行政管理制度-2016讲解

1、装饰有限公司管理制度目录第一章 总 则一、公司管理大纲二、员工守则三、仪容仪态举止规范第二章 考勤管理制度第三章 人事管理制度第四章 薪酬管理制度第五章 出差管理制度第六章 办公用品领用管理制度第七章 印章使用管理制度第八章 证照使用管理制度 第九章 档案使用管理制度 第十章 保密制度 第十一章 会议管理制度 第十二章 合同管理制度 第十三章 车辆管理第一章 总 则1、本制度是公司全体员工在实施公司经营目标过程中的指导规范和行为准则。2、公司全体员工应认真学习、贯彻执行，维护我公司利益和形象。3、公司员工应发扬“健康生活、快乐工作、团结共进、开拓创新的公司精神”以及“严谨、细致、进取”的工作态

2、度，为公司的发展而努力。4、公司员工应倡导“诚信、团结、高效、创新”的公司文化。5、本制度解释权属公司行政人事部。一、公司管理制度大纲（一）公司全体员工必须遵守公司章程，遵守公司的各项管理规章制度及决议；（二）公司倡导树立“一盘棋”思想，禁止任何部门、任何个人做有损公司形象、利 益、声誉的事情；（三）公司通过发挥全体员工的积极性、创造性和提高全体员工作的思想素质，不断 完善公司的经营、管理体系，实行多种形式的责任制，不断壮大公司的实力和经济效益；（四）公司提倡员工刻苦学习专业技术知识，努力提高其自身的思想素质水平，打造 成为一支思想新、作风硬、业务强、技术精的员工团队；（五）公司鼓励员工发挥聪

3、明才智，为公司的发展提出合理化的建议；（六）公司实行“岗薪制”的分配制度，为员工提供收入和福利保证，并随着经济效 益的提高，逐步提高员工的福利待遇；公司为员工提供平等的竞争环境和晋升机会；公司 实行岗位责任制，实行考勤、绩效考核制度、评优树先，对做出贡献者予以表彰、奖励；（七）公司倡导求真务实的工作作风， 提高工作效率； 提倡厉行节约， 反对铺张浪费；倡导员工团结互助，同舟共济，发扬集体合作和集体创造精神，增强团队的凝聚力和向心 力；（八）公司全体员工必须维护公司纪律，对任何违反公司章程和公司各项规章管理制 度的行为，都要予以追究二、员工守则员工守则是企业内部约束员工行为的基本规则， 广泛征求

4、了企业员工的意见和建议， 以企业内部员工为主体， 编制出来的基本规则和规定。 既对员工的劳动行为有规范制约又 保障了员工的劳动利益和积极性。内容如下：（一）遵守国家法律、法规，爱国爱岗；（二）遵守公司的一切规章、通告及公告；（三）注意自身品德修养，切戒不良嗜好；（四）礼貌用语，微笑服务，着装得体；（五）本公司禁烟，如有访客需要吸烟，应告知公司禁烟，确有需要的可引导到户 外；（六）服从领导及主管的指挥监督，忠实勤勉的执行其职务，如有不同意见应婉转 相告或书面陈述，一经上级主管决定，应立即遵照执行；（七）珍惜公司信誉，严谨操守，尽忠职守；（八）服从领导，不得有敷衍塞责、玩忽职守的行为；（九）全体员

5、工必须经常锻炼、学习提高工作技能，以达到工作上精益求精，提高 工作效率；（十） 爱护公司财物，不浪费，不化公为私，不得将公司物品擅自带出公司；（十一） 保持公司信誉，不在非工作场合议论公司经营业务，不泄露业务秘密， 因员工过失或故意对公司造成损害时应付赔偿责任；（十二） 实事求是，不搞形式主义；坚持原则，不利用工作之便谋私利；（十三） 不私自经营与公司有关的商业或兼任公司以外的职业；（十四） 不任意翻阅、复制不属于本职范围的文件、函电；（十五） 不得收受与公司业务有关人或行号的馈赠、贿赂或向其挪借款项；（十六） 应通力合作、同舟共济、团结友爱，唯有努力经营提高服务质量才能获得改善及增进福利，才

6、能使公司长足发展三、仪容仪态举止规范（一）着装1、员工上岗时，必须穿着符合工作要求的服装，制服不可以有破损、污渍；2、任何指定穿着的服装随时保持清洁、平整；3、员工出席公司组织的重大活动应着西装，佩戴领带及领夹，穿皮鞋，领带长度要适中，领带要结扎得规范美观，保持皮鞋洁净亮泽；4、在岗时严禁卷露衣袖、裤脚等不雅穿着；5、员工须按公司要求佩戴显露公司的标志， 非工作需要，员工一般不将公司配备的 工作服装在公司以外穿着。（二）仪容规范1、面带微笑，保持开朗心态，有利于营造和谐、融洽的工作气氛。2、保持身体清洁卫生，这不仅是健康的需要，更是文明的表现，有利于与人交往。3、头发梳理整齐、面部保持清洁。4

