旅馆筹备工作执行书

1、旅館籌備工作執行書 1. 籌備主管的職責 1. 提供業主於籌備期間的監控系統。 2. 掌握速度, 降低工期拖延的可能。 3. 減低建築成本掌握預算。 4. 減少作業的可能發生問題。 5. 確定工作目標的達成。 6. 迎合業主的期待。 7. 確定開幕順暢。 8. 提高旅館的市場形象。 2. 籌備經理與旅館總經理的職掌分工 1. 財務與稅務。 2. 建築體的接受。 3. 作業的預算。 4. 營建的預算。 5. 承租的事務。 6. 法律顧問與律師。 7. 傢俱、固定裝飾與作業設備。(ff&e) 8. 餐飲的策劃。 9. 預估。 10.移交的時間表。 11.保險。 12.籌備案的理念的傳播。 13.人

2、力資源。 14.鎖匙安全系統 15.營建的各類法規 16.各類使用品營執照 17.維修合約 18.營建的各類包商會議 19.菜單 20.作業的理念發展 21.開幕的計劃 22.開幕日期 23.採購與驗收(旅館建築、室內商品) 24.旅館作業器材設備的採購與驗收 25.各類訓練 26.各類印刷品 27.保防與消防 28.薪資編列與預算掌握 29.市場行銷策劃 30.客房的定價 31.訂房系統建立 32.業務的開拓 33.安全警衛 34.作業要求的建立 35.主要電腦系統的設定 36.各類電訊系統與安裝 37.標誌系統 38.員工上/下班管制系統 39.各類室內營建修正 40.旅館作業器材設備的訂

3、定與修正 41.各類政府機關的檢查 42.籌備案安全管制 43.籌備案的品質控制 44.廚房設備安裝 45.各類有關交通的安排 46.營建中的改變審核 47.建築師與室內設計師的協調。 2.2 旅館開幕前籌劃工作表 立地條件評估 市場調查 可行性評估 旅館設計經營理念確立 營建預算 營運預算 整體籌劃及預算 營建施工計算劃及預算控制 各有關營運操作預算 及旅館的財務計劃 各項施工方案及材料選配 旅館營運計劃或選洽 旅館管理公司合作 現場成包商合約 旅館總經理 籌備經理洽選 3. 旅館總經理報到前的準備事項 3.1 簡介與溝通 總經理就職之前, 業主或籌備經理(顧問群)需就旅館的開設理念、計 劃

4、、營運方針與計劃, 市場競爭及未來策略, 事先以細目分類詳列, 以 便與總經理, 就旅館的整體未來營運政策及作業方針, 得以作好溝通。 3.2 分類之各項如下 一般事項 ()- 造訪總公司及籌備處之日期/時間 ()- 造訪的會議時間及議題, 並事先儘快將下列相關文件及資料 , 送交總經理 ()- 管理合約 ()- 技術服務合約 ()- 可行性調查 ()- 市調文件 ()- 開幕前籌備預算 ()- 第一年營收預估 ()- 第一年營運成本預算 ()- 員工聘僱時間計劃表 ()- 市場計劃 ()- hotel fact sheet ()- 籌備計劃(籌備處) ()- 立地的各類相關資訊 ()- 總公

5、司的簡介 ()- 其它與總公司相關的企業簡介 ()- 法令資訊 ()- 正式對董事會通知總經理之聘僱及報到日期 ()- 安排與董事會成員(或相關企業主持人)的正式會面、時間 ()- 引見與本案有關之相關單位並延續發展工作關係 ()- 安頓總經理或高級主管眷屬的住宿 ()- 辦理總經理或高級主管的工作證及居留時間 ()- 相關稅務資訊 ()- 董事會預期的正式開幕日期 ()- 本地同行的引見介紹 3.3 與總經理洽商事項 一般類 ()- 業主與總經理商討管理合約, 雙方均需仔細逐條討論內容 ()- 商討本旅館案, 工地、地域的特性, 並解釋其中的相同事項 ()- 工程進度及開幕時間表 ()- 籌

