ERP实施中的基础数据准备

1、ERP 实施中的基础数据准备原创本文来自 e-works ，因为转载众多未联系到原作者， 版权归原作者所有。如需投稿请参看首页“原创投稿”说明。 收集完整而准确的基础数据， 是 ERP 成功实施的必要条件。 实施 ERP 并不只是购买和安装一套软件，在正式运行之前 有很多工作要做，基础数据的收集准备就是一项很重要的工 作。ERP 系统如果没有基础数据的支持就成了无源之水无 本之木，是无法运行的。如果支持系统运行的基础数据是错 误的或不完整的，那么系统运行后也只能得到错误结果和不 完整的信息。因此，基础数据的准备可以说直接影响到系统 能否正常运行，不可轻视。对于基础数据的收集要求就是完整和准确，

2、那么，究竟 要准备哪些数据，又如何收集才能达到完整和准确的要求呢？ 根据我们实施 ERP 的经验，以下提供一些参考借鉴。 一、基础数据支持各自子系统的同时又满足系统集成性的要 求 ERP 系统通常以物流、 财务、 制造三大体系为主， 个体系又分为若干个小的子系统，同时三大体系及其下层子 系统又是一个互相集成的整体。因此我们应该根据不同子系 统的功能要求和满足系统集成性的要求来准备数据。我们以库存管理子系统为例来说明该系统的基础数据 准备对该子系统的支持以及对整个 ERP 系统的支持作用。 库存管理系统作为整个物流、制造体系的基础，一般放在物 流体系中，库存管理中的相关基础数据准备尤为重要，它是

3、 系统能够良好运行的保证，也是充分发挥 ERP 系统功能 如运行 MRP 计划、进行预测操作等的前提条件。库存管理 不仅应该确保信息准确，满足客户和市场的需求，还有一项 重要任务是控制库存存量，加速库存周转，降低库存资金占 用，从而降低库存成本。1、物料数据（ 1 ）物料定义及编码根据 ERP 系统的通用定义， “物料”是为了产品出厂，需 要列入计划的一切不可缺少的物的统称，不只是原材料或零 件，还包括毛坯、在制品、半成品、成品、外购件、包装材 料，甚至还包括工程工具、 劳保用品、 能源等等的一切物料。ERP 系统要利用计算机的处理速度和处理容量来处理 大规模的数据，因此数据必须规范化编码，便

4、于计算机识别 和检索。对物料进行规范化编码是为了对物料进行高效、有 序的管理，同时，有了规范化的物料编码也便于在系统中对 物料进行分类、检索与统计，以及物料信息的交换与共享。（2）物料数据设置在 ERP 系统中，物料最主要的数据都存储于物料主文 件中，该文件集中反映了物料的各种参数、 属性及相关信息， 如物料编码、名称、分类、计量单位、计价方式等等，因此 最先要设置的是物料主文件。所有要在系统里使用的物料都 必须先在物料主文件里建立记录，以便进入该文件后都可以 查到。一般的 ERP 系统，每一条物料数据都提供了许多关于 该物料的描述参数，用户并不一定对每个参数都要设置，只 要设置那些系统运行时

5、必需的以及对自己进行物料管理时 有用处的参数。进行物料数据设置时，有些字段的内容必须 由用户自己先定义后再从中进行选择。另外一些字段的内容 则可以系统提供的可选项里进行选择。对于没有可选值的字 段内容，用户在建立物料记录时按实际值输入即可。物料主文件的记录建立后，才可以在其他数据文件里创 建相应的物料数据。2、仓库数据（ 1 ）仓库设置库存管理经常用到的物料操作都是基于仓库和库位的， 企业所有库存事务涉及到的仓库，包括厂内外、租用和销售 网点的库房，都应纳入系统，明确定义。定义仓库和库位是 企业定置管理的重要内容。在设置仓库时，要先定义仓库的类型。在制造业企业， 一般可以设置的仓库类型有：材料

