杭州洛康公司电算化会计档案管理存在的问题及解决对策

1、杭州洛康公司电算化会计档案管理存在的问题及解决对策杭州洛康公司电算化会计档案管理存在的问题及解决对策宣石云200540802232摘要：电算化会计档案是记录和反映经济业务的重要史料和证据，是企业发展的重要信息资源， 它不仅能比较完整地呈现出企业的经济业务状况，而且还能为管理层的会计预测、 决策、控制提供依据。电算化会计档案的重要性毋庸置疑，但在相当一部分企业中却未得到应有的重视，电算化会计档案管理混乱等问题层出不穷。本文以电算化环境下电算化会计档案管理为写作线索，运用实例分析法， 结合国家近年来颁布的相关法规， 对杭州洛康公司电算化会计档案管理的现状进行了分析、研究。杭州洛康公司电算化会计档案

2、管理中存在的问题可以归结为档案完整性不足、档案备份不规范、 档案保管的硬件环境差、 档案调阅及销毁不规范四个方面。而这些问题产生及存在的原因是该公司管理层对会计电算化档案管理工作认识不到位、制度建设不到位、 档案管理制度执行力度及激励力度不够、从业人员素质良莠不齐。本文结合对杭州洛康公司电算化会计档案管理中存在问题原因的分析，提出了提高企业管理者对会计电算化档案管理的认识、加强对财会人员电算化档案管理的培训、 建立健全电算化档案管理制度、加大对电算化会计档案管理工作的激励力度、 完善电算化会计档案保管的硬件环境五个方面的解决对策。对完善该公司的电算化会计档案管理，使电算化会计档案的作用得到更好

3、的发挥，从而促进公司健康、持续发展具有一定的借鉴的意义。关键词 : 会计电算化档案存储介质AbstractComputerized accounting archives is important historical data andevidence ,which records and reflects the economic activity3. Meanwhileitis theimportant informationresource of thedevelopmentbusiness.Itnotonlyshows a more completeeconomic situatioo

4、f enterprises,but alsonprovidesa basis by which managers can made thepredictionand decision,as well as enforcing the control of accounting. There is no doubt of theimportance ofcomputerizedAccountingarchives but it has not getthedueattentionina considerablenumber ofenterprises.On the contraryseriesp

5、roblems in Computerized accounting archives arised like the confusionof it.Based on the management of computerized accounting archives in theenvironment of theca computerized Accounting ,this paper adopting theanalysis of examples , combining with the relevent laws and regulationsenacted in recent y

6、ears,analysis and researchs the status quo of themanagementof computerized accountingarchives in the companyof HangzhouLuoKang.Themainexistingproblemsofthemanagemant ofcomputerizedaccountingarchivesin LuoKang can be attributedtolackofintegrityinarchives,non-standardarchivesbackup, poor environmentof

7、the archivescustody hardware , non-standard archives access and the destructionof archives.The reason forthe apperance and existence of these problemsis tha t accounting managers cant understand the work of the archive,the manageords managementsystem of the archive,inadequateenforcementand incentive

8、softhearchive,andthebadqualityofemployees .Combinding the analysis of the existing problems of the management ofcomputerizedaccountingarchives inLuoKang, thispaper put forwardsfivecountermeasures including.Improvingthe Enterprisemanagers managementof thecomputerizedaccounting archives,strengtheningt

9、hetrainingofthe managementof managementof the computerizedaccountingarchivesforaccounting managers, establishingand improvingthemanagementsystem ofthe computerized accounting archives,increasingincentivessystem of thecomputerizedaccountingarchives,completingtheenvironment ofthearchives custody hardw

10、are. So improving the management system of thecomputerizedaccountingarchivesand to playingtherole ofcomputerizedaccounting archives betterly is very important to promotthe healthdevelopment and sustainable development of the company.Keywords: Computerized accountingRecords Storage media目录I 摘要IIAbstr

11、act11 文献综述11.1 国外关于电算化会计档案管理的研究现状11.2 国内关于电算化会计档案管理的研究现状42 杭州洛康公司电算化会计档案管理现状42.1 杭州洛康公司简介62.2 杭州洛康公司电算化会计档案管理的特点62.2.1 历史档案积存量大62.2.2 档案日产生量大62.3 杭州洛康公司电算化会计档案的管理方法62.3.1 对机制会计档案的管理控制72.3.2 对机读会计档案的管理控制82.3.3 对计算机系统档案及财务软件系统档案等的管理控制82.3.4 对电算化会计档案存放环境及保管年限的管理控制83 杭州洛康公司电算化会计档案管理存在的问题及原因93.1 杭州洛康公司电算

