行政学课件第十一章机关管理

1、行政学课件第十一章机关管理 第十一章第十一章 机关管理机关管理 行政学课件第十一章机关管理 教学目的教学目的 w 了解机关管理的涵义、功能、特征、意义、原则了解机关管理的涵义、功能、特征、意义、原则 及其现代化；及其现代化； w 理解机关环境管理的涵义、意义、机关的空间环理解机关环境管理的涵义、意义、机关的空间环 境管理原则和自然环境管理原则；境管理原则和自然环境管理原则； w 懂得机关物材管理、保管及其使用；懂得机关物材管理、保管及其使用； w 掌握机关文书管理的涵义、作用、文书的立卷；掌握机关文书管理的涵义、作用、文书的立卷； w 清楚机关档案管理的涵义、作用、原则与方法；清楚机关档案管理

2、的涵义、作用、原则与方法； w 认识机关日常工作制度与后勤管理及其意义。认识机关日常工作制度与后勤管理及其意义。 行政学课件第十一章机关管理 第一节第一节 机关管理概说机关管理概说 w 机关管理是行政内机关管理是行政内 部组织管理活动的重要组成部组织管理活动的重要组成 部分，属于管理技术，即狭部分，属于管理技术，即狭 义行政管理的研究范畴。义行政管理的研究范畴。 行政学课件第十一章机关管理 一、机关管理的涵义与功能一、机关管理的涵义与功能 w1 1机关管理的涵义机关管理的涵义 w现代行政有别于近代行政、传统行政的特征是：现代行政有别于近代行政、传统行政的特征是： w 其一，行政业务其一，行政业

3、务( (行政职能或行政服务行政职能或行政服务) )的大的大 量增多和行政的专业化。量增多和行政的专业化。 w 其二，从机关管理的内涵和它所包含的具体其二，从机关管理的内涵和它所包含的具体 内容分析，我们不难看出，机关管理虽然是行政内容分析，我们不难看出，机关管理虽然是行政 运营管理的重要内容，但在企业等的一般组织管运营管理的重要内容，但在企业等的一般组织管 理中也存在着与行政系统的机关管理内容类似或理中也存在着与行政系统的机关管理内容类似或 相同的内部运营管理。相同的内部运营管理。 w 因此，加强机关管理的研究和改进机关管理，因此，加强机关管理的研究和改进机关管理， 遵循制度化、科学化、勤俭办

4、事等原则对提高机遵循制度化、科学化、勤俭办事等原则对提高机 关管理的效率至关重要，具有紧迫性和重要性。关管理的效率至关重要，具有紧迫性和重要性。 行政学课件第十一章机关管理 2 2、机关管理的功能、机关管理的功能 (1)(1)具有发动的功能具有发动的功能 (2)(2)具有控制的功能具有控制的功能 (3)(3)具有代表的功能具有代表的功能 行政学课件第十一章机关管理 二、机关管理的特征及其意义二、机关管理的特征及其意义 其显著特征有：其显著特征有： (1)(1)现代的行政业务大量增多和行政的专业化，现代的行政业务大量增多和行政的专业化， 使机关行政事务随之大量增多，机关管理因此使机关行政事务随之

5、大量增多，机关管理因此 需要具有更高的技术性和熟练性。需要具有更高的技术性和熟练性。 (2)(2)机关管理的内容与企业行政运营管理的内机关管理的内容与企业行政运营管理的内 容和实际操作都具有共性。容和实际操作都具有共性。 (3)(3)机关管理本身并不是目的，而是实现目的机关管理本身并不是目的，而是实现目的 的手段。的手段。 (4)(4)机关管理问题的中心是对大量、复杂多样机关管理问题的中心是对大量、复杂多样 的行政事务的管理，具有较强的连续性和稳定的行政事务的管理，具有较强的连续性和稳定 性。性。 行政学课件第十一章机关管理 机关管理不仅仅是从属于政府进行机关管理不仅仅是从属于政府进行 社会管

