，包括被设置为隐藏的对象。窗口中显示所有用户数据库对象，包括被设置为隐藏的对象。 系统对象：选中该复选框时，在系统对象：选中该复选框时，在“数据库数据库”窗口中显示用户数据库对

58、象的同时也显示系统对象。窗口中显示用户数据库对象的同时也显示系统对象。 注意：系统对象用于维护系统，一般不要直接修改此类对象。注意：系统对象用于维护系统，一般不要直接修改此类对象。 任务栏中的窗口：选中该复选框时，任务栏中的窗口：选中该复选框时，Access 2003将在将在Windows任务栏中为每一个打开的数据库对象显示一个窗口按钮，这样可以实现窗口之间的快速切换。任务栏中为每一个打开的数据库对象显示一个窗口按钮，这样可以实现窗口之间的快速切换。 （2）在宏设计中显示：在该栏中可以设置在设计宏时是否自动显示名称列和条件列。）在宏设计中显示：在该栏中可以设置在设计宏时是否自动显示名称列和条件

59、列。 （3）数据库窗口中的鼠标动作：在该栏中可以设置是单击打开对象还是双击打开对象。）数据库窗口中的鼠标动作：在该栏中可以设置是单击打开对象还是双击打开对象。 2设置文件的常规设置 用上面的方法打开用上面的方法打开“选项选项”对话框，单击对话框，单击“常规常规”选项卡，如图选项卡，如图1-3-8所示。该对话框中部分选项的含义如下所述。所示。该对话框中部分选项的含义如下所述。 第36页/共46页 图1-3-7 “选项”（视图）对话框 图1-3-8 “选项”（常规）对话框 第37页/共46页 （1）打印边距：在这一栏中有）打印边距：在这一栏中有4个文本框，用于设置打印的左边距、右边距、上边距和下边

60、距。个文本框，用于设置打印的左边距、右边距、上边距和下边距。 （2）名称自动更正：这一栏中有）名称自动更正：这一栏中有3个复选框，只有上面的复选框选中时，下一个复选框才有效。个复选框，只有上面的复选框选中时，下一个复选框才有效。 跟踪名称自动更正信息：可以记录跟踪名称自动更正信息：可以记录Access 2003纠正对象名称引用错误的信息，但不会自动更正。纠正对象名称引用错误的信息，但不会自动更正。 执行名称自动更正：选中该复选可以对发现的错误进行纠正。执行名称自动更正：选中该复选可以对发现的错误进行纠正。 记录名称自动更正的更改情况：记录名称自动更正的更改情况：Access 2003将建立登录