6、備處承包商的工程進度實況 ()- 可行性評估 ()- 開幕前籌備預算 ()- 員工徵幕時間表 ()- 開幕前市場行銷計劃 ()- fact sheet on hotel ()- 各類設計圖 ()- ff&e 採購預算及表列 ()- 平面美工設計及合約 ()- 介紹本地與外國名流士紳給總經理 ()- 總經理的住宿 ()- 臨時性的工地辦公室 ()- 外籍工作者的情況 ()- 各部門主管的理想人選及聘請管道 ()- 銀行開戶的資料 檢討業主公司的事項 ()- 旅館之管理屬於業主 ()- 業主公司的組織體制 ()- 與業主公司的關係與溝通方式 ()- 股東/董事會成員的聯絡資料 ()- 股東/董事會

7、的權衡地位及運作情形 ()- 資金運用預算程序與核發方式 ()- 任何特殊預算協議 ()- 董事/股東會議時間表 ()- 前次董事/股東會議紀錄 ()- 總經理的紅利/獎金計劃 ()- 旅館的組識、架構 ()- 所推薦法律顧問 ()- 所推薦稅法顧問 ()- 行政作業時間表 人事福利休假政策 ()- 旅館店車的使用 ()- 外籍及本地員工的假期計劃 ()- 國定假期與例假日之制定 ()- 員工聘僱的政策 ()- 開業的政策 ()- 試用期的政策 ()- 員工解約的通知政策 ()- 病假的秩序/政策 ()- 加班的政策 ()- 員工紅利/獎金制度 ()- 資遣的政策/制度 ()- 員工交通問題

8、()- 外籍員工的子女教育 ()- 員工調職制度 ()- 本地員工的訓練 ()- 部門主管的特別權益 ()- 部門主管在旅館內外的管理政策 ()- 員工的權益 ()- 員工醫療、保險及相關福利 ()- 養老金及退休金計劃與制度 ()- 零用金支付制度 ()- 目前新旅館採用的政策 ()- 稿件的發佈 ()- 業主是否將其企業標識運用於飯店文件中 ()- 商店區的租約價格政策 ()- 對第一年預算及未來5年的營運收支計劃 ()- 市場行銷計劃簡報的時間 3.4 人力資源項目 討論下列各項目 ()- 旅館內各部門主管可能的人選 ()- 巳知的外籍員工的問題及居留、工作許可 ()- 何處及如何招幕旅

9、館的職工 ()- 開幕前籌備員工的地位及出路 ()- 員工報到時間計劃表 ()- 員工所需的語文能力及種類 ()- 人事組織表及薪資等級 ()- 員工之招募計劃與組織公司其同配合執行 ()- 登報求才、校園徵才的計劃內容及時間表 下列各類事項為旅館人力資源開發的政策, 需由g/m仔細檢討 ()- 每日/每週/每月工作時數 ()- 休假制度與政策 ()- 固定/例假日 ()- 試用期限 ()- 病假申請程序 ()- 事假申請程序 ()- 不適任員工的處理程序 ()- 加班的制度與加班費的訂定 ()- 紅利/獎金制度 ()- 員工住宿 ()- 員工交通 ()- 員工薪資上/下限政策 ()- 員工任

10、用的年齡 ()- 員工退休的年資/年齡 ()- 本地員工僱用之限制 ()- 本地警察機關的配合細查 ()- 意外保險的範圍及給付 ()- 醫療/死亡的保險範圍的給付 ()- 退休制度 職工訓練 ()- 開幕前訓練器材 ()- 外聘訓練/顧問/外派訓練 ()- 語言訓練計劃表 ()- 訓練預算 3.5 財務 ()- 旅館的財務長人選 ()- 開幕前預算控制及相關的支援 ()- 與業主公司協調對開幕前預算經費支出 ()- 開幕前籌備中期對經費支出的掌握與程序 ()- 旅館管理合約與財務部門的制度與程序的關係牽連 ()- 業主公司的財務狀況與特別的要求 ()- 本地銀行的安排 ()- 外幣與匯率的限

