EXCEL 电子表格处理PPT学习教案

1、会计学1EXCEL 电子表格处理电子表格处理2021年9月24日6时12分2/101 第1页/共79页2021年9月24日6时12分3/101 2、窗口元素（1）标题栏（2）菜单栏（3）“常用”工具栏 “常用”工具栏中提供操作中经常用到的一些工具图标。（4）“格式”工具栏 在该工具栏中提供了常用的格式化工具，如“字体”、“字号”、“对齐方式”等工具图标。 第2页/共79页2021年9月24日6时12分4/101 （5）数据编辑栏单元格标识框：显示当前活动单元格的地址或单元格区域名；三个按钮： “取消”、“确定” 、“函数向导” ；数据区用于编辑单元格中的数据。（6）其它工具栏（7）滚动条（8）

2、活动单元格（9）行号与列标（10）工作簿名称（11）工作表标签第3页/共79页2021年9月24日6时12分5/101 第4页/共79页2021年9月24日6时12分6/101 第5页/共79页2021年9月24日6时12分7/101 1新建工作簿文件 Excel启动后，系统将自动建立一个新的工作簿Book1。2打开与保存工作簿3自动保存文件 “工具”菜单“选项” 。4关闭工作簿第6页/共79页2021年9月24日6时12分8/101 第7页/共79页2021年9月24日6时12分9/101 1输入文本 在Excel中，文本是指当作字符串处理的数据，它包括汉字、字母、数字字符、空格及各种符号。

3、 当需要输入邮政编码、身份证号码、电话号码时，应先输入单引号“ ”，表示随后输入的数字作为文字，不可以计算。 在默认状态下，文本型数据在单元格内左对齐显示。第8页/共79页2021年9月24日6时12分10/101 2输入数值 在默认状态下，所有数值在单元格中均右对齐。注意事项输入分数时应在分数前加“0”和一个空格。带括号的数字被认为是负数。如果在单元格中输入的是带千分位“，”的数据，而编辑栏中显示的数据没有“，”。如果在单元格中输入的数据太长，那么单元格中显示的是“#” 。无论在单元格中输入多少位数值，Excel只保留15位的数字精度。如果数值长度超出了15位，Excel将多余的数字位显示为

4、“0”。第9页/共79页2021年9月24日6时12分11/101 3输入日期和时间（1）输入日期：通常，在Excel中采用的日期格式有：年-月-日或年/月/日。用户可以可以用斜杠“”或“-”来分隔日期的年、月、日。如2007年9月1日，可表示为07/91或07-9-1。（2）输入时间：输入时间的方法有两种：即按12小时制或按24小时制输入。两者的输入方法不同：如果按12小时制输入时间，要在时间数字后加一空格，然后输入a(AM)或p(PM)，字母a表示上午，p表示下午。如下午6时30分25秒的输人格式为：6：30：25p。 第10页/共79页2021年9月24日6时12分12/101 的填充。

5、不同形式的数据采用不同的填充方法。第11页/共79页2021年9月24日6时12分13/101 月、），日期：1日、2日、，31日，5月1日、5月2日、5月31日，星 期 ： 星 期 一 、 星 期二、等。这些数据序列，可以直接拖动填充柄在同一行（或同一列）填出该组数据。第12页/共79页2021年9月24日6时12分14/101 （3）数据序列的自动填充 即填充任意步长的递增或递减的数据系列。如在单元格中输入“1”，那么可在同一行或同一列中快速填入“2、3、4、等”。其操作步骤如下：选定待填充数据区的起始单元格，然后输入序列的初始值。再选定下一单元格，输入序列的第2个值。头两个单元格中数值的

6、差为该序列的步长。选定已输入数据的两个单元格。用鼠标拖动填充柄经过待填充区域。如果要按升序排列，则输入的后一个数要大于前一个数，如果要按降序排列，则后一个数小于前一个数。 当数据序列的步长为1时，只要在第一个单元格中输入初始值，然后按住CTRL键，再拖动填充柄，便能得到需要的数据序列。第13页/共79页2021年9月24日6时12分15/101 第14页/共79页2021年9月24日6时12分16/101 第15页/共79页2021年9月24日6时12分17/101 1、单元格的选定 （1）选定单个单元格（2）选定连续区域单元格 （3）选定不连续单元格或区域（4）选定行或列第16页/共79页2

