自编《采购与付款控制制度》

1、采购与付款业务管理一 总则第一条 降低采购成本、 选择合理采购数量与适当采购时机, 缩短交货期 , 降低库存 , 减少资金占用成本、提升资金使用效率, 规范采购流程、合理安排采购流程中不相容岗位职责，规避采购资金风险，降低生产成本, 提高企业盈利能力。第二条本管理制度适用于所有生产用原材料、燃料、动力，后勤物资及办公用品等的采购二 采购招标第三条为了使采购价格透明化，降低采购成本，规范往来账款管理，能定期与供货单位核对账款， 明确债务数额和付款期限， 加强资金使用筹划， 提高资金使用效率， 减小经营风险，公司所有物资采购均执行招标采购。第四条 招标实施办法1、材料会计整理公司成立以来所有采购过

2、的物资材料，按供货单位、材料类别、用途分类汇总，并标出最近一次采购单价。2、某些间断性、临时性、零星采购且数量较少、供货单位不固定的物资材料应归集到供应与这些材料类别、性能相近的供货单位中，让这些供货单位代理采购并开具发票3、公司总经理组织监事会、采购部、财务部、生产部、设备维修部、质检部等相关部门组成招标委员会执行招标事宜，做出评审意见，选出中标供货单位。4、供货单位的要求：（ 1 ）在工商行政管理部门注册登记并取得营业执照、税务登记证；（ 2 ）在本行业预计经营期限较长，在短期内不会改变经营内容（ 3 ） 经营商品种类能最大限度包括本公司所需材料且具有合格证书， 具备一定的经营规模，能自行

3、开具合法发票（ 4 ）能提供合法法人银行账户（ 5 ）在合同期限内，供货单位如如发生分立、合并、重组或改变经营范围等影响本公司采购业务的事项，应提前以书面方式通知本单位。5、招标委员会与中标单位签订具体采购合同。确定付款期限、付款方式、付款额度、发票开具等具体事项。6、 供货单位提供材料价格明细表注明执行日期并加盖公章。 材料价格明细表分别在财务部、物资采购部备案。在采购合同期限内，严格按照材料价格明细表中的价格结算材料价款。7、在合同期限内，材料价格如有变动，供货单位预先将变动后的价格明细表送交财务部，财务部会同监事会、 采购部审核通过后， 签发给财务部、 物资采购部， 采购材料按照新的材料

4、价格明细表进行材料价款结算。8、随着生产经营活动的进行，出现需采购招标范围外材料时分情况处理（ 1 ）如果预计长期采购的材料，执行招标采购（ 2 ）如果是临时性少量采购材料，委托相关中标单位代理采购，中标单位不经营类似材料且无采购渠道无法代理采购的，经监事会批准采购部自行采购。第五条 招标采购下采购部的工作1、根据材料采购计划表向供货单位发出订货通知，监督材料数量、质量，督促到货时间。2、材料购回后，会同仓库管理员、质检员办理材料交接、验收入库。3、材料款到付款期限后，填制材料采购付款审批单，递交财务部申请付款。4、 建立材料采购资料库， 监督供货单位经营状况及价格变动等， 关注材料的市场价格

5、信息，发掘较低采购成本的新货源。5、建立采购台账。三 采购业务流程第六条 材料采购计划。生产部应根据材料预算数量及库存情况等因素提出采购计划，制作材料采购计划表（ 1 、需要什么商品； 2 、需要的数量多少；3、什么时候需要）报送采购部。材料采购计划表一式两份，生产部留存一份；一份送采购部，作为编制采购订单的依据；材料采购计划表所载主要内容：所需材料品名、规格、材质、需求数量、要求到货时间。第七条 材料采购订单。 采购部按照生产部制定的材料采购计划表所需材料分类汇总制定采购订单并根据供货单位提供的材料价格明细表标注价格后交财务部审核。材料采购订单一式两份连续编号， 采购部留存一份， 一份交财务

6、部， 作为核对入库单的依据。材料采购订单所载主要内容：材料名称及规格、数量、单价、供应商、到货日期等。第八条 财务审核。 财务部收到采购部的采购订单，对材料类别及价格进行审核第九条 审批。 物资采购部将经财务部审核后的采购订单递交总经办， 总经理做出审批意见，责令物资采购部指定专人执行采购任务第十条 采购人员向供货单位发出采购通知， 及时催货， 并处理采购执行过程中的问题， 防止发生纠纷， 避免给公司造成损失。 如有特殊原因无法按时交货时， 要及时通知相关的部门。第十一条采购材料尽量票随货到， 如不能做到票随货到必须带有盖供货单位公章的送货清单，否则，仓库人员有权拒绝收货。第十二条在没有仓库收

7、料人员、 质检人员在场的情况下绝对不准卸货。 质检部门有权拒绝没有出厂合格证 （盖有供货单位印鉴原件） 以及质检不合格的材料入库； 仓库人员有权拒绝实际材料名称、规格、材质、数量等与送货清单不符的材料入库第十三条质检部门根据采购订单、采购合同、 出厂合格证执行验收，对商品质量、 材质等考察，形成材料验收单，第十四条材料库保管人员根据货运单据、 材料验收单、 采购订单、 采购合同等有效单据与供方发来的材料核对无误，办理入库，开具材料入库单。 材料入库单一式三份连续编号，一份留存仓库；一份交物资采购部门，作报账依据；一份交财务部，材料记账。第十五条 办理材料入库后，采购人员须在次日前持购货发票、材