12、化会计档案管理存在的问题93.1.1 档案保存完整性不足93.1.2 档案备份不规范103.1.3 档案保管的硬件环境差113.1.4档案调阅、销毁不合规范113.2 杭州洛康公司电算化会计档案管理存在问题的原因113.2.1 对电算化会计档案管理的认识不到位113.2.2 电算化会计档案管理制度建设不到位123.2.3电算化会计档案管理制度的执行力度和激励力度不足123.2.4 从业人员素质良莠不齐134 完善杭州洛康公司电算化会计档案管理的对策134.1 提高公司管理层对电算化会计档案的认识134.2 加强财会人员电算化会计档案管理的培训134.2.1 强化财会人员的电算化会计档案管理意识

13、144.2.2 提高财会人员的电算化会计档案管理能力144.3 建立健全电算化会计档案管理制度164.4 加大对电算化会计档案管理工作的激励力度164.5 改善电算化会计档案保管的环境18 参考文献电算化会计档案是记录和反映经济业务的重要史料和证据、是企业发展的重要信息资源，它不仅能完整地呈现出企业的经济业务状况，而且能为管理层的会计预测、决策、控制提供依据。随着会计电算化在我国的发展与普及，电算化会计档案逐渐取代传统会计档案将是历史的必然 , 其重要性毋庸置疑。 但是 , 在相当一部企业中电算化会计档案并未得到应有的重视， 相关的管理制度没有建立或没得到落实，电算化会计档案保管不完整等问题时

14、有发生，对企业的健康、长足发展产生了较大的负面影响。本文以杭州洛康公司为例，对其电算化会计档案管理中存在的问题进行了分析、研究，并提出了解决问题的对策。1 文献综述1.1 国外关于电算化会计档案管理的研究现状目前，国外对会计电算化的研究主要集中于会计电算化运用在企业的开发、电算化会计档案管理等方面。如Accounting ,Information Technology andBusiness Solutions(HollanderA.S，1999) 一书的 2007 年第五版中，作者在主要阐述了如何用创造性的方法来对用户提供会计、信息技术和业务解决方案的服务以及理解现代会计信息系统的目标、体系

15、结构和开发方法。 同时，对于会计电算化的管理和实施 , 也有较大篇幅的阐述。 再如由 Robert A Leitch和 K.RoscoeDavis 编写的 Accounting information system (Prentice-hall,inc.1990)一书的 2006 年第四版中作者在讨论工资、账务、销售等子模块的数据流，业务流的分析和设计进行讨论的同时， 对电算化会计档案管理及相关的问题也进行了比较详尽的分析和讨论。1.2 国内关于电算化会计档案管理的研究现状国内相关学者关于会计电算化档案管理着重从电算化会计档案的特点，电算化会计档案的构成部分 , 电算化会计档案管理存在的问题、

16、原因及完善对策等方面作了较为细致、深入的研究。在电算化会计档案的特点研究方面：王俊慧（ 2008）通过对电算化会计档案与传统会计档案对比，提出了内容广泛、内容具有专业性、内容具有连续性、载体形式多样化、 提供的会计信息更加快捷及规范、易遭到破坏六个电算化会计档案的新特点。郭淳（ 2007）在电算化会计档案形成特点与管理要求将电算化会计档案的特点阐述为电算化会计档案非直读性、电算化会计档案对计算机系统的依赖性、电算化会计档案文件复制传输的保真性、会计档案信息与载体可分离性、会计档案信息内容易改性、会计档案载体的不稳定性等六个方面。在电算化会计档案组成部分研究方面：周建敏、李鹏、廖明恕（2008）

17、在电算化会计档案管理的特点和应注意的问题一文中概括的指出， 电算化会计档案主要有机制会计档案、 机读会计档案、 计算机系统档案三部分组成；邢颖 (2006)通过电算化条件下会计档案管理工作的新挑战对电算化档案的组成部分进行了比较详细的阐述， 她认为电算化会计档案的组成部分除传统概念上的会计档案外 , 还包括会计电算化过程中形成的纸质文件 （即机制会计档案）、电子文件（机读会计档案）以及系统软件（计算机系统档案） 。其中系统软件档案又可分文字材料与计算机软件程序两部分， 主要由下列内容组成 :(1) 计算机硬件型号、 存贮空间大小、外部设备类型； (2) 计算机操作系统 ( 或网络操作系统 )

18、型号； (3) 财会电算化软件系统的编程语言、数据库系统类型； (4) 软件系统名称、版本号； (5)与财会电算化软件系统相配套的各说明书与使用手册。另外根据财政部、 国家档案局财会字 (1998)32 号文件 ,1999 年 1 月 1 日起施行的会计档案管理办法 规定 , 采用电子计算机进行会计核算的单位 , 不仅要保存电子会计数据， 而且应当保存打印出的纸质会计档案 , 在制度上确立了从电算化会计档案是双重的会计档案载体 , 即传统意义上的会计档案与包括存储在计算机硬盘中的会计数据、以其他磁性介质或光盘存储的会计数据等形式在内的电子会计档案。在电算化会计档案管理存在的问题、原因及解决方案