7、021年9月24日6时12分18/101 及单元格数据（5）查找和替换文字、数字、单元格第17页/共79页2021年9月24日6时12分19/101 n（4）在姓名后插入一“出生日期”，并填入每个学生的出生日期。第18页/共79页2021年9月24日6时12分20/101 选定单个工作表 选定多个工作表 选定全部工作表 切换工作表第19页/共79页2021年9月24日6时12分21/101 第20页/共79页2021年9月24日6时12分22/101 用户既可以自动套用系统提供的单元格格式，也可以自行进行设置。单元格的格式决定了信息在工作表中的显示方式及输出方式。操作方法： 选中需设置格式的单

8、元格，单击“格式”菜单下的“单元格”命令，打开“单元格格式”对话框，设置数字格式、字体格式、对齐方式、边框、保护。第21页/共79页2021年9月24日6时12分23/101 1调整行高方法1 ：菜单法 单击“格式”菜单中的“行”命令，在弹出的级联菜单中选择“行高” ，打开“行高”对话框，在“行高”编辑框中输入行高的数值，单击“确定”按钮。方法2 ：鼠标拖动法 将鼠标移至两行的分隔线上，鼠标指针变为双向箭头，按住鼠标左键，根据当前行高大小的磅值显示，拖动行号的底边框线至要调整到位置，释放鼠标左键，行高就被调整了。第22页/共79页2021年9月24日6时12分24/101 2调整列宽方法1 ：

9、菜单法 单击“格式” “列”“列宽”，打开“列宽”对话框，在“列宽”编辑框中输入列宽的磅值，单击“确定”按钮完成调整列宽。方法2 ：鼠标拖动法 将鼠标移至两列的分隔线上，当鼠标变为双向箭头时，根据当前列宽大小的显示，按住左键拖动列标的边框线即可调整列宽，释放左键后，列宽即被调整了。第23页/共79页2021年9月24日6时12分25/101 n2的【单元格】命令项，弹出“单元格格式”对话框；n（3）单击对话框中的“边框”选项卡，并选择需要设置边框形状、线形和颜色等，并按“确定”完成设置。第24页/共79页2021年9月24日6时12分26/101 第25页/共79页2021年9月24日6时12

10、分27/101 单击“格式”菜单下的“工作表”命令可以为工作表添加一个背景图片。第26页/共79页2021年9月24日6时12分28/101 在Excel工作表中快速设置格式的方法是利用“自动套用格式”功能。选定需套用格式的单元格区域后单击“格式”菜单下的“自动套用格式”命令，打开“自动套用格式”对话框，进行自动套用格式的设置。在对话框中单击“选项”按钮，还可设置“应用格式种类” 。第27页/共79页2021年9月24日6时12分29/101 在工作表中设置单元格的条件格式可以突出显示满足条件的数据。无论单元格中的数据是否满足条件格式，条件格式在被删除前会一直对单元格起作用。如果单元格中的值发

11、生更改而不满足（满足）设定的条件，Excel 会暂停（启用）突出显示的格式。第28页/共79页2021年9月24日6时12分30/101 第29页/共79页2021年9月24日6时12分31/101 【例3】设置工作表：标题为黑体、20号、加粗、蓝色、A1H1跨列居中；字段的格式：黑体、加粗、红色、12号、水平居中、垂直居中、25%的灰色底纹、粗框；数据清单四周双线边框线，内部细框线。第30页/共79页2021年9月24日6时12分32/101 【例4】在例1所建工作表中，（1）对考试成绩不及格（小于60分）的分数，用红色显示，大于等于90分的加粗并用蓝色显示。（2）对工作表中的所有考试成绩进

12、行工作表保护。 第31页/共79页2021年9月24日6时12分33/101 第32页/共79页2021年9月24日6时12分34/101 公式是对单元格中数值进行计算的等式。通过公式可以对单元格中的数值完成各类数学运算。公式的输入由等号（=）开头，其后为常量、单元格引用、函数和运算符等。 例如 =（A3+B3+C3+D3）/4 就是一个合法的 EXCEL公式。第33页/共79页2021年9月24日6时12分35/101 在Excel的公式中包含三种类型的运算符：算术、比较和文本运算符。 算术运算符包括：+（加号）、-（减号）、* （乘）、/（除）、%（百分号）、 （乘幂）。 比较运算符可以比