7、、男员工不留长发，女员工不化浓妆。5、保持大声疾呼润泽，口气清新，以适应近距离交谈。6、手部干净、指甲修剪整齐，男员工不留长指甲，女员工不涂抹鲜艳指甲油。7、使用清新淡雅的香水。8、社交场合不宜戴墨镜（参观、旅游除外）。9、公文包（手提包）外观整洁，男士公文包以黑色为佳。（三）举止规范1、站立时，抬头、挺胸、收腹、双肩舒展、双目平视。2、站立时，双手不可叉在腰间，不宜放在裤袋，也不宜抱在胸前。3、站立时双腿不可不停的抖动。4、男女员工站立时双脚并拢呈 v 字。5、从容就坐，动作要轻而稳，不宜用力过猛。6、就座时，不宜将座椅或沙发坐满，也不宜仅坐在座椅边缘。7、就座后，上身保持正直而微前倾，头部

8、平正，双肩放松。8、入座后，双腿不可不停抖动。9、使用礼貌用语；（先生 / 女士）您好、请坐、请问您找哪位或（有什么事）、谢 谢、不客气、请慢走等。（四）引导客人规范1、引导客人应走在客人的侧前方， 上楼梯时应走在客人的后面，下楼梯走在客人的2、如有我方不认识的客人来访， 应先介绍我方的人员给客人，介绍时应将被介绍人 的姓名、职位、单位等介绍清楚。如“某某经理，这位是康之源公司某某部门某 某先生/女士”。3、介绍时，应先将职位低者介绍给职位高者，将主人介绍给客人，先将男士介绍给 女士。（五）握手1、初次见面不应握满全手，仅握手指部位即可。2、握手时，伸出右手，上身直立微前倾，目光平视对方，点头

9、致意。3、握手力度适中，一般三秒之内。（六）名片使用1、在与他人交换名片时，应双手递上，身体微向前躬，手臂高度应与胸齐。规范用 语：“某某您好，我叫某某， 这是我的名片”。2、若想得到对方的名片时， 可使用的规范用语为：“如果您方便，请留张名片给我” 。3、接受名片时，双手接过对方的名片仔细看一遍，慎重收好。切忌随意丢放。4、若发现名片上有不认识的字或不理解的内容，则应虚心请教，以避免误会。（七）电话规范1、电话使用规范（1）电话作为办公工具，尽量避免谈论私事，因私通话不超过3 分钟，以保证电话线路畅通。（2）通话时不宜与第三者插话， 若有重要事情与第三者应答需用手握住话筒或请对 方稍等。2、

10、通话礼仪规范 （1）语言简洁明了，如有较多内容，需事先拟好电话稿。（2）语气温和热情，发音清晰，使用标准普通话，面带微笑，礼貌用语。（3）接听电话要有礼貌，一律采用规范用语“你好！我是贵州康之源XXX，请问您找哪位？”（4）接听电话应及时，一般铃响不得超过三声，如受话人不能接听或不在，离之最 近的员工应主动接听，重要电话作好接听纪录。八）移动电话使用规范1、保持手机处于正常状态，以方便联络。2、在办公区域内，手机铃者不宜过大。接听电话时不宜有过份夸张的动作和言语。3、在与他人交谈时，若需接听电话，需向对方表示歉意。4、会议期间应将手机调至振动或静音， 不宜接听电话。若有重要来电应至会场外接 听

11、。第二章 考勤管理为了稳定公司发展，便于公司管理，使本公司员工养成守时出勤的习惯，特制定本制度，希望各位员工自觉遵守第一章 上班时间上午午休时间下午时间8：30 12：0012：00 14：0014： 00 18：00第二章 公司员工一律实行上班签到制度，上班时间不许在公司吃东西，办公电脑不许做与公司无 关文件，不许穿背心拖鞋上班。一、考勤内容1. 公司的工作时间：每周六个工作日，上班时间为 08:30 ，下班时间为 18:00 点，中午休 息二个小时。特殊岗位的工作时间可根据工作性质调整，需报总经理批准后由人事行政专 员执行。2. 迟到：早上以 8 ：40 为止，中午以 14 ：10 为止，

12、超过为迟到，一次罚款 10 元，超过 1 个小时作旷工处理，旷工半天罚款 50 元，旷工一天扣除两天工资。3. 早退：早上以 11 ： 50，下午以 17 ： 50，在此之前为早退，一次罚款 10 元4. 员工有以下情况之一为旷工：未经批准，不上班的。迟到和早退时间超过 1 小时以上，未请假的； 不打卡而没有书面说明情况的；旷工的最小时间单位为半天；第三章 请假1. 假期种类包括：病假、事假、婚假、丧假、产假、带薪年假等。所有假期均须填写假期 申请表，完成审批程序后，交人事行政专员备案。元旦、春节、国际劳动节、国庆节及由 国家和当地政府规定的其它公众假期，公司根据实际情况安排休假，期间为带薪假

13、日。2. 员工请假的最小时间单位为 1 小时，累计 6 小时按一个工作日计算，当月累计不足 6 小时 的，每小时按照日工资的 1/6 计算考勤。3. 请婚假、年假、产假、陪产假，应当提前 5 个工作日部门经理提出书面申请；再送总经理 审批；最后报人事行政专员备案。4. 请病假、丧假、事假，在紧急情况下不能提前申请的，可以在休假发生的当天以口头（或 电话）形式向直属上级请假，事后一周内补办请假手续，交人事行政专员备案。 病假病假在三个工作日以内的，无需开病假证明；三个工作日以上的，应有医院的病历复印件，住院须有住院通知单和病历复印件，并提交医院证明，由总经理审核后决定是否扣工资。请长病假员工不能

