ARP系统综合财务管理制度（试行）

1、ARP系统综合财务管理制度（试行）第一章 总则第一条 根据中国科学院关于ARP系统建设的相关规定以及中国科学院ARP系统综合财务管理制度（试行），为了规范我所的财务行为，加强财务管理和会计核算，发挥财务在科研管理中的作用，提升管理水平，特制定本办法。第二条 ARP系统综合财务管理制度制订后，所属相关部门应严格执行系统操作规范，充分发挥财务管理和监督作用。第三条 本制度仅规范ARP系统综合财务模块的操作管理，具体费用借款、报销审批管理办法按照声学所财务管理有关规定执行。第四条 本管理制度自下发之日起开始试行。第五条 本制度的解释权属声学所财务处。第二章 会计科目管理第六条 中国科学院对会计科目表

2、实行统一管理。第七条 会计科目表由单位段、部门段、科目段、子目段、课题段和备用段六个段值构成。按照中国科学院统一的规则进行设置。统一的会计科目表不仅可以保证各单位会计信息的一致性和可比性，而且增强了各级管理所需会计信息的可见度，加强了预算、统计和分析的可操作性、时效性以及准确性。第八条 部门的虚拟课题部分由财务处统一按照规则在会计科目表中的课题段直接进行维护。第九条 会计科目表由所财务处统一管理维护，在使用过程中，如有科目需要变更，必须由财务总账超级用户统一修改维护。第三章 会计凭证管理第十条 为保证会计信息的时效性和真实性，当天发生的业务一般应在当前工作日或下一工作日录入ARP系统，一般情况

3、下不得将大量业务累积到月底再进行录入。第十一条 总账凭证是ARP系统最终的记账凭证，分为两种：1、 手工在总账模块录入的凭证；2、 从子模块(应付、薪资、资产等模块)导入的凭证。从子模块导入的凭证如需要调整的，为了保证各子模块和总账模块的一致性，应在各子模块进行调整，然后重新过账到总账模块。第十二条 批名的命名规则。总账模块、应付模块中批名均按照“人员姓名拼音的第一个字母（如王萌萌，取wmm）”+“年月日”+“流水号”命名。第十三条 凭证编号的生成。凭证编号由ARP系统自动生成。总账模块手工录入凭证在第一次存盘时生成，从子模块(薪资、资产等模块)导入的凭证在导入到总账后生成。第十四条 凭证的录

4、入。1、 录入凭证时，新建一个批或查找到本日的批，并在该批中新建一张凭证（日记账）并保存，保存后的凭证不允许删除。2、 未过账的凭证允许修改。过账后的凭证不允许修改，如需修改要另做一张凭证进行更正调整。3、 员工借款的借款单在系统内录入预付款发票，发票编号处填写对冲号利于核销。4、 对外部供应商支付的采购发票，发票编号处填写真实的发票编号，在系统中对发票进行分配时，要充分反映发票上的明细内容。5、 固定资产采购报销时，在录入资产采购发票时要录入入库单号，便于月末与资产模块对帐。6、 资产会计月末在资产模块运行日记账分录导入，在总账过账后生成记账凭证。7、 工资核算会计月末在薪资模块运行导入，在

5、总账过账后生成记账凭证8、 银行存款科目贷方录入时要录入相应支票号，便于与银行对账。第十五条 凭证的过账。1、 确认当月凭证已经全部录入到ARP系统，当月应付模块中的凭证已导入总账模块，与资产模块进行固定资产对账并核对一致后，将当月凭证进行过账。第十六条 凭证的打印和保管。1、 每月定期打印记账凭证，打印出的记账凭证贴附相关原始单据后进行装订并归档保管。2、 未过账的凭证修改后要将原打印的记账凭证作废重新打印。第四章 费用借款、报销管理第十七条 机关各处室、研究室根据业务活动需要有具体业务人员或被授权人进行借款、报销（简称借款、报销人）。第十八条 机关各处室、研究室的借款、报销人的费用报销处理