6、理的行政活动，它在今天无论是社会管理的行政活动，它在今天无论是 规模上还是在技术上都发展到了很高的规模上还是在技术上都发展到了很高的 程度，支撑、维系着庞大的现代行政系程度，支撑、维系着庞大的现代行政系 统稳定、连续运行。机关管理是保证行统稳定、连续运行。机关管理是保证行 政系统实现其最终目标，行政系统得以政系统实现其最终目标，行政系统得以 高效运营的重要条件；同时，机关管理高效运营的重要条件；同时，机关管理 的正常、有效运营也是测定现代行政官的正常、有效运营也是测定现代行政官 僚制组织确定的重要标志。僚制组织确定的重要标志。 2 2、意义、意义 行政学课件第十一章机关管理 三、机关管理的原则

7、三、机关管理的原则 w第一，依据客观规则运行的原则。第一，依据客观规则运行的原则。 w第二，资材公私分离的原则。第二，资材公私分离的原则。 w第三，文书主义的原则。第三，文书主义的原则。 w第四，技能转移的原则。第四，技能转移的原则。 w第五，例外的原则。第五，例外的原则。 w第六，相同事务集中管理的原则。第六，相同事务集中管理的原则。 w第七，机械化的原则。第七，机械化的原则。 行政学课件第十一章机关管理 第二节第二节 机关环境管理机关环境管理 w 机关的环境是直接影机关的环境是直接影 响机关工作人员的精神状响机关工作人员的精神状 态和工作态度的重要因素。态和工作态度的重要因素。 行政学课件

8、第十一章机关管理 一、机关环境管理的涵义和意义一、机关环境管理的涵义和意义 机关的自然因素和四周的影响因素，统称为机关的环机关的自然因素和四周的影响因素，统称为机关的环 境，前者主要包括人的五官所感知的光线、颜色、温度、空境，前者主要包括人的五官所感知的光线、颜色、温度、空 气和声音等自然环境因素，后者主要是指办公室的设计和布气和声音等自然环境因素，后者主要是指办公室的设计和布 置与机关内各部门之间的工作流程的配合等空间环境因素。置与机关内各部门之间的工作流程的配合等空间环境因素。 环境的因素通过影响工作人员的心理和行为而在一定程度上环境的因素通过影响工作人员的心理和行为而在一定程度上 影响到

9、工作效率。从自然环境因素考察，我们可以发现，光影响到工作效率。从自然环境因素考察，我们可以发现，光 线、颜色、温度、声音直接影响工作人员的精神状态和工作线、颜色、温度、声音直接影响工作人员的精神状态和工作 态度，进而波及工作效率。再从空间环境因素看，空间管理态度，进而波及工作效率。再从空间环境因素看，空间管理 的如何，关系到空间成本的节约、空间的有效利用、工作流的如何，关系到空间成本的节约、空间的有效利用、工作流 程的缩短、资料的迅速处理、工作环境的改善、工作人员的程的缩短、资料的迅速处理、工作环境的改善、工作人员的 沟通和协调等与效率和效益相关的问题。因此，环境管理成沟通和协调等与效率和效益

10、相关的问题。因此，环境管理成 为机关管理的一个重要课题，甚至有人认为环境管理就是机为机关管理的一个重要课题，甚至有人认为环境管理就是机 关生态学，这不无道理。关生态学，这不无道理。 行政学课件第十一章机关管理 二、机关的空间环境管理原则二、机关的空间环境管理原则 w 第一，发展有效而成本低的工作流程；第一，发展有效而成本低的工作流程； w 第二，允许弹性布置，以利于重新安排和第二，允许弹性布置，以利于重新安排和 未来扩展；未来扩展； w 第三，定期检查各方面的空间管理效果，第三，定期检查各方面的空间管理效果， 谋求改善。谋求改善。 行政学课件第十一章机关管理 三、机关的自然环境管理原则三、机关

11、的自然环境管理原则 机关的自然环境是人的耳、目、口、鼻、身这五官所感知的机关的自然环境是人的耳、目、口、鼻、身这五官所感知的 视觉环境、听觉环境和空气环境，对它们给予科学的管理和控视觉环境、听觉环境和空气环境，对它们给予科学的管理和控 制，在一定程度上会有助于工作效率的改进。制，在一定程度上会有助于工作效率的改进。 首先，机关视觉环境的管理体现在三个方面：首先，机关视觉环境的管理体现在三个方面： w 一是机关的各类物材与设备要整齐和洁净；一是机关的各类物材与设备要整齐和洁净； w 二是机关办公室的墙壁、地板和天花板等表面环境的颜色要二是机关办公室的墙壁、地板和天花板等表面环境的颜色要 慎重选择