8、料入库单报销联、送货清单等相关凭证到财务部挂账。即便是票款两清，财务会计也要先挂账，这样便于以后查询，或与往来单位对账可以一目了然第十六条会计处理。采购专员将采购订单、采购合同和采购发票， 质检部门、 仓库部门将材料验收单、 入库单必须在次日中午下班前交到财务部门， 所有采购材料单据相关采购经办人、质检人员、 仓库管理员必须签字，否则财务人员拒收，财务人员根据审核合格的以上单据编制记账凭证并记材料帐。四 付款业务流程第十七条付款业务程序大致包括申请、 审批、 付款执行、 付款询问、 会计记录和资料保管。1 付款申请。物资采购部根据采购合同约定的付款时间和付款金额编制付款申请单，提出付款申请；2

9、付款审批。（ 1 ）财务部相关人员依据会计账簿记录核实申请付款金额的真实性、合理性，并作签核意见；（ 2 ）财务经理做出付款审批；（ 3 ）公司经理审批；（ 4 ）监事审批3 付款执行。 财务部出纳凭经以上程序审批的付款申请单执行付款并登记货币资金日记账。所有 2000 元以上材料款一律银行转账或承兑支付，不得现金支付或开具现金支票；不得由采购人员经手付款。4、付款询问。财务会计收到出纳交回的已执行付款的付款申请单后，在2 日内向收款单位询问款项是否到账。5资料的保管。财务部应将采购订单、采购合同、材料验收单、货运单据、采购发票、付款申请单等重要单据进行会计记录并合理保管。第十八条 预付款的审

10、批与支付1 支付预付材料款时，财务部门必须取得材料采购订单和采购合同；2按照采购合同约定的付款额度审核付款金额；3 材料预付款申请单须有经办人、审核会计、财务部经理、分公司经理、集团采购部总经理签字；五 采购与付款业务中的不相容职务及部门职责第十九条采购与付款业务的不相容岗位至少包括：（一）申请与审批；（二）物资采购与仓库保管；（三）物资采购与材料验收；（四）采购付款的申请、审批与付款执行；（五）付款执行与付款询问；第二十条部门职责1生产部门职责：（ 1 ）生产部指定专门人员为材料预算人员，负责编制材料采购计划表及相关业务的处理。（ 2 ）根据加工合同预算材料用量和预计生产进度编制采购计划，（

11、 3 ）及时考察材料短缺情况，提出材料采购计划，按规定格式编制材料采购计划表。（ 4 ）评价供应商材料质量和服务等。2、物资采购部：（ 1 ）根据现有库存和材料采购计划所需，编制材料申请单，（ 2 ）执行采购流程，并对采购活动过程进行控制和跟踪、采购发票的催要、审核采购发票的内容是否完整、合法。3、质检部门。（ 1 ） 质检部门在验收中按采购合同和生产加工要求标准对采购材料进行质量检验， 如外形、新旧程度、 材质和规格等，需要测试的材料等，需有专业技术人员进行调试，并出具质量验收意见，发现问题及时上报，并由物资采购部与供应商及时联系。（ 2 ）评价供应商的产品质量，协助采购部门进行供应商选择决

12、策。按照使用部门的要求制定验收标准，4、仓库部门。（ 1 ）仓管员与验收人及采购人员职务应当分离。（ 2 ）严格按照仓库管理制度规定执行采购材料接收、贮存和保管，负责仓库保管中的实物资产的安全和完整，对进入仓库的人员进行控制，有效防止采购材料的滥用和丢失。（ 3 ）仓管员检查货物入库后编制材料入库单，连同货运单据等作为附件一起传递财务部。5、财务部门。（ 1 ）负责对采购业务进行确认、计量、结算、付款询问。（ 2 ）负责采购资金的结算和监督控制。主要控制活动包括负责制定采购资金预算和使用规范；（ 3 ）负责审查采购合同、采购发票、货运单据、采购订单、材料验收单、材料入库单等资料的内容是否完整、

13、业务手续是否齐全、计算是否准确、支付金额是否超出了付款权限等；（ 4 ）与供应商保持联系，索要往来对账单六 其他特别规定第二十一条 物资采购部签订采购合同后，必须向财务部递交供应商以下资料： 供货单位营业执照副本复印件 供货单位开户行名称（全称）及地址、账号（指收款账户），并由供货单位声明确认加盖公章； 税务登记证副本复印件； 财务部负责收款人姓名及其联系方式，财务部固定电话等 供货单位销售负责人姓名及其联系方式。否则财务部有权拒绝付款，一切责任后果有物资采购部承担。第二十二条本制度涉及的所有单据必须有经办人、制表人、部门主管签字并注明日期，否则接收人拒绝接受第二十三条特殊采购情况1、采购材料没有送到钢构物资材料库，直接运往项目工地，采购经办人应提前通知物资供应部派专人到现场办理入库手续， 同时办理出库手续， 出库手续必须有项目负责人签字确认签收。2、委外加工业务，材料直接运往受托方加工场地的，采购经办人应提前通知物资供应部派专人到现场办理入库手续，同时办理出库手续，并同时