14、从事原工作者，公司将根据相关管理规定与其解除劳动关系。 事假1 个工作日以内的事假， 由人事行政专员审批； 1 个工作日以上， 3 个工作日以内的事假， 部 门经理同意后由人事行政专员审批。 3 个工作日以上的事假由部门经理、 人事行政专员同意后 报公司总经理审批。事假扣除 100%的工资。审批后的请假申请交人事行政专员备案。（此条 同样适用于婚假、产假、丧假的审批）；若连续事假超过 15 个工作日，须报总经理审批同意后方可，否则公司将根据国家相关管理 规定与其解除劳动关系。 婚假、丧假婚假一般为 3 个工作日，在岗二年以上的职工婚假增加到 7 个工作日，家住市外或省外适 当给予路途时间。婚假

15、应当提前 5 个工作日按请假审批权限，逐级上报，最后报人事行政专员备案。 婚假只能在结婚日后 3 个月内休完，试用期及到岗一年以内的员工不享受婚假。公司员工的直系亲属（父母、配偶、子女、养父母、岳父母）死亡，可获得 3 个工作日丧 假。家住市外或省外适当给予路途时间。 年假员工自与公司签定正式劳动合同之日起，在公司工作满一年的，每年可享受 3 个工作日带 薪假；满第三年的，每年可以享受 7 个工作日的带薪假。休假前必须安排好个人工作，以保证工作正常进行为前提。员工带薪年假须在次年内休完，不得累计，且两年年假不能连休，年假和其他带薪假也不能 连休。员工所休事假、病假，自动冲抵年假。事、病假冲抵假

16、不作扣款处理，冲抵完后，再按所请 事假天数扣款。员工休、事病假累计超过 10 个工作日，当年不享受年假；当年已享受年假的，应 将已享受部分从第二年的年假中扣除。 产假及陪产假公司视员工个人情况予以另行约定。第四章 监督和管理1. 公司全员上下班必须打卡。由人事行政专员负责监督员工考勤。2. 员工因公、私事不能按时上下班打卡的，应当事先向其直属主管请假，事后向考勤人员补交请假说明。3. 严禁托人、代人登记考勤。4. 考勤统计的日期为当月 1 日至次月 1 日。第五章 扣款1. 病假处理方式： 三天以上病假为无薪假期，按病假时间同等工作日在当月工资中扣除。 病假可用年假冲抵，最低冲抵单位为 0.5

17、 个工作日。2. 事假处理方式事假为无薪假期，一天事假按 1 个工作日在当月工资中扣除。 连续事假超过 15 个工作日，公司可以根据相关管理规定与其解除劳动关系。 事假可以用年假冲抵，最低冲抵单位为 0.5 个工作日；3. 旷工处理方式旷工期间扣除按本人旷工期的工资及其他补贴。 连续旷工三个工作日或一年内累计旷工五个工作日或五个工作日以上的，视为自动离职。4. 未打卡并未在规定时间内进行说明， 则视为未正常出勤， 每次按实到时间以迟到、 早退、 旷工计算。5. 凡发现托人代人打卡的情况，对委托人和被委托人给予通报批评，并分别罚款 100 元；如委托人 属迟到、早退、旷工的，还应按相应条款另行扣

18、款。6. 员工休婚假、丧假、年假、产假及陪产假期间，工资待遇视同于正常出勤，但不享受其他补贴。第三章 人事管理制度招聘与录用工作总流程工作的总流程及具体工作程序如图所示：员工招聘流程图离职申请审批表、员工离职交接表）二、招聘申请及程序招聘申请的目的在于发挥行政部门的监督控制作用， 避免人员闲置与随意招聘人员。 严格执行招聘申请工作，对于提高公司人力资源管理水平有很大的作用。1、有利于实施规范化管理，提高企业人力资源管理水平。2、有利于发挥专业人力资源管理人员的才能， 招到更合适工作需要的人才， 做到人 尽其才。3、有利于高层领导及时掌握公司人员需求情况， 有利于公司的人力资源管理决策科 学化。

19、三、招聘申请注意事项1 、严格把关，审核各部门的招聘申请情况。2 、申请要具体详尽。3 、招聘申请工作要尽量集中进行，以减少招聘次数与招聘费用的支出。四、招聘工作实施细则人员选聘可以同时在两条路上展开： 一是公司内部进行人员调整， 最大限度发挥公司 现有人力资源的潜力；二是从公司以外吸收适合公司需要的人才。从控制人力成本费用 和发挥公司现有员工的工作积极性两个角度考虑，公司内部人员调整应先于公司之外的 选聘工作。五、招聘考核与面试工作1、经行政人事部根据岗位需求进行筛选， 凡符合我公司职位需求的人员由行政部门 统一通知面试。面试人员需填写求职申请表，再由用人部门主管进行复试， 并在求职申请表上

20、填写面试情况及录用情况。2、被录用人员由行政部通知本人， 统一到行政部办理相关入职手续，然后由用人部 门安排工作岗位。3、本公司系统各级管理人员不允许将自己亲属介绍、 安排到本人所分管的部门工作， 属特殊情况的需经总经理批准，且介绍人必须立下担保书 （见担保书 ）。4、本公司各部门必须制度人员编制， 编制的人员与权限由行政部门和用人部门统一 控制在编制范围。5、从事管理工作的员工必须满足下述条件：5.1 大专以上学历5.2 两年以上工作经历5.3 无不良行为纪录。六、新员工入职手续1、新员工凭录用通知书到行政部报到时应交验身份证、毕业证、健康证、学位 证书、职称证等相关证件复印件。2、交三张彩