19、研究方面：郝嫩月（ 2007）在目前电算化会计档案管理中存在的问题及对策中提到，随着我国信息化建设和会计档案实行电算化管理的不断发展， 会计档案实行电算化管理也提上了工作日程。目前，关于电算化会计档案管理的讨论，大多围绕会计电算化管理办法等几个文件对电算化会计档案的基本要求而谈， 未提及电算化档案管理中存在的问题及其防范。 而随着会计电算化的普及， 电算化会计档案管理制度不够完善、档案管理人员的业务素质不高、 相关人员的电子档案管理意识较弱、对收集整理利用工作重视不够、 电算化会计档案因介质问题人为及意外损毁严重等问题也越来越突出，原有的管理方式陈旧，脱离基层企事业单位的实际情况，不适应电算化

20、会计档案管理的要求。麻玉林（ 2008）在电算化会计档案管理存在的问题和对策分析 一文中指出，电算化会计档案管理的问题主要有工作人员对电算化会计档案的重要性认识不到位、 工作人员对电算化会计档案的重要性认识不到位、人员培训和管理不到位等。钟杏梅、熊瑛（ 2008）在电算化会计档案管理中存在的问题及对策中指出，基于电算化会计内涵的变化 , 载体的变革以及共享性等特点 , 引出的会计档案管理新问题主要包括会计电算化档案管理制度落后、会计人员的电子档案管理意识较弱、 计算机操作能力较低、 会计电子档案尚未真正纳入档案管理范畴等。潘洪海（ 2007）在浅议企业会计电子档案管理的若干问题 中提出，根据新

21、形势要求目前电算化会计档案管理存在的问题有会计档案载体本身带来的问题、 会计档案管理制度不完善、 缺乏必要的计算机维护及网络安全人才。江明伟、郭红（2008）在电算化会计档案管理的问题及措施中提到，当前电算化会计档案管理存在的问题主要有单位领导对电算化会计档案管理不够重视 , 认识不到位、电算化会计档案得不到充分利用、忽视对电算化会计档案的管理、电算化会计档案管理制度不完善, 人为和自然损坏电算化档案严重等几方面。 刘明奕（2008）在当前会计档案管理存在的问题及完善对策一文中指出，完善会计档案管理的对策主要包括树立档案管理意识、完善档案管理制度、引入先进的档案管理技术和手段、完善人员配置结构

22、及提高人员综合素质。房波（ 2008）浅议加强和完善电算化会计档案管理中提到，改进电算化会计档案管理的具体措施主要有完善电算化下会计档案管理各项制度建立电算化会计档案保管制度、 完善硬件设施建、 加强会计电算化条件下的内控制度和内部审计、严格执行安全和保密制度、加强电算化会计档案的库房管理。付姝宏（2007）在会计电算化档案管理问题初探一文中指出，结合电算化下档案管理的新变化 , 现阶段我国企业电算化会计档案管理存在会计档案保存不完整、会计档案管理制度不完善、 缺乏必要的计算机维护及网络安全人才等问题。 同时作者把以上问题发生的原因归纳为以下三个方面 : 对会计电算化本身理解的偏差。许多会计人

23、员仅仅将电算化看成自动运算做账的工具 , 而忘记了它本身所应包含的会计分析、 预测、决策等功能 , 从而心理上缺乏对会计电算化档案管理的重视。尚未引起有关部门的重视。不论是档案管理部门还是档案形成部门, 对归档工作重视不够 , 档案部门缺乏必要的措施及相应的业务指导 , 造成档案形成部门交什么、交多少都任其自然的状况 , 严重妨碍了电子文件、数据的归档。缺乏明确的规章制度。由于没有针对电子文档的完善的制度规范, 电算化会计档案的归档工作处于无序状态。归档时仍旧沿袭手工管理时的老做法, 只归档纸质文件 , 而且是将原来用手工记录的账簿、报表, 改成了用计算机打印出来的账簿、报表。综上所述，这些国

24、内外知名学者虽然对电算化会计档案的特点、电算化会计档案管理存在问题等进行了比较全面的分析并提出了自己的观点，但是他们并未结合具体企业的实际情况来谈，现实效用不高。 所以，本文在总结以上学者研究成果的基础上， 结合杭州洛康公司电算化会计档案管理的具体情况，对其存在的问题进行了分析、 研究，并提出了建立健全和落实好电算化会计档案管理的各项制度、提高企业领导对电算化会计档案的认识、提高从业人员综合业务素质等解决策略。2 杭州洛康公司电算化会计档案管理现状如何实现电算化会计档案有效管理， 防止或减少相关风险的产生， 从而为企业的稳定发展提供强有力的财务基础信息保障，对任何一个企业来说都有着至关重要的意

