物玛乡文件材料归档范围和文书档案保管期限规定

1、物玛乡文件材料归档范围和文书档案保管期限规 定为切实加强乡机关档案规范化建设，提高档案管理使用水平，根据国家档案局第8号令机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定及改则县档案局相关要求，结合我乡职能和工作实际，特制定本规定。一、本规定中的机关文件材料是指乡机关在工作活动过程中所形成的各种门类（包括文书、人事、基建、会计等）和载体（包括纸质、磁性、电子等）的历史记录。二、文件材料的归档（一）归档的文件材料的范围1、上级机关的文件材料（1）上级机关召开的涉及我乡业务并需要贯彻执行的会议文件材料;（2）上级机关颁发的属于本乡主管业务并要贯彻执行的文件材料，上级机关颁发的非本乡主管业务但要贯彻执行的

2、文件材料；（3）党和国家领导人、上级领导等视察、检查本地区本乡机关工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像、电子等材料；（4）代上级机关草拟并被采用的文件的最后稿本和印本；（5）上级机关转发本机关的文件(包括报纸、刊物转载等)。2、乡机关的文件材料（1）党组、行政领导会议文件材料，工作会议、专业会议材料；（2）颁发的(包括转发及与其他机关联合颁发的)各种正式文件的签发稿、修改稿、最后定稿、文件正本，有党和国家领导人重要修改意见和批示、指示的稿本，文件发文稿纸，文件处理单；（3）乡制定的工作条例、章程、制度等文件材料；（4）乡机关及各科室活动形成的工作计划、总结、报告等；（

3、5）乡机关的请示、报告与上级机关的批复、批转文件，下级机关关于重要业务问题的来函、请示、报告与本单位的复函、批复、批转文件；（6）乡机关接受上级或同级机关检查工作时和检查下级机关单位工作、调查研究形成的文件材料；（7）乡机关的成立，内部机构设置、撤并、更改名称、启用印信及组织简则、人员编制等文件材料；（8）乡机关的组织沿革、大事记、年鉴，反映本机关重要活动事件的剪报、声像材料，荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像、电子(包括元数据和背景信息等)等文件材料；（9）内容重要的人民来信、来访材料，领导的指示和本机关处理人民来信、来访形成的记录、摘要单、调查处理报告、统计分析资

4、料等；（10）党组、团委、工会和内部组织机构在工作活动中形成的文件材料；（11）乡机关人员和直属单位领导班子成员任免(包括备案)调配、培训、聘任，党员、干部、职工名册、报表，以及本机关职工的录用、转正、定级、调资、退职、退休、离休、调离、评残、抚恤、死亡等文件材料；（12）乡机关及直属单位的职工调动、转移工资，毕业生分配的行政、工资、党团工会组织介绍信及存根；（13）乡机关及其工作人员获得的，或授予业务下级或直属单位及其工作人员的奖惩等的文件材料，行政处罚、行政复议、处分等工作中形成的文件材料；（14）乡机关制定的纪检监察、审计管理规定、办法、对下级单位全面的带有倾向性的问题以及经济责任的纪检

5、监察、审计事项，上级交办的纪检、监察、审计事项的调研、结论、通报和处分材料； （15）各种统计报表和统计分析资料；（16）乡机关形成的财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料以及财产、物资、资产登记、重要的合同协议、档案等的交接凭证、清册，机关预算文件材料；（17）乡机关编印工作情况简报等交流性文件；（18）乡机关与外单位签订的各种合同、协议书等文件材料；（19）乡机关与其它机关协商工作往来文件材料；（20）乡机关办理的人大建议和政协提案文件材料;（21）乡机关在项目核准、审批过程中形成的文件材料。3、下级机关、单位的文件材料下级机关、单位报送的重大问题的专题报告，年度和年度以上的工作计划、总结、

6、典型材料、统计报表、财务预算等文件材料。 （二）不归档的文件材料的范围 1、上级机关的文件材料（1）上级机关任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，普发性供参阅、不需本机关办理的文件材料；（2）上级机关发来供工作参考的抄件；（3）上级机关征求意见未定稿的文件； 2、本机关的文件材料（1）重份文件；（2）无查考利用价值的事务性、临时性文件；（3）未经会议讨论，未经领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿(重要法律、法规性文件除外)，文件的各次校对稿(最后定稿除外)；（4）从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料；（5）无特殊保存价值的来信、一般性表态、询问一般性问题、提出

