文书档案新整理规则讲解

1、文书档案简化立卷十步一、区分归档与不归档文件 根据本单位的归档范围进行区分。各单位应参照机关文书档案归档与不归档范围编制本 单位的归档范围，经单位领导审批后，报区档案局备案。二、判定文件所属时间 区分不同年度，相同年度的才能一同归档，不同年度的不能放在一起归档。判定文件所属时 间方法：1 、以签发、结案、转发时间为准 ;2 、以正本时间为准 ;3 、以闭幕年度、办结年度、批复年度为准 ;4 、跨年度的，如计划、总结、法规等归在文件制发年度、即发文年度 ;三、明确 “件”的概念，区分每 “件”文件 文书档案简化立卷与传统立卷最大的区别在于，前者以 “件”为单位进行整理归档，后者 则以 “卷”为单

2、位进行整理归档，因此，整理档案前，首先要明确件”的概念。1 、一般每份文件为一件 ;2 、正本与定稿、正文与附件、原件与复印件、转发与被转发件 ;3 、报表、图册、名册一册为一件 ;4 、底稿为打印件，未改动并与正本一样的，不可归档，但会签稿单要归档 ;5 、来文与复文各为一件，重要文件与历次修改稿各为一件。四、装订以件为单位进行装订1、件内文件排列：几份文件为一件时，应排好顺序: 正本在前, 定稿在后，正本在前, 附件 在后，原在前复件在后; 转发件在前，被转发件在后; 中文本在前，其他语种文本在后。2 、装订位置：左侧或左上角装订，左侧装订则左侧下侧对齐；左上角装订则左侧和上侧对 齐，以防

3、订漏页。3 、装订用线装，文件薄的采用缝纫机车，厚的采用三孔一线订，缝纫机车的要二头打结以 防跑线。如果本已成册的，若非金属物装订的，可不再拆装。五、确定文件保管期限各单位应参照机关文书档案保管期限表,编制本单位档案保管期限表，经单位领导审批 后，报区档案局备案。按保管价值的不同，文件分成三个保管期限：永久、长期、短期。六、分类选定分类方法，进行分类新规则提供3种供选择，各单位确定后，每年桉此分类、一般不再变动。问题一期限-适用于文件不太少的单位,一殳单位可选用此方法。年度彳机构一期限适用于部门健全、职责明确的单位期限适用于文件很少的单位。七排列1、以每“件”文件为一单位，先按保管期限永久、长

4、期、短期，分别排列成三个系列， 再在同一保管期限内按类别排，女如永久系列文件中再按综合、党群、财务排列。在同一保管期限同一类别内按以下要求排，女口永久综合类中再按(1) 同属一件事的排一起；(2) 不同事的按时间排；(3) 按重要程度排；批复在前请示在后；(5) 会议文件应集中一起；(6) 统计报表，简报集中一起；2、不同保管期限的材料不能同盒，同保管期限不同类别的最好不同装一盒。3、当年漏归档的文件，补归在文件签发年同一保管期限文件的最后，不再考虑类别等，但 要在备考表中注明。人编号(盖、填归档章)、每彳分归档文件在所有档案中的位置，通过归档章来识别，归档章是每份文件的身份证。1、归档章盖在

5、文件上端空白处，左中右皆可，但不要压住其他字迹。2、归档章的填写(1) 全宗号：由区档案馆派给(2) 年度：要用4位阿位伯数字填写(3) 机构或问题：即类别(4) 保管期限：永久、长期、短期（5）室编件号：文件的排列顺序号，一件文件一个号，非一份一号 件号编号方法：同一年度永久、长期、短期的文件各编一个大流水号，形成 3 列大流水 号。如永久01-90，长期01-100，短期01-60（6）页数，指每件文件的总页数，有内容的才计，无内容的不计，文件处理单也要计。九、编目（制作归档文件目录）1、件号：与传统立卷的目录不同之处在于，顺序号改成了件号。件号用阿位伯数字填写。2、责任者：（全角录入）

6、文件的制发机关或文件的作者。用全称或规范简称。（1）规范简称：不能省略厦门市，如厦门市海沧区经贸局，以便跨地区资源共享时识别。（2）文件无责任者要考证，并加” ”，见归档文件目录，件号3。（3）联合发文责任者照实录，太多则省略并加等，注意要加“ ”，责任者中立档单位 不能省略，各责任者之间用“;。（4）领导讲话等责任者若只有姓名，要注明职务并外加（ ） ，如张昌平（厦门市长）3 、文号：全录，不能省略，机构代字、年度、文号缺不可，4 、题名： （全角录入）（1）录入原文标题，不管多长（2）有副题名时，正题名能反映文件内容则不录入，若不能反映内容，则要录入（3）无题名或含义不清时，应重新拟写或补

7、充标题，外加“ ”如“通知”关于加强教育 工作的通知，如关于转发政发200303号文的通知，应为关于转发政发200303号文加强档案 工作的通知（4）本委，本部等要改为具体名称，处加“ ”（5）正文与附件一件时，附件为条文时，要录入题名，外加“（ ）”，见归档文件目录， 件号4。（6）统计报表：若为统一名称的要具体化，如福建省党员统计报表应改为厦门市海沧区党员 统计报表，见归档文件目录，件号6。（7）有批文的审批表与批文合为一件，不写入题名，若为单独的审批表，题名要写明内容， 如：（张三）先进个人市批表，注意外加“（ ）”。（8）介绍信，若干人为一件时，要注明什么人什么内容的介绍信，如张三、李

8、四党员介绍信。 若一本介绍信为一件，要注明内容，起止号数，处加“（ ）”如（组织）介绍信（53-67号）（9）会议记录：无标题，一会一件的直抄标题。若一本应注明会议内容，起止日期，如党务会议记录（20040312-200406）12（10）简报信息：一期为一件或若干期为一件，如果若干期为一件应注明起止期数，如海沧 信息（2004年第112期）（11）花名册一册一件：注明是什么花名册和年度，如厦门市海沧区工会会员花名册（2004 年）5 、日 期 ：指 文 件 制发 日 期， 以 8 位阿 拉 伯数 字 标注 ， 如 20040309。若年、月、日不详的分别以“0000“和“00”补足8位，如0

9、000123，1 2004000。06 、页数：每件文件的总页数7 、备注：用于说明特殊情况，如有批复无请示。8 、目录要用 A4 幅，桉年度、保管期限分成3 本，加封面装订成册，一式三份。十、装盒、填写档案盒面1 、按室编件号放入盒内，不同年度的不能装入同一盒。不同保管期限的不能装入同一盒。 根据文件多少选择档案盒厚度。目录不放盒内。2 、为了使装订处朝下放，文件不弯曲，保护文件，统一采用横放，按横放填写盒面。3 、备考表，样式同传统立卷整理的备考表，放在每盒最后，用于填写每盒需说明的情况。归档文件整理说明的编写一、放置位置：放在目录（永、长、短）三本的封面后第一页，与目录一同装订成册。二、归档文件整理说明一般每年一写，单位机构、职能、档案分类方案较稳定的可几年一写， 在全宗介绍中说明。三、归档文件说明应包括以下内容：1、立档单位的基本情况：（1）名称、成立时间、隶属关系，（2）内部机构设置情况（3）主要工作活动和指标完成情况（4）重大事件，重大新闻，