25、义。本文以杭州洛康公司为例，对其电算化会计档案管理进行分析。2.1 杭州洛康公司简介杭州洛康公司创建于2002 年，是一家代理批发 JBL、PAL、彩熠、飞达、Martin 、BARDL、三星、 JVC 等国际知名品牌的视听设备及承接LED 电子显示屏系统；专业舞台灯光、 音响、机械系统；会议灯光音响系统； 多媒体会议室（教学）系统；教学设备；模糊图像处理系统；监控系统；网络系统工程项目的设计、安装和技术服务的私营企业。公司下设教育事业部、舞台灯光、音响工程事业部、JVC 产品事业部、模糊图像处理软件开发部、LED 电子显示屏等专业部门。通过多年的不懈努力，公司培养了一批从事专业舞台灯光音响系

26、统工程方面的优秀专业人才，在本领域内取得了优良的业绩，且在业内具有良好的声誉。 二零零三年度至今参加区、市、省政府采购招标，公司员工以严谨的态度、吃苦耐劳、诚恳做人、踏实做事的精神， 先后完成了浙江省未成年管教养人员管理所、浙江省未成年犯管教所、杭州市公安局集中关押所、杭州剧院、浙江京剧团、杭州市委办公厅、杭州市西湖区人民政府等280 多项电子显示屏、 舞台灯光音响、 视听会议系统、闭路监控系统工程，积累了大量的工程经验，并得到了用户的一致好评。公司为浙江演艺设备技术协会理事单位，已获得专业音响工程综合技术能力等级二级资质、专业灯光工程综合技术能力等级三级资质、建筑智能化弱电工程专业承包三级资

27、质和安全技术防范行业资信等级三级资质。并且先后荣获杭州市西湖区优秀企业，杭州市工商联系统先进会员企业荣誉称号。公司被第一批列入杭州市人民政府采购诚信供应商名单，并深受用户单位的高度评价。杭州洛康公司是一家代理批发、 安装多媒体设备的私营企业。 具体的组织结构关系见图 3.1 ：图 3.1 杭州洛康公司的组织结构图2.2 杭州洛康公司电算化会计档案管理的特点2.2.1 历史档案积存量大公司为了提高会计核算效率、降低会计核算成本，于2003 年初开始在财务科全面开展会计电算化工作。 经过 5 年的发展，会计电算化的优越性以得到充分的展现。它不仅大大降低了公司会计核算的成本，同时也提高了公司会计核算

28、的效率。但是，随之产生的大量的电算化会计档案给公司会计档案管理工作带来了很大的麻烦。 如，机制纸质档案与电子档案在性质上的较大差异，要求公司对已经产生的数量巨大的电算化会计档案进行更为细致的管理。2.2.2 档案日产生量大经六年的发展壮大，公司已培养了一批从事专业舞台灯光音响系统工程方面的优秀专业人才， 在本领域内取得了优良的业绩，且在业内具有良好的声誉。 随着公司声誉的不断提高，公司的业务量也呈现出逐年激增的趋势。2008 年全年公司承接各种业务2005 多项，平均每天接受业务5 项以上。每天巨大的业务量、加之电算化会计档案的特点， 使得公司电算化会计档案的日产生量巨大，给公司的会计档案管理

29、工作带来了巨大的压力。2.3 杭州洛康公司电算化会计档案的管理方法杭州洛康公司为了加强对电算化会计档案的管理控制，主要在以下四个方面展开工作：2.3.1 对机制会计档案的管理控制机制会计档案包括从会计电算化系统打印输出的会计凭证、会计账簿、财务会计报告等纸介质档案 ,也包括应当依法保存的会计档案移交、保管、销毁清册等其他类档案。公司对机制会计档案的管理控制主要通过以下三步来实现：第一步，对机制会计凭证类进行管理控制。公司相关制度规定： 会计电算化操作员在向会计电算化系统输入记账凭证前，必须对原始凭证的合法性、 正确性进行审核；编制记账凭证时做到科目使用正确，数字准确无误。 审核记账员在计算机屏

30、幕上直接对系统内的记账凭证要一张张进行审核，不得在期末使用“成批审核”功能集中审核；同时，复核机制记账凭证并签章。二者同步完成后，系统内审核后的记账凭证方可用来登记账簿。而机制记账凭证除由制单人员、复核人员签章外，还通过记账人员及会计机构负责人或会计主管签章，收付款记账凭证还应由出纳人员及领款人签章，方可作为有效的会计档案保管。机制记账凭证的编号应由计算机自动顺序产生，必须连续。编号间断时， 在断号后要在第一张凭证上说明断号原因，并由有关人员签章。现金、银行存款、转账凭证的分册科目汇总表每本凭证打印一张，连同该本记账凭证及其所附原始凭证一起装订保管。第二步，对机制会计账簿类进行管理控制。公司相