11、制 ()- 國外外幣兌換的限制 ()- 外籍員工稅務 ()- 外籍員工基本合約的要求項目 財務機具設備 ()- 那些巳訂貨及那些尚未訂貨 ()- 交貨時間 ()- 檢討財務採購項目表 ()- 本地財務機具設備維修情形 ()- 機具的承租情況及可行性 ()- 軟體維修合約 ()- 檢討財務部門與後勤單位之關連性 ()- 檢討員工到職時間表 餐飲部門的目標與重點 ()- 開幕前餐飲營運目標與重點 ()- 第一個5年的f&b營運計劃 ()- 市場行銷計劃 ()- 達成目標所需的支援與設施 餐飲部之行銷及促銷 ()- 館內促銷 ()- 廣告計劃 ()- 公關計劃 ()- 市場競爭趨勢 ()- 餐飲的行

12、銷組織 娛樂 ()- 與其它同行共同合作的可行性 ()- 娛樂合約訂定與共同協調合作 ()- 代理人名單 ()- 住宿安排 客房內小酒吧 ()- 提供於房內的器材設備 ()- 儲藏的成本分析 ()- 由那部門來管理負責小酒吧 ()- 小酒吧的控制系統 宴會 ()- 同行的宴席菜單收集 ()- 宴會廳的廣告行銷手冊與樣品收集 ()- 訂席辦公室的安置 ()- 宴會行銷計劃 ()- 宴會廳的所需設備 ()- 半工職服務員的計劃與來源 餐飲採購 ()- 進口物品的限制 ()- 餐具的存放 ()- 布品的存放 ()- 本地相關物品的品質與供應性 員工餐廳 ()- 旅館的政策考量 ()- 餐廳的裝璜與氣

13、氛掌握 ()- 餐飲成本、預算與質量控制 廚房 ()- 器材配置 ()- 儲存空間 ()- 消防控制 餐務部 ()- 員工編制 ()- 部門的所在地點位置 ()- 清潔維護計劃 ()- 消毒計劃 ()- 本地衛生法規 客房餐飲部 ()- 所需的廚務供應與地點 ()- 接線員辦公室 ()- 機具器材設施 3.7 市場行銷的討論 ()- 市場行銷主管的人選 ()- 開幕前市場開拓費用的預算 ()- 檢討現有的市場計劃 ()- 競爭對手的研究分析 ()- 生意的市場來源 ()- 同行的住房率收集調查 ()- 房價的調查 ()- 地區的旅行社調查拜訪 ()- 地區的商家調查拜訪 ()- 航空公司的調查

14、拜訪 ()- 市場目標與區隔 ()- 老客人的促銷計劃 ()- 開幕前的促銷計劃 房價的結構 ()- 第一年營運的房價政策 ()- 特別價格 ()- 套房價格 ()- 商務務樓層價格 ()- 促銷價格 ()- 團體價格 ()- 打折價格(一般) ()- 航空機員價格 ()- 會議住房價格 ()- 旅行社價格 ()- 大公司價格 姊妹飯店計劃 ()- 姊妹飯店之推廌 ()- 合作計劃 ()- 其它旅館成功模式參考 ()- 重要地區性合約 廣告 ()- 廣告代理商 ()- 廣告的計劃及預算 ()- 當地旅館形象建立 ()- 媒體的刊登適合性 ()- 同行媒體使用狀況 ()- 廣告使用的成效 ()-

15、 特殊廣告促銷行動 公關 ()- 媒體/新聞界的關係拓展與結構 ()- 為旅館正式開幕造勢協商洽談 ()- 各財團的關係拓展與結構 ()- 旅館廣告與平面設計 ()- 主管人選洽商 正式開業的行動計劃 ()- 邀請名單 ()- 新聞媒體的造勢協調 ()- 贈品 ()- 娛樂節目安排 ()- 酒會的次數與時間 ()- 預算的擬定與控制 ()- 酒會的模式與主題氣氛 3.8 工程事務與計劃 ()- 工程主管人選 ()- 機具設備與零件 ()- 本地之建築法規 ()- 檢視旅館作業及功能之設計 ()- 對設計之建議提出 ()- 外在環境條件檢視 ()- 工程管理政策 ()- 計劃案的控制 ()- 能