12、，以便使办公室和它所在的地区、所处的季节，以及慎重选择，以便使办公室和它所在的地区、所处的季节，以及 办公室性质及其内外光线等环境因素相和谐；办公室性质及其内外光线等环境因素相和谐； w 三是光线的选择要适度，使工作人员办公方便、迅速和舒三是光线的选择要适度，使工作人员办公方便、迅速和舒 适，减少视力的阻碍、不必要的疲劳和工作失误，在提高工作效适，减少视力的阻碍、不必要的疲劳和工作失误，在提高工作效 率的同时，减少精力的损耗。率的同时，减少精力的损耗。 其次，机关管理不能忽视了听觉环境。其次，机关管理不能忽视了听觉环境。 最后，机关管理自然环境时不能忽视了空气环境。最后，机关管理自然环境时不能

13、忽视了空气环境。 行政学课件第十一章机关管理 第三节第三节 机关物材管理机关物材管理 w 机关物材，主要机关物材，主要 包括办公用具、办公包括办公用具、办公 设备、办公图籍等，设备、办公图籍等， 是满足办公需要不可是满足办公需要不可 缺少的工具。缺少的工具。 行政学课件第十一章机关管理 一、机关物材采购一、机关物材采购 机关物材采购是政府采购的一部分。政府机关物材采购是政府采购的一部分。政府 采购采购 “乃是一国政府部门及政府机构或其他直接或间接受乃是一国政府部门及政府机构或其他直接或间接受 政政 府控制的企事业单位，为实现其政府职能和公共利府控制的企事业单位，为实现其政府职能和公共利 益，使

14、用公共资金获得货物、工程和服务的行为益，使用公共资金获得货物、工程和服务的行为”。 任任 何机关都应有自己的物材，以满足办公的需要。这些何机关都应有自己的物材，以满足办公的需要。这些 物材分三类：物材分三类： w （l l）办公用具）办公用具 w （2 2）办公设备）办公设备 w （3 3）办公图籍，即办公必备的图书资料，如地）办公图籍，即办公必备的图书资料，如地 图、字典、图表、法规、工作历和工作手册等等。图、字典、图表、法规、工作历和工作手册等等。 行政学课件第十一章机关管理 二、机关物材保管二、机关物材保管 w 机关物材的保管，主要是指物材的登机关物材的保管，主要是指物材的登 记、收藏、

15、分配、使用费用的签认以及物记、收藏、分配、使用费用的签认以及物 材的盘点、交换和养护等，目的是保持物材的盘点、交换和养护等，目的是保持物 材的效能。材的效能。 行政学课件第十一章机关管理 三、机关物材使用三、机关物材使用 w机关物材的使用，一般应遵循经济化、机关物材的使用，一般应遵循经济化、 有效化、标准化、制度化等原则。有效化、标准化、制度化等原则。 行政学课件第十一章机关管理 第四节第四节 机关文书管理机关文书管理 w 机关文书即公务文书，就是一般所说机关文书即公务文书，就是一般所说 的公文，是各类公文的泛称。的公文，是各类公文的泛称。 w 机关文书的种类繁多，它作为传达贯机关文书的种类繁

16、多，它作为传达贯 彻政府方针和政策、发布法规、请示和答彻政府方针和政策、发布法规、请示和答 复问题、指示和接洽工作、报告情况和交复问题、指示和接洽工作、报告情况和交 流经验的一种重要工具，在行政管理中起流经验的一种重要工具，在行政管理中起 着重要的作用。着重要的作用。 行政学课件第十一章机关管理 一、机关文书的涵义与作用一、机关文书的涵义与作用 具体说来，文书有两种解释：一是指人们利用文具体说来，文书有两种解释：一是指人们利用文 字文书和私人文书两类。二是指机关中从事字文书和私人文书两类。二是指机关中从事 公文工作的人员。机关文书相当于公务文书，也可称为公文工作的人员。机关文书相当于公务文书，