31、关制度规定： 现金日记账每天在计算机里记账并打印输出后，由出纳人员核对现金库存， 核对无误后由出纳人员、记账人员、复核人员、会计机构负责人在账簿上签章，按月连续编页码并装订成册，以防账页的丢失或被抽换。 年终再将各月现金日记账按顺序装订成册，加盖封印，妥善保管。同样，银行存款日记账也应每天登账并打印输出，不允许等到期末集中记账和打印，其审核签章、装订、保管与现金日记账相同。此外，出纳人员每月月末编制银行存款余额调节表，由出纳人员及会计机构负责人或会计主管签章后，与银行对账单一起保管。总账、其他明细账定期打印输出，连续编号，经审核后装订成册，同样应由记账人员、打印人员、装订人员、会计机构负责人在

32、账册封面上签章并加盖封印。一般可根据公司实际情况和工作需要按月或按季、按年打印，但最迟至次年月末应全部完成此项工作。当然，也要根据税务、审计等管理部门要求，及时打印输出有关账簿。第三步，对机制财务会计报告类进行管理控制。公司要求： 公司的会计报表和部分财务分析结果由会计电算化系统产生，但要求向有关各方提供的财务会计报告应符合企业财务会计报告条例 的规定。公司在有必要向有关各方同时提供书面形式以及电子数据的财务会计报告时，两者数据应当完全一致。 此外，由会计电算化系统打印输出的会计资料发生缺损时，应补充打印，并同样需要有关会计人员签章。2.3.2 对机读会计档案的管理控制机读会计档案包括以计算机

33、硬盘、软盘等磁性介质或光盘等其他介质存储的、只能以电子数据状态保存的会计数据,包括会计凭证、 会计账簿、会计报表( 包括报表格式与计算公式 )等数据和会计数据库。公司对机读会计档案生成的管理控制主要通过以下两个方面来实现：对机读会计档案存储介质进行管理控制。公司对机读会计档案储存介质的选用没有什么明确的规定，相关人员在选购时一般遵照价格优先原则。对机读会计档案备份进行管理控制。公司规定：机读会计档案备份的方法必须符合国家相关制度、 规范的要求；机读会计档案备份的时间及次数由相关财务人员视情况决定，每次除在本机硬盘备份外，同时还应制作软盘备份。比如，月中做一次备份，月末在记账后结账前做第二次备份

34、时要启用一套空白软盘以防备份失败。同时，公司要求对备份出来的机读会计档案采用“数字签名”进行加密。2.3.3 对计算机系统档案及财务软件系统档案等的管理控制计算机系统档案包括计算机硬件系统型号、存储空间和外部设备类型及其增减变化 ; 计算机操作系统及网络操作系统型号;会计电算化软件系统名称、 版本号 , 与之配套的安装光盘、磁盘、用户服务卡以及用户手册等全套文档资料。公司财务人员及公司管理层对与计算机、 财务软件相关的系统档案的重视度都不高，他们认为系统档案并不属于电算化会计档案范畴；公司相关制度对系统档案的管理也没有做出明确规定。因而，通常情况下公司财务人员不会对那些与计算机及财务软件相关的

35、系统档案进行专门的保存和管理。2.3.4 对电算化会计档案存放环境及保管年限的管理控制公司对电算化会计档案存放环境及保管年限这两方面的管理很不规范。电算化会计档案的存放环境管理方面，公司没有为电算化会计档案建立专门的保存室，也没有为电算化会计档案配备专门的管理人员。电算化会计档案的保管年限管理方面，公司一直以来就没有为电算化会计档案的保管年限管理建立专门的内部管理制度，财务人员在实际的操作过程中一般遵照手工会计模式下的存档制度对电算化会计档案进行管理。3 杭州洛康公司电算化会计档案管理存在的问题及原因杭州洛康公司虽然制定了一些与电算化会计档案管理相关制度，但是在实际的电算化会计档案管理工作中仍

36、然存在着一些不容忽视的问题。3.1 杭州洛康公司电算化会计档案管理存在的问题3.1.1 档案保存完整性不足公司财务人员受各种因素的影响, 往往只是将打印出的保存在纸质介质上的会计档案（机制会计档案）和保存在磁性介质上的会计档案（机读会计档案）进行收集归档 , 而不重视将那些与财务软件及计算机系统相关的系统档案进行收集归档，破坏会了计档案的完整性、更不符合国家相关制度的规定，对日后相关工作的开展带来很大的麻烦。2006 年 6 月，公司应税务部门的要求，调阅了2005 年第一季度的一批机读会计档案。当税务人员将机读档案往公司财务系统输入时，却出现了数据无法输入的问题。经税务人员分析， 出现数据无

37、法输入的主要原因是公司更换财务软件而引起的现有财务系统与原有数据不兼容。后经公司相关财务人员证实， 公司出于实用性考虑确于2006 年初用金蝶财务软件替换了公司原有的用友财务软件。当税务部门要求企业提供原有财务软件的系统备份及相关信息时，却被告知公司没有将原来用友财务软件的相关系统档案进行备份保存。由此可见，杭州洛康公司虽然制定了一些相关电算化会计档案管理的制度，但是制度本身以及相关人员在制度落实方面还存在比较大的问题，充分暴露出了杭州洛康公司在电算化会计档案管理方面的不足。3.1.2 档案备份不规范公司财务人员虽然对储存在财务系统里的会计数据进行备份，但是其备份的时间及方法都不符合规范、随意