16、源效益與控制 ()- 儲倉管控制 ()- 缺失表單、銷毀表單及缺失校正 ()- 工程部於接收旅館大樓時的角色定位及計劃 3.9 採購事宜 ()- 採購部主管人選 ()- 裝璜、傢俱及機具設備表單 ()- 作業用及客用品的器材採購 ()- 採購程序 ()- 採購時的批准核發程序 ()- 廠商名單 ()- 開幕前倉儲計劃及設備器材 ()- 開幕前驗收設備器材 3.10 總經理的職責法津事務 旅館總經理, 需選定一位當地具知名度的律師, 來處理旅館所發生 之法律事件, 法律事件之處理需反應呈執到總公司。 財務主管尚未到職上任前, 營建事務的合約, 則需呈報總公司。 法律的顧問或律師需被充份授權來處理

17、因法律所需的有關證照, 且 得協助及時取得證照。 總經理需特別關注證照之取得。 籌備經理則需負責成功地取得各項有關之證照。 3.11 總經理職責維修與服務合約 下列之合約應由g/m負責 ()- 財務事務機器與辦公室用具 ()- 電腦維修合約 ()- 廣告與公關 ()- 貴賓禮車店車的修改裝申加長 ()- 垃圾的清理運送 ()- 戶外、室內的標誌、招牌 ()- 電梯 ()- 電視音響(有線無線)、廣播系統 ()- 外壁(窗)的清潔 ()- 消毒合約 ()- 清潔合約 ()- 園藝 ()- 游泳池維護 ()- 停車場及代客停車 ()- 冷凍/冷藏系統 ()- 空調(冷/熱) ()- 通訊/電話 (

18、)- 器材租賃 長期的維修、保養需於考慮器材採購時, 同時一併列入談洽之中。 3.12 總經理職責採購品驗收 旅館開幕前之作業器材的採購及盤存及g/m 的職權。因故, 開幕前 10個月採購經理必需聘僱上任, 以便制訂採購程序及控制和盤存系 統, 且需與總經理研商開幕前庫存地方及方式。 驗收、儲藏 旅館開幕前的驗收區或許將不太忙碌, 該驗收區的運作與管理, 需 由總經理指派負責任感的人員擔任, 需定點定時, 核對採購訂單及 發送貨單, 登錄事實, 必需建立破損及遺失的管制系統, 倉儲區需 注意空間大小, 溫度控制, 清潔, 安全維護。 3.13 總經理職責執照許可證 總經理需監督協助, 籌備處經

19、理(或顧問)取得各類相關證照如下: ()- 進口及關稅 ()- 食品酒類、香煙 ()- 衛生安全 ()- 消防 ()- 警察機關 ()- 現場歌舞表演 ()- 音樂演奏 ()- 空調、冷氣、電力、電梯、 鍋爐、洗衣設備 ()- 游泳池 ()- 垃圾清潔環保 ()- 營業執照 ()- 郵局(郵票) ()- 電話、傳真 ()- 工程 ()- 銀行 ()- 交通 ()- 投幣機 ()- 外部招牌 籌備經理需依當地的狀況需求極力提出其它證照需求。 總經理需控制各項證照之申請的件數, 作業時限, 並追蹤之。 3.14 總經理職責租賃 ()- 航空公司 ( )- 珠寶店 ()- 仕女店 ( )- 櫥窗 (

20、)- 花店 ( )- 計程車亭 ()- 報紙/雜誌攤 ( )- 藝廊 ()- 租車 ( )- 健身中心 ()- 美容院 ( )- 停車位/停車場 ()- 藥店 ( )- 銀行 ()- 旅行社代理 ()- 其它運動及娛樂設施 3.15 總經理職責保險 ()- 商業行為 ()- 建築物含火災及其它災害所致的直接傷害 ()- 鍋爐及機具 ()- 意外/盜賊/交通 ()- 一般責任險 ()- 公共責任險 ()- 公共償金 ()- 團保/意外險/壽險 ()- 其它 最好能提供建築圖、施工圖給保險公司以便得到諮商的意見。 3.16 總經理職責房價的結構 房價的決定都需依: 1. 客房的面積大小、裝璜設備位

21、置。 2. 市場的類級的競爭房價。 3. 旅館心目中的平均房價。 4. 市場的區隔與房客的層次。 5. 旅館的造價成本及其回收率。 6. 人工成本。 因為房價需列在宣傳單(冊)上, 故得需及早決定, 房價的決策委員 會需成立以利決策用。 房價的決定得取決於市場競爭者。 3.18 總經理的職責訂房 在前檯經理及其組員尚未報到上任之前, 所有的訂房都是由辦公室 內既有的秘書或其它部門的成員接訂的。自然地, 總經理辦公室亦 成為接辦這些訂房的單位。 但除非等到房價及開幕日期確知後, 在此極力建議的是需立即設計 一種臨時訂房單的表格, 依先後順序, 將訂房順次的登錄下來 , 待前檯經理報到上任後再移轉