17、也可称为 公文，是各类公文的泛称。机关文书名目繁多，以它们公文，是各类公文的泛称。机关文书名目繁多，以它们 被发给的对象或方向为标准，可分为三类：（被发给的对象或方向为标准，可分为三类：（l l）上行）上行 文；（文；（2 2）下行文；（）下行文；（3 3）平行文。）平行文。 w 公务文书，在行政管理中起着极其重要的作用：公务文书，在行政管理中起着极其重要的作用： 一是政策法规的作用；一是政策法规的作用； 二是领导和指导的作用；二是领导和指导的作用； 三是联系和知照的作用；三是联系和知照的作用； 四是依据和凭证的作用；四是依据和凭证的作用； 五是宣传教育的作用。五是宣传教育的作用。 行政学课件

18、第十一章机关管理 二、文书的处理与要求二、文书的处理与要求 w 机关中的文书处理工作包括两个方面：机关中的文书处理工作包括两个方面： 一是发文处理；一是发文处理； 二是收文处理。二是收文处理。 w 发文的处理依次包括撰拟、审核、签发文的处理依次包括撰拟、审核、签 发、文印、校对、封发和归卷等程。发、文印、校对、封发和归卷等程。 w 收文的处理，一般包括签收登记、分收文的处理，一般包括签收登记、分 发、拟办、批办、承办、催办、清退和归卷发、拟办、批办、承办、催办、清退和归卷 等内容。等内容。 行政学课件第十一章机关管理 三、文书的立卷三、文书的立卷 w 文书立卷就是要按一定的原则把纷繁文书立卷就

19、是要按一定的原则把纷繁 零散的文书材料整理成系统有序的分类案零散的文书材料整理成系统有序的分类案 卷，卷， 以此方便有关人员的查找和使用，同时为有以此方便有关人员的查找和使用，同时为有 价值的文书资料的存档做好准备工作。价值的文书资料的存档做好准备工作。 行政学课件第十一章机关管理 第五节第五节 机关档案管理机关档案管理 w 机关档案是行政活动的历史记录，是是行政活动的历史记录，是 由机关文书按照一定规律保存起来的文书由机关文书按照一定规律保存起来的文书 资料资料。档案作为行政活动的历史依据保存 下来，对人们了解和研究行政史，保持行 政的稳定性和连续性，从而提高机关工作 效率和质量，以及推进政

20、务公开和行政民 主化起着重要作用。 行政学课件第十一章机关管理 一、机关档案管理的涵义与作用一、机关档案管理的涵义与作用 1 1机关档案管理的涵义机关档案管理的涵义 w 档案是各机关、团体、企事业单位和某些个人在社会活动档案是各机关、团体、企事业单位和某些个人在社会活动 中形成并作为历史记录保存起来，以备查考的各种文书和有关中形成并作为历史记录保存起来，以备查考的各种文书和有关 资料。机关档案是机关活动的历史记录，是由机关文书有条件资料。机关档案是机关活动的历史记录，是由机关文书有条件 地转化而来的，是按照一定规律保存起来的文书资料。也就是地转化而来的，是按照一定规律保存起来的文书资料。也就是

21、 说，文书资料是档案的前身和来源，档案是文书的归宿和精华。说，文书资料是档案的前身和来源，档案是文书的归宿和精华。 只有处理完毕后经过筛选，具有一定查考和利用价值的那部分只有处理完毕后经过筛选，具有一定查考和利用价值的那部分 文书及资料才能成为档案。文书及资料才能成为档案。 2 2机关档案管理的作用机关档案管理的作用 w 档案在机关管理中具有重要作用。首先，档案所记录的机档案在机关管理中具有重要作用。首先，档案所记录的机 关历史可以作机关工作时研究处理问题的依据，因而它有真凭关历史可以作机关工作时研究处理问题的依据，因而它有真凭 实据的作用。其次，它作为宝贵的第一手资料，对于人们了解实据的作用

22、。其次，它作为宝贵的第一手资料，对于人们了解 行政历史，总结经验教训，进行行政历史和现状的研究都有参行政历史，总结经验教训，进行行政历史和现状的研究都有参 考价值。第三，它可以保持行政的连续性和稳定性，从而提高考价值。第三，它可以保持行政的连续性和稳定性，从而提高 机关工作效率和质量。机关工作效率和质量。 行政学课件第十一章机关管理 二、机关档案管理的原则二、机关档案管理的原则 w 机关档案管理，就是按照科学的原则和机关档案管理，就是按照科学的原则和 方法使机关档案保持完好，为机关工作提供服务，方法使机关档案保持完好，为机关工作提供服务， 为国家积累档案史料。这是机关工作的一部分，为国家积累档