38、性很大。备份的时间方面。 公司相关制度没有明确规定备份的时间，相关财务人员也没有形成及时进行备份的意识。 一旦由于意外或人为误操作造成系统数据丢失或遭破坏，就很难将会计资料在最短时间内、最小损失的情况下恢复原貌。我在该公司进行毕业实习期间就发生了一起由备份不及时引起的会计数据丢失事件。3 月 2 日、3 月 3 日公司会计王某习惯性的没有对会计数据进行备份，3 月 4 日下午，王某在对当天的会计数据进行操作处理时电脑突然中毒死机，当电脑恢复正常后保存在财务系统里的会计数据（2 日、3日及当天尚未备份的数据）全部丢失。备份的方法方面。公司相关制度在会计数据备份方法方面做出了明确的规定，要求相关财

39、务人员采用双份备份法即采用“AB 备份法”进行会计数据的备份 , 并且要在每份上标明档案形成的日期及相关操作员的姓名 , 放到专用的盒子或袋子里进行保存 , 存放到两个不同的地点 , 以防止存储介质受水、 灰、磁或光等因素的影响而引起会计电算数据的损毁。 但是，受各种主客观因素的影响， 公司管理层并没有将该制度贯彻落实好、 公司相关财会人员在具体操作过程中也并没有完全按照该制度去进行会计数据备份。2009 年 3 月初起，我在该公司进行了近两个月毕业实习。实习期间我发现公司财会人员在对会计数据进行备份时所采用的方法很多都没有达到公司相关制度要求达到的标准， 比如：公司财会人员在对会计数据进行备

40、份时并没有按公司相关制度规定采用“ AB 备份法”等等。3.1.3 档案保管的硬件环境差公司档案保管的硬件环境差主要表现在档案保存场所环境不达标和存储介质质量低劣两个方面。档案保管场所的环境差。 公司虽然将机读会计档案进行了归档保存，但是并没有为其设定专门的保管室及专门的管理人员，只是将其存放在保存普通纸质会计档案的保管室里面进行保管。而普通纸质会计档案对保存环境的要求不高，所以普通纸质会计档案的保管室在防压、防尘、防光、防腐蚀、防磁等方面都不能难满足机读会计档案的保存要求，机读会计档案受损现象自然是相当严重的。下面就是公司曾经发生过的几次比较严重的机读会计档案损毁的事件：2004 年 6 月

41、，保管室一处水管破裂长期滴漏，公司06 年第一、第二季度形成的机读会计档案因严重受潮全部遭到损毁、无法使用。2004 年 9 月，财务人员在对 2004 年 3 月的机读会计档案进行复制时发现部分的机读会计档案因受到灰尘的影响无法复制。由上面几次事件可见， 公司的机读会计档案的保存环境还存在着比较大的问题、尚需不断的改善和优化。存储介质质量低劣。 公司虽然将存储在电脑上的会计数据进行备份、同时也把这些备份出来形成的机读会计档案进行归档保存，但是公司的机读会计档案损坏事件还是时常发生。究其原因，存储介质质量问题难辞其咎。2005 年 9 月，公司就发生过一件因存储介质质量差、无法被电脑识别而导致

42、几个月的会计数据丢失的事件。3.1.4档案调阅、销毁不合规范公司并没有专门针对电算化会计档案的调阅、销毁做出明确规定。 财会人员在对电算化会计档案进行调阅、 销毁时基本都是参照原来手工会计模式时的相关制度来操作的， 由此可见， 公司在进行电算化会计档案 （特别是机读会计档案和系统档案）调阅、销毁操作时是相当不规范的。例如，因为手工会计模式时的相关制度并没有对机读会计档案的调阅、销毁进行规定， 公司会计人员对机读会计档案进行调阅、销毁都是相当随意的、并不受什么制度的约束。3.2 杭州洛康公司电算化会计档案管理存在问题的原因3.2.1 对电算化会计档案管理的认识不到位公司管理层对电算化会计档案管理

43、不够重视。公司管理层对电算化会计档案管理不够重视 , 没能把该项工作列入到会计工作的议事日程。具体表现有以下两个 : 电算化会计档案管理人才引进不及时不积极，缺乏专门人员。电算化会计档案是一种专门档案, 涉及会计和档案管理两个方面的专业知识, 但公司缺乏档案管理专门人员。公司会计部门并没有设置专职会计档案管理岗位, 具体是由负责综合部门的人员兼任, 由于业务能力不强、计算机操作不熟练、责任心不强 , 势必导致电算化会计档案内容不完整、管理不善。公司财会人员对电算化会计档案的组成部分认识不足。公司相当一部分财会人员对电算化会计档案的构成部分认识不清。他们认为电算化会计档案就仅包括机制会计档案和机