22、給他去承接辦理。至此之後, 所有 的訂房都需直接轉由他來登錄辦理與執行。 其它如: 訂席、會議的預訂案件都先由總經理承接, 直到業務人員 僱聘後才轉由其承辦。 3.19 總經理的職責業務 由業務部主管尚未上任之前, 總經理亦需代替業務主管執行一切前 期業務工作。 3.20 總經理的職責 有件事必需避免的即是, 過份的捧吹旅館的高級豪華的消費形象 , 將嚇走一些有潛能的客人; 除非總他們真正體驗其價值。 故應儘可能避免豪華形象的延伸且儘一切可能的建立旅館的社區性 的事業。 其任何旅館籌備的成本, 需事先與總公司協商清楚, 才能對媒體公 開。任何給予媒體的訊息必需盡量反映事實性。 可考慮委僱一家當

23、地的廣告公關公司來執行這些市場開拓及宣傳的 事情。 任何的文宣廣告資料文件, 都需由總經理親自檢視, 以求其正確性 。而旅館的標誌則及早於事前決定, 以利文宣廣告的作業推動。 3.21 總經理的職責全面性的事務 簡單概要的說, 總經理是開幕前掌理作業行動的主要靈魂人物。開 朗機智有助於總經理避免一切粗糙的污點。 建議如下: 1. 凡事不要太計較太細鎖的事情, 亦不要太追根究底。 2. 經常筆紙不離手的紀錄事情, 且保持良好的追蹤習慣與系統。 3. 與外界同行保持良好的關係與溝通。 4. 與籌備經理共研各項工程完工日期。 5. 為身邊的主要成員建立一種團隊的精神, 透過經常性的談話建立 信心,

24、尊重並慎選他們的建議, 但確保最後的批准權。 6. 凡經決議之計劃, 應防範主要幹部浪費其時間及花費過金錢高去 更改。 7. 稱職的總經理, 必需放手讓其部下的主管去執行管理且批準支持 其執行過程。 8. 及早備妥旅館的管理規章及作業準則。 4. 籌備經理的職責 籌備案的協調關係 協助擬製有關作業器材的規格與採購明細。 與相關之建築師、顧問人員、承包商開會, 必要時得扮演中間者 的角色。 以書面或照片、圖說、經常性地向總公司報告工作進度及其它相 關的事情。 召開各類專家會議, 並協調其工作進度。 檢視並批准各項工作的必要更改, 且向總公司報備有關的巨大花 費項目。 準備所有工程移交與缺陷的表單

25、與流程。 定期召開各建築承商與小包商的工作會議, 並並登錄和保留會議 紀錄。 與工程部門保持密切工作, 以便掌握及準備完整的工程總進度表 。 與旅館開幕的成員, 聯繫各項相關旅館的開幕事項。 確實劃清界線, 籌備經理切勿干擾涉入旅館內部作業的籌劃與流 程。 旅館總經理亦確知, 各項有關建築方面的最後裁量權, 係屬於籌 備經理權限。 籌備經理需每週參加旅館開幕成員會議。 承辦各項旅館營運部門的問題與需求。 最重要的是需確使該籌備案準時地於時間與預算內完工, 且能適 切的滿足旅館操作者的要求與需求。 鎖匙與鑰匙的控管與發放係籌備經理的職責。 工務部需提供評細的總鎖王(haster key)的配置分

26、布。 除了建築工程安排外, 籌備經理需與旅館的管理操作部門, 於開 幕前核對, 檢視各類的鎖匙系統含: 一般用鎖匙 總鎖王 各樓樓層的次鎖王 緊急用的鎖匙 籌備經理需負責明列詳細的鎖匙移交時間表與程序。 籌備經理需負責明列詳細旅客存物安全箱的鎖匙移交時間表與程 序。 籌備經理需建檔並追蹤廠商保證書, 如下: 建築硬體 機器設備 作業器材 籌備經理需確使, 於總經理抵達前, 完成並配備好, 最少兩間 ( 兩種) 樣品房, 這是市場行銷與業務銷售最重要的精髓部份。 4.2 工程的缺失 任何的缺少或配備不足, 都需由籌備經理紀錄編總後向承商、供應 商及時地要求更正修改或補加配備。 建築的圖說規範及先