6、库、产品库、半成品库、 副产品库、废品库、配件库等。仓库数据的设置，可以根据 仓库的不同类型来进行，同一种类型也可以根据不同的需求 设置多个仓库。（2）库位设置设置库位前， 可以先对整个仓库进行分区， 即设置库区 在 ERP 系统中，库区的设置主要以物理方位进行，如东、 西、南、北区，或者根据实地的划分，按顺序来分区。库位就是指仓库中物料存放的货架，在库区中按地点和 功能进行划分，来存放不同类别或处于不同状态的物料。如 物料质检前后应该分开存放，就要设置两个库位来区分。库 位的设置，可以方便仓库中对物料的组织，以及出入库时对 物料的管理。每个仓库都可以设置自己的库区和库位。在设置库位时， 有一

7、个实际库位与逻辑库位的问题。实际库位是指在工厂仓 库中实际存在的库位，比如一个个的货架，可以当作库位。 逻辑库位是系统中虚拟设置的库位，在仓库中并不一定有， 或者库位的编码与实际的情况没有一一对应，只是考虑到进 行库存管理时收发货的方便，以及销售分配的合理性而设置 的。当然，在实施 ERP 时，库位的设置最好是与实际情况 相符比较合理，因为这样使库存管理更真实，否则库位对于 库存管理来说将是一种“黑匣子”的操作方式。3、库存交易类型 库存管理的主要内容就是对仓库中的物料进行收发存 的管理。在库存管理中，每一笔库存交易都会产生一个交易 订单号，便于查询与统计。为了使以各种不同的方式出入库 的库存

8、交易产生的订单序列号各不相同，设置了库存交易类 型参数，该参数能够控制各种库存交易产生怎样的订单序列 号，并能根据不同的设定， 对库存交易订单做出不同的处理。 更重要的是，各种不同的库存交易类型所关联的会计分录是 不同的，所以系统中要给各种不同的交易类型设置相应的会 计事件， 这样在进行库存交易时所发生的财务关系， 会清晰、 自动地反映到财务模块进行相应的结算，保证仓库中实物与 财务的统一，物流与资金流的同步。在同一系统环境中，如果存在多个不同结算实体，而不 同单位使用了相同的库存交易订单类型，也可以通过控制其 所用的序列号参数，使其产生不同的订单序列号，这样就可 以清楚地区分不同单位使用相同

9、的库存交易类型所产生的 订单。认识到基础数据对各自子系统的支持作用及必须满足 系统集成性的要求之后，我们就可以根据此来收集基础数据 了。当然不同的 ERP 软件在系统结构和功能上会有所不同， 收集数据必须同时依据所选用的软件来进行，因此采用此方 法收集基础数据要求对 ERP 及对所选用的 ERP 软件都要有 所了解。在收集数据的过程中。我们不仅要考虑数据对子系统的 支持，还要考虑到与其他子系统的集成。拿供应商资料收集 来说，我们要注意以下一些细节，以保证整个系统集成性的 要求。（1）供应商信息需要财务部门和采购部门进行核对， 保证一致性。（ 2）供应商名称为供应商的法定名称， 不能只写缩写。（

10、3 ）供应商编号，需要确定编码规则。（4）供应商地点名称要确定命名规则。（ 5 ）供应商银行帐户和帐户编号，当付款时，用户可 以比较方便地看到帐户信息。为了保证数据的准确性，必须把这几条注意点放进数据 收集表的说明部分。 二、基础数据必须能最大程度地反应企业的现状 以上只 是提供了收集基础数据的一个角度，为了使思路更加清晰， 收集时更加方便快捷，也为了可以互相补充以避免有所遗漏， 有必要研究从其他角度来进行基础数据的收集。通过仔细的研究，我们发现为了支持系统的运行，这些 基础数据必须能够最大程度地反应出企业的现状（或经流程 重组后企业将来出现的状况） ，具体的说，这些数据给出了 企业内部所拥有的各种资源以及物料及其属性，给出了企业 的外部资源，给出了企业工作流程运转和变化的临界条件， 给出了企业的标准加工数据和产品结构信息。有了这些基础数据，将能够反应出企业拥有资源的现状， 生产能力现状以及工作流程现状。我们可以据此来收集基础 数据。（1）收集企业内部所拥有的各种资源以及物料及其属 性数