21、色一寸免冠照片。3、新员工入职后，由行政部负责对其进行一天的岗前培训，然后到入职部门报到。七、培训1、公司员工培训分为岗前培训、在岗培训、综合技能培训。2、由行政部负责牵头对公司员工进行岗前培训，其他部门和人员应予以积极协助。3、行政部和用人部门对新员工在岗进行双重考核，合格者留用，不合格者及时解除 试用。4、用人部门主管担任或指定员工带新人， 认真履行对新员工的支持和指导责任，部 门主管负责新员工试用期评价和转正考核。八、试用1 、双方达成试用意向后，由试用人员签定服务自愿书（见附表）。1、试用人员不宜担任经济要害部门工作，也不宜安排具有重要经济责任的工作。2、试用人员试用期待遇为：基本工资

22、 +交通补贴。3、试用期内享受一半的奖金。4、试用人员经试用考核合格后可转为正式员工， 并根据其工作能力和岗位重新确定 职等，享受正式员工的各种待遇。试用不合格者可以延长期试用期或不予聘用， 对于不予聘用者不发任何补偿费。5、员工转正后，试用期计入工龄。九、转正 正式员工是本公司系统员工的主体，享受公司制度中所规定的各种福利待遇。十、劳动合同编号：劳动合同书（ 期限）劳动合同续订书本次续订劳动 合同 期限类型为 期限合同， 续订合同生效日期 为 年 月 日，续 订合 同 年 月日终 止 。甲方 （公 章 ）：乙方（ 签 字或 盖 章）：签字代表：劳动合同变更书经甲乙双方协商一致，对于日签订的劳

23、动合同做以下变更：1、2、3、4、甲方公章）乙方签字或盖章）签字代表：服务自愿书黔南州友宜家装饰有限公司：今承贵公司任用，愿恪遵下列条款，忠诚服务（一）遵守公司规章，服从公司任何调遣与指示。（二）严守职务机密。（三 ）愿按公司规定，自开始服务之日起个月为试用期间，试用期间经考核合格，始得正式任用。（四）公司可因试用不合格，随时通知停止试用，或于适用期满因情况变更暂不正式任用时，愿即离职 决不请求任何补助。（五）试用期满正式录用后，如未能配合公司作业要求时，愿无条件接受公司迁调或解雇。（六）公司因经济情况不良，或营业清淡，而必须裁减员工时，愿遵照公司通知始时解职，绝不作资遣 或任何补助要求。（七

24、）如有损毁或遗失公司设备财物时，愿遵照公司估定价值，与保证人连带负责履行赔偿义务。（八）具服务志愿书人经公司录用开始服务后，中途如因故须离职时愿尽早提出辞职申请，并经人事组 送达批准书后方离开工作岗位，否则依公司规定以旷工论处。具服务自愿书人 （签名盖章 ）年月日第四章 薪酬管理制度一、报酬考核制度（一）目的：为保障员工的合法利益，贯彻多劳多得，奖勤罚惰的原则。同时发现员工 工作中存在的问题， 扬长避短， 持续改进提高工作绩效，将员工工作目标与公司 战略目标以及个人绩效相结合， 确保员工工作目标与公司目标保持一致； 建立和 完善公司人力资源绩效考核体系和激励与约束机制， 对员工业绩进行客观、

25、公平、 公正地评价，并通过此评价合理地进行价值分配，特制订本考核制度。（二）范围：公司全体员工。（三）考核原则 对被考核者的任何评价都应明确的评价标准，以事实为依据，客观地反映员工的 实际情况，避免因个人和其他主观因素影响绩效考核的结果。（四）考核内容：根据公司制定的员工月度工作考核表中的相关指标进行考核。（五）考核实施：1、考核权责及程序：（1）根据公司实际情况， 全体员工均由行政人事部进行工作绩效考核评分， 确定等级； 并于每月 30 日前把全员考评结果上报总经理处；（2）行政人事部负责考核办法的制定，对绩效考核的总体原则、绩效考核的方法及 绩效考核的注意事项进行说明，组织、指导、督促考核

26、的实施过程；2、考核等级对照表：考核得分考核结果及等级90 分（含）以上绩效优（ A）7090 分绩效良（ B）70 分以下绩效不合格（ C）、报酬待遇管理规定 一）工资类包括：1 、基本工资；2 、工龄工资。 二）津贴类包括：1 、职务补贴；2 、交通补贴；3 、误餐补贴；4 、加班补贴。（三）奖励类包括：1 、季度奖2 、全勤奖3 、年终奖；4 、先进个人奖；5 、先进部门奖。（四）福利类包括：1 、高温补贴；2 、节日补助；3 、医疗救助；4 、丧葬补助。（五）各类报酬待遇的标准如下：1、工资类；（1）基本工资分为三类，见附表。（2）工龄工资以服务公司的时间计算，见附表。2、津贴类（1）

27、职务补贴分成三类：文员、主管、经理。见附表。（2）加班补贴为工资的 1 倍，节假日 3 倍。3、奖励类（1）季度奖：每季度无安全或质量（服务，投诉）事故的部门可每人奖励元。（2）全勤奖：全勤人员每月奖励元。有迟到早退的均不列入全勤。（3）年终奖 : 根据公司年终经济效益确定。（4）先进个人奖：每个部门年终推选一人参加公司个人先进评选，选中者每人奖励 元。（5）先进部门奖：每个部门均参加公司年终选评，选中部门每个部门奖励元4. 福利类：（1）高温补贴：夏季户外工作者酷暑天气每月每人补助元。（2）节日补助：元旦补助 元，春节开门红 元，三八妇女节 元（女生），端 午节 元，中秋国庆 元。（3） （