27、前的一般性狀況, 含各工程大小/ 主次承商的 細部完工的時間。由於一些工務的完工, 常常在該籌備案完成前 , 12個月或更長的時間完工, 故對主承包商而言, 籌備經理需要求製 作一份詳盡的主要/ 次要的工程進度表, 內有各項大小工程的開始 與完成、請照的時期及工程的細節合約保證。 籌備經理的主要職責是對於上述的事項必需確使其工程, 依合約保 證的開始與完成日完工, 以使該籌備案進行順利。 4.3 傢俱與器材設備的交運 籌備經理需確使所交運的機具器材, 設備與傢俱.等, 依合約規 範, 運抵交運的籌備案地點, 折箱完畢以供驗收。 5. 重要開幕作業計劃的系統性規劃簡介 主要的開幕前的作業計劃,

28、將可有利的協助總經理與各部門主管, 做為開幕前的作業指標。 此作業計劃, 需具有各項的檢查要項, 以利旅館開幕前, 各部門運 作正常順 (利該作業檢查計劃中的各要項, 得依現場與籌備案皂特 性予給修正)。 同時在計劃中, 亦需指明 各部門的職責分工清楚。 旅館開幕的預估上需給予一定額度時間加減預估, 以防工程進度上 的延遲或提前完工, 因為凡事都得仰賴工程施工進度。 旅館的開幕日期, 常因工程、天侯、機具設備的交運.因素而做 因應的調整措施。 各項工作的項目, 旅館開幕期, 而依順序往前推算安排其完成 的期限。在此時的工作時間表的安排中, 各部門主管得與總經堙密 切的溝通協調, 依全面的資訊提

29、供, 來安排各工作項目的完成時限 。 總經理於該時期間, 對人、事、物而言, 必需是個良好的策劃者、 組織者及管理者, 因為旅館開幕營運, 對管理操作者而言, 不應是 一個充滿危機及一堆問題的地方; 雖然一個旅館籌備案是必需會發 生問題而去待解決, 但是週詳的開幕前的計劃, 針對問題的發生之 預測及解決。 以為計劃中, 多出應變的方式, 卻是作計劃時需考慮進去的。 能有能力去對員工加以授權及提供他一個強而有力的一個管理支援 群, 是成功的主要因素。 5.1 作業計劃之應用方法 下列表格及應用執行的方法, 乃適用於規劃開幕前之作業計劃 之基礎依據。 此表列之功能, 一來可供總經理與各部門主管應用

30、於開幕的計劃與 執行順暢, 同時亦可為業主對進行中的旅館的開幕前的管理操作人 員的工作、項目、內容有較深層的了解以利溝通合作及查核成員的 工作表現之用, 以降低雙方的猜疑及不信任。 5.1.1 首先需成立工作成員或部門。 5.1.2 事情運作需以單位/部門的名譽切入洽辦。 5.1.3 下列的位名稱供參考: 總經理 駐店經理或執行副總 客房部經理 餐飲部經理 西餐主廚 中餐主廚 餐務部主管 飲 部經理 各餐廳主管 房務部 洗衣房 前檯客務部 工程部 安全室 業務部 公關室 人力資源開發部 5.1.4 一旦各部門之分派的工作職作確定後, 事情承辦即需依行動作業 的規劃細則, 編列工作代號, 依序去完成辦理。 5.1.5 各工作要目的開始與完成日期確認後, 亦需登於上述表列中, 以 利追蹤辦理。 5.1.6 同時負責的承辦人員之姓名代號, 亦需登列於行動者(承辦者) 的欄內。 5.1.7 追蹤方法 開始日期 完成日期工 工作過程 綠(順利) 工作延誤 紅(不順) (如表六) 5.1.8 一旦分工完成, 且上述工作時間表亦作實製成時, 所有表中有關 之人員就依此時限全力負責去完成所被分派之工作。 5.1.