13、较两个数值并产生逻辑值TRUE或FALSE。比较运算符包括：= （等号）、 （大于号）、= （大于等于号）、=（小于等于号）、（不等于号）。 文本运算符用“&” （连字符）表示，将两个文本值连接或串起来产生一个连续的文本值。 引用运算符有冒号“：”，逗号“，”，空格和感叹号“！”四种：冒号为区域运算，逗号为合并运算，空格为交叉运算（即两个区域的公共部分），感叹号“！”用于引用另一工作表中的数据，格式为“工作表名！单元格引用区域”。第34页/共79页2021年9月24日6时12分36/101 如果公式中同时用到了多个运算符，运算符运算优先级别是：: （冒号）, （逗号）- （负号）% （百分比）

14、 （乘幂）* 、 /（乘和除）+ 、 -（加和减）& （连接两串文本、连接符）= = （关系运算符）第35页/共79页2021年9月24日6时12分37/101 单元格的引用有绝对引用、相对引用和混合引用。绝对引用：不论包含公式的单元格处在什么位置，公式中所引用的单元格位置都是其在工作表中的确切位置。相对引用：相对引用是指引Excel从公式单元格出发如何找到所引用的单元格。使用相对引用类似于指路，即告之从出发地如何走到目的地。绝对引用与相对引用的区别：当生成公式时，对单元格或区域的引用通常基于它们与公式单元格的相对位置。混合引用：只在列标或行标前加“$”符号，构成只对列或行绝对引用。第36页/

15、共79页2021年9月24日6时12分38/101 函数的格式为：函数名（参数，参数，）第37页/共79页2021年9月24日6时12分39/101 （2）日期和时间的运算 求当前系统日期函数 ：TODAY（） 求当前系统日期和时间函数 ：NOW（）（3）条件判断函数： IF(logical_test,value_if_true,value_if_false) 可以理解为：IF（条件，结果1，结果2） 第38页/共79页2021年9月24日6时12分40/101 第39页/共79页2021年9月24日6时12分41/101 第40页/共79页2021年9月24日6时12分42/101 第41页

16、/共79页2021年9月24日6时12分43/101 工作表中对数据的管理大多需要通过“数据记录单”来进行，因此在操作前应先创建好“数据记录单”。1增加记录 在“记录单”对话框中单击“新建”按钮，出现一个空白记录，输入对应字段的数据，单击“关闭”按钮，增加的记录将显示在工作表中。 2修改记录 在“记录单”对话框中，单击某一文本框即可对该字段进行修改（但如果记录中某一项是公式或函数，它将没有编辑框），然后单击“上一条”或“下一条”按钮，即可对每条记录进行修改。第42页/共79页2021年9月24日6时12分44/101 3删除记录 在对话框中，查找到需要删除的记录，单击“删除”按钮，出现警告信息

17、对话框，单击“确定”按钮即可删除记录。4查找记录 在“记录单”对话框中，用户能在不同字段框中设定条件，查找符合条件的第一条记录。第43页/共79页2021年9月24日6时12分45/101 1单列内容的排序 可以利用“常用”工具栏中的“升序”按钮和“降序”按钮，对工作表数据进行简单排序 。2复杂排序 当排序字段的数据出现相同值时，无法确定它们的顺序，为克服这一缺陷，Excel为用户提供了多列排序的方式来解决这一问题。第44页/共79页2021年9月24日6时12分46/101 具体操作步骤如下：选定要排序的数据清单中的任意一个单元格。单击【数据】菜单中的【排序】命令，弹出 “排序”对话框。从“