7、一般性建议或意见的人民来信、不需办理的电话记录；（6）机关内部互相抄送的文件材料；（7）乡机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料；（8）为参考目的从各方面收集的文件材料； 3、下级机关、单位的文件材料（1）下级机关、单位送来的情况反映、不应拟报或不必备案的文件材料；（2）越级抄报的、一般的、不需要办理的文件材料；（3）下级机关、单位抄报备案的一般性文件材料；（三）把握“随办随归档”的原则，将办理完毕的应归档文件材料，及时整理后归入档案盒。（四）凡属乡机关归档范围的文件材料，要按规定移交给负责档案工作的责任人，实行集中统一管理，任何个人不得所为己有或拒绝归档。（五）归档文件以“件”

8、为整理单位。一般每份文件为一件，但有些关联性强、实体不易分散的文件，可以两份或多份为一件。比如：文件正文与定稿，正文与附件，正文与文件处理单、发文稿纸等，原件与复制件，转发文与被转发文，来（去）文与复文等等。报表、名册、图册等，按照其本来的装订方式，一册（本）作为一件。三、归档文件的分类（一）乡机关归档文件采取年度保管期限分类法归档。即先根据形成和处理文件的年度对归档文件进行分类，再根据划定的不同保管期限进行分类。（二）归档文件分年度时，一般以文件签发日期（即落款日期）为准，判定文件所属年度；跨年度的文件材料，统一归在办理年度；组合为一“件”的文件材料，以装订时排在前面的文件的日期为准。四、本

9、机关文书档案保管期限分为永久、定期两种，定期一般分为30年、10年。定期保管的文书档案必须实行标时划分，不能直接注明或写上“定期”。永久是指反映本机关主要职能活动、基本历史面貌、经济关系和个人利益的，对本机关、国家建设和历史研究有长远利用价值的文件材料；定期是指在一段时间内对本机关工作有查考利用价值的文件材料。对上级或下级机关、单位的文件材料，乡机关归档时，其档案保管期限下调，以避免档案重复进馆。永久保管的文书档案要按有关规定向市档案局移交，定期保管的文书档案主要由乡机关留存备查。五、永久、30年、10年保管期限的归档文件分别从“1”编制流水件号。六、归档文件在装订时以“件”为单位固定好，并把

10、握好正本在前、定稿在后；正文在前、附件在后等一般原则。40页以内的文件采用包角包装（用包角套在文件的左上角，并用浆糊四面粘贴），超过40页的文件采用左上角穿两孔的方法装订。七、乡机关形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。八、联合行文、联合召开会议形成的文件材料，原件由主办机关归档，其他机关将相应的复制件或其他形式的副本归档。 附件：物玛乡文书档案保管期限表物玛乡文书档案保管期限表一、机关党组会议和行政办公会议的纪要、会议记录（永久）二、本机关召开工作会议、专题会议的文件材料（一）请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要（永

11、久）（二）典型材料、代表发言材料、交流材料、简报（30年）三、机关联合召开会议的文件材料（一）本机关为主办的1、请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要（永久）2、典型材料、代表发言材料、交流材料（30年）（二）本机关为协办的1、请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要的复制件或副本（30年）2、典型材料、代表发言材料、交流材料的副本（10年）四、党和国家领导人、上级机关、上级领导、人大代表、政协委员检查、视察本机关工作时形成的文件材料（一）指示、讲话、题词，照片、录音、录像（永久）（二）其它的（30年）（三）本机关工作汇报材料（30年）五、本机

12、关业务文件材料（一）本机关制定的办法、条例、规定、制度等方针政策性、法规性、普发性业务文件，中长期规划、年度计划、纲要等文件材料（永久）（二）本机关的请示与上级机关的批复、批示1、内容包括本机关主管业务；职务任免、机构设置、人员编制；职能调整、开办业务；启用任信等（永久）2、其它的（30年）3、没有结果的（10年）（三）同级机关、下级机关的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料1、内容包括职务任免、机构设置、人员编制；职能调整、开办业务；产权变更、区域变化、征用土地；启用印信；列入市重点建设项目、重大活动、重大科学技术、技术改造项目、普查项目等（永久）2、其它的（30年）3、没有结果的（10