23、案史料。这是机关工作的一部分， 也是档案工作的基础，它必须遵守一定的规则。也是档案工作的基础，它必须遵守一定的规则。 w 首先，档案管理形式要集中统一。首先，档案管理形式要集中统一。 w 其次，档案必须完整安全，这是对档案管理其次，档案必须完整安全，这是对档案管理 工作的基本要求。工作的基本要求。 w 最后，档案管理要方便利用，这是它的根本最后，档案管理要方便利用，这是它的根本 目的所在，也是检查档案管理优劣的主要标志，目的所在，也是检查档案管理优劣的主要标志， 这需要检索迅速，调阅方便，为机关领导、基层这需要检索迅速，调阅方便，为机关领导、基层 单位或教学、科研搞好服务。单位或教学、科研搞好

24、服务。 行政学课件第十一章机关管理 三、机关档案管理的内容三、机关档案管理的内容 w 机关的档案管理，其基本内容是收机关的档案管理，其基本内容是收 集、整理、鉴定、编目、装订、保管、集、整理、鉴定、编目、装订、保管、 提供各种服务和统计等。提供各种服务和统计等。 行政学课件第十一章机关管理 第六节第六节 机关日常工作制度与后勤管理机关日常工作制度与后勤管理 w 机关日常工作制度主要包括机关 办公制度办公制度和会议管理会议管理两方面的内容。 后勤管理后勤管理也是机关管理的一项重要内 容，它涉及行政组织成员的生活起居 问题，是保证机关工作正常运转的生 活条件。 行政学课件第十一章机关管理 一、机关

25、办公制度一、机关办公制度 w 机关办公制度是机关人员在日常机关办公制度是机关人员在日常 工作中应该严格遵守的行为准则，它包括工作中应该严格遵守的行为准则，它包括 办公时间、办公秩序和考勤制度等。办公时间、办公秩序和考勤制度等。 w 办公时间是指几点上下班和每天工作办公时间是指几点上下班和每天工作 多少小时。多少小时。 w 办公秩序是指在办公时间里不得喧办公秩序是指在办公时间里不得喧 哗，哗， 行政学课件第十一章机关管理 二、会议管理二、会议管理 w 会议就是召集大家商讨问题的集会，它是一种有组织有会议就是召集大家商讨问题的集会，它是一种有组织有 目的的活动。会议作为一种社会历史现象，会议是领导

26、工作的一目的的活动。会议作为一种社会历史现象，会议是领导工作的一 种重要方法，但不是惟一的方法，更不是工作的目的，所以会议种重要方法，但不是惟一的方法，更不是工作的目的，所以会议 不能多开。不能多开。 w 随着社会进步所带来的会议在政治、经济和文化等方面作用随着社会进步所带来的会议在政治、经济和文化等方面作用 的日益增加，会议数量和规模也日益膨胀。这使得研究会议的发的日益增加，会议数量和规模也日益膨胀。这使得研究会议的发 展规律，提高会议效率这一课题越来越受到重视，简化会议战为展规律，提高会议效率这一课题越来越受到重视，简化会议战为 大势所趋。会议的简化，一方面是指能不开的就不开，即减少会大势

27、所趋。会议的简化，一方面是指能不开的就不开，即减少会 海，这可以通过精简机构、以文代会、就地解决等方法来处理；海，这可以通过精简机构、以文代会、就地解决等方法来处理； 另一方面是指必开的会一定要简单扼要，这可以通过算经济账研另一方面是指必开的会一定要简单扼要，这可以通过算经济账研 究开会方法，把会开活，追求会效来实现。如何简化会议和怎样究开会方法，把会开活，追求会效来实现。如何简化会议和怎样 开会以充分发挥会议的作用，这些问题属于行政领导者的艺术研开会以充分发挥会议的作用，这些问题属于行政领导者的艺术研 究范围。在机关管理的内容中，我们要解决的是与开会有关的事究范围。在机关管理的内容中，我们要解决的是与开会有关的事 宜，即为开好会议而做的