28、 六 ） 惩罚1、员工有下列情形之一，予以批评，并处 10 元50 元不等的罚款。 （1）工作时间未经批准离岗或窜岗、闲谈；（2）因个人过失发生工作错误，情节轻微；（3）妨碍工作或公司秩序，情节轻微；（4）不按规定着装；（5）在非吸烟区吸烟、工作时间吃零食以及在办公区从事娱乐活动；（6）对上级指示或有期限的命令，无故未能如期完成；（7）工作时间外出办私事或长时间接打私人电话。2、迟到、早退和旷工等行为：按公司考勤管理制度执行。3、损毁公物照价赔偿，如查实属故意行为，视情节轻重罚款100-200 元或者照价赔偿。4、利用职权、工作之便损公肥私，在对外交往中收受回扣或礼金，给公司声誉带来不 良影响

29、者，解除其劳动合同。5、不服从领导安排、恶意顶撞，视情节轻重罚款 50元至 100元。6、公司员工因工作失误，导致客户投诉，经审查为员工负主要责任的，视情节轻重罚 款 50 元至 100 元。7、其他相关规定：（1）公司所属员工必须树立讲清洁、爱卫生的良好习惯，不准乱丢垃圾，确保工作场 所美观、干净、整洁，办公桌面的物品摆放有序。违反规定者，每次处罚当事人510 元（2）公司员工须加强个人修养，做到讲文明，讲礼貌，尊重上级，团结同事，牢固树 立服务意识：A. 凡出现对客户不热情、对客户的询问不耐心细致作解释，爱理不理等，一经发现， 每处罚当事人 1020 元。B. 办公室接待失误，对因工作关系

30、前来公司洽谈或检查指导工作的人员态度冷漠、 言语生硬、接待不热情周到者，处罚当事人 10 50 元。C. 对前来公司的办事人员，我公司员工故意拖拉、推诿者，处罚当事人1030 元D. 拨、接电话未使用文明用语，严重影响公司形象者，每次处罚510 元。E. 公司职员间闹不团结，争吵甚至打架者，视情节轻重，每人次处罚3050 元F. 凡出现不听招呼、不服从安排、对上级的安排说三道四，软顶硬抗，故意推诿拖 延者，每人次处罚 50100 元。G. 不尊重上级，言语轻薄者，每人次处罚 2030 元。（3）公司所属员工务必严格按照规定作装， 上班时间不得着奇装异服， 不得赤背裸胸， 不得穿拖鞋，凡未按公司

31、要求执行者，每人次处罚 1020 元。（4）公司所属员工必须强化责任感， 树立主人翁意识， 切实做到责任分解， 层层负责， 坚决落实“谁主管谁负责，谁造成谁赔偿”的制度。（5）公司全体员工应牢固树立主人翁意识，爱护公司的各种设备设施。凡出现损坏 公司财物，一律按原价赔偿。第五章 出差管理、总则 为了适应市场经济变化，保证出差人员工作与生活的需要，规范差旅费管理，结合本公司 实际，特制定本规定。二、本规定适用于公司全体员工。三、差旅费开支范围主要包括交通费、住宿费、膳食费及津贴等。四、交通费、住宿费、膳食凭票据报销。津贴实行定额包干。五、员工因公出差，应事先填写出差计划申请单，经部门主管、分管领

32、导或总经理批 准。如因事情紧急而未能及时填表，须事先由部门主管口头报告，等返回公司后，应立即 补办手续，具体操作程序如下：1、填写出差计划申请单，注明预计出差时间、到达地点，报行政部办理相关报批事 宜。2、出差人员可根据报批后的申请单，按借款规定报批后，向财务部预支差旅费。3、出差人返回后三日内应按报销规定办理报销手续，并注明实际出差日期、起讫地 点、工作内容、报销项目、金额等。因保管不当丢失交通票据，必须由本人写书面说 明并提供旁证，经相关部门领导审批后才能报销六、出差期间根据出差性质，给予一定的津贴补助，见下表（单位：元/ 天）：地点（1 天以上）津贴住宿标准省内省外1、出差时间首日 12

33、:00 前按一天计；回程日 18:00 后按一天计。2、外出参加会议或学习培训期间的交通费、食宿费用由会议主办方支付的，不报销住宿， 只报在路途期间的津贴。3、接待单位负责食宿费用的，报销交通费、津贴。4、工作人员出差期间，事先经总经理批准就近办理私事的，其绕道的交通费由出差人自 行承担，且期间不报销津贴。5、出差期间，确因工作需要宴请时，经汇报同意后按招待管理规定办理。第六章 办公用品领用一、为更好的控制办公消耗成本，规范公司办公用品的采购、领用和管理工作，特制定本 制度。二、每月 25 日前，由各部门将次月办公用品需求计划，汇报给行政部初核，并经总经理 审批后，由公司行政部统一采购。三、领

34、用方法：各部门员工如需领用办公用品，需在办公用品领用明细表中签注相关 内容，若部门领用超出需求计划的，须总经理批准后方可进行再次购买和领用。四、本着节约与自愿的原则，可不领用或少领用的应尽量不领用或少领用。公司对于节俭 成效突出的员工，将予以表扬和奖励。第七章 印章使用管理制度一、印章是公司经营管理活动中行使职权， 明确公司各种权利义务关系的重要凭证和工具， 印章的管理应做到分散管理、相互制约，为明确使用人与管理人员的责权，特制定如下公 司印章使用与管理条例。二、公司印章包括：公章、法人私章、合同章、财务章及各职能部门章。三、印章的使用：1、公章：由公司财务部保管。各部门需要盖公章的文件、通知