18、主要关键字”下拉列表框中选择要排序的字段名。选中“递增”或者“递减”单选钮确定排序的方式。如果要以多列的数据作为排序依据，可以在“次要关键字”区中选择要排序的字段名和排序的方式。对于特别复杂的数据清单，还可以在“第3关键字”区中选择想排序的字段名和排序的方式。如果要防止数据清单的标题被加入到排序数据区中，则应选择“当前数据清单”区中的“有标题行”单选钮，若选“无标题行”，则标题将作为一行数据参加排序。 第45页/共79页2021年9月24日6时12分47/101 分类汇总的具体操作步骤如下：先按分类字段进行排序，从而使同类数据集中在一起。先单击数据清单中的任一单元格，再单击【数据】菜单中的 【

19、分类汇总】命令，出现 “分类汇总”对话框。在“分类字段”列表框中，选择分类字段（即步骤中的排序字段）。在“汇总方式”列表框中，选择汇总计算方式。“汇总方式”分别有 “求和”、“计数”、“平均值”、“最大值”、“最小值”、“乘积”共6项。在“选定汇总项”列表框中，选择需要计算的列（只能选择数值型字段）。 按要求选择后，单击“确定”按钮，完成分类汇总。 第46页/共79页2021年9月24日6时12分48/101 总分和平均分。第47页/共79页2021年9月24日6时12分49/101 数据筛选是在数据清单中显示出满足指定条件的行，而暂时隐藏不满足条件的行。Excel提供了“自动筛选”和“高级筛

20、选”两种操作来筛选数据。 第48页/共79页2021年9月24日6时12分50/101 第49页/共79页2021年9月24日6时12分51/101 2高级筛选 如果需要使用复杂的筛选条件，或者将符合条件的数据复制到工作表的其他位置，则使用高级筛选功能。使用高级筛选时，须先在工作表中远离数据清单的位置设置条件区域。条件区域至少为两行，第1行为字段名，第2行以下为查找的条件。条件包括关系运算、逻辑运算等。在逻辑运算中，表示“与”运算时，条件表达式应输入在同一行；表示“或”运算时，条件表达式应输入在不同的行。 第50页/共79页2021年9月24日6时12分52/101 第51页/共79页2021

21、年9月24日6时12分53/101 第52页/共79页2021年9月24日6时12分54/101 n（4）单击“确定”完成列表创建。n列表中包含有星号的行，称为插入行。在该行中键入信息将自动将数据添加到列表中第53页/共79页2021年9月24日6时12分55/101 nn创建列表后，可以对各数据项进行各种形式的汇总。单击“数据”菜单中的“列表”命令，从出现的级联菜单中选择“汇总行”命令，便能在插入行之下显示汇总第54页/共79页2021年9月24日6时12分56/101 第55页/共79页2021年9月24日6时12分57/101 数据透视表是一种对大量数据快速汇总和建立交叉列表的交互式表格

22、。它不仅可以转换行和列以查看源数据的不同汇总结果，显示不同页面以筛选数据，还可以根据需要显示区域中的明细数据。 第56页/共79页2021年9月24日6时12分58/101 1创建数据透视表创建数据透视表的操作步骤如下：（1）单击用来创建数据透视表的数据清单。（2）单击【数据】菜单中的【数据透视表和图表报告】命令，出现 “数据透视表和数据透视图向导-3步骤之1”对话框。在“请指定待分析数据的数据源类型”下，选中“Microsoft Excel数据列表或数据库”单选按钮；在“所需创建的报表类型”下，选中“数据透视表”单选按钮。（3）单击“下一步”按钮，出现 “数据透视表和数据透视图向导-3步骤之

23、2”对话框，让用户选择数据区域。（4）单击“下一步”按钮，出现 “数据透视表和数据透视图向导-3步骤之3”对话框，让用户确定透视表的显示位置。 第57页/共79页2021年9月24日6时12分59/101 第58页/共79页2021年9月24日6时12分60/101 2编辑数据透视表增加、删除字段。操作方法：在透视表中单击“数据透视表向导”按钮，将右边的字段按钮拖到左边布局图的“行”区域可以增加“分类字段”；将右边的字段按钮拖到左边布局图的“数据”区域，可以增加“汇总字段”；将左边布局图的“行”区域中的字段拖出时，可以删除该“分类字段”；将左边布局图的“数据”区域中的字段拖出时，可以删除该“汇