6、，其具体操作步骤规定如下：1、 借款、报销人完成对原始发票的整理、计算、粘贴等工作。2、 对于属于ARP网上报销范围的业务，借款、报销人在ARP网上报销系统中录入借款单或费用报销单并提交，同时打印纸质单据并附原始单据送交财务处审核。3、 对于不属于ARP网上报销范围的业务，借款、报销人按原财务流程填写纸质单据并附原始单据送交财务处审核。4、 对于来报销费用的员工和需要核销借款的员工不一致的情况，如果借款员工的借款确实要转移给其他员工，要在系统中做借款转移，如果来报销员工只是代替借款人报销，在系统中要录入原借款人，可以在经手人处注明来报销的人员。第十九条 财务处负责制定本单位的部门费用报销管理办

7、法，明确费用报销类型、报销时间，不允许费用单据长期滞留在业务部门，应监督各业务部门及时录入系统。第五章 系统月末关账的规定第二十条 财务处负责执行应付模块、总账模块的具体关账工作。第二十一条 每月末在固定资产数据与资产模块核对一致，资产模块关账后进行财务模块的关账工作。第二十二条 具体的关账顺序与执行步骤。 1、 应付模块关账1) 财务人员在关账之前将本期发生的应付业务全部录入ARP系统应付模块；2) 财务人员运行相关过账程序，将应付模块本期尚未导入总账的业务信息导入总账 形成会计凭证；3) 财务人员运行应付模块月末关账检查报表，确认无误后，财务应付超级用户关闭应付会计期。2、 总账模块关账1

8、) 财务人员在关账之前将本期发生的总账业务全部录入ARP系统总账模块；2) 财务人员确认应付模块本期业务信息已全部导入总账 形成会计凭证，固定资产数据与资产模块核对一致；3) 财务人员在“日记账过账”界面对本期未过账的凭证进行过账；4) 财务人员提交“试算平衡表”，审核账户余额是否平衡，特别注意系统中转科目的余额应结清为零；5) 财务人员审核并打印“资产负债表”等；6) 财务总账超级用户关闭总账会计期。参考以下列表:关帐顺序责任人模块关闭后是否可以打开1应付超级用户应付是2总账超级用户总账是第六章 账簿、报表日常管理工作第二十三条 报表体系统一管理。ARP系统中财务报表和财务账簿的打印格式及内

9、容由所财务处集中管理和维护。第二十四条 根据中科院及声学所关于会计基础工作规范化的相关文件的要求，定期打印会计账簿、报表并做好会计档案的归档工作。第二十五条 在ARP系统与原财务系统并行期间，账簿与会计报表的打印和归档等必须同时进行。第七章 网上报销第二十六条 网上报销基础设置（包括基础数据维护、基础类别维护）由财务处基础数据维护管理员统一进行。第二十七条 对于属于ARP网上报销范围的业务，借款、报销人在ARP网上报销系统中录入借款单或费用报销单并提交，同时打印纸质单据并附原始单据送交财务处审核。第二十八条 借款、报销人在ARP网上报销系统中录入借款单或费用报销单内容时应遵守有关保密管理规定，

10、涉密内容不在网上填写。第二十九条 财务人员在借款、报销人将附有原始单据的纸质单据送交财务时对网上单据及原始单据一并进行审核。第三十条 对于审核发现有误的网上借款单或费用报销单，财务人员无权修改，应将存在问题的借款单或费用报销单注明错误原因后驳回，由借款、报销人自行修改并重新打印和提交审核。第三十一条 课题负责人根据业务需要可在网上报销系统中对课题组人员进行完全授权或子课题授权，由被授权人进行网上报销操作。第三十二条 对于网上报销系统接收的凭证财务人员定期导入ARP系统，生成记账凭单。第八章 ARP系统财务各模块处理业务内容第三十三条 在应付模块处理的业务包括：1、 员工借款2、 员工交纳各种押金3、 员工核销借款的报销4、 员工退还各种押金5、