35、等，须到财务部填写印章使用明细表，涉及到人事调动盖章的，必须经总经理同意后方可执行。2、合同章：由公司销售部保管。主要用于公司签订各类对外合同等。如需使用合同的，须经总经理批准同意，并到行政部填写印章使用明细表后，方可盖章。3 、法人私章：法人私章由出纳保管，主要用于银行汇票、现金支票等业务，使用时凭 审批的支付申请或取汇款凭证方可盖章。4 、财务章：由财务部保管，主要用于银行汇票、现金支票等需要加盖银行预留印鉴等 业务或发票上使用，发票专用章主要用于发票盖章，发票专用章由财务部专人保管。5 、其他职能部门章，主要适用于各部门内部使用，已经刻制的职能部门章，由部门负 责人进行保管并严格该章的使

36、用管理办法。6 、各类印章的使用登记薄要由专人严格保存管理，不得损毁或遗失。四、印章的废止、更换1 、废止或缴销的印章应由保管人员填写印章废止申请书，由总经理核准后交由行 政部统一废止或缴销。2 、遗失印章时应由印章保管人员填写印章废止申请书，由总经理核准并签批遗失 处理办法后， 交由行政部按批示处理， 如遗失公司基本印章时必需按规定登报申明。3 、更换印章时应由印章保管人员根据相关文件填写印章废止申请书，经总经理核准后，交由行政部按批示处理，并填写印章制发申请表申请新的印章。五、印章保管人的责权 对于公司主要印章管理，采用的是分散管理相互监督的办法。综合管理部主要职责是 对印章的使用进行合理

37、性管理，而印章保管人具有使用、监督、保管等多重责任与权力， 具体划分如下：1、职能部门印章保管人对印章具有独立使用权力，同时负全部使用责任；2 、公章、合同章、财务章的保管人无独立使用权力，但具有监督及允许使用权力， 因此公章、合同章、财务章的保管人对印章的使用结果负主要责任，经手人则负 部分责任；未经审批同意擅自使用的，保管人对使用结果负全部责任并按公司有 关规定进行处分。3 、法人私章的保管者是出纳，既是保管者又是使用者，但其无独立使用权力，需依据财务部负责人审批的支付申请或取汇款凭证方可使用，否则负全部责任。六、严禁公章、合同章、法人私章独立带离公司使用，如遇需带公章、合同章外出办事使

38、用时，保管人需与办事人一同前往或指派代表一同前往。办理工商等年检等事务，需将表 格带回公司盖章。七、公司高层领导因异地执行重大项目或完成重要业务，需要携带公司印章出差的，须经 公司总经理审批并及时归还。八、开具个人相关证明，需由总经理担保签批后方能使用，如涉及到个人经济担保与证明 时，原则上一律不予证明，其不良结果由签批人与保管人以情节共同负责。九、公司印章只适用于与公司相关业务，不得从事有损公司利益之行为。十、所有印章的使用，必须严格执行公司的印章使用规定，做好申请和使用登记。如违规 使用出现问题，后果自负，给公司造成损失的，公司将依法追究其法律责任。第八章 证照使用管理制度一、为加强公司证

39、照的管理，制定本制度。二、本规定适用于公司所有证照的管理。本公司证照是指经政府职能部门核发给公司的证 明公司合法经营的有效证件和经公司统一组织办理的有关个人职业证书。三、公司证照包括：公司法人营业执照、建筑装饰装修资质证、税务登记证、公司组织机 构代码证、银行机构代码、开户许可证等。四、质管部是公司证照管理的职能部门。各种证照的申报、登记、变更、年检、注销由行 政部负责办理； 证照的保管、 登记、 备案由行政部负责； 经营场所悬挂有关证照的检查等； 在办理证照过程中有关部门根据职责配合承办部分事项和全部事项。行政部应依据政府职 能部门的规定，及时办理有关证照，积极参与职能部门或行业举行的有利于

40、公司经营、可 以提高公司声誉、信誉的评比活动。五、证照管理的具体要求：1 、公司员工的个人相关证书复印件由公司行政部备案，作为公司的资源使用。2 、公司证照在申报、注册、年检办理完毕后，其相关文件和材料一律由行政部妥善 保管。3 、各部门如需使用证照，需经总经办审核，副总经理批准，最后在行政部填写证 照使用明细表后方可领取使用。证照使用明细表上需说明使用范围和使用时 间及归还时间等信息。4 、借用部门须在规定时间内及时归还所借证照，证照的使用必须在所申请的范围之 内。不得私自拖延归还时间或改变使用范围，如有特殊情况需延期归还或使用范 围变更，须向行政部提出申请 , 经总经理批准后方可继续使用。

41、5 、公司证照未经领导批准，任何人不得随意翻动、复印、外借。更不许擅自使用公 司的证照进行各种担保及损害公司利益行为。公司证照不得丢失、损坏，如出现损坏或丢 失，除立即向主管领导报告外，还要立即与发证机关联系，及时办理证照的挂失和补办手 续，并对丢失责任人及部门主管领导追究责任。6 、证件保管人需对到期（变更）的证件，及时提醒主管领导安排相关人员及时办理 审验、变更等。7 、证件主管人因工作需要而调动（调离）岗位时，应填制“证件移交清册”，移交 人 和接交人在与证件清单核对准确无误后，在“证件移交清册”上签字，并有监 交人签字确认8 、公司各部门在使用上述证照复印件时，须在复印件上加盖刻有公司