44、读会计档案， 而不能把与计算机及财务软件相关的的系统档案等也归入到电算化会计档案的范畴内。3.2.2 电算化会计档案管理制度建设不到位公司实现会计电算化后， 会计档案构成部分增加， 对会计档案管理的要求也随之提高，但是公司相关制度的建设并没有跟上会计电算化开展的进度。很大程度上来说，制度的不完善已成为公司电算化会计档案管理水平进一步提高的拦路虎。例如，公司在电算化会计档案的收集、整理、利用和销毁等方面很多仍在沿用传统手工系统的做法， 没形成一套与电算化条件相适应的新的规章制度，使得电算化会计档案的管理相对落后与电算化工作的开展进度。再如，对电算化会计系统中财务人员的职责缺乏明确的规定，尤其是没

45、有建立严格的借阅手续制度等。3.2.3电算化会计档案管理制度的执行力度和激励力度不足电算化会计档案管理制度的执行力度不足。公司虽然制定了一些与电算化会计档案管理相关的制度， 但在实际操作过程中， 公司管理层考虑到成本控制等的需要而没有将这些制度落实到实处、公司财会人员出于操作简单等原因考虑更是没把这些制度执行好。 执行力度不足，使得这些制度的效用不能真正得到发挥。电算化会计档案管理制度执行的激励力度不够。公司一般情况下并不会对严格执行公司档案管理制度的相关财会计人员进行有效地奖励，这样便很容易使那些严格执行公司档案管理制度的相关会计人员丧失积极性，从而也就不利于公司电算化会计档案管理制度的执行

46、，很大程度上遏制了公司电算化会计档案管理制度的贯彻和落实。3.2.4 从业人员素质良莠不齐电算化会计档案管理质量的高低很大程度上取决于财会人员的业务素质和能力。尽管近年来杭州洛康公司积极引进各大学财会专业的专业会计人才、公司财会人员的学历构成也随之有了较大幅度的提升，但从整体上看， 财务人员学历构成仍是良莠不齐。如公司某些重要岗位上的相当一部分会计人员是“半路出家”的，他们并未经过正规而系统的财会知识的培训教育，财经法规知识、 电算化会计档案知识较为缺乏，电算化会计档案管理方面违规操作现象时有发生。可见，财务工作者的学历构成良莠不齐也是导致电算化会计档案管理出现问题的一个重要原因。表 4.1

47、是对杭州洛康公司财务工作人员的学历构成情况进行的统计：表 4.1 财务人员学历构成年份研究生本科生专科生其他20084%36%30%30%20072%28%32%38%20061%19%35%40%20050%15%40%45%20040%5%35%60%注：数据来源于杭州洛康公司财务人员学历统计表由上表可知：杭州洛康公司财务工作人员的学历构成整体上是逐步扩大研究生及本科生所占的比例，而专科生及“其他”人员所占的比例在逐步下降。但从各个年份来看，专科生及“其他”人员所占的比例是最高的，如在2004 年，其他人员的比例高达60%，而专科生的比例为35%，而研究生所占比例仅为0%。而在 2008

48、年，研究生及本科生所占的比例有较大幅度的提升，分别达到4%、36%，不过专科生及“其他”人员所占比例仍高达的为 60%。从以上分析可以看出，杭州洛康公司财会人员的学历构成仍需提高。4 完善杭州洛康公司电算化会计档案管理的对策针对电算化会计档案管理中存在的问题，杭州洛康公司应从以下几个方面来改善电算化会计档案的管理现状：4.1 提高公司管理层对电算化会计档案的认识公司管理层在企业的管理中起着至关重要的作用，其个人素质的高低对公司的发展走势有着很大的影响作用。因而，公司管理层应当加强自身的学习，学习相关的法规知识以及相关的业务知识，充分认识到对电算化会计档案资料进行科学化管理的重要性。 更重要的是

49、，公司管理层在执行电算化会计档案的相关制度时，要起到模范带头作用， 使办理电算化会计档案业务的人员能自觉约束自身的行为。因为，只有上行下效，才能真正保证企业电算化会计档案的安全完整。也只有这样，公司电算化会计档案管理才能形成良性循环，为企业的长足发展提供可靠、完整的会计数据。4.2 加强财会人员电算化会计档案管理的培训4.2.1 强化财会人员的电算化会计档案管理意识财会人员是电算化会计档案管理工作的主要承担者，其素质的高低直接关系到电算化会计档案的质量。 因此，公司应着力提高财会人员的电算化会计档案管理意识，使之在处理电算化会计档案管业务时，能够按照相关的制度法规进行规范操作。公司应该在财会人

