体系文件编写方法

1、质量管理部质量管理部2021/6/172021/6/172 2体系文件框架体系文件框架2021/6/172021/6/173体系文件层次和类别体系文件层次和类别n 一级文件一级文件p质量手册p质量手册的补充性文件（分册）n 二级文件二级文件p程序文件p管理规范n 三级文件三级文件p质量记录模板p文档模板p规则惯例和约定p检查单2021/6/172021/6/174体系文件编写、审批和发布体系文件编写、审批和发布n 一级文件一级文件p质量管理部和体系覆盖的主要业务部门负责质量手册编写p管理者代表审核p质量管理委员会审议p总经理批准发布n 二级文件二级文件p质量管理部组织各部门编写p质量管理委员会

2、审议p管理者代表批准发布n 三级文件三级文件p各部门编写p各部门经理审核p管理者代表批准发布2021/6/172021/6/175体系文件编号规则体系文件编号规则 一级文件一级文件n 编号规则编号规则 THUNISOFTQ1-QM(-NN)，简称，简称Q1-QMpTHUNISOFT：北京紫光华宇软件股份有限公司pQ1：Q即Quality，Q1代表质量体系文件的第一层文件pQM：Quality Manual质量手册pNN：代表质量手册分册的序列号，目前暂定质量手册有2个分册，分别为： Q1-QM-01软件过程改进、 Q1-QM-02IT服务管理n 物理命名规则：物理命名规则：Q1-QM-Manu

3、alName(-NN).doc举例：Q1-QM质量手册.doc Q1-QM-02IT服务管理.doc举例：Q1-QM-质量手册 Q1-QM-02-IT服务管理2021/6/172021/6/176体系文件编号规则体系文件编号规则 二级文件二级文件n 编号规则编号规则 THUNISOFTQ2-PPP-rr，简称，简称Q2-PPP-rr pTHUNISOFT：北京紫光华宇软件股份有限公司pQ2：Q即Quality，Q2代表质量体系文件的第二层文件pPPP：二级文件所在的类别的英文缩写 prr：二级文件在其所在类别中的序号 （二级文件结合业务流程和文件类型分为10大类）n 物理命名规则：物理命名规则

4、：Q2-PPP-rr-ProcedureName.doc举例：Q2-RES-02-人力资源管理表示：二级文件“人力资源管理”是“资源管理”类别中的第二个二级文件 举例： Q3-MNG-03-质量体系文件控制.doc 2021/6/172021/6/177体系文件编号规则体系文件编号规则 二级文件二级文件二级文件分为以下10大类2021/6/172021/6/178体系文件编号规则体系文件编号规则 三级文件三级文件n 编号规则：编号规则： THUNISOFT-Q3-PPP-rr-nn,简称简称Q3-PPP-rr-nn pQ3：质量体系文件的第三层文件；pPPP-rr：当前文件挂靠的二级文件序号；

5、pnn：当前文件在所挂靠的二级文件中的排列序号（两位）。n 物理命名规则：物理命名规则： Q3-PPP-rr-nn-RecordName. Dotemlxltmpt举例：Q3-MNG-03-01-文件领用登记表.doc 举例：Q3-ERS-02-02培训申请表表示：“培训申请表”是编号为“Q3-ERS-02”的二级文件中产生的第二个三级文件。2021/6/172021/6/179ISO20000文件清单文件清单n 一级文件一级文件Q1-QM-02-IT服务管理n 二级文件二级文件 Q2-CS-01-服务计划 Q2-CS-02-服务级别管理 Q2-CS-03-服务报告管理 Q2-CS-04-服务

6、的连续性和可用性管理 Q2-CS-05-预算管理 Q2-CS-06-能力管理 Q2-CS-07-信息安全管理 Q2-CS-08-业务关系管理 Q2-CS-09-事件管理 Q2-CS-10-问题管理 Q2-CS-11-配置管理 Q2-CS-12-变更管理 Q2-CS-13-发布管理 Q2-CS- Q2-PS-01-供应商管理n 三级文件三级文件 若干2021/6/172021/6/1710体系文件通用要求体系文件通用要求n语言语言p 职责分明，语气肯定，避免用“大致上”、“基本上”、“可能”、“也许”之类词语。p 结构清晰、文字简明、文风一致。p 遵循“最简单、最易懂”原则。n内容内容p 该说的

7、要说到，说到的要做到。2021/6/172021/6/1711体系文件内容及格式要求体系文件内容及格式要求 一级文件一级文件n内容内容p参考标准和公司的实际情况 p内容覆盖公司认证的范围p不能照搬样例或网上资料p作为纲领性文件，内容不能繁琐冗长n格式格式 质量手册（分册）模板质量手册（分册）模板.doc2021/6/172021/6/1712体系文件内容及格式要求体系文件内容及格式要求 二级文件二级文件n内容内容 遵循遵循5W1H和和PDCA原则原则p5W1H（六何分析法）：When何时、Who何人、Where何地、What何事、Why为什么、HOW如何进行。pPDCA（戴明环）：P（Plan

8、）计划、D（Do）执行、C（Check）检查、A（Action）行动改进。n格式格式 程序文件模板(管理规范类).doc 程序文件模板(流程类).doc 流程图模板.vsd2021/6/172021/6/1713体系文件内容及格式要求体系文件内容及格式要求 三级文件三级文件n内容内容p质量记录模板所表示的流程与二级文件描述的内容一致p质量记录模板的设计遵循PDCA循环p文档、规则惯例和约定、检查单内容满足标准的同时，符合公司实际n格式格式 质量记录模板-竖表.doc 文档模板(表格形式).doc 文档模板(表格形式).xls 文档模板(文字描述形式).dot 规则惯例和约定模板.doc 检查单模板.xls2021/6/172021/6/1714其他文件格式其他文件格式n培训模板培训模板 采用公司统一要求的风格。 公司内部网站：首页 信息发布 模板工具 常用文档/政府公文模板 演示文档常用模板。 2021/6/172021/6/1715文件编写过程怎么寻求帮助？文件编写过程怎么寻求帮助？文件风格？文件