42、“仅限于：办 理 * ，有效期 * 至* ，此文件重复印无效”的印鉴。9 、所有证照在申报、注册、年检办理完毕后，其相关文件和材料一律由质管部妥善 保管。第九章 档案管理为了规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。二、档案管理机构及其职责1、公司档案工作实行二级管理，一级管理是指公司行政部的统筹管理；二级管理是 指各部门的档案资料管理工作。2、行政部负责公司所有档案资料的统一收集管理，各部门的文员负责本部门档案资 料的使用管理。3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用 工作，充分发挥档案资料的作用

43、。4、行政档案管理员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导，每年对二级档案管 理进行一次检查验收。三、归档制度1、凡是反映公司经营活动、管理规范、公司行政管理及工程建设等活动，具有查考利 用价值的文件资料均属归档范围。2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保留的， 质管部保存复印件。4、凡公司业务活动中收到的文件、 函件承办后均要及时归档； 以公司名义发出的文件、 函件要留底稿及正文备查。5、业务活动中涉及金融财税方面的资料，由财务部保存原件；属于人事方面的资料， 由行政部保存原件；6、由公司

44、对外签订的经济合同，应保留三份原件，行政部保存一份，财务部及合同执 行（或签订）部门各保存一份。特殊情况只有一份原件时，由签订部门保存原件。7、在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移交行政部档案室。部门 需要使用的可复印或复制，归档范围外的由各部门自行保管。8、行政部接收到各部门移交到的资料，确定资料的完整、无遗漏后扫描做好电子版及 原件的立卷工作，并归整到档案室。四、档案保管制度1 、公司质管部设存放档案的专门库房，各部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。2 、归档资料要进行登记，编制归档目录。3 、档案管理员要科学地编制分类法，根据分类

45、法，编制分类目录；根据需要编制专题 目录，完善检索工具，以便于查找。4 、档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。5 、库存档案必须图物相符，帐物相符。6 、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。7 、根据有关规定及公司实际情况， 确定档案保存期限， 每年年终据此进行整理、 剔除8 、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批 准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。9 、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。10、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。五、档案借阅制度1、档

46、案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不 得借阅。2、借阅档案资料，须经档案保管部门负责人批准。阅档必须在办公室指定的地方， 不得携带外出。需要借出档案的，须经档案保管部门负责人批准。3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。4、借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。 需要长期借出的，须经分管副总经理批准。5、借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅 单位或借阅人，以便查阅和催还。6 、借阅档案资料者必须妥善保管档案资料，不得任意转借或复印、不得拆封、损污 文件，归还时保证档案材料完整无损，否则，追究当事人责

47、任。7、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。8、重要档案、机密档案不得借阅，必须借阅的要经分管副总经理同意，必须外借的， 由总经理审批。六、二级档案应根据资料的性质和部门需要，每三年移交一次，必须保留的尽量留复印 件，其余资料交行政部统一保存。第十章 保密管理制度一、为保守公司秘密，维护公司发展和利益，制定本制度。二、全体员工都有保守公司秘密的义务。三、在对外交往和合作中，须特别注意不泄漏公司秘密，更不准出卖公司的秘密。四、公司秘密是关系公司发展和利益，在一定时间内只限一定范围的员工知悉的事项。 公司秘密包括下列秘密事项：1. 公司经营发展决策中的秘密事项、公司

48、尚未付诸实施的经营战略、 经营方向、经 营规划、经营目标、经营决策等事项；2. 公司的管理策略、客户名单、货源情报、产销策略等；3. 专有生产技术及新生产技术、技术潜力、新技术前景预测、专利动向、产品配方等；4. 公司项目运作的秘密事项、工作策略、流通渠道和机构、招标项目的标底、合作 条件、贸易条件等；5. 重要的合同、协议、意向书及可行性报告、重要会议记录、客户和贸易渠道；6. 公司未公布的人事、财务、审计信息；7. 其他董事会或总经理确定应当保守的公司秘密事项。五、属于公司秘密的文件、资料，应标明“秘密”字样，由专人负责印制、收发、传递、 保管。六、公司秘密应根据需要，限于一定范围的员工接

49、触。七、非经批准，不准复印、摘抄秘密文件、资料。八、记载有公司秘密事项的工作笔记，持有人必须妥善保管。如有遗失，必须立即报告 并采取补救措施。九、接触公司秘密的员工，未经批准不准向他人泄露。非接触公司秘密的员工，不准打 听、刺探公司秘密。十、对保守公司秘密或防止泄密有功的，予以表扬、奖励。违反本规定故意或过失泄露 公司秘密的，视情节及危害后果予以行政处分或经济处罚，直至予以除名。 十一、财会室、档案室等机要部门，非工作人员不得随便进入，工作人员也不能随便带人 进入。第十一章 会议管理制度一、目的：为了使公司的会议管理规范化、有序化，提高会议质量。二、范围：适用于公司会议召开。三、职责1、行政部

