公文写作的几点注意事项

1、公文写作的几点注意事项在日常的公文处理过程中，发现有很多常见错误，在此大 致归纳一下，希望引起大家注意。特别说明一下，这里的“公 文”不仅包括平常大家所说的“红头文件”，还包括计划、总结 等非红头并以单位或部门名义 发送的文件。1. “请示”与“报告”这是平常最容易混淆的两个文种。请示与报告都是发给上 级单位的，但请注意：请示是需要上级审批或批复的，而报告 则仅是汇报工作或事项，不需要上级审批或批复，这是它们最 根本的区别。“请示”必须一文一事，“报告”中不得夹带请示 事项。我们到政府机关或上级单位去办事的时候，经常听人家说 “这个问题你们先打个报告上来吧”，这时候就需要自己判别一 下，这个问

2、题需不需要上级审批或批复？如果是需要审批的， 那就用“请示”，而不是“报告”。日常工作中错将“请示”写 成“报告”的是最常见的公文方面的问题。2. 结构层次序号在公文写作中错误使用结构层次序号的人也很多，按照国家行政机关公文处理办法的规定，正确的使用方法是：第一 层为“ 一、”第二层为“（一）”第三层为“ 1. ”第四层为“（1 ）”。请注意，这里有两个问题，一是序号的选择，二是标题符号的选择。日常写作中，有的人在“一、”之后就用“（1）”，这是不规范的，而象“ 1）”“”这样的用法更是不规范的； 另外，“一”的后面应跟顿号，“1”的后面应跟点，“（一）”和“（1） ”的后面不跟标点符号。我们

3、经常看到的“1、” “一.”“（一）、”“（1）. ”等写法都是错误的，尤其是“ 1、“2、”这 样的写法是最常见到的。正确的结构层次序号范例如下：一、2005年工作总结与回顾（一）行政管理工作1.公文处理工作（1 ）收文工作3. 数字公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其余均应使用阿拉伯数字。如“3月2日我们 ”就不应该写成“三月二日我们 ”。而文件最后的成 文日期，如“二OO六年三月八日”就不应该写成“ 2006年3 月8日”。这里还要强调一下，年份中的“O” ，有人经常以阿 拉伯数字“0”或者英文字母“O

4、”来代替，这些写法是错误的。 打字时应该在输入法的软件盘区点击鼠标右键，再选择“单位 | 符号”，在出现的软件盘中选择正确的“O” ，见下图：P c雜盘标点符吕希賭字母数宇序号俄文字毋数羊符导症音符号7单位符号拼音制恚符日立平假容日文片假名 1舊一|1H2345 a 78l|S0 口毬1-Tab ；壹匚21tA i玖【 t H拾】1Caps仟D 千万亿兆Ha.K 拍L1 j|Er Shift 屋CB1-117InsDeEsc |豪全拼|丄|叮|选取此符号点击右键或者可在“ Word ”文档中选择“插入”,“时间和日期”。插入卫榕式日期和时间索引和目录圉片（I）选择应填写日期。4. 公文引用方法

5、文件中引用公文应当先说明发文机关，再引标题，后引发文字号。如“根据煤制油公司关于印发 （试行）的通知（中煤油办2005116号）”，我们经常看到的错误引用方法是“根据中煤油办2005116号文关于印发 （试行）的通知”，有的甚至连发文机关、标题都不引用，直接列文号“根据中煤油办2005116号文”，令不知内情的读者不知所云。5. 发文字号提醒大家注意，发文字号如“煤油办 2005116号”中 的年份代字外的括号为六角括号“”，而不是方括号“”， 在公文写作中不要写错。6. 公文标题中的标点符号公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点 符号。7. 计量单位公文中应当使用国家法定计量单位

6、，并且注意大小写。下面列出几个常见的错误：单位 正确写法错误写法 单位 正确写法错误写法千伏kVKv, Kv, kv兆帕MPaMpa ， PA兆瓦MWMw,mW,mw米mM千克kgKg，Kg，kG公里kmkM，Km8.发文会签拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门 应当主动与有关部门协商，办理会签，取得一致意见后方可行 文；如有分歧，主办部门的负责人应当出面协调，仍不能取得 一致的，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与 有关部门会签后报请上级领导协调或裁定。9.公文的文风公文属特殊的应用文，不同于小说、散文、诗歌，也有别 于普通的应用文。公文写作不需要华丽的辞藻堆砌，文风应简 练、平实，以把事情说清楚为原则。公文是代表单位立场的文 件，有其严肃性，写作