会务工作安排

1、做好会务工作要注意哪些事项？ 会务工作就是指会议的组织、保证与服务工作,就是会议活动中的 重要组成部分。有序、高效地做好会务工作,就是会议取得预期效果的 重要保证。 会前:把握三个要点 制订详细的计划。会前准备工作涉及调查研究、安排议题、准备 文件、会议接待、布置会场、会议编组等多项工作,必须制订详细的计 划。对大型会议或规格较高的会议 ,应成立秘书组、会务组、宣传组、 后勤组、安全保卫组等工作小组 ,若有室外活动还应成立交通秩序管理 组;对小型会议 ,也要成立秘书组或会务组。要将每一项任务、每一个细 小的环节、每一项具体工作的责任明确到人。 根据分工落实。秘书组提前确定会议议程,印制好领导讲

2、话、会议 文件、典型材料等 ;会务组应提前落实好日程安排、行程路线、会标制 作等工作 ;宣传组要提前组织好摄影摄像人员与录音、记录人员,保证会 议期间及时到位 ;后勤组要提前将参会人员的姓名、职务、性别、民族 掌握准确 ,安排好食宿等 ,还要根据其她工作组的预算与意见,及时提供 各项后勤保障 ;安全保卫组要根据会议规格高低,做好会场及代表驻地 的安全保卫工作。 会前反复检查。会前检查分为由领导人听取大会筹备处各组汇报 与现场检查两种方式 ,其中 ,现场检查就是主要形式。会前检查的重点就 是会议文件材料的准备、会场布置以及安全保卫工作等。大中型会议 的会前检查还包括警卫部署 ,票证检验人员的定岗

3、定位 ,交通指挥及主 席台服务人员的就位 ,会议播放唱片的检查等。 会中 :搞好三项服务 会中就是从会议签到至会议结束时的这一段时间,从地点上可分为 场前服务、场内服务、场外服务三个部分,各环节之间要统一协调 ,并树 立保密意识 ,防止泄露机密。 场前服务。主要包括签到与材料分发、引导入座等工作。对规模 较大、时间较长的会议 ,要制订场前服务活动方案 ,明确工作人员 ,包括签 到负责人、材料分发负责人、引导入座负责人等;对小型会议、时间较 短的会议与大型会议中的每次分会 ,也要签到 ,以便统计人数 ,掌握情况。 签到一般采取在签到薄上签名 ,发放入场证、签到卡 ,在名单上圈到等形 式 ,并同时

4、分发会议文件与材料。大中型会议,专门成立文件分发处。分 发文件要注意编号、登记、按组分发 ,须会后收回的文件 ,要注明“会后 收回”字样与收文人姓名、收文时间。对于属于国家机密的文件材料 更应严格登记 ,及时收回 ,以免泄密。 参会人员进场时 ,一般由工作人员引 导入座 ,特别要注意引导主席台就座人员入座。 场内服务。主要包括会议记录、录音、摄影摄像以及其她会场服 务。对大中型会议或重要会议 ,需拍摄照片、录音、录像 ,以便留存。同 时 ,在主席台下设立 “值班席” ,以便处理临时事项 ,联系内外、 传递信息。 会议工作人员要谨慎行事 ,不要干扰会议的正常进行。会议进行中 ,如发 生临时变动情

5、况 ,要及时向领导请示 ,并根据指示采取应急措施 ,妥善处 理。 场外服务。主要包括场外安全保卫 ,预防突发性事件发生 ,维护会场 秩序 ;落实与会人员的食宿安排 ,根据实际情况作出临时性调整 ;设立医 疗室 ,搞好医疗服务 ;备好车辆 ,方便与会人员外出等。 会后 :抓好三件事 善后服务。主要内容有组织与会人员离会、整理会议记录、起草 会议纪要、撰写会议简报、发布会议新闻等。组织与会人员离会时,要 详细了解与会人员返回原单位的时间与交通工具,协助购买飞机票、车 票或提供其她服务等。对个别需要暂留的代表,要妥善安置住宿。对会 议的记录、简报、新闻发布工作 ,要明确专人负责 ,做好全程记录。根据

6、 需要 ,及时起草会议纪要 ,或印发领导讲话。对会议记录、领导讲话、会 议纪要、会议简报、会议新闻等材料的印发工作,要坚持领导审批制度 , 确保会议记录、报道等内容真实准确、简明扼要、符合行文程序。 会后总结。召集会务工作人员认真总结经验,寻找工作差距 ,讨论下 步意见 ,使以后办理同类会议时有所借鉴。同时,适当对会务有功人员与 有关部门进行表彰奖励 ,对在会务工作中未能尽职尽责的同志提出适当 的批评 ,如有严重失误或玩忽职守的情况 ,则追究有关人员的责任。 会后督查。其目的就是对会议决定事项办理情况进行检查与督促 , 确保会议精神落到实处 ,从三个方面做起 :一就是明确督办人员。一般由 党委办、政府办督查室同志兼任 ,也可根据工作需要从有关部门抽调。 明确分工 ,在某一阶段专职专责。二就是健全登记制度,建立督查台账 , 逐项列出检查催办的事项 ,下发督办通知单 ,包括督办内容、督办人、督 办日期、被督单位、办理情况、联系人及电话等,定