50、负责公司级会议的组织、会场纪律的管理，会议记录；2、行政部对公司级会议决定事项以及安排的工作进行跟踪、落实，以确保工作能够按 时、按质、按量完成；3 、各部门内部会议由各部门自行组织，行政部予以协助。四、内容1、会议召开的原则（1）公司所有的会议必须以精简、有效、节俭的原则进行；（2）只有在需要时才召开会议；（3）公司严格控制未预见的临时性会议，对此类会议须按一会一报原则审批（临时 会议需报行政部批准）。2、会场纪律（1）例会，由行政部负责组织，紧急会议提前半小时通知。（2）月底会议、季度会议、年度会议由行政部根据具体工作安排确定时间，提前二 天通知各部门；各部门会议由各部门自行确定会议时间。

51、（ 3）开会前 5 分钟与会人员必须到达会场，同时将手机调到振动状态或关闭；（4）会场内严禁吸烟，未经批准，不得在会议期间进行私自讨论；（5）与会人员因为特殊原因不能按时出席会议，须在会前向会议组织单位请假，并 以书面形式说明不能按时出席会议的原因（特殊情况可以采取口头形式请假）， 得到组织单位批准后，才能请假。（6）会议中途与会人员如有急事需离开，需向会议主持人提出申请，得到批准后方 可离开。3、会议管理体制（1）公司级会议召开前期，行政部准备好会议相关文件或资料，必要时进行会场布 置、设备调试。（2）行政部需在会议进行中做好记录，记录方式主要是速记笔录。（3）行政部做好会议记录，并存放于公

52、司共享资料相应文档内。（4）除各单位内部会议外，公司级会议资料由行政部整理、立卷、归档6记录：会议记录、会议记要、会议任务跟进表第十二章 合同管理一、为了促进公司对外经济活动开展，规范公司的经营行为，减少和避免合同纠纷，根 据中华人民共和国合同法及相关法律法规的规定结合公司实际，制定本制度。二、公司各部门及下属分公司、子公司与公司外各类法人、自然人、其它组织进行各类 经济活动和非经济活动所签订的各类合同、协议、章程等均遵守本制度。公司内部签订的各种协议及劳动合同的管理，不适用本制度。三、合同管理是指合同从准备、谈判、签署、生效、履行、变更、解除直到解决纠纷、 救济权利的整个过程中所进行的一系列

53、民商事法律行为， 包括：合同管理的部门及其职责、 合同的签署、合同的审查、合同的履行、违约情况的处理、合同档案的管理。四、合同管理实施“依法管理、全程管理、专人管理”的原则。五、行政部为本公司合同管理的主管部门，其主要职责是：1、负责监督指导公司合同的制定，对合同进行审核，避免出现法律漏洞；2、协助公司顾问律师对合同进行可行性分析，并提出书面报告；3、对公司各类合同的签订及履行情况进行监督、检查；4、对合同履行中出现的纠纷提出处理意见，并向公司领导汇报；5、负责对公司签订的各类合同及其纠纷处理资料的汇总归档保管，调阅登记等日常合 同档案管理工作；六、合同承办部门的职责1、根据授权依法组织合同的

54、签订、变更、解除等事宜；2、负责初审合同承办人草拟的合同可行性报告，并提出审查意见交办公室备案，供公 司领导参考；3、依法履行合同，及时以书面形式向公司通报合同履行中发生的重大问题及其解决方 案；4、在顾问律师的指导下及时收集整理出现问题合同所涉及的证据材料，并提交办公室 备案；5、负责本部门合同文本管理及归档移交工作。七、合同承办人员的职责1、根据授权办理签订、变更、解除合同事宜；2、草拟合同，并向合同承办部门提供合同草稿、可行性论证及对方经营范围、资信情 况及履约能力的调查材料，并对其真实性和合法性负责；3、认真履行生效合同，随时检查合同履行情况；4、及时向合同承办部门汇报合同履行中出现的

55、问题。八、财务部门在合同管理中的职责1、对确属我公司签订并合法生效的合同，财务部门应及时结算、报销付款。2、对不按规定使用合同专用章或以部门名义对外签订的合同，财务部门可暂不予结 算并及时通知顾问律师对合同的有效性进行审查。3、我方先履行付款义务，有预付款或分批付款的合同，未见我方签字、盖章的书面 合同原件及合同管理部门的审查意见，财务部门不予付款。4、对方需先履行义务，我方主要是付款义务的合同没有充分证据表明对方已完全履 行合同义务的，财务部门不予付款。九、合同的委托代理1、下列人员有权代表公司签订合同：（1）公司法定代表人；（2）公司法定代表人书面授权委托的人。2、各法人委托人的具体带来权

56、限由法定代表人在签发法人委托书中注明。法人委 托人必须严格按照授权范围行使签约权，禁止超越代理权限对外签约。3、法人委托人的主要职责 （1）在授权范围内负责谈判、签订合同，既不能违章越权，也不能消极推诿； （2）对所签订合同的合法性、完整性和可行性负责；（3）所签合同应及时上报；（4）认真履行已生效的合同，发现问题的及时上报并提出处理意见；（5）保管好本人所签订合同的一切资料，并及时上交归档。十、授权委托书不得转借他人或涂改，凡调离本单位或改做其它工作失去代理条件的， 应主动向合同主管部门缴销授权委托书；不缴销证书者，人事部门不得办理调动手续。十一、合同的签署1、公司对外发生经济往来，除标的额较小或能即时清结的外，均须签订书面合同；虽 能即时清结但属批量、交易额较大，或当时难以监测产品内在质量和技术性能及容易引起 纠纷的交易，也应签订书面合同。2、凡有国家或