13、年）（四）本机关代上级机关起草并被采用的重要法规性文件、专项业务文件的最后草稿（30年）（五）机关联合行文的文件材料1、本机关为主办的（1）办法、条例、规范、规定、制度等法规性、政策性文件材料（永久）（2）其它的（30年）2、本机关为协办的（1）办法、规范、规定、制度等法规性、政策性文件材料（30年）（2）其它的（10年）（六） 本机关编辑、编写的文件材料1、大事记、组织沿革、志书和公开出版的出版物定稿、样本；本机关职工撰写的公开发表的专业论文（永久）2、简报、情况反映、工作信息；反映本机关（本行业）重要活动事件的新闻报道剪报材料（30年）（七）行政管理活动中形成的文件材料1、行政管理工作制度

14、、程序、规定等文件材料（永久）2、行政管理工作中形成的审批、核准、备案等文件材料（1）固定资产投资、高新技术等项目的审批、管理、评估等文件材料（永久）（2）不动产、自然资源的所有权、使用权确认的文件材料（永久）（3）20年（含）以上有效或未注明有效期的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料（永久）（4）20年以下有效的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料（30年）3、行政管理工作中形成的备案文件材料（10年）4、行政处罚、处分、复议、国家赔偿等工作中形成的文件材料（1）涉及金额5万元以上或对社会有较大影响的整套材料（永久）（2）涉及金额5万元以下的整套材料（30年）（

15、八）计划、总结、统计、调研等方面的文件材料1、本机关年度和年度以上的计划、总结、业务工作统计及分析（永久）2、涉及本机关主管业务、重要职能活动的总结，重要专题的调研材料（永久）3、本机关内部职能部门年度或年度以上的工作计划、总结（30年）4、本机关半年总结、一般活动的总结、一般问题的调研材料主（10年）（九）出国或出境访问考察、参加国际会议，接待来访等外事活动形成的文件材料1、签订的协议、协定、备忘录，重要的会谈记录、纪要等（永久）2、出国审批手续、执行日程、考察报告、一般性会谈记录（30年）（十）市委、市政府督查件及办理结果（永久）（十一）主办或承办市级重大活动、重大工作形成的文件材料1、领

16、导讲话、工作方案、工作报告、总结（永久）2、协议、合同、日程安排、工作手册、各种票证、阶段性的总结、报告（30年）六、本机关机构编制、干部人事、党、团、纪检、工会、保卫、信访工作文件材料（一）机构设置、机构撤并、名称更改、组织简则、人员编制、印信启用和作废等文件材料（永久）（二）人事工作制度、规定、办法等文件（30年）（三）人事任免文件（永久）（四）先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料1、受县处级（含）以上表彰、奖励的通报、审批材料（永久）2、受县处级以下表彰、奖励的通报、审批材料（30年）（五）对本机关有关人员的处分材料1、受到警告（不含）以上处分的（永久）2、受到警告处分的（30年）（

17、六）职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤等文件材料（永久）（七）人事考核、职称评审工作文件材料（永久）（八）职工调动工作的行政、工资、党团组织关系的介绍信及存根（永久）（九）职工名册（永久）（十）年度或年度以上干部统计报表、国家公务员统计报表、离退休统计报表及统计分析材料（永久）（十一）党、团、工会工作活动中形成的文件材料1、工作报告、总结、换届选举结果（永久）2、重要专项活动的报告、总结等（永久）3、党团员、工会会员手册，批准加入党团、工作组织的文件材料（永久）4、年度或年度以上的党内统计报表、团组织、团干部、工会统计报表及统计分析材料（永久）5、党员、干部理

18、论学习，精神文明建设，思想教育工作形成的工作计划、工作安排、实施方案（10年）6、情况反映、工作简报（10年）7、民主生活会议记录（永久）（十二）纪检、监察工作中形成的综合性报告、调查材料1、党风廉政建设、反腐败工作形成的总结、报告，查处违法乱纪的调查材料（永久）2、其它的（30年）（十三）本机关处理人民来信来访的文件材料1、有省级以上（含威海市市委书记、市长）领导重要批示和处理结果的（永久）2、有其他领导批示和处理结果的（30年）3、其它有处理结果的（10年）七、本机关事务管理文件材料（一）房产、土地所有权和使用权的文件材料（永久）（二）与有关单位签订的合同、协定、协议、议定书等文件材料（永久）（三） 机关财务决算、劳动工资统计报表（永久）（四） 机关财务预算（30年）（五