24、总字段”。 第59页/共79页2021年9月24日6时12分61/101 改变统计方式。 在透视表中单击“数据透视表向导”按钮，在向导第三步对话框中单击“版式”按钮。在“版式”对话框中双击“数据”区域中需改变统计方式的字段，在弹出的“数据透视表字段”对话框中重新设置该字段的统计方式。改变透视表布局。 在透视表中单击“数据透视表向导”按钮，在向导第三步对话框中单击“版式”按钮。在“版式”对话框中改变透视表布局。第60页/共79页2021年9月24日6时12分62/101 第61页/共79页2021年9月24日6时12分63/101 单击 “图表向导”按钮，打开“图表向导-4步骤之1-图表类型”对

25、话框，选择一种图表类型。单击“下一步”按钮，打开“图表向导-4步骤之2-图表数据源”对话框，选择图表的“数据区域”。 单击“下一步”按钮，打开“图表向导-4步骤之3-图表选项”对话框，设置图表的“标题”、“坐标轴”、 “图例” 等选项。单击“下一步”按钮，打开“图表向导-4步骤之4-图表位置”对话框，设置图表的位置。最后单击“完成”。第62页/共79页2021年9月24日6时12分64/101 1图表对象说明 单击图表工具栏“图表对象”按钮，打开图表对象列表框，如下图所示。第63页/共79页2021年9月24日6时12分65/101 分类轴：水平坐标轴显示的数据。 分类轴标题 绘图区：柱形图所

26、在的灰色背景的矩形区域。 数值轴：垂直坐标轴显示的数据。 数值轴标题 数值轴主要网格线：绘图区内水平刻度线。 图表标题：图表顶端显示的标题。 图表区：整个图表区域。 图例：指示图表中各系列的颜色。 系列：分类轴所对应数据项，其名称显示在图例中。第64页/共79页2021年9月24日6时12分66/101 2图表的复制、移动、删除图表的复制：可以采用复制粘贴的方法。对于嵌入式图表还可以按住Crtl键用鼠标直接拖动。图表的移动：可以采用剪切、粘贴的方法。对于嵌入式图表还可以用鼠标直接拖动。图表的删除：选中图表按Del键直接删除或者删除整个图表工作表。第65页/共79页2021年9月24日6时12分

27、67/101 第66页/共79页2021年9月24日6时12分68/101 据系列，不影响工作表中的数据。第67页/共79页2021年9月24日6时12分69/101 6更改数据源 更改数据源的方法是： 单击插入的图表，选择“图表”菜单栏中的“数据源”命令，打开 “数据源”对话框。在对话框中更改图表的数据类型，单击“确定”按钮后，插入图表将根据数据的改变而改变。7更改图表类型 Excel共提供了14种图表类型，每一种类型下都有两种以上的子图表。另外还提供了20类自定义图表。如果用户对所创建的图表类型不满意，可以更改图表的类型，具体操作方法是：先选定图表，单击【图表】菜单下的【图表类型】命令，在

28、弹出的“图表类型”对话框中选择所需要的图表类型即可。 第68页/共79页2021年9月24日6时12分70/101 1、添加图表标题 给图表添加标题的方法是：先选定图表，并单击【图表】菜单下的【图表选项】命令，弹出“图表选项”对话框，再单击“标题”标签，在“图表标题”框中输入图表的标题，在“分类（X）轴”和“分类（Y）轴”框中输入X轴和Y轴的标题，最后单击“确定”按钮。2、添加数据标志 用户可以为图表中的数据系列、单个数据点或者所有数据点添加数据标志。具体操作方法与添加标题基本相同，不同的只是在“图表选项”对话框中单击“数据标志”标签，并在弹出的对话框中选择“显示数据标志”或“显示值”按钮即可。 其他显示项的设置方法基本与上法相同，都是在“图表选项”对话框中完成。 第69页/共79页2021年9月24日6时12分71/101 区格式”对话框，然后单击“图案”、“字体”或“属性”标签，分别对图表的背景、标题、坐标轴和图例的文字格式进行设置，最后单击“确定”完成设置。第70页/共79页2021年9月24日6时12分72/101 n3、其他图表元素的格式设置n其他图表元素如：坐标轴、图例、数据源、趋