50、员中全面展开“爱岗敬业、诚实守信、廉洁自律、客观公正、坚持准则、提高技能、参与管理、强化服务”的教育，激发公司内部财会人员高度的责任感，使其真正认识到电算化会计档案的重要作用以及电算化管理工作的重要地位，从而强化财会人员的电算化会计档案管理意识。4.2.2 提高财会人员的电算化会计档案管理能力随着会计电算化工作在公司中的不断展开和深入，数量众多且具有自己特点的电算化会计档案也随之产生，这对财会人员的专业素质提出了更高的要求。因此，公司应当不断加强对财会人员进行业务素质培训来提升其业务技能。具体来说，针对电算化会计档案管理， 杭州洛康公司应从如下三个方面来强化财务人员的电算化会计档案管理能力：公

51、司应该对财务人员进行不定期的集中培训。强化他们对电算化会计档案组成部分的认识，使其在进行电算化会计档案归档保存时不再出现由认识不足而造成的档案保存不完整的错误；强化他们对电算化会计档案新特点的认识，使其能在碰到电算化会计档案尤其是机读会计档案受到水、磁、尘等因素破坏时做出及时恰当的处理；强化他们对电算化会计档案管理相关法规制度的认识和理解，使其在进行电算化会计档案管理时，严格遵守电算化会计档案管理制度的规定。针对公司现有财会人员的业务能力有高有低、学历构成良莠不齐的现状，公司应该采用高业务能力带低业务能力、高学历带低学历的方法， 在电算化会计档案的实际管理过程中不断提高业务素质差、学历较低的财

52、务人员的电算化会计档案管理技能。针对电算化会计档案管理工作涉及计算机操作的特点。公司应当做好以下两个方面的工作： 不断从各高校引入掌握计算机知识的复合型会计人才； 不断对公司原有的财务人员进行系统化的计算机技能培训。4.3 建立健全电算化会计档案管理制度建立健全电算化会计档案的归档制度。首先应确定归档范围。 电算会计档案内容主要包括公司各种会计凭证、会计账簿、会计报表、财务计划、公司预算和重要的经济合同， 以及源程序文件、 用户操作规程及使用手册、电算化会计科目及科目代码表、会计报表格式、报表取数公式、自动转账公式及其他计算公式、检验公式等， 存贮于磁性介质上的会计数据、程序文件及其他会计资料

53、。会计电算化系统的全套文档资料及软件程序，都应视同会计档案保管； 会计数据在未打印成书面形式输出之前，应妥善保管并保留副本，记账凭证、总分类账、现金日记账和银行存款日记账应打印输出，并按照有关税务、审计等管理部门的要求，及时打印输出有关账簿、报表。建立健全电算化会计档案的保管制度。与手工方式一致， 电算化方式生成的证、账、表等会计档案，应按规定立卷归档保管。会计相关职能部门应紧密配合，确认合法的会计档案内容，根据国家档案局的标准做好防压、防尘、防光、防腐蚀工作； 按分类和一定顺序对数据磁盘、 光盘等，建立电算化会计档案保管制度。一般情况下 ,公司每一至两年应对会计档案进行一次大的清理,发现纸质

54、档案有损坏要进行修补,而对磁性介质档案每年应进行一次复制,以防磁盘等介质损坏造成会计数据丢失。 每年年终决算后 ,将会计信息记录在一次性刻写光盘上。这样不仅光盘有效保存期限长( 超过十五年 ), 完全能够满足一般的会计账薄保管需要，而且一次刻录后光盘不再能重复擦写, 可以有效防止数据被非法修改或病毒破坏。建立健全电算化会计档案的借用手续制度。要建立健全电算化会计档案借阅手续制度和使用权限制度, 电子会计档案信息未经公司负责人同意严禁拷贝给其他单位或个人，会计数据磁盘不得带出财务( 档案 ) 室,财务人员因工作需要查阅会计档案时， 必须按规定顺序及时归还原处， 若要查阅入库档案， 必须办理有关借

55、用手续。公司内各单位若因公需要查阅会计档案时，必须经本公司管理层的批准证明，经财务经理同意， 方能由档案管理人员接待查阅。外单位人员因公需要查阅会计档案时， 应持有单位介绍信， 经财务经理同意后， 方能由档案管理人员接待查阅，并由档案管理人员详细登记查阅会。建立健全会计档案的鉴定与销毁制度。电算化会计档案的鉴定与销毁， 是会计档案工作中一项科学性很强的工作。会计档案形成的特殊性、 保管期限的多样性、形成数量的广泛性决定了电算化会计档案较之其他门类档案的鉴定复杂得多。因此，科学鉴定、及时销毁失去保存价值的会计档案，可以大量减轻档案管理人员的工作负担， 使会计档案管理人员能够集中精力管理好永久长期保存的档案，并空出更多的时间从事会计档案的编研工作，主动开发会计档案的信息资源，为经济发展服务。建立健全电算化会计档案的整理和利用制